Нумерация заголовков
Вы можете применить к заголовкам документа схему нумерации с помощью шаблонов многоуровневых списков и встроенных стилей заголовков Word («Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д.).
Важно: Убедитесь в том, что вы используете встроенные стили заголовков.
Заголовки верхнего уровня (заголовок 1) можно про номера 1, 2, 3, а заголовки второго уровня («Заголовок 2») — 1.1, 1.2, 1.3.
- Откройте документ, использующий встроенные стили заголовков, и выберите первый заголовок «Заголовок 1».
- На вкладке Главная в группе Абзац щелкните Многоуровневый список.
- В окне Библиотека списков выберите нужный стиль нумерации.
Создание оглавления документа и серийных писем в MS Word
При использовании полей подстановки для вставки в оглавление документа следует:
- Установить курсор ввода после вставляемого в оглавление фрагмента;
- Вызвать команду «Поле» меню «Вставка» для вставки поля;
- В поле «Категория» выбрать элемент «Оглавление» или «Указатели», в поле «Поля» элемент «Т.С.». При этом в поле «Код Поля» появятся буквы Т.С., после которых следует ввести текст элементов оглавления, заключив его в кавычки.
Для установки ключа можно использовать кнопку «Опции». Если ключ (f) не указан, то оглавление собирается по уровням режима эскиза. Содержащийся в кавычках текст будет перемещен в оглавление, в котором будет указан номер страницы, на которой расположено поле «Т.С.».
После выполнения вставки полей элементов оглавления надо указать позицию, в которой должно размещаться собираемое оглавление.
Чтобы не писать текст оглавления, можно использовать комбинацию клавиш:
- «Ctrl» + «Ins» — забрать текст в карман;
- «Shift» + «Ins» — вставить из текст кармана.
Предварительно надо выделить помещаемый в карман текст.
Создание оглавления с использованием стандартных стилей оформления сводится к сбору заголовков (абзацев), в которых назначены стили: «Заголовок 1» — «Заголовок 9». Перед составлением документа следует убедиться в том, что заголовки глав, разделов, пунктов и т.д. оформлены именно этими заголовками.
Оглавление создается с помощью команды «Оглавление» и «Указатели» меню «Вставка». В окне «Оглавление» и «Указатели» нужно выбрать раздел «Оглавление». В поле «Формат» необходимо установить способ представления оглавления, в поле «Уровни» — уровень заголовков, в поле «Заполнитель» — вид заполнения пространства между текстом оглавления и номером страницы. После нажатия клавиши «Ok» на экране появится скомпонованное оглавление.
Серийные письма
Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания в Word существует команда «Слияние» меню «Сервис», которая соединяет основной документ, содержащий неизменные данные с источником данных, содержащий переменные данные. Команда «Слияние» позволяет изготавливать адресные наклейки, конверты, каталоги. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Word позволяет:
- создавать предметные указатели, ссылки;
- делать подписи к рисункам, таблицам, формулам;
- размещать текст в несколько колонок (газетный формат).
Как сделать оглавление в MS Word 2016
MS Office – один из самых популярных софтов для выполнения различных задач по работе с текстом. Сложный документ содержит множество страниц с главами, подзаголовками и прочими частями произведения. Чтобы не перелистывать весь материал, а сразу найти конкретную информацию, в Ворде есть функция «создать оглавление». Эта опция настраивается вручную или автоматически, в зависимости от объема рукописи. Чтобы пользоваться столь полезной функцией, нужно сделать несколько шагов по ее настройке.
Что это такое
Оглавление – это указатель содержимого, в котором видна иерархия подчиненности разделов с номером нужных страниц. При нажатии на пункте содержимого левой кнопкой мыши документ автоматически откроется в выбранном месте. Ручной способ нецелесообразен по причине трудоемкого создания в сравнении с автоматическим, поскольку не предусматривает удобный ускоренный поиск по документу.
Инструкция по настройке
В начале необходимо обозначить заголовки и подзаголовки; Найти их можно в правом (по умолчанию) верхнем углу экрана во вкладке «главная» в настройке «стили». Заголовки по степени подчиненности бывают 1-го уровня, 2-го, 3-го, 4-го и подзаголовки. Выделяют раздел при помощи мыши, зажав левую кнопку и протащив курсор от начала до конца названия так, чтобы оно поменяло фон на серый.
Форматирование стиля
По умолчанию заголовки уже имеют предустановленный стиль: определенный цвет, шрифт, размер и междустрочный интервал. Это умолчание можно менять как вручную, – просто выбирая нужные параметры для каждого раздела, так и для всех сразу, при помощи автоматического форматирования.
-
Для этого:
- выделяете соответствующий текст;
- правой кнопкой мыши кликаете по кнопке «заголовок» (1, 2 или 3);
- в открывшемся свитке щелкаете по кнопке «обновить заголовок в соответствии с выделенным фрагментом».
Все последующие примут нужный вид по умолчанию.
Автосодержание
Для настройки понадобится вкладка «ссылки» в верхнем меню, в которой самым первым слева находится разворачивающийся свиток задач, где следует выбрать «автособираемое оглавление». При этом курсор должен находиться в начале документа, в месте для содержания. Все разделы с указанием страниц появятся там. Таким образом, можно всего за несколько кликов, и одну-две минуты, оформить целый том из сотен страниц. Вы сэкономите массу времени и нервов.
Оформление содержания
Чтобы поменять вид оглавления в том же меню «ссылки» в одноименном свитке находим нижнюю правую кнопку «изменить» и в окне «стиль» выбираем нужные параметры. Таким образом удобно выделять разделы и подразделы, чтобы они не сливались.
Обновление готового содержания
Быстро перейти в нужный раздел содержания можно зажав кнопку «ctrl». Иногда после создания оглавления содержание бывает дополнено. Кликнув правой кнопкой мыши выберите в открывшемся поле «обновить таблицу», где можно изменить как номера страниц отдельно, так и весь раздел целиком.
Поздравляем, теперь и вы умеете пользоваться, создавать и настраивать оглавление в Word 2016. Навигация по вашему файлу настолько проста, насколько это в принципе возможно. Пользователям проще попасть в необходимый параграф на нужную страницу по ссылке вверху.
Создание сложного оглавления
Microsoft Word предлагает пользователю широкие возможности в части создания оглавления к написанному материалу. В принципе факт далеко не новый и пользователи, по большому счету, пользуются стилями уровня заголовок для создания оглавлений. Однако, далеко не всем известно, что можно создавать более сложные оглавления включая или исключая из оглавления определенные уровни.
Смотрите также видеоверсию статьи «Создание сложного оглавления».
Рассмотрим пример создание такого оглавления. Представим себе, что нужно создать оглавление для текста с трема главами, каждая, их которых, имеет собственную разбивку на подуровни.
Итак, для создания оглавления понадобится один заголовок уровня 1 и столько заголовков уровня 2 сколько будет всего глав.
Для начала изменим коренной стиль «обычный» и создадим на его основе стиль для основного текста – «Обычный текст», потом осуществим настройку стиля «Заголовок 1» и создадим необходимое количество стилей уровня 2.
При создании стилей с определенным уровнем рекомендуется ознакомится с иерархическим устройством стилей. Не вдаваясь в подробные разъяснения скажем лишь, что вновь созданные стили будут основываться на стиле «Заголовок 2».
Следующим этапом будет настройка нумерации для создания нумерованной структуры документа, в этом нам помогут многоуровневые списки. В общем виде настроенный многоуровневый список для структуры документа будет выглядеть следующим образом.
Здесь сделаем очень важное отступление, поскольку привязать у одному уровню в многоуровневом списке больше одного стиля невозможно, а нумеровать нужно все вновь созданные стили, причем они должны быть уровня 2, то очень важно настроить нумерацию, до создания дополнительных уровней. Если этот момент упущен, тогда можно воспользоваться функцией «Обновления стиля в соответствии с выделенным». Такую операцию необходимо будет проделать с каждым стилем, созданным до настройки нумерации.
Далее создадим дополнительные стили, которые кроме названия, ничем не отличаются от стиля «Заголовок 2».
Таким образом для первой главы за подзаголовки будет отвечать стиль «Заголовок 2», для второй и третьей «Зг2_гл2» и «Зг2_гл3» соответственно.
Теперь при редактировании документа для каждой главы будет свой подуровень, необходимо это не забывать.
Совершим настройку реферата из сети Интернет в соответствии с нашей структурой.
Для начала отформатируем стилем «Заголовок 1» следующие разделы документа: «Оглавление», «Глава1», «Глава2», «Выводы и предложения», «Список использованной литературы», далее для оформления подразделов первой главы используем стиль второго уровня «Заголовок 2», а для второй главы стиль второго уровня «Зг2_гл2». Общая схема документа выглядит следующим образом.
По представленному скриншоту не возможно определить каким именно стилем оформлены подзаголовки у глав, однако, там разные стили, просто они одного уровня. Также отметим, что в тестовом реферате, для описанных выше разделов: «Оглавление», «Глава1», «Глава2», «Выводы и предложения», «Список использованной литературы» используется один нумерованный стиль «Заголовок 1». По хорошему можно создать несколько стилей уровня 1 (в нашем случае два) – один нумерованный для глав, а второй ненумерованный для разделов без нумерации, но можно просто удалять номер по применению стиля, т.к. после обновления он не восстанавливается, что и было проделано в данном конкретном примере.
Также отметим, что количество созданных стилей второго уровня оказалось избыточным, т.к. стиль «Зг2_гл3» не используется, у подобранного наугад реферата не было 3й главы, а искусственно ее создавать желания не было.
Пришло время создавать оглавления. В начале текста будет оглавление, состоящее только из стилей первого уровня, а в разрезе глав создадим дополнительные оглавления. Настройки главного оглавления (Вкладка «Ссылки», кнопка «Оглавление») предельно просты.
Для вставки оглавлений в разрезе глав придется воспользоваться настройкой параметров диалогового окна «Оглавление» и оставить для отображения только стиль «Заголовок 2» для первой главы и стиль «Зг2_гл2» для второй главы соответственно (рисунки ниже).
Вот такими, достаточно несложными манипуляциями и создается сложное оглавление в тексте, которое, к тому же, полностью интерактивное, достаточно зажав клавишу ctrl кликнуть по нужному разделу для того, чтобы переместится. Естественно такое можно сделать и при помощи структуры, однако, структура не отображается в тексте.
Удачного создания оглавлений.