Инструкция по использованию КриптоПРО Office Signature
После завершения редактирования и сохранения документа можно добавить электронную подпись к документу. Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа, поскольку они станут недействительными.
Ниже описывается работа с русскими версиями Microsoft Office.
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 4. Добавление электронной подписи в Microsoft Word 2007
Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) (см. Рисунок 5 )
Рисунок 5. Добавление электронной подписи в Microsoft Office 2010/2013/2016
После этого появится диалог подписи документа, в котором нажатием кнопки Изменить можно выбрать личный сертификат подписи. После выбора сертификата нажмите Подписать.
Рисунок 6. Подписание документа
Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.
Рисунок 7. Ввод пароля для контейнера
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится сообщение о статусе подписания документа.
Рисунок 8. Сообщение о подтверждении подписи
После подписи документа в меню Файл, разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.
Рисунок 9. Сведения о подписанном документе
В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.
Рисунок 10. Строка состояния Microsoft Word 2007/2013/2016
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка
Подписи , в которой указан статус подписи.
Рисунок 11. Статус подписи
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.
Рисунок 12. Состав подписи
Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.
При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.
Рисунок 13. Документ с недействительной подписью
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.
Рисунок 14. Состав недействительной подписи
2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.
В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Рисунок 15. Несколько подписей в документе
Строка подписи
3.1. Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).
Рисунок 16. Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)
Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17 ).
Рисунок 17. Настройка подписи
В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.
· в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего;
· в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего;
· в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего;
· в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись;
· для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;
· для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК. Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
Рисунок 18. Строка подписи
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.
3.2. Добавление электронной подписи в строку подписания
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.
Рисунок 19. Выбор параметров электронной подписи
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…
При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.
Рисунок 20. Подтверждение подписи
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.
Рисунок 21. Требуемые подписи
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.
Рисунок 22. Документ с несколькими подписями
Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Рисунок 23. Список подписей на документе
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.
Рисунок 24. Добавление подписи
В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.
После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.
Рисунок 25. Документ с несколькими подписями
3.3. Просмотр свойств электронной подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Рисунок 26. Меню свойств подписи
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.
Рисунок 27. Просмотр состава подписи
Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку
Рисунок 28. Сведения о сертификате
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.
При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.
Рисунок 29. Сохранение подписанного документа
Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Рисунок 30. Сообщение при попытке редактирования документа
Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.
Рисунок 31. Документ с подписями, удалёнными в результате редактирования
Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…
Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.
Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
Средство криптографической защиты КриптоПро имеет большое количество модулей, вспомогательных дистрибутивов, которые совместимы с ПО. Целый комплекс программных средств позволяет эффективно шифровать данные, осуществлять верификацию электронных документов, создавать подпись на различных типах документов.
Чтобы грамотно использовать СКЗИ и обеспечивать надлежащую защиту электронного документооборота необходимо правильно настроить КриптоПро и внимательно ознакомиться с инструкцией по правильному использованию программы. Купить программу КриптоПро можно в SoftMagazin, выбрав подходящий тип лицензии для компьютеров или серверов.
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF
Если вы не знаете, как подписать PDF файл ЭЦП КриптоПро, ознакомьтесь прежде всего с ПО, которое необходимо для подписания файла данного типа. Прежде всего, для работы приложения КриптоПро PDF потребуется установленное СКЗИ КриптоПро CSP, имеющее версию не меньше 3.6. Также для запуска программы потребуется одна из данных программ, установленная на ПК: Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Установив средство для работы с PDF-файлами и непосредственно КриптоПро PDF, можно приступать к созданию ЭЦП. Настроить необходимые функции можно через меню Adobe Acrobat или Adobe Reader. Так, например, во вкладке «Создание» можно отрегулировать метод создания подписи. В пункте «Подписание» есть возможность выбрать необходимый тип подписи, если зайти во вкладку «Работа с сертификатами».
Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
В одном из предыдущих обзоров детально расписано, про КриптоПро CSP, как подписать файл в программе Microsoft Word, например. Чтобы ознакомиться с этапами формирования подписи, прочитайте обзор «КриптоПро — что это такое».
Как выгрузить сертификат из КриптоПро
Понадобится зайти в Панель Управления для запуска КриптоПро CSP. Открыв вкладку «Сервис» выбрать из списка контейнеров нужный с сертификатом. Чтобы открыть сертификат, необходимо нажать на пункт «Свойства». В пункте «Состав» нужно будет выбрать «Копировать в файл». Нужно отказаться от экспортирования закрытого ключа и выбрать путь сохранения сертификата.
Как перенести сертификат КриптоПро на другой компьютер
Перенести сертификаты из программы на другой компьютер можно несколькими способами. Можно воспользоваться экспортом-импортом сертификатов. В пункте «Личное» необходимо выбрать из списка сертификатов и перенести его через Мастер Экспорта. Личные сертификаты экспортируются через Панель Управления.
Другим способом является инсталляция сертификатов из контейнеров электронной цифровой подписи. Так, если вы имеете версию ПО КриптоПро выше 3.6, есть возможность скопировать удостоверение в контейнер закрытого ключа. В таком случае потребуется просто перенести контейнеры, выбрать необходимые сертификаты и установить их на новый ПК.
Как скопировать сертификат из КриптоПро на флешку
Осуществить копирование можно несколькими способами – при помощи Windows либо непосредственно при помощи программы. Если ваша версия программы не меньше 3.0, можно воспользоваться средствами Windows. Необходимо папку с закрытым ключом разместить в корень флеш-накопителя, также желательно не изменять имя файла.
Если же производить дублирование на флешку при помощи КриптоПро, то понадобится вкладка «Сервис». Нужно нажать «Скопировать» и через обзор выбрать копируемый контейнер. Выбрав новое имя контейнера, в окне нужно будет выбрать флешку, на которую он будет размещен.
КриптоПро АРМ: как подписать файл
Программа КриптоАРМ позволяет осуществлять шифрование данных, создание и проверку цифровой подписи на основе криптоалгоритмов, применяющихся в КриптоПро. Чтобы подписать файл при помощи данной программы, ее необходимо установить на ПК. После инсталляции потребуется открыть документ, в котором нужно поставить подпись.
Нажав на файл документа правой кнопкой мыши, нужно выбрать одну из функций КриптоАРМ, например, «Подписать и зашифровать». Кроме файла потребуется непосредственно: сертификат, выбор алгоритма шифрования. Также необходимо будет выбрать кодировку и каталог размещения для файла. Следующим этапом является тип подписи, например, «Утверждено», добавить комментарий при необходимости, выбрать сертификат. Для завершения формирования подписи понадобится выбор криптопровайдера, сертификаты получателя и другие функции.
КриптоПро — вставлен другой носитель, как исправить
При возникновении данной ошибки, необходимо убедиться, что в подсоединен именно носитель с сертификатом, а сама флешка должна соответствовать сертификату. Возможным вариантом решения проблемы является удаление паролей к закрытым ключам. Операцию можно проделать, зайдя через «Сервис» и нажать «Удалить запомненные пароли», и произвести переустановку личного сертификата.
Проблема может возникнуть, если имя съемного носителя было изменено, либо в папке содержатся не весь перечень необходимых файлов с нужным форматом. Для корректной работы с флеш-накопителем, контейнер закрытого ключа должен быть целым.
КриптоПро не видит флешку, как носитель
Чтобы отрегулировать видимость флешки понадобится настройка программы. Произвести настройку нужно зайти в Панель Управления и выбрать криптопровайдер. Открывшееся окно имеет несколько вкладок. Выберите «Оборудование». Здесь необходимо выбрать пункт «Настроить считыватели».
Флеш-накопитель должен отображаться в списке доступных считывателей. Если его нет, потребуется его «Добавить». Каждый съёмный носитель называется «Дисковод». После нажатия кнопки «Далее» флешка должна отобразиться в списке считывателей.
Подписать документ с помощью КриптоПРО 5.0
В КриптоПРО версии 5.0 добавлена возможность подписывать документы электронной подписью с помощью утилиты Инструменты КриптоПро. Данная утилита входит в состав пакета установки КриптоПро 5.0, устанавливать отдельно ее не нужно.
Скачать КриптоПро 5.0 можно по ссылке.
| Для подписания документа через утилиту Инструменты КриптоПро, понадобится только лицензия на КриптоПро CSP 5.0. Если лицензии у Вас нет, вы можете приобрести её у нас. Для этого позвоните по бесплатному номеру 8 (800) 550-87-19 доб. 2500. |
Для подписания документа:
1. Откройте меню «Пуск», в списке программ найдите папку КРИПТО-ПРО, откройте её. Запустите приложение Инструменты КриптоПро.
2. Перейдите во вкладку «Создание подписи», нажмите на кнопку «Выбрать файл для подписи».
3. В открывшемся окне выберите файл, который необходимо подписать. Нажмите кнопку «Открыть».
4. Под кнопками «Выбрать файл для подписи» и «Сохранить подпись как» отобразится путь исходного файла и путь подписанного файла, который в дальнейшем будет создан.
| Обратите внимание! По умолчанию КриптоПро 5.0 подписывает файлы в формате .p7s. Если требуется подписать файл в другом формате (к примеру, .sig), необходимо в конце пути будущего подписанного файла заменить .p7s на .sig. Поддерживаемые форматы: .p7s .sig .sgn |
По умолчанию подписанный документ сохраняется в той же папке, где находится исходный.
5. Выберите, какой электронной подписью необходимо подписать документ.
6. Нажмите кнопку «Подписать«. После завершения процесса подписания Вы увидите сообщение «Создание подписи завершилось успехом«, а так же в указанной директории будет создан файл с указанным расширением (.p7s / .sig / .sgn) – это и есть подписанный файл.
| Обратите внимание! По умолчанию КриптоПро 5.0 создает присоединённую подпись. Если Вам необходимо создать отсоединённую подпись, перед подписанием (шаг 6) нажмите кнопку «Показать расширенные» и поставьте галочку «Создать отсоединённую подпись». |
Подписанный документ вы можете проверить с помощью нашей инструкции
Порядок прикрепления подписанных документов в заявку на выпуск электронной подписи.
Для того, чтобы работала система автоматического одобрения заявок на основании заявления, подписанного электронной подписью, нужно, чтобы в поле заявления был загружен файл, подписанный прикрепленной электронной подписью.
Вам необходимо предоставить подписанное квалифицированной ЭП заявление и подписанную доверенность (в случаях выпуска на сотрудника).
Для прикрепления данных документов, необходимо перейти в заявку на выпуск подписи и выбрать «Анкета и документы».
Внимание! Документы не принимаются в случае:
— Если они находятся в архиве.
— Если они имеют расширение отличающееся от .sig, .p7s, .sgn.
— Документ должен быть подписан прикрепленной подписью, открепленные подписи не принимаются.
В открывшемся окне необходимо выбрать раздел «Документы».
Далее необходимо загрузить документы в правильные поля.
Подписанное заявление загружается в поле:
Необходимо нажать на данное поле, откроется окно выбора необходимого документа, выберите подписанное заявление и нажмите «ОК», либо перетяните документ прямо на данную иконку.
Подписанная доверенность загружается в поле:
Необходимо нажать на данное поле, откроется окно выбора необходимого документа, выберите подписанное заявление и нажмите «ОК», либо перетяните документ прямо на данную иконку.
Как подписать документ электронной подписью с помощью КриптоПро
Подписать «вордовский» документ электронной подписью (или любой другой файл, созданный в одной из программ пакета Microsoft Office), используя надстройку КриптоПро можно буквально за несколько минут.
При подписании документа электронной подписью используется выпускаемая нашим удостоверяющим центром усиленная квалифицированная электронная подпись. Подробная инструкция представлена ниже.
Чтобы подписать файл Microsoft Office, используя надстройку КриптоПро Office Signature, на вашем ПК должны быть установлены следующие программы с введенными постоянными или временными лицензионными ключами:
- КриптоПро CSP, версия не ниже чем 4.0.9963 (для работы требуется лицензионный ключ);
- КриптоПро Office Signature, версия не ниже чем 2.0 (для работы требуется лицензионный ключ);
- Microsoft Office, версия не ниже чем 2007 (для работы требуется лицензионный ключ);
- Личный сертификат, установленный в системное хранилище сертификатов «Личное»;
- (необязательно) Если сертификат электронной подписи находится на специальном носителе, то драйверы на данный носитель;
- Корневые сертификаты УЦ ЗАО «Сервер-Центр».
Рассмотрим процесс подписания документа на примере документа, созданного в Microsoft Word 2010
1. Подготовьте документ для подписания. ВАЖНО: после подписания редактировать документ нельзя, иначе подпись из документа будет удалена! Поэтому тщательно проверьте окончательную версию файла перед подписанием.
2. Когда окончательная версия документа будет готова к подписанию, нажмите вкладку «файл» в левом верхнем углу окна Microsoft Word:
3. В открывшемся меню выберите пункт «Сведения»:
4. В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». После чего появится следующее сообщение:
Примечание: в данном окне отобразится подпись, которую вы выбрали ранее, но, в случае необходимости, воспользовавшись кнопкой «Изменить», можно выбрать другую подпись из справочника личных сертификатов.
5. Нажмите кнопку «Подписать».
6. Появится сообщение о подтверждении подписания документа:
Нажмите кнопку «ок».
Примечание: после подписания документа возможность редактирования файла будет ограничена.
Напоминаем: если после подписания файла вам понадобится внести в него какие-то изменения, то подпись при этом будет удалена. После внесения изменений документ нужно будет подписать повторно.
Вы получили документ, подписанный усиленной электронной подписью.
В других версиях и других программах пакета Microsoft Office подписание документа с помощью с помощью КриптоПро Office Signature осуществляется аналогично.
Справка: КриптоПро Office Signature реализован как надстройка для Microsoft Office и функционирует во всех операционных системах Microsoft Windows, поддерживаемых Microsoft Office 2007/2010/2013 (для процессоров x86/x64) Требования к аппаратному обеспечению определяются требованиями ОС, на которой планируется эксплуатировать Office Signature.