Где битрикс хранит сгенерированные документы

Конструктор документов Докс.Онлайн

Оформите подписку Битрикс24 Маркет Плюс и используйте более 3000 полезных приложений, представленных в каталоге.

Конструктор документов Докс.Онлайн
Digital-интегратор Ремарк
содержит встроенные покупки
Установить
Информация
Опубликовано : 07.02.2017
Установок : 880
Другие приложения разработчика

Эдвард. CRM-ассистент
По подписке

Data Connector
По подписке
График платежей
По подписке

По подписке
По подписке

Чат-бот — Финансовая статистика контрагента

Заказ такси для клиентов — CallToVisit

Контроль дубликатов
Интеграция c Сделка.рф

Докс.онлайн — конструктор документов на базе шаблонов в Google Docs. Генерируйте документы (договоры, акты, письма и т.д.) на основе данных Битрикс24 в 1 клик. Сгенерированный документ будет доступен в Google Docs в виде документа. В реестре хранится весь список документов, есть возможность разграничить доступ к документам по сотрудникам.

Стоимость использования и подробности на сайте http://doocs.io

Версия 4
— исправлена ошибка авторизации

Версия 3
3 версия — изменение формата оплаты приложения.

Версия 2
Поддержка встраиваемых приложений

Версия 1
Первая версия

Если у вас возникли ошибки при работе с приложением или есть идея как сделать его лучше — свяжитесь с нами по электронной почте apps@remark.digital

Установите приложение в Битрикс24, после чего подключите Google Drive. Внимание: приложение не имеет доступа к вашим существующим файлам в Google Drive.

Доступна текстовая и видео инструкции.

При возникновении сложностей в процессе установки обращайтесь к нам по электронной почте apps@remark.digital

Генератор документов

Генератор документов — модуль для создания и работы с документами.

Перед использованием модуля необходимо проверить установлен ли он, и подключить его при помощи конструкции:

\Bitrix\Main\Loader::includeModule('documentgenerator');

Класс	Описание
Основные классы
Body	Класс-парсер. Нужен для доступа к контенту шаблона. Позволяет выполнить замену плейсхолдеров на реальные значения.
Docx	Наследник класса Body.
Docxxml	Наследник класса Body.
DataProvider	Абстрактный класс поставщика данных. Реализующие его классы отдают поля и значения. В модуле есть несколько базовых наследников этого класса. Любой DataProvider в одном из своих полей может вернуть другой DataProvider, уровень вложенности неограниченный.
EntityDataProvider	Наследник класса DataProvider для работы с таблетами ORM.
HashDataProvider	Наследник класса DataProvider для работы с простыми провайдерами в виде хеша.
ArrayDataProvider	Наследник класса DataProvider. Предоставляет доступ к множественным значениям одного поля.
DataProviderManager	Синглтон, хранит в себе кеш провайдеров. Здесь сосредоточены методы для манипуляции данными от провайдеров — их инициализация, получение значений и пр.
Template	Служит для сопоставления плейсхолдеров из файла (Body) и того, каким образом нужно получить значения этих плейсхолдеров. Правила получения данных состоят из (в порядке повышения приоритета) настроек полей по умолчанию, настроек плейсхолдеров по умолчанию (не используется), настроек плейсхолдеров для текущего шаблона (не используется).
Document	Служит для генерации экземпляра документа, либо работы с уже существующим. Создается на основе шаблона, который отдает файл + настройки полей + тип основного провайдера. Далее перед генерацией документу необходимо передать значения полей / плейсхолдеров. После этого документ можно сгенерировать. После генерации он будет автоматически сохранен в таблице документов.

Смотрите также:

Вспомогательные классы

Класс	Описание
Storage	Интерфейс и набор классов, отвечающих за доступ к файловой системе. Представлены тремя уровнями иерархии — физические файлы, b_file и диск. По умолчанию, если диск установлен — файлы всегда кидаются туда. Если диска нет — значит b_file.
Driver	Вспомогательный хелпер-синглтон. Здесь лежат методы для агентов.
getRegionsList()	Метод возвращает список регионов в виде массива. Ключ — код региона, значение — массив вида.

[ 'CODE' => '',// код региона, совпадает с ключем массива 'TITLE' => '',// языкозависимое название региона (на текущем языке) 'LANGUAGE_ID' => '',// ид языка ];

ORM-таблеты

Класс	Описание
ORM-таблеты (в папке \Bitrix\DocumentGenerator\Model\)
DocumentTable	Экземпляры документов.
ExternalLinkTable	Короткие ссылки.

С версии documentgenerator 20.100.0 в таблицу добавлены колонки для хранения времени (VIEWED_TIME) и IP-адреса (VIEWED_IP) первого просмотра публичной ссылки (не сотрудником портала).

События

Событие	Описание	С версии
onNumberGeneratorsClassesCollect	Событие передаёт API нумератора, чтобы собрать из модулей всех возможных поставщиков данных для генерации номеров.

Битрикс24.Документы – совместная работа с файлами

При составлении договоров или коммерческих предложений нередко приходится работать над одним документом совместно с несколькими людьми. Разноцветные правки в тексте, примечания и повторные перечитывания одного и того же абзаца – минусы поочередной работы над файлом.

Для упрощения работы над документами разработчики Битрикс24 добавили инструмент, позволяющий править текст из корпоративного портала в режиме реального времени. Одной из основных возможностей также является коллективная работа над файлом. Преимущества совместной работы:

• оперативный обмен информацией между коллегами
• инструменты редактирования и рецензирования
• возможность обсуждения документа в задачах или чатах Битрикс24
• разделение прав просмотра и редактирования для любых групп пользователей

Битрикс24.Документы были анонсированы в майском релизе новинок и уже доступны в облачных версиях системы, тарифов Команда и Компания (Стандартный и Профессиональный).

В статье расскажем о том, как работать с документами из Битрикс24. Поделимся советами по настройке прав и совместному использованию нового инструмента.

1. Начало работы
2. Совместное редактирование файлов
3. Удаление файлов

Начало работы

Чтобы перейти к созданию файла, откройте раздел Документы из левого меню Битрикс24. Если такого пункта в меню нет, введите слово «Документы» в глобальный поиск либо убедитесь, что для вашего тарифа доступно данное обновление.

В открывшемся разделе можно как добавить новый документ, так и открыть созданные прежде файлы.

С помощью встроенного редактора можно править файлы трёх форматов:

1. Текстовый документ – .docх, .doc
2. Электронная таблица – .xlsх, .xls
3. Презентация – .pptх, .ppt

Ниже отображается список документов, созданных ранее. По умолчанию файлы в списке сортируются по активности. Документ, в который недавно вносили правки, отобразится на самой верхней позиции:

При помощи контекстного меню созданный документ можно скачать, переименовать или отправить другим пользователям, сгенерировав публичную ссылку.

Совместное редактирование файлов

При работе с документом настройте общий или публичный доступ. Чтобы поделиться файлом с коллегами и позволить им вносить правки, перейдите в раздел контекстного меню Поделиться → Общий доступ:

Сотрудникам, добавленным в список доступа, придёт уведомление в Битрикс24 о подключении документа к диску:

Чтобы настроить публичный доступ к файлу, снова перейдите в раздел контекстного меню Поделиться → Получить публичную ссылку. Далее нажмите на шестерёнку:

В открывшемся окне установите права для внешних пользователей. Настройки ограничения сеанса по времени и пароль помогут защитить документ от нежелательных правок или несанкционированного доступа:

После настройки параметров доступа, отправьте сгенерированную ссылку на документ внешнему пользователю. Для внесения правок – если галочка «Разрешить редактировать документ» была включена – необходимо нажать кнопку Редактировать:

Пользователи могут одновременно вносить изменения в документ, таблицу, презентацию. Работая над файлом, вы увидите, как ваш коллега или экстранет-пользователь вносит правки в текст. При этом рядом с курсором соавтора будет показано его имя:

Правки, вносимые другими людьми, отображаются в режиме реального времени.

Для завершения работы с документом, закройте редактор. Изменения автоматически сохранятся.

Для неопытных пользователей Битрикс24 создал руководство по использованию редактора, которое доступно прямо в документе, во вкладке Файл → Справка.

Удаление файлов

Созданные документы хранятся в Битрикс24.Диск. Чтобы удалить файл, перейдите в меню Диск → Мой диск → папка Созданные файлы:

Выберите один файл или несколько, откройте контекстное меню и нажмите Удалить. Можно удалить файл навсегда или добавить его в корзину. По умолчанию файлы хранятся в корзине в течение 30 дней после удаления.

Чтобы восстановить файл или удалить безвозвратно, перейдите в корзину и выберите соответствующий пункт контекстного меню:

Использование совместного доступа удобно, например, когда компания работает над одним проектом. При этом можно отслеживать ход работы над текстовым документом или таблицей, создать презентацию и предоставить доступ к файлам другим пользователям. Сотрудники, работающие удаленно, участвуют в создании файлов: все изменения видны в режиме реального времени и доступны для повторного редактирования.

Остались вопросы по созданию документа? Требуется обучение новинкам Битрикс24? Звоните по телефону или заполните форму ниже. Наши менеджеры свяжутся с вами и подберут сценарий настройки с учетом особенностей бизнеса.

Настройка документооборота между 1С и Битрикс: 3 способа грамотной реализации

Здравствуйте, уважаемые пользователи и партнеры 1С-Битрикс! Вас приветствует компания Сотбит.

Мы продолжаем новый цикл полезных статей от наших технических специалистов. В рамках этих материалов мы помогаем клиентам и пользователям разобраться в наиболее сложных и злободневных вопросах при работе с 1С-Битрикс и Битрикс24 на примере конкретных кейсов, с которыми сталкивается наша команда.

Первая статья цикла была посвящена проблеме выгрузки кратности товара из 1С . Если пропустили её, обязательно ознакомьтесь.

В этот раз мы рассмотрим другой актуальный вопрос: как правильно реализовать передачу документов между учётной программой и Битрикс?

Клиенты, ведущие онлайн продажи, пользуются программами учёта товаров, цен и остатков, в которых работают их менеджеры. Наиболее популярные — 1С-Предприятие и его конфигурации для различных видов деятельности, а также МойСклад.

Передача информации из учётной системы в Битрикс осуществляется за счёт типовых модулей обмена. Однако у них есть существенный недостаток: с помощью модулей нельзя наладить документооборот между системами.

Поэтому мы решили помочь клиентам и пользователям Битрикс и поделиться нашим мнением о том, как грамотно организовать документооборот на Битрикс. В рамках материала рассмотрим 3 способа реализации:

• Использование REST API;
• Использование встроенного механизма Битрикс24 генерации документов;
• Генерация документа с использованием решения Сотбит: Счёт на почту в PDF.

Рассмотрим их на примере документа «Счёт на оплату» и нашего решения Сотбит: B2B кабинет . Начнём по порядку.

1 Использование REST API

Наиболее универсальный способ, который может быть реализован для любой версии учётной программы и для любой лицензии Битрикс. Также он подходит для передачи как небольших, так и объёмных файлов.

Документы размеров до 10 мегабайт можно передавать сразу в теле API запроса. В параметрах такого запроса указываются:

• Данные для авторизации (логин и пароль) для исключения возможности чужого подключения;
• Номер заказа.

Важно отметить, что очень часто номер одного и того же заказа в учётной программе и Битрикс отличаются, поэтому следует передавать номер заказа, указанный в Битрикс.

Перед передачей документа его нужно преобразовать по коду base64. При получении API запроса на стороне 1С-Битрикс документ собирается в файл и добавляется в свойство заказа или, на примере решения Сотбит: B2B кабинет , в раздел «Документы».

При передачи больших файлов рекомендуется использовать FTP-сервер. В таком случае в параметрах запроса передаются:

• Данные для авторизации;
• Номер заказа, указанный в Битрикс;
• Путь к файлу на FTP-сервере.

Преимущества использования REST API:

• Исключение вероятности возникновения ошибок, связанных с неактуальностью данных из-за периодичности обмена;
• Документ будет содержать данные, которые есть в учётной системе, но отсутствуют в Битрикс;

Недостатки использования REST API:

• Необходимость наличия 1С- и PHP-разработчиков для создания API запроса;
• Необходимость создания FTP-сервера, что влечёт дополнительные затраты.

2 Использование встроенного механизма Битрикс24 генерации документов

Этот способ подходит для владельцев лицензий Битрикс24 Интернет-магазин + CRM и выше.

Созданные документы отображаются только в CRM-системе. Для того, чтобы выводить их на сайте, необходимо создать бизнес-процесс.

Бизнес-процессы привязываются к статусу заказа. Администратор сам выбирает, для какого статуса заказа генерировать документ, поскольку у каждого бизнеса всё индивидуально. Например, при использовании дополнительных продаж выставлять счёт до звонка менеджера бессмысленно. Если же работа с заказом идёт без обработки менеджером, счёт на оплату выставляется сразу после оформления заказа.

Чтобы лучше разобраться в реализации способа, рассмотрим 2 варианта создания бизнес-процесса для статуса заказа «Оплата» и их схемы.

Первый вариант, создание документа и его добавление в свойство заказа, подходит для любого шаблона.

Для начала проводится «подготовительный» этап, на котором для бизнес-процесса создаются переменные:

• paySystemCode (Tип строка) — переменная, куда записывается символьный код платежной системы заказа;
• FILE (Тип файл) — переменная, в которой хранится сгенерированный документ.

Затем переходим к основному этапу — построению схемы бизнес-процесса. Для этого необходимо добавить следующие блоки:

1. PHP код, который определяет символьный код способа оплаты заказа и записывает значение в переменную paySystemCode. Код выглядит таким образом:

use Bitrix\Main\Loader; $rootActivity = $this->GetRootActivity(); \CModule::IncludeModule("sale"); $id = '>'; $paySystemId = CSaleOrder::GetByID($id)['PAY_SYSTEM_ID']; $paySystemObj = CSalePaySystem::GetByID($paySystemId); $paySystemCode = $paySystemObj['CODE']; $rootActivity->SetVariable("paySystemCode",$paySystemCode);

2. Условие, которое сравнивает значение переменной с символьными кодами в платежных системах. Таким образом устанавливается, какой способ оплаты выбран в заказе;

3. Действие «Создание документа CRM» — добавляется для каждой ветви условия. В нём указывается, какой шаблон документа генерируется для каждой ветки.

4. Действие «Изменение переменной» записывает сгенерированный документ в переменную FILE для дальнейшего использования.

5. Действие «Изменение документа» добавляет сгенерированный документ в свойство заказа типа «Файл».

6. Действие «Почтовое сообщение» отправляет клиенту письмо с вложенным документом, который берётся из переменной FILE.

Второй вариант доступен пользователям нашего решения Сотбит: B2B кабинет . Он заключается в создании документа и добавлении его в раздел «Документы».

Для реализации предварительно понадобится создать списки через объекты Битрикс «Группы» или «Проекты».

Списки подключаются к B2B кабинету через настройки в административной части решения.

Схема бизнес-процесса во многом схожа с первым вариантом, однако имеются отличия, на которые важно обратить внимание:

Вначале проводим уже знакомый нам «подготовительный» этап и создаём переменные для бизнес-процесса:

• paySystemCode (Tип строка) — переменная, куда записывается символьный код платежной системы заказа.
• FILE (Тип файл) — переменная, в которой хранится сгенерированный документ.

Далее переходим к добавлению блоков, из которых состоит бизнес-процесс:

1. PHP код, который определяет символьный код способа оплаты для выбранного заказа и записывает значение в переменную. Пример кода приведён выше;

2. Условие, которое сравнивает значение переменной с символьными кодами в платежных системах. Таким образом устанавливается, какой способ оплаты выбран для заказа;

3. Действие «Создание документа CRM» добавляется для каждой ветви условия. В нём указывается, какой шаблон генерируется для каждой ветви.

4. Действие «Изменение переменной» записывает сгенерированный документ в переменную FILE для дальнейшего использования.

5. Блок «Создание элемента списка». В нём как раз и заключается ключевое различие. В настройках блока настраивается создание элемента списка . В свою очередь, в элементе указываются такие данные, как название, ID заказа, ИНН организации, файл и ID пользователя.

6. Действие «Почтовое сообщение» отправляет клиенту письмо с вложенным документом, который берётся из переменной FILE.

Но как же быть с актуальностью данных и данными, которые не передаются в 1С-Битрикс при обмене?

Для этого необходимо реализовать следующие пункты:

• Двусторонний обмен между учетной программой и 1С-Битрикс;
• Максимально наименьший период запуска обмена между учетной программой и 1С-Битрикс;
• Передача необходимой для генерации документа информации через свойства заказа.

Преимущества использования механизма генерации документов Битрикс24:

• Отсутствие необходимости в найме разработчиков — реализацию можно настроить самостоятельно;
• Финансовые затраты на реализацию ниже, чем при использовании REST API;

Недостатки использования механизма генерации документов Битрикс24:

• Возможность реализации только для лицензии Битрикс24 Интернет-магазин + CRM и выше;
• Вероятность потери актуальности данных из-за периодичности обмена;
• Невозможность передачи данных на сторону Битрикс в полном объёме;
• Потеря актуальности документа при изменениях на стороне Битрикс или учётной программы

3 Генерация документа с использованием решения Сотбит: Счёт на почту в PDF

При таком способе шаблон счёта создаётся с помощью программы Microsoft Word. В документ добавляются макросы — набор команд для автоматического выполнения определённых действий.

Чтобы система понимала, что в тексте присутствуют макросы, они обязательно прописываются внутри фигурных скобок — .

С помощью макросов система автоматически подставляет данные клиента в поля документа.

Документ сохраняется в формате .htm или .html и загружается в административную часть. При загрузке шаблона модуль выведет все указанные в документе макросы. Пользователю лишь нужно сопоставить их с полями в системе Битрикс.

Как показано на предыдущем скриншоте, мы добавили разделение по вкладкам для отдельных типов плательщиков. Теперь с помощью модуля Сотбит: Счёт на почту в PDF без проблем можно создать свой шаблон для каждой группы плательщиков.

Что касается вопроса актуальности данных, которые не передаются в 1С-Битрикс через модули обмена, то здесь всё аналогично с использованием механизма генерации документов Битрикс24.

Понадобиться реализовать уже знакомые Вам пункты:

• Двусторонний обмен между учетной программой и 1С-Битрикс;
• Максимально наименьший период запуска обмена между учетной программой и 1С-Битрикс;
• Передача необходимой для генерации документа информации через свойства заказа.

Обратите внимание, что модуль интегрирован с решением Сотбит: B2B кабинет . Для вывода документа на других решениях понадобится произвести доработки.

• Отсутствие необходимости в найме разработчиков — реализацию можно настроить самостоятельно;
• Финансовые затраты ограничиваются ценой модуля — 4990 руб.
• Актуальность данных на момент последнего обмена, поскольку генерация документа по запросу клиента

• Вероятность потери актуальности данных из-за периодичности обмена;
• Невозможность передачи данных на сторону Битрикс в полном объёме;
• Невозможность вывода сгенерированного документа в свойства заказа или в раздел «Документы» B2B кабинета.

Резюме

Таким образом, мы максимально подробно рассмотрели все способы реализации документооборота между учётными системами и Битрикс. Вам остаётся лишь взвесить все «за» и «против» и определить наиболее удобный.

Если необходимо более подробное разъяснение по каждому из описанных способов, свяжитесь с нами любым удобным способом — мы с радостью проконсультируем Вас.

Теперь, когда ещё одним вопросом стало меньше, специалисты Сотбит готовы поделиться своим опытом в решении не менее злободневных задач. За девятилетний опыт работы мы накопили огромное количество кейсов, о которых будем рады рассказать в грядущих статьях. Оставайтесь на связи, чтобы ничего не пропустить!

И помните, дорогие друзья: если у Вас возникли вопросы и трудности при работе с платформой Битрикс, смело обращайтесь в компанию Сотбит — и мы Вам обязательно поможем!