Как создать форму для заполнения в word

Использование форм и ШАБЛОНОВ В MS Word

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Судебная практика: история про увольнение по электронному заявлению в ИС для КЭДО

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

Софья Ульянцева

к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Софья Ульянцева

к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

Шесть бесплатных российских сервисов для проведения онлайн-конференций

С 1 марта 2023 г. действует запрет на использование иностранных мессенджеров (в т.ч. сервисов для конференц-связи) для определенного круга отечественных организаций. Кроме того, иностранные производители стали вставлять палки в колеса российским пользователям. Поэтому важно грамотно подобрать оте­чественную программу взамен привычной импортной. В статье описаны 6 оте­чественных сервисов для проведения онлайн-конференций (основные функции, плюсы и минусы, для каких целей оптимально использовать), чтобы вам было легче сделать выбор.

Елена Игнатьева

лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Показать больше

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Наталья Клочкова
заместитель исполнительного директора торгово-производственной компании

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Елена Скрипко

руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International

Софья Ульянцева

к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки, Часто бланк также называют формой. Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

• 1. Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл>Создать и установить в нем переключатель Шаблон.
• 2. Бланк содержит статические данные и пиля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Содержимое бланка определяется при его создании.
• 3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое.
• 4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид>Панели инструментов>Формы.
• 5. В программе Word возможны три вида полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста, флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос, раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.
• 6. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры, чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.
• 7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы. Для этого надо щелкнуть на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.
• 8. Для использования формы надо дать команду Файл>Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавиатурными командами TAB и SHIFT+TAB. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

Создание форм для заполнения в Microsoft Word

Для создания формы (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.) набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Большинство форм, такие как контракты, содержат только текст с полями формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.), которые вставлены в документ, так что пользователи могут вводить определенные данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе следующие свойства.

1. Таблицы(Таблица. Один или несколько рядов ячеек, обычно используемых для представления чисел и других элементов в форме, упрощающей их просмотр и анализ. Элементы таблицы располагаются в строках и столбцах.), которые помогают выравнивать как текст, так и элементы управления(Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.) формы.

Обычно таблицы используются при создании формы с простой разметкой. Однако, если разметка более сложная, то можно вставить несколько таблиц, разделив их пустыми абзацами. Для этого можно использовать как средство Нарисовать таблицу, так и вложенные таблицы (Вложенная таблица. Таблица, вставленная в ячейку другой таблицы. Если для оформления страницы используется одна таблица, а для оформления данных требуется использовать еще одну таблицу, ее можно вставить в ячейку основной таблицы.).

1. Надписи(Надпись. Контейнер для текста или графики, местоположение и размеры которого можно изменять. Надписи используются для помещения на страницу нескольких блоков текста или для придания тексту ориентации, отличной от ориентации остального текста документа.) необходимо использовать, когда нужно точно выбрать позицию для блока текста, рисунка или диаграммы. Затем можно форматировать границы надписей, цвет фона, цвет надписи и т. д.
2. Границы и тени помогут создать тестовые поля, которые нужно заполнить, и сделают основные элементы в форме более привлекательными и легкими в использовании.

14. Работа с формами в Microsoft Office 2003

Форма — это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы — поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

Формы бывают двух видов;

• печатная — для использования в печатном виде;
• электронная — для ввода данных в электронном виде.

. К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Для создания формы набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Для разработки формы лучше использовать шаблоны.

1. определение содержания, т.е. для каких целей будет вводиться информация в форму;
2. выбор вида формы — печатная или электронная:
3. проведение анализа и структурирование информации, предназначенной для размещения в форме. В форме должна присутствовать постоянная и изменяемая часть.
   • постоянная часть — исходные данные неизменяемые при различных использованиях формы, например, поясняющий текст;
   • изменяемая часть — поля для ввода конкретных данных.
4. проектирование разметки формы с выделением следующих структурных областей:
   • заголовок формы располагается, как правило, в начале документа (необязательная часть формы);
   • область незменяемой части данных предназначена для размещения в форме постоянной информации;
   • область изменяемой части предназначена для разных вариантов заполнения формы;
   • примечание формы используется для размещения инструкций по заполнению формы;
   • верхний и нижний колонтитулы используются для размещения на каждой странице формы постоянной информации.

После проектирования формы для ее реализации выполните следующие действия:

1. Создайте новый шаблон для формы.
2. Разместите в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).
3. Вставьте поля подходящего типа. Для каждого поля задайте размер, значение по умолчанию, справочную информацию.
4. Защитите форму.
5. Сохраните шаблон.

Создание нового шаблона для формы

Создать новый шаблон можно

Из нового документа Word (команда Файл => Создать, кнопка Создать файл на панели инструменто Стандартная), который можно сохранить как шаблон, выбрав в окне сохранения документа соответствующий тип файла.

На основе существующих шаблонов, выбрав нужный шаблон в окне диалога (в области задач Создание документа в разделе Шаблоны => На моем компьютере и далее установить переключатель в режим Шаблон в группе Создать)

Размещение в шаблоне базовой структуры формы

Основная часть структурной разметки формы представляетсобой бланк на основе таблицы.

Для разработки и создания форм применяются следующие средства Word:

• Для создания формы с простой структурой нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Формы. Если структура формы более сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками.
• Сложную форму можно также создать, нажав кнопку Нарисовать таблицу на панели инструментов Формы и нарисовав ее отдельные строки и столбцы. В случае ошибки нажмите кнопку Ластик на панели инструментов Таблицы и границы и выделите линии, которые следует удалить, путем перетаскивания.
• Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем разместить внутри нее фрагмент текста, графический элемент или диаграмму, нажмите кнопку Надпись на панели инструментов Рисование. Затем используйте панель инструментов Рисование для изменения границ рамки, фонового цвета, цвета текста и т. д.
• Для увеличения привлекательности формы к ее ключевым элементам добавляются границы и заливка. Чтобы добавить линии (границы), печатающиеся между ячейками или обрамляющие таблицу, или затенить наиболее важные элементы формы, укажите нужный элемент, выберите команду Границы и заливка в меню Формат, а затем установите требуемые параметры на вкладках Граница и Заливка.

Вставка полей в форму

Для вставки полей формы в форму, просматриваемую и заполняемую пользователями в Word, или в распечатанном виде, используйте панель инструментов Формы. Панель инструментов Формы по умолчанию скрыта от пользователя, как и многие другие панели. Чтобы вызвать ее, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Формы. Есть и другой способ: в меню Вид выберите команду Панели инструментов и в раскрывшемся списке доступных панелей найдите и кликните по панели Формы.

Установите курсор в документе туда, куда следует вставить поле формы выберите нужную кнопку.

Кнопка

Результат

Текстовое поле

Позволяет располагать в форме текстовое поле, которое может использоваться для ввода различного типа данных (текст, числа, дата, время, вычисляемое выражение).. Для него может быть задано значение по умолчанию.

Флажок

Используется для добавления флажка рядом с независимым параметром, который либо устанавливается, либо сбрасывается. Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбрать более одного параметра).

Поле со списком

Представляют собой поля со списком возможных ответов. Если список достаточно большой, пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов.

Позволяет изменять параметры поля, например, добавлять элементы в поле со списком, выбирать тип данных и т.п.

Вызывает режим рисования таблицы Word.

Аналогичен команде Word Вставить таблицу, позволяющей выбирать количество строк и столбцов.

Добавляет рамки, в которую можно поместить различного рода информацию или поля.

Включает или отключает режим затенения полей.

Позволяет вернуть все значения по умолчанию.

После разработки формы позволяет защитить поля от изменения.

Кроме элементов панели инструментов Формы в нее можно внести элементы с панели инструментов Элементы управления.

Добавление простого поля

Для добавления простого поля нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов Формы. На экране в позиции курсора появится серый прямоугольник. Эта кнопка служит для вставки в шаблон документа текстовых полей различного типа. Это может быть собственно сам текст, число, дата, время или поле формул (вычисления). По умолчанию щелчок по этой кнопке приводит к вставке в шаблон текстового поля типа Обычный текст, то есть любые текстовые данные (текст, цифры, пробелы, символы).

Для того, чтобы изменить тип поля нажмите кнопку Параметры поля формы либо дважды щелкните на самом поле. Откроется диалоговое окно, приведенное ниже, задайте в нем нужные параметры поля:

Расположенный в диалоговом окне Параметры текстового поля раскрывающийся список Тип содержит шесть типов полей, предназначенных для хранения различных значений в текстовых полях формы.

1. Обычный текст для ввода текста, чисел, знаков или пробелов.
2. Число для ввода чисел. Допускает ввод только цифр. Вы можете выбрать специальный формат вводимого вами числа, например, денежный формат.
3. Дата для ввода даты.
4. Текущая дата для отображения текущей даты. Это поле не может быть изменено.
5. Текущее время для отображения текущего времени. Это поле не может быть изменено.
6. Вычисление. Использует поле «= (Формула)» для вычислений, таких как расчет налога с продаж по промежуточным итогам. Заполнение или изменение этого поля пользователями невозможно. Если в поле тип вы выбрали поле-вычисление, то поле Текст по умолчанию превратиться в поле Выражение. В этом поле необходимо задать формулу. Формула начинаться со знака «=» (равенства) и может содержать константы, ссылки на поля формы (закладки), знаки операций.

В поле Текст по умолчанию вы можете ввести образец текста, чтобы пользователь смог сразу же понять, что именно ему следует вводить в это поле.

Поле Максимальная длина позволяет ограничить количество вводимых пользователем символов.

Поле Формат текста предлагает установить определенное форматирование вводимого текста. Обратите внимание: название этого списка меняется в соответствии с видом поля формы, выбранным вами в поле Тип.

Если вы планируете данное поле использовать в вычислениях, то в поле Закладка укажите название поля.

Очень важно не забыть установить флажок в опции разрешить изменения, если предполагается вводить или изменять данные в этом поле.

Добавление Поля со списком

Поле список дает возможность выбрать нужный вариант из списка, а не вводить его вручную. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию.

Для создания поля со списком выполните следующую последовательность действий:

1. Установите курсор в место положения поля.
2. Нажмите кнопку Поле со списком (панель инструментов Формы). На экране появится серый прямоугольник со стрелкой справа.
3. Нажмите кнопку Параметры поля формы и в открывшемся окне задайте элементы списка:

В поле Элемент списка внесите вариант, который вы хотите добавить к списку. Нажмите кнопку Добавить, чтобы включить вариант в поле Список. Чтобы ввести еще одно значение повторите данные действия. Можно создать список максимум из 25 вариантов.

• Для удаления элемента из Списка элементов выделите элемент и нажмите кнопку Удалить.
• Формируя список, элементы можно добавлять в любом порядке, т.к. допускается их перестановка. Для изменения порядка, выделите элемент в поле Список и воспользуйтесь стрелками в разделе Порядок.
• Для использования поля переключатель разрешить изменения должен быть активен.
• Нажмите кнопку ОК.

Создание справочного текста для полей формы

Для облегчения правильного заполнения формы каждое ее поле дополняется справочным текстом. Справку можно организовать в двух вариантах::

1. автоматическое отображение в строке состояния при входе в поле формы;
2. только при нажатии клавиши F1.

В последнем случае справочный текст обычно помещается в информационное окно. Чтобы создать справочный текст для поля формы:

1. Выберите нужное поле и нажмите кнопку Параметры поля формы.
2. Нажмите кнопку Текст справки в окне параметров поля формы.

В результате на экране раскроется диалоговое окно

Добавление Поля флажок

Элемент Флажок добавляется в форму для выбора или отказа приведенного варианта ответа с использованием поля Флажок. Используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции.
Для этого поля также доступны различные параметры по щелчку на кнопке Параметры поля формы.

1. Установите курсор в местоположение поля.
2. Нажмите кнопку Флажок (панель инструментов Формы).
3. Нажмите кнопку Параметры поля формы и задайте нужные параметры поля:
   

• В разделе Размер флажка можно установить точный размер поля флажок или включить автоматическое регулирование размера флажка по высоте окружающего текста.
• Для вставки пустого переключателя в разделе По умолчанию активизируйте значение Снять, значение Установить — делает переключатель включенным при создании формы.
• Для того, чтобы пользователь управлял переключателем, оставьте флажок разрешить изменения в активном состоянии.
• Нажмите кнопку ОК.

Защита формы

После создания электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Для установления защиты:

1. Выполните команды меню Сервис =>Защитить документ. В результате чего область задач перейдет в режим Защита документа.
2. Выберите в разделе Ограничения на редактирование разрешить только Ввод данных в поля форм;
3. Нажмите кнопку Да, включить защиту. После чего появится поле для ввода пароля.
4. В поле Пароль можно указать пароль (при снятии защиты система потребует вас указать пароль);
5. После установления защиты пользователь может только заполнять поля формы, но не может изменить постоянный тест формы.

Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. После этого по втором разделе Ограничения на редактирование появится дополнительная возможность. Нажмите кнопку Разделы, а затем снимите флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Для снятия защиты:

1. Выполните команды меню Сервис =>Снять защиту;
2. Укажите пароль, если защита была выполнена с паролем.

Чтобы быстро установить или снять защиту формы во время ее разработки или изменения, нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Сохранение данных, введенных в электронную форму, для использования в базе данных

1. Откройте заполненную электронную форму.
2. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Сохранение.
3. Установите флажок Сохранять только данные для форм.
4. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.
5. Введите имя файла в поле Имя файла.
6. Выберите Только текст в поле Тип файла.

Содержимое полей формы будет сохранено в виде текстового файла. В качестве разделителей будут использоваться запятые.

Печать данных, введенных в электронную форму

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Печать.
2. Установите флажок Печатать только данные для форм.
3. Нажмите кнопку Печать.

Word напечатает только данные, введенные в форму.
Примечание. Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, например платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то приведенная выше последовательность действий может быть использована для заполнения бланка.

Вставка объектов ActiveX в форму

Вставка объектов ActiveX допускается как в Web-формы, так и в формы, которые предназначены для просмотра и настройки пользователями при работе в Word.

1. Вставка объектов ActiveX осуществляется с помощью панели инструментов Элементы управления.
2. Чтобы настроить свойства выбранного элемента управления, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов Элементы управления.
3. Чтобы написать макрос на языке Visual Basic для приложений, который будет управлять свойствами элемента управления, дважды щелкните этот элемент. Введите макрос в окне редактора Visual Basic.

Изменение свойств объекта ActiveX

Ниже описана процедура изменения свойств объектов ActiveX в формах.

1. Откройте шаблон, содержащий форму, в которую следует внести изменения.
2. Выделите нужный объект.
3. На панели инструментов Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
4. Внесите необходимые изменения.
5. Защитите форму, нажав кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Автоматизация работы с формой

При входе и выходе из поля формы автоматически вызываются макросы, которые содержатся в шаблоне формы. Например, если пользователь установил флажок Состоит в браке, макрос, вызываемый при выходе, может активизировать связанные поля, такие как Имя супруга.

1. Создайте макросы и сохраните их в шаблоне формы. Если требуемые макросы имеются в другом шаблоне, скопируйте их в шаблон формы.
2. Дважды щелкните поле, с которым будет связан макрос.
3. Для запуска макроса при входе в поле формы выберите его из списка Выполнить макрос при входе.

Для запуска макроса при выходе из поля формы выберите его из списка Выполнить макрос при выходе.
Примечание. Если форма используется на других компьютерах, не содержащих таких макросов в шаблоне Normal.dot, то их автоматического запуска не произойдет. Поэтому макросы, используемые в форме, должны содержаться в шаблоне формы. В этом случае они будут доступны для использования и на других компьютерах.

Copyright © 2010-2023
Ющик Е.В. All Rights Reserved