Универсальный передаточный документ (УПД)
Универсальный передаточный документ (УПД) дает возможность объединить всю информацию из счета-фактуры (СФ) и документа первичного учета. Компании и ИП используют его как первичный документ или как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. Он позволяет оформить поставку товаров, услуг или работ и передачу имущественных прав.
УПД можно использовать для отражения операций с товарами, подлежащими прослеживаемости, если компания не является плательщиком НДС. Это работает и при посреднической деятельности.
Бумажный УПД
Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.
Отправляйте УПД быстро и безопасно
Диадок позволит сформировать документ по нужному формату и мгновенно передать контрагенту. Электронный УПД никогда не потеряется и всегда будет доступен. Подключиться
Электронный универсальный передаточный документ
- СЧФ — счет-фактура;
- СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
- ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции. Для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП или ДОП подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания. Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
В электронном УПД передаются данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК. С 1 января 2022 года передавать данные о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, можно только через систему ЭДО. Также УПД применяется для работы с товарами, данные о которых передают в национальную систему прослеживаемости.
Как заполнять электронный УПД
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
- название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
- названия и адреса отправителя и получателя груза;
- номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
- состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
- количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
- цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
- стоимость поставки или имущественных прав без налога;
- акциз, где это необходимо;
- налоговая ставка;
- налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
- стоимость поставки с учетом налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- название документа;
- число, месяц, год его создания;
- экономический субъект, который сформировал документ;
- суть сделки;
- сумма или объем поставки;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
- Может иметь два наименования: одно — официальное по факту хозяйственной жизни, второе — то, о котором договорились контрагенты.
- Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
- Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.
Для всех типов документов можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информацию для участника документооборота, дополнения об участниках сделки. Сведения об участниках сделки содержат поля:
- код ОКПО;
- структурное подразделение;
- информация для участника документооборота;
- для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
- адрес;
- контактные сведения: номер телефона, e-mail;
- банковские реквизиты.
Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации». «Область полномочий» обязателен для заполнения, выбирается нужное.
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
- сотрудник продавца;
- сотрудник организации, составившей файл продавца;
- сотрудник иной уполномоченной организации;
- уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 обычно это «Должностные обязанности». Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, ее дата и номер. Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя. Подписантов может быть несколько.
Как работать с УПД в Диадоке
Диадок позволяет отправить УПД, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить УПД в сервисе.
Обменивайтесь УПД в Диадоке
Формируйте УПД по формату, утвержденному ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.
Частые вопросы
- Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
- Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
- Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?
- Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?
- Сменились реквизиты организации. Как поменять их на сервере?
Заполнение УПД
- «Номер» документа и «от» — дата создания.
- «С учетом исправления» — номер и дата исправления документа.
- «Функция». Показывает какую информацию содержит документ: «Счет-фактура и передаточный документ», «Счет-фактура», «Передаточный документ».
- «К платежным документам» «номер» и «дата». Если требуется указать несколько документов, нажмите на ссылку «Еще документ». Для удаления лишней строки нажмите на значок.
- «Продавец». Указываются реквизиты продавца. Реквизиты подставляются автоматически, если заполнены на странице Реквизиты. Если реквизиты не указаны, заполните их с помощью ссылки «Заполнить». При необходимости возможно изменить реквизиты. Для этого нажмите на ссылку «Редактировать» и укажите нужные данные.
- «Грузоотправитель». Указываются реквизиты грузоотправителя. Заполните их с помощью ссылки «Заполнить».
- «Покупатель». Указываются реквизиты покупателя. Проставляются автоматически, если было заполнено поле «Получатель» на странице отправки документов (см. статью Формирование и отправка счета-фактуры). Если получатель не указан, заполните его реквизиты с помощью ссылки «Заполнить». При необходимости возможно изменить реквизиты. Для этого нажмите на ссылку «Редактировать» и укажите нужные данные.
- «Грузополучатель». Указываются реквизиты грузополучателя. Заполните их с помощью ссылки «Заполнить».
- «Валюта». Указывается валюта. При вводе первых букв названия появляется список валют. Выберите нужную. По умолчанию выбран «Российский рубль».
- «Идентификатор гос.контракта». Указывается номер гос.контракта.
- «Обстоятельства формирования». Выбираются обстоятельства формирования счета-фактуры, применяемые при расчетах по налогу на добавленную стоимость.
- «Доп. сведения: Тип, Значение». Вводится дополнительная информация к документу.
Фактурная часть содержит следующие поля:
- «Наименование». Указывается наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг).
- «Ед. изм». Указывается единица измерения. При вводе первых букв появляется список единиц измерения. Выберите нужную.
- «Кол-во». Указывается количество отгружаемого по счету товара (объем выполненных работ, оказанных услуг).
- «Цена за единицу». Указывается цена товара на единицу измерения без НДС.
- «Стоимость без НДС». Стоимость за все количество товара без НДС. Рассчитывается автоматически.
- «В том числе акциз». Указывается сумма акциза по подакцизным товарам, если есть.
- «Налоговая ставка». Указывается налоговая ставка. Возможные ставки: «0%», «10%», «20%», «10/110%», «20/120%».Если выбрана дробная налоговая ставка (10/110% или 20/120%), нужно заполнить поле Стоимость всего с учетом налога».
- «НДС». Сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Определяется исходя из применяемых налоговых ставок. Рассчитывается автоматически.
- «Всего». Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы НДС.
- Ссылка «Добавить столбец» позволяет добавить столбцы для данных:
- «Страна происхождения». Указывается страна происхождения товара. При вводе первых букв названия появляется список стран. Выберите нужную.
- «Номер таможенной декларации». Указывается номер грузовой таможенной декларации.Количество стран и номеров таможенной декларации должно быть одинаковым. Значения указываются через запятую.
- «Тип номенклатуры». Выбирается из списка тип: «Товар», «Работа», «Услуга», «Право», «Иное».
Чтобы добавить новую строку, нажмите на ссылку «Добавить позицию».
Чтобы удалить строку, нажмите на значок (см. рисунок).
Заполнив поля, нажмите на кнопку «Перейти к отправке».
В редакторе документов появились новые поля для счета-фактуры и УПД
Данные записываются в структуру ДокПодтвОтгр в соответствующие атрибуты.
Для заполнения реквизита № п/п, обязательного для бумажных документов, в формате по Приказу ФНС № 820 нет соответствующего атрибута. Ожидаем, что в ближайшее время регулятор разъяснит, как организации должны заполнять эти данные.
Если документов об отгрузке несколько, то в редакторе Диадока можно заполнить данные о каждом из них. Номер и дата документа об отгрузке отображаются в строке 5а при визуализации УПД и счета-фактуры, где дата в документе больше или равна 01.07.2021. Подробно об изменениях визуализации мы уже писали в статье.
Новый редактор счетов-фактур
Мы сохраним все старые возможности и добавим новые, а интерфейс сделаем удобнее.
Элементы управления
Добавим возможность заполнить некоторые данные при формировании счета-фактуры в XML.
1. Поле для выбора обстоятельств формирования:
2. Поля для прослеживаемости, как в редакторе УПД:
Карточки участников документооборота
Обновим внешний вид карточек и добавили возможности для редактирования.
1. В карточке продавца, помимо юридического лица и ИП, можно выбрать тип: физическое лицо и иностранная организация. Теперь это будет выглядеть так:
2. Можно заполнить банковские реквизиты и контакты:
3. Для каждого типа участников документооборота в карточке продавца появится возможность заполнить название, ИНН и КПП.
4. При выборе типа «Индивидуальный предприниматель» можно заполнить ИНН и номер свидетельства о гос. регистрации:
Новый редактор позволит формировать счета-фактуры в актуальном формате по приказу ФНС № 820.
Постепенно возможности обновленного редактора станут доступны всем пользователям. Старый редактор не будет поддерживаться, мы удалим его до конца года.