1с бесшовная интеграция как работает

Интеграция с любыми решениями

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:ERP. Управление холдингом.»

Бесшовная интеграция с решениями «1С:Предприятия 8»

«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:

• веб-сервисы;
• RESTful API;
• HTTP;
• COM;
• внешние источники данных;
• XML;
• e-mail;
• FTP;
• обмен данными.

И семь уже готовых инструментов интеграции:

• загрузка файлов;
• готовые правила обмена;
• готовые планы обмена;
• БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
• СВД (Система Внешнего Документооборота);
• ЭДО;
• универсальный обмен данными в формате XML.

С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:

• ручная загрузка и выгрузка любых данных;
• автоматическая синхронизация любых данных;
• построение территориально распределенных систем;
• бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.

Возможности бесшовной интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:

• работать с данными «1С:Документооборота 8»;
• ставить и исполнять задачи;
• направлять документы на согласование по любым маршрутам;
• вести переписку по документам;
• вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
• использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
• использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
• учитывать трудозатраты сотрудников.

Регистрация первичных документов

Одним из примеров бесшовной интеграции является возможность регистрации первичных документов бухгалтерского учета в «1С:Документообороте 8». Программа учтет подразделение, принявшее документ, и место хранения бумажного документа. Бухгалтер может оперативно проводить документы по скан-копиям, не опасаясь потери бумажных документов. Проверить соответствие проводок первичным документам можно предельно быстро всего за пару кликов мышью.

Начальная страница

Автоматическая синхронизация данных

В «1С:Документообороте 8» предусмотрены механизмы для ручной и автоматической синхронизации данных с другими типовыми конфигурациями: правила обмена и планы обмена. Обычно эти механизмы используются для таких задач, как:

• первичный перенос сведений из одной базы в другую;
• синхронизация нормативно-справочной информации (НСИ);
• перенос договоров после согласования из «1С:Документооборота 8» в другую систему и многое другое.

Синхронизация данных «1С:Документообороте 8»

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Варианты использования и возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP

В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.

Возможности бесшовной интеграции

Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:ERP связана с документом «Заявка на оплату» в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.

Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.

Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт «Документооборот. Процесс..».

Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.

Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.

Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.

В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.

Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот

1. Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
2. Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
3. Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
4. Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
5. Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
6. Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.

Как настроить бесшовную интеграцию?

В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.

Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:

• Один к одному. Например, поле «ИНН контрагента» в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
• Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
• Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.

Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы

На скриншоте приведен справочник «Контрагенты», который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.

Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP «Заявка на расходование денежных средств» . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида «Заявка на оплату», в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа «Заявка на расходование денежных средств» изменялся статус.

Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы

Справочник «Банковские счета» присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.

Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ «Лот закупки лекарственных средств».

На скриншоте представлена табличная часть «Стороны», в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.

Мы вносили изменения для заполнения в системе 1С:ERP реквизитов, добавленных в справочник «Контрагенты». Они отражены на скриншоте – это «Обособленное подразделение» и «Головной контрагент». Их нужно было заполнять из соответствующих дополнительных реквизитов в 1С:Документооборот, и для этого было доработано сопоставление статусов.

В типовом функционале системы документ принимает статус «Согласовано», когда результат бизнес-процесса в 1С:Документооборот положительный. В одном из наших проектов был многоступенчатый процесс работы с документом «Заявка на расходование денежных средств». Здесь положительный результат преобразовывается в учетной системе в статус «Согласовано в ДО». Следующий этап согласования в 1С:Документооборот проходит с другими ответственными лицами и в результате статус в 1С:ERP изменяется.

Самой сложной из доработок наших специалистов было автоматическое сопоставление реквизитов, наименования которых различаются в системах.

Например, в учетной системе есть свой список подразделений, а в документообороте – другой. Для интеграции было сделано два дополнительных регистра, в которых предварительно указали сопоставления значений справочников. При анализе регистра система-приемник понимала, какое значение справочника нужно подставить в реквизит.

Итоги внедрения бесшовной интеграции

Типовой функционал бесшовной интеграции закрывает практически все. Доработки необходимы, если есть какие-то условия или нестандартные сопоставления. Но доработки, как правило, не требуют больших затрат.

Интеграция «1С:Документооборот» с решениями на базе «1С»

Давайте обсудим эту тему просто. Не будем залезать в технические дебри и пугать специальной терминологией. Остановимся на том, что нужно знать об интеграции систем, для принятия решений, если вы не «великий и ужасный» ИТ-директор, а предположим, скромный генеральный.

Начнем с того, что такое «1С:Документооборот» и почему тема интеграции особенно актуальна применительно именно к его использованию?

«1С:Документооборот» — система, которая позволяет объединить и организовать системно:

• внутренние бизнес-процессы компании,
• кругооборот документов и задач,
• групповую работу.

Очевидно, что потребность в решении перечисленных проблем обычно возникает в компании не в первые дни и даже годы ее функционирования. Даже ИТ-система компании — а именно Автоматизированная Система Управления (АСУ) — начинает строиться с других составляющих.

Обычно все начинается с внедрения программ, предназначенных для «обязательной» автоматизации — продуктов для бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Одновременно или чуть позже предприятие приобретает программы для автоматизации торговой деятельности, складского учета.

Обычно еще позже приходит черед программ для автоматизации основной деятельности — предоставления разнообразных услуг, производственных процессов.

Все это время компании растет и развивается: усложняются бизнес-процессы, увеличивается количество сотрудников, растет управленческая культура.

В конце концов, даже помещений становится больше! И те вопросы, которые раньше решались простым кивком коллеге за соседним столом, теперь скапливаются в почте, теряются между совещаниями, пылятся на столе в кипах незавизированных документов.

В один прекрасный день, кто-то восклицает: «Так жить больше невозможно!» — и начинает поиск такого программного продукта, который может ликвидировать организационный беспредел.

В общем и целом, в компании возникает потребность повышения эффективности, когда достигнут некий солидный уровень результативности.

Вот в этот момент обычно топ-менеджеры компании узнают о существовании «1С:Документооборота».

Функционал программы как правило восхищает людей, уже давно забывших, что значит согласовать договор или заявку на расход денежных средств без трех звонков-напоминаний в три отдела или как жить, не записывая на бумажке, что и когда должен сделать каждый из подчиненных.

Но обычно эйфория сменяется тягостными сомнениями.

У всех на памяти кошмары предыдущих внедрений. Никто не хочет учиться работать с еще одной программой. Да и чем лучше стопки бумажек еще одна программа, о которой также надо помнить и регулярно открывать?

Вот тут-то и пора начинать разговор об интеграции!

Естественно, программный продукт, который интегрирует бизнес-процессы и документооборот компании должен быть интегрирован с другими ИТ-ресурсами компании как можно теснее.

Фактически «1С:Документооборот» имеет возможность почти полностью раствориться внутри программ, которыми вы уже пользуетесь каждый день в оперативной работе.

Бесшовная интеграция. Без сучка, без задоринки

Бесшовная интеграция — использование возможностей «1С:Документооборота» из интерфейса других конфигураций.

Что это значит на практике? Вы находитесь в привычной «офисной» программе, которой может быть и торговая, и бухгалтерская, и комплексная программа.

В интерфейсе вы видите дополнительные объекты и функции «1С:Документооборота».

Например, вы можете отправить на согласование документ или поставить поручение, или отправить письмо, или посмотреть собственные задачи.

Вы находитесь в интегрированной программной среде.

Возможность бесшовной интеграции обеспечена веб-сервисом «1С:Документооборота», который включен в типовую поставку.

Благодаря ему, данные «1С:Документооборота» становятся доступными внешним программам так же, как и некоторые функции «1С:Документооборота».

На стороне интегрируемой конфигурации работает «Библиотека интеграции», которая тоже входит в дистрибутив «1С:Документооборота».

Библиотека интеграции — отдельная конфигурация, которая может встраиваться в любую конфигурацию и уже встроена во многие типовые конфигурации.

Если библиотека уже встроена в конфигурацию, то связь с «1С:Документооборотом» может быть настроена даже пользователем по инструкции.

В другом случае потребуется помощь программистов.

Интеграция может использоваться в разном объеме.

Минимальный объем: использовать ДО как файловое хранилище.

• вести учет трудозатрат по документам, с которыми активно работают пользователи;
• отправлять документы на согласование;
• создавать поручения;
• утверждать документы;
• отправлять письма из документооборота на основании объектов интегрируемой системы.

Обмен данными: ручной и автоматический

Во многих случаях бесшовная интеграция не нужна, если речь идет о подгрузке данных из системы в систему для дальнейшего использования автономно.

В таком случае используются механизмы синхронизации данных между программами.

Если синхронизация имеет регулярный и типовой характер, то настраивается автоматический обмен:

• определенными данными,
• в определенное время.

В комплект поставки «1С:Документооборота» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8».

Используя эти правила и обработку «Универсальный обмен данными XML», можно выполнять обмен общей нормативно-справочной информацией. Например, сведениями о контрагентах (корреспондентах), контактных лицах, организациях, физических лицах и пользователях. Обмен запускается вручную по вашей инициативе.

Нет нерешаемых задач

Интеграционные возможности программ фирмы «1С» для бизнеса все время развиваются.

Это касается не только интеграции 1С‑программ между собой, но и с прочими программными продуктами разного предназначения.

Уже сегодня «1С:Документооборот» интегрируется с почтовыми программами, прочими системами электронного документооборота, офисными приложениями и техникой с помощью типовых решений.

Но даже если ваша задача нестандартна, это не значит, что она нерешаема.

Под занавес нашего небольшого обзора предлагаем вам маленький, но забавный кейс из опыта работы проектной команды «1С‑Рарус».

В одном из учреждений было проведено внедрение системы «1С:Документооборот». Сотрудники привыкли работать с новым инструментом. Все, кроме главы этого учреждения, привыкшего визировать и исправлять документы вручную. К тому же директор проводил много времени в командировках и разъездах, так что часто работал в походных условиях.

Без решения этой проблемы использование «1С:Документооборота» сильно теряло в привлекательности для всех сотрудников, поскольку процесс согласования важных решений и документов тормозился на самом верху и не мог быть ускорен никаким способом.

Специалисты «1С‑Рарус» разработали специальное мобильное приложение для директора, где он мог работать в привычном режиме с помощью стилуса. Документы в это приложение поступали через бесшовную интеграцию с «1С:Документообортом». Препятствие в потоке документов было блестяще устранено без причинения дискомфорта пользователям.

Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?

• 1c@rarus.ru
• +7 (495) 231-20-02

Как настроить бесшовную интеграцию 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0?

Перед настройкой бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0 очень важно, чтобы общие справочники совпадали. Для этого на стороне 1С:ДО необходимо настроить план обмена с УПП 1.3 в части синхронизации НСИ и далее настраиваем бесшовную интеграцию.
Бесшовная интеграция делается на стороне ERP в разделе «Администрирование» — Интеграция Документооборот. В карточке настройки необходимо указать путь, по которому мы ранее опубликовали базу 1С:ДО и выбрать варианты использования 1С:ДО для учетной системы:

• Файловое хранилище – все файлы, которые будут прикреплены к карточкам документам будут храниться в 1С:ДО (указать путь корневую папку хранения в ДО)
• Процессы и задачи – создание процессов и выполнение задач 1С:Документооборота
• Связанные документы – просмотр и добавление связей между документами 1С:ДО.
• Ежедневные отчеты – работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из объектов системы.
• Электронная почта – просмотр, создание и отправка электронных писем с использованием 1С:ДО.

В карточке документов учетной системы есть ссылка для открытия карточки документа в 1С:ДО. Для корректного открытия документа необходимо настроить правило интеграции, а именно: проставить соответствие Объекта ERP c объектом 1С:Документооборот (например: поступление товаров и услуг (ERP) = внутренний документ (1С:ДО)) и прописать соответствие полей карточки, а также можно настроить печатную форму (при создании карточки, в 1С:ДО автоматически будет создаваться файл печатной формы в заданном формате (pdf, mxl, xls)).