Переадресация задач
Система СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживает переадресацию задач исполнителей. Исполнитель задачи может (в случае наличия у него такого права) переадресовать свою задачу одному или нескольким другим исполнителям. При переадресации задачи новому исполнителю можно изменить наименование задачи и её текст. Для текста задачи поддерживается произвольное форматирование текста, в том числе изменение размера и цвета шрифта, добавление изображений непосредственно в текст новой задачи. Пример переадресации показан на рисунке ниже.
нажмите для увеличения
Текущая задача, на основании которой была выполнена переадресация, может быть отмечена как выполненная. В случае, если исполнителю текущей задачи необходимо дождаться, когда переадресованные задачи будут выполнены их исполнителями, то флажок «Отметить свою задачу выполненной» устанавливать не требуется.
Исполнитель задачи может создать произвольное количество новых задач на основе своей задачи. После первой переадресации в форме задачи становится доступной кнопка «Список переадресованных задач». Нажатие на неё приводит к открытию всех задач, созданных с помощью переадресации из текущей задачи исполнителя. Новые исполнители также могут переадресовывать задачи (при наличии у них соответствующих прав) другим исполнителям, при этом в форме списка (см. рисунок ниже) отображается вся иерархия переадресованных задач. Например, в списке ниже видно, что на основании исходной задачи создано три задачи другим исполнителям, при этом первый исполнитель также переадресовал свою задачу другому пользователю.
На рабочем столе пользователя выводится информация о его задачах, в том числе выводится информация о новых задачах, задачах в работе и выполненных задачах. Кроме того, выводится информация и о переадресованных другим исполнителям задачах. Задачи, находящиеся в папке «Переадресовано» являются не выполненными, если же такая задача была выполнена, то она перемещается в папку «Выполненные задачи».
Включение разрешения на переадресацию задач производится в настройке маршрутной точки вида процесса или экземпляра процесса. Для этого на закладке «Параметры задач» необходимо отметить флажок «Исполнитель может переадресовать задачу».
Механизм переадресации задач в СЭД «Корпоративный документооборот», работающий на базе «1С:Предприятие 8.3 / 8.2», позволяет значительно расширить возможности автоматизации бизнес-процессов предприятия и повысить их гибкость и эффективность.
- Выполнение задач
- Основные возможности системы
- Корпоративные бизнес-процессы
У вас установлен 1С:Документооборот?
Тогда вам на эту страницу
ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»
Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Хорошев Роман Александрович
Совершенствование современных технологий в различных отраслях экономики требуют улучшения нормативно-правовой базы по применению электронных документов. Разработка функциональных требований к системам электронного документооборота (СЭД) может помочь с решением данной проблемы. Функциональные требования — это требования , реализацию которых должна обеспечивать система для предоставления возможности пользователям выполнять свои рабочие задачи и функции.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Хорошев Роман Александрович
Разработка дорожной карты совершенствования кадрового электронного документооборота в организации
ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В АСПЕКТЕ РАЗВИТИЯ НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
REQUIREMENTS FOR ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS
The improvement of modern technologies in various modes requires regulation of the regulatory framework for the use of electronic documents. The development of a reliable document management system (EDMS) can help with the problem. Functional requirements are requirements that require a system to enable users to perform their tasks and functions.
Текст научной работы на тему «ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»
Original article УДК 33
ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
REQUIREMENTS FOR ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Хорошев Роман Александрович, студент 2 курса магистратуры, Российская академия народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации, Московский областной филиал, г.Москва
Khoroshev Roman Alexandrovich, 2nd year Master’s student, Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation, Moscow Regional Branch, Moscow
Аннотация: Совершенствование современных технологий в различных отраслях экономики требуют улучшения нормативно -правовой базы по применению электронных документов. Разработка функциональных требований к системам электронного документооборота (СЭД) может помочь с решением данной проблемы. Функциональные требования — это требования, реализацию которых должна обеспечивать система для предоставления возможности пользователям выполнять свои рабочие задачи и функции.
Abstract: The improvement of modern technologies in various modes requires regulation of the regulatory framework for the use of electronic documents. The development of a reliable document management system (EDMS) can help with the problem. Functional requirements are requirements that require a system to enable users to perform their tasks and functions.
Ключевые слова: системы электронного документооборота, требования. Keywords: Electronic Document Management System, requirements.
Разработки функциональных требований к СЭД была обусловлена рядом причин. Во-первых, в условиях многообразия СЭД наиболее актуальным стал вопросов о том, какие требования являются необходимыми и достаточными для выполнения положений законодательных актов в сфере применения электронных документов.
Во-вторых, формирование подобных требований должно обеспечить условия для создания единого информационного пространства при применении электронных документов.
В-третьих, возникает потребность в передаче документов из СЭД, где отражаются оперативные задачи, в другую информационную систему, которая должна обеспечить хранение данных (электронный архив) [1].
Длительный опыт эксплуатации СЭД в органах власти привел к созданию и накоплению в этих информационных системах большого объема документированной информации, которая должна уничтожена либо перенаправлена на архивное хранение. Таким образом, разработка функциональных требований к СЭД актуальная и важная задача.
Перенаправление документов из делопроизводства в архив компании связано необходимостью выполнения в делопроизводстве ряда требований, таких как отбор документов, формированием дел, оформлением обложки дела, составлением описи дела, составление документов для внутренних подразделений. Наличие подобных требований является примером
реализации процессного подхода в рамках жизненного цикла документа. В рамках процессного подхода последующий процесс архивного хранения документов определяет условия, реализация которых должна быть обеспечена предыдущим делопроизводственным процессом.
В первую очередь СЭД должна обеспечивать установление принадлежности документов к соответствующим делам согласно номенклатуре дел. Для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения СЭД должна автоматически формировать описи дел, документов структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел [2].
Для отбора на хранение документов, изначально созданных в виде электронных документов, на которые составляются отдельные описи дел, документов структурного подразделения в состав сведений о документе в СЭД необходимо включить отметку о том, что документ существует только в электронном виде. В свою очередь наличие в СЭД такой категории электронных документов, как электронные копии бумажных документов, позволяет осуществить их передачу в СХЭД, где они могут продолжать функционировать в качестве фонда пользования, а их метаданные будут использованы для работы с подлинниками архивных документов на бумажном носителе.
СЭД должна формировать контейнеры электронных документов, содержащих контент и метаданные, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/А, и формировать из них электронные дела.
Кроме того, СЭД должна обеспечивать возможность поддержки процессов экспертизы ценности документов, включая не только отбор и передачу документов для архивного хранения в СХЭД, но и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Для обеспечения процессов уничтожения должны формироваться акты о выделении к
уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению, которые должны храниться в СЭД наряду с метаданными о передаче документов в архив организации [3].
Таким образом, установление функциональных требований к системам электронного документооборота основывается на ряд методологических решений, позволяющих осуществить передачу электронных документов из СЭД , обеспечить непрерывность жизненного цикла электронных документов в различных информационных системах на основе преемственности метаданных электронных документов. Важным фактором для успешного осуществления этих задач является обеспечение в СЭД процессов экспертизы ценности электронных документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1 Янковая, В. Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. — 2018. — № 2. — С. 23-30.
2 Ларин, М. В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. -2015. — № 2. — С. 53-63.
3 Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. №2 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г. Регистрационный№ 51922)
1 1 Yankova, V. F. Normative regulation of the conceptual apparatus in the field of electronic document management // Domestic archives. — 2018. — No. 2. -pp. 23-30.
2 Larin, M. V. Electronic documents: issues of theory and practice // Bulletin of the Russian State University. Series: Documentary and Archival Studies. Computer science. Information protection and information security. — 2015. -No. 2. — pp. 53-63.
3 Rosarchiv Order No. 44 dated April 11, 2018 «On Approval of the Approximate Instructions for Office Work in State Organizations» (Registered with the Ministry of Justice of the Russian Federation on August 17, 2018 Registration No. 51922)
© Хорошев Р.А., Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник», номер 6/2022.
Для цитирования: Хорошев Р.А. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА // Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник», номер 6/2022.
Настройка согласования документов в 1С Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 700 руб.
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 600 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
1С:Документооборот версии КОРП
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Бесплатная
консультация
эксперта
Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!