Вы уже знаете где лежит письмо

Вы уже знаете где лежит письмо

Я вас обязан известить,
Что не дошло до адресата
Письмо, что в ящик опустить
Не постыдились вы когда-то.

Ваш муж не получил письма,
Он не был ранен словом пошлым,
Не вздрогнул, не сошел с ума,
Не проклял все, что было в прошлом.

Когда он поднимал бойцов
В атаку у руин вокзала,
Тупая грубость ваших слов
Его, по счастью, не терзала.

Когда шагал он тяжело,
Стянув кровавой тряпкой рану,
Письмо от вас еще все шло,
Еще, по счастью, было рано.

Когда на камни он упал
И смерть оборвала дыханье,
Он все еще не получал,
По счастью, вашего посланья.

Могу вам сообщить о том,
Что, завернувши в плащ-палатки,
Мы ночью в сквере городском
Его зарыли после схватки.

Стоит звезда из жести там
И рядом тополь — для приметы…
А впрочем, я забыл, что вам,
Наверно, безразлично это.

Письмо нам утром принесли…
Его, за смертью адресата,
Между собой мы вслух прочли —
Уж вы простите нам, солдатам.

Быть может, память коротка
У вас. По общему желанью,
От имени всего полка
Я вам напомню содержанье.

Вы написали, что уж год,
Как вы знакомы с новым мужем.
А старый, если и придет,
Вам будет все равно ненужен.

Что вы не знаете беды,
Живете хорошо. И кстати,
Теперь вам никакой нужды
Нет в лейтенантском аттестате.

Чтоб писем он от вас не ждал
И вас не утруждал бы снова…
Вот именно: «не утруждал»…
Вы побольней искали слова.

И все. И больше ничего.
Мы перечли их терпеливо,
Все те слова, что для него
В разлуки час в душе нашли вы.

«Не утруждай». «Муж». «Аттестат»…
Да где ж вы душу потеряли?
Ведь он же был солдат, солдат!
Ведь мы за вас с ним умирали.

Я не хочу судьею быть,
Не все разлуку побеждают,
Не все способны век любить, —
К несчастью, в жизни все бывает.

Ну хорошо, пусть не любим,
Пускай он больше вам ненужен,
Пусть жить вы будете с другим,
Бог с ним, там с мужем ли, не с мужем.

Но ведь солдат не виноват
В том, что он отпуска не знает,
Что третий год себя подряд,
Вас защищая, утруждает.

Что ж, написать вы не смогли
Пусть горьких слов, но благородных.
В своей душе их не нашли —
Так заняли бы где угодно.

В отчизне нашей, к счастью, есть
Немало женских душ высоких,
Они б вам оказали честь —
Вам написали б эти строки;

Они б за вас слова нашли,
Чтоб облегчить тоску чужую.
От нас поклон им до земли,
Поклон за душу их большую.

Не вам, а женщинам другим,
От нас отторженным войною,
О вас мы написать хотим,
Пусть знают — вы тому виною,

Что их мужья на фронте, тут,
Подчас в душе борясь с собою,
С невольною тревогой ждут
Из дома писем перед боем.

Мы ваше не к добру прочли,
Теперь нас втайне горечь мучит:
А вдруг не вы одна смогли,
Вдруг кто-нибудь еще получит?

На суд далеких жен своих
Мы вас пошлем. Вы клеветали
На них. Вы усомниться в них
Нам на минуту повод дали.

Пускай поставят вам в вину,
Что душу птичью вы скрывали,
Что вы за женщину, жену,
Себя так долго выдавали.

А бывший муж ваш — он убит.
Все хорошо. Живите с новым.
Уж мертвый вас не оскорбит
В письме давно ненужным словом.

Живите, не боясь вины,
Он не напишет, не ответит
И, в город возвратясь с войны,
С другим вас под руку не встретит.

Лишь за одно еще простить
Придется вам его — за то, что,
Наверно, с месяц приносить
Еще вам будет письма почта.

Уж ничего не сделать тут —
Письмо медлительнее пули.
К вам письма в сентябре придут,
А он убит еще в июле.

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В мире деловых людей мало быть просто экспертом в своем деле, важно знать правила поведения и уметь выстраивать отношения в бизнес-среде. Сегодня из многообразия ритуалов делового этикета мы обратим наше внимание на деловую переписку. Связно, грамотно и структурированно выражать свои мысли в деловом письме — это искусство.

Правила, стереотипы, мнения и примеры, собранные в этом выпуске, помогут сэкономить ваши время и нервы и разобраться, где заканчивается хороший тон и начинается моветон. Обойдемся без граблей — воспользуемся чужим опытом.

«Запорожцы пишут письмо турецкому султану», Илья Репин, 1880-1891

Стереотипы

«Я все уже умею. Я 10 лет в индустрии», «Главное, в конце письма написать «С уважением»», «Деловая переписка — это скучно и однообразно. Чему здесь можно научиться», «Просто нужен шаблон». — мы мыслим стереотипами, которые мешают стать лучше.

Все в нашей жизни давно смешалось — с этим стереотипом тоже сложно спорить. Сегодня деловое общение часто выходит за рамки почтового, перетекает в мессенджеры, возвращается обратно для подкрепления договоренностей на официальном поле, а иногда и вовсе доходит до голосовых сообщений, что, по мнению большинства, в рамках делового общения — АБСОЛЮТНЫЙ МОВЕТОН. Однако в новых условиях пора разобраться: когда, где и с кем стоит переходить эти границы.

Правила делового общения безнадежно устарели. Действительно, уже никто не пишет такие фразы, как «Извещаем Вас. », «Пишет Вам. », не использует обращения «Госпожа» и «Гражданин». Вместе с этим появляется все больше англицизмов: залончили, дистёрбить, сдисапирить, наконец — пушить (да здравствует диджитол!), аббревиатур: ASAP, RSVP и так далее. Изменилась и скорость реакции на письма. Сегодня размыты границы рабочего дня или выходного — хорошие менеджеры на связи круглые сутки (правильно ли это — вопрос следующий).

Но есть правила, над которыми время не властно. О них мы сегодня и будем говорить и пристально рассматривать каждое на живых примерах с просторов рекламного рынка.

Правила

Е-mail — основной вид коммуникации с клиентами. То есть каждое письмо — это продажа, будь то продажа себя, услуги или товара.

Научиться искусству деловой переписки означает — найти баланс между сухим официальным языком из скучных учебников и простым человеческим общением. Научиться не раздражать собеседника, а заботиться о нем и, как следствие, получать от него всё необходимое.

Из чего же должно состоять письмо?

Адрес и ваша личная подпись

В идеале адрес должен быть воспринимаемым на слух, служить решению деловых задач. Проще говоря, не стоит ваш тинейджерский первый мейл использовать для бизнес-писем. Если в 16 вам казалось оригинальным иметь адрес [email protected] или [email protected] — пересмотрите свои взгляды. Правильно, когда в вашем адресе есть имя, фамилия, название компании, которую вы представляете.

Тема письма

Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата. Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно.

Приветствие

Нужно понять, что фраза «Доброго времени суток» – не спасение для тех, кто пишет письмо в другой часовой пояс, а штампованный супер-раздражитель. Хуже только панибратские «Приветики», «Здравия желаю» или «Шалом».

Для первого обращения больше подойдет классическое «Здравствуйте, Иван!» или «Добрый день, Мария!». Оба варианта универсальны и подходят как для утра/дня, так и для вечера.

Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. Только во время подготовки этого материала в переписке с экспертами/участниками имя редактора перепутали дважды, назвав в одном случае Анной, в другом – Алиной. По мнению редакции Sostav, это моветон.

Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли (в России имя часто сопровождается отчеством).

Стоит задуматься и о форме имени. Многие, переходя на более неформальный тон общения, ставят в подписи «Маша» вместо «Мария». В этом случае можно начать называть человека простой формой имени. При обращении к деловому партнеру/клиенту лучше не употреблять короткую форму имени. То есть «Маша», «Петя», но ни в коем случае не «Маш» и «Петь». Это нарушение границ.

Объем письма и его содержимое

• Рекомендованный объем — не более 150 слов.
• Стоит разбивать письмо на абзацы, по ходу продумывая структуру.
• Размер и цвет шрифта должны быть единообразными. Практика показывает, что зачастую этим правилом составители деловых писем активно пренебрегают. Разумеется, выделять полужирным или курсивом важные места — это нормально, но устраивать в письме «радугу» — плохо.

В большинстве случаев ссылку зашивают в конкретное слово. Но если вы предпочитаете просто вставлять ее в тело письма — не забудьте нажать Enter, чтобы ссылка стала активной. В противном случае адресату придется вручную копировать ссылку и вставлять ее в строку адреса в браузере.

Этот момент, как ни странно, очевиден далеко не для всех.

Известное среди рекламщиков наблюдение: написанное в конце текста машинально удерживает внимание сильнее, чем то, что находится в середине сообщения.

Нередко дизайн «автографа» является частью фирменного стиля крупной компании и ее корпоративной культуры. Структура такая:

• Формула вежливости: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на понимание» и так далее.
• ФИО автора письма.
• Должность и место работы.
• Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт – письмо, как минимум, выйдет оборванным.

Эти правила лежат на самой верхушке айсберга под названием «деловая переписка». Чтобы постичь все ее секреты, мы обратились к тем, кто владеет темой практически и теоретически. Слово — экспертам.

Лидеры мнений

О том, как вызвать гнев получателя с первых же строк письма, написано на первых страницах бестселлера 2018 года — «Новые правила деловой переписки». Если вы еще не читали эту книгу, то непременно исправьте это упущение. А теперь советы от одного из авторов книги Максима Ильяхова.

3 главных правила:

Говорить четко и не размывать ответственность. Продумывать заранее, кого, о чем и почему вы просите, не заставляя получателей считывать это между строк. Стараться не писать большие письма на много людей с заходом «Неплохо бы подумать».

Проделывать часть работы за читателя. Например, если от человека нужно, чтобы он проанализировал несколько документов — предварительно собрать их в одной папке. Если человеку нужно выбрать из нескольких вариантов — изложить эти варианты, а не заставлять человека самому их систематизировать.

Думать об удобстве читателя. В каком канале связи ему удобнее общаться? Легко ли ему прочитать ваш текст или придется выискивать информацию? Главная ошибка здесь — люди делают так, как удобно им, а не получателям. Например, менеджер получает длинное письмо от клиента с кучей лишних подробностей, и пересылает его специалисту, предварительно ничего не отфильтровав и не выделив главное.

И еще мнение о голосовых сообщениях: Если всем в переписке голосовые сообщения удобны — это отлично. Но обычно голосовые сообщения — это пример того, как человек десять минут пытается выжать из себя мысль, которую он бы написал тремя абзацами текста. Слушать этот поток сознания мучительно.

• Когда ситуация накаляется — поговорить лично.
• Фильтровать, структурировать, отбирать информацию.
• Одно письмо — одно дело.

• Письма, которые скидывают ответственность на неопределенный круг «коллег».
• Натянутая вежливость. В письме «Заранее спасибо», а по смыслу «Съешьте своих детей».
• Письма — поток сознания, без структуры и четкого плана.

О чем речь? В теме нужно четко обозначить, с какой такой радости вы тревожите адресата. Здорово, если вы тут же сразу можете указать цель письма (например: «Статья на апрув: про семантику»).

Почтовые сервисы вытаскивают первую строку письма в качестве прехедера. То есть показывают начало текста еще в списке неоткрытых писем. Этим можно воспользоваться, чтобы добавить информации к теме. А поздороваться можно и во второй строке.

Что внутри? Тут каждый пишет как может. Надо только помнить, что вы добиваетесь от получателя чего-то — значит, надо дать ему всю информацию для ответного действия.

Что нужно сделать? Вот это обычно забывается. Человек прочел письмо и. Будет хорошо, если вы в конце текста напишете «Жду подписанные доки завтра к вечеру» или «Скачай презентацию и напиши мне, все ли окей». Люди такие интересные, их не толкнешь — они не полетят.

Что с эмоджи? Я иногда ставлю скобочки. Но это зависит от получателя. Если мы знакомы лично, и я знаю, что человек адекватен — почему нет. Но бывают суровые письма, которые получают 4-5 человек, — тут смайлик будет неуместен. В целом — проще не использовать, чем гадать, как вас поняли.

Главный совет: Отвечайте на письма. Отвечайте на письма внятно и вовремя. Затянули с ответом — все равно ответьте и извинитесь за задержку. Нет ничего хуже неотвеченных писем.

• Мне очень нравятся письма больших интернет-магазинов и booking.com. Они конкретные и понятные. «Вы оплатили, сумма вот, товар вот, доставка будет тогда-то». «Вы забронировали номер, вот ссылка на страницу, вот так связаться с отелем, вот что будет с оплатой». Такие письма не случаются просто так, это результат серьезной работы.

• Отрицательные примеры каждый видит в папке «Спам».

Деловая переписка — суть письменное общение с целью заключения сделок, не так ли? Заключение сделки, в свою очередь — попытка убедить человека или организацию в том, что твой продукт или услуга решают некую проблему этих людей. В этой связи классический смысл термина «деловая переписка» несколько ветшает. Ну, знаете, вот эти все ненужные правила и наставления про то, когда надо писать письма, в каком объеме, можно ли там использовать эмоджи и прочее.

Чтобы человеку что-то продать, надо быть убедительным и говорить на его языке. Точка. На эту тему вы можете посмотреть вот такое видео — уверен, многим оно будет интересно. Там рассматриваются ключевые принципы построения КП — с чего начать, чем аргументировать, чем закончить.

А теперь советы:

Пунктуация, орфография. Пару месяцев назад я собрал более 80 коммерческих предложений от ведущих агентств на рынке. Минимум 15-20% было написано на уровне «на тройку с плюсом» — видно было, что с русским письменным у людей заметные проблемы. И да, авторы сидели на должностях менеджеров по продажам в агентствах из топа Руварда. Так что прежде чем думать «нуууу, это не про нашу компанию», перепроверьте письма!

Общайтесь на том языке, на котором общаются с вами. Переходят на «ты» — действуйте аналогично. Используют эмоджи — используйте в ответ.

Цитируйте кусок текста, который комментируете.

Большая проблема современных менеджеров по продажам в деловой переписке — трюк под названием «я в домике». Представим, что я получил от организации КП и задал пять вопросов. Для трех у менеджера есть скрипт, или есть достаточно мозгов, чтобы сочинить ответ. Для двух вопросов нет скрипта\это проблемные моменты оффера\менеджер слишком тупой, чтобы отработать возражение творчески — в таких ситуациях, менеджер просто присылает ответы на 3 вопроса из 5. Бинго, гениальная схема.

С этим я сталкивался десятки раз. То есть, просто делается вид, что двух вопросов не было, как таковых. На что при этом рассчитывают – непонятно, так как необходимость повторно тыкать носом в неотвеченное вызывает только излишнее раздражение.

• Предупреждайте о звонках в почте, согласуйте время и тезисы созвона.

• Не вижу проблемы в переводе общения в мессенджеры на позднем этапе коммуникации, особенно если есть много мелких нюансов.

• Поговорили — отпишите тезисно, о чем договорились.

• Не дозвонились, хотя была договоренность — отпишите в почту. Потом никто не обвинит вас в том, что «мы хотели стать вашими клиентами, но вы про нас забыли. »

Помните, в 60-70% случаев ваши КП читают наискосок, равно как и всю деловую переписку в процессе всего цикла сделки. К сожалению, так устроены современные люди. Договоры, которые подписывают, очень часто тоже не читают.

Поэтому расписывать все в почте и договорах на самом деле нужно для того, чтобы 30% поняли, что хотели, а 70% просто впечатлились — «ой письмо какое большое, наверно эти парни знают свое дело, купим у них». Второй вариант будет всегда, но вам, по крайне мере, будет на что сослаться.

Правила узнали, советы выслушали, лайфхаки уже готовы применять. А теперь случаи, произошедшие на рекламном рынке.

8 правил писем рекрутера и шаблоны, которые помогут быстро закрыть вакансию

Спасибо, что вы с нами!
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».

Около половины вашего рабочего времени посвящено поиску кандидатов. Особенно много сил уходит на взаимодействие с соискателями: письма, общение в мессенджерах, телефонные звонки, онлайн-собеседования. В этой статье поделимся советами о том, как ускорить подготовку писем. Будет гораздо проще, если вы знаете правила составления писем кандидатам и имеете под рукой готовые шаблоны, написанные по требованиям деловой переписки.

Чтобы сэкономить ещё больше времени и предоставить обратную связь всем соискателям, шаблоны писем можно использовать на автомате, например, через систему «Поток Рекрутмент». Она позволяет управлять всеми этапами подбора в режиме одного окна: от публикации вакансии на работных сайтах и оценки откликов до общения с кандидатами и выставления офферов.

«Поток Рекрутмент» поможет вам:

Управлять всеми этапами найма из одного окна, чтобы не терять кандидатов
Использовать ИИ, чтобы ускорить подбор и оценку резюме и проведение видеоинтервью
Выявлять эффективные каналы найма, чтобы экономить время и деньги компании
Бесплатно протестировать ATS в течение 14 дней и вывести подбор на новый уровень

Письма кандидатам: какие надо знать правила

Правила просты, их соблюдение не требует усилий, но они очень помогут установить контакт. Рекрутер-профессионал никогда не будет их нарушать:

1. Используйте современные ATS, чтобы проконтролировать перемещение кандидата по воронке и вовремя связаться с ним на каждом этапе.
2. Поддерживайте бренд работодателя. Это важно читающему письмо при выборе из нескольких предложений.
3. Будьте лаконичны. Давайте только самую важную информацию. Длинные и скучные письма никто не дочитывает до конца. Слишком эмоциональные выглядят нелепо.
4. Адаптируйте содержание к конкретному человеку: добавьте личную деталь в первом письме.
5. Если кандидат вас устраивает по всем параметрам, дайте ему об этом знать, чтобы он ощутил свою ценность.
6. Применяйте доброжелательный стиль.
7. Будьте оперативны при переписке. Не давайте другому работодателю опередить вас. Хорошее правило: отвечать в течение 24 часов.
8. Внимательно перечитайте то, что вы написали. Опечатки негативно отразятся на репутации компании.

Ваша задача: выделиться в первом письме среди стандартно составленных писем, чтобы заставить откликнуться нужного вам специалиста.

Избегайте ошибок при составлении писем кандидатам

К основным ошибкам в переписке с кандидатами на вакансию относятся:

• Плохо отредактированный шаблон.
• Формальные или, наоборот, фамильяр н ые тон и стиль: «Эй, друг! Приветствую тебя. Ты — классный чел и подходишь нам по всем параметрам».
• Использование фраз типа «доброго времени суток», «заранее благодарен».
• Отсутствие в конце вопроса, приглашающего к разговору. Например: «Напишите, в каком формате вам удобно с нами поработать».
• Плохо читаемый шрифт, весь текст прописными буквами, отсутствие структуры письма.

Елена Биткина
Методолог по подбору персонала в TalentTech Консалтинге

Рутина в подборе приводит к выгоранию даже опытных рекрутеров: организация собеседований, поиск слотов в календаре заказчика, смена статусов на разных этапах воронки. Проверенное средство в борьбе с рутинными задачами, которое помогает ускорить процесс подбора, — это CRM-система, автоматизирующая рекрутинг.

Например, сервис «Поток Рекрутмент». Он прост в использовании и при этом помогает успешно справиться с большей частью задач. Среди них — публикация вакансий, оценка резюме, общение с кандидатами и нанимающими менеджерами, выставление офферов и, конечно, HR-аналитика.

Шаблоны писем соискателям

Стоит ли придумывать то, что уже придумано и успешно применяется на практике? Шаблоны писем гарантируют успешную работу с кандидатом, если их использовать с умом и учетом правил, приведенных выше.

Пользуйтесь сильными и убедительными шаблонами электронных писем для рекрутинга: от планирования собеседований до предложений. Они помогут легко поддерживать связь с соискателями на вакансию, и вы сможете вовлечь и активно информировать их на каждом этапе.

Виды шаблонов писем

• Первое письмо кандидату по рекомендации
• Первое письмо кандидату без рекомендации
• Письмо следом, если кандидат не ответил на первое
• Ответ на «да, меня заинтересовало»
• Ответ на «спасибо, не интересно»

Включение в шорт-лист

• Ответ откликнувшимся
• Ответ не подошедшим

Скрининг по телефону

• Приглашение на телефонный скрининг
• Ответ не подошедшему

• Приглашение на интервью
• Отказ после собеседования

Основа основ первичной коммуникации. По сути, это — первый и единственный шанс сделать все правильно. В первом письме не пытайтесь сразу продать работу. Продавайте только следующую встречу, разговор, письмо.

Не ограничивайтесь поиском кандидатов по своей базе. Убедитесь в актуальности имеющейся у вас информации. В этом помогут интернет-порталы: hh.ru , Superjob.ru , Работа.ру , Aвито , Gorodrabot.ru , Zarplata.Ru , Юла.ру , Freelance.ru и другие ресурсы.

На что обращать внимание, проводя факт-чекинг:

— Последнее место работы и позиция, относящаяся к вашей вакансии.
— Последние проекты, которые соотносятся с вашей открытой позицией и в которых участвовал кандидат.
— Навыки и амбиции кандидата, и то как это согласуется с миссией вашей компании и вакансией.

Проинформируйте кандидата о своих намерениях уже в теме письма. Например: «Ищем архитектора в новый проект компании «TalentTech». Не переусердствуйте в попытках звучать максимально интересно. Не пытайтесь уместить абсолютно всю информацию в тему. Вам просто надо узнать, заинтересован кандидат в предложениях о новой работе или нет. Достаточно 40 символов.

Объясните, как вы нашли кандидата. Вы проделали предыдущие этапы и знаете, над чем он сейчас работает. Если сделаете все правильно, адресат обязательно прочитает письмо. Потому что 1) это про него и 2) это не шаблонное электронное письмо.

Расскажите, зачем пишете. Нужно кратко объяснить, почему совместная работа принесет пользу обеим сторонам.

Призыв к действию

Вы хотите, чтобы кандидат после прочтения совершил какое-то действие (ответил/откликнулся на вакансию/порекомендовал кого-то…), а не просто закрыл почту. Напишите об этом, но не будьте слишком настойчивы, старайтесь всегда оставлять право выбора. Закончите письмо вопросом: «В каком формате вам интересно с нами сотрудничать?» В финале пожелайте хорошего дня.

Не забудьте про эту часть. Если кандидат заинтересован и хочет узнать больше о позиции компании, он должен сразу найти ссылку с дополнительной информацией внизу письма. Оставляйте полную ссылку на вакансию на вашем сайте, чтобы не осложнять поиск.

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.

· Обновлено 1 ноября 2022

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Открыть диалоговое окно с формой по клику

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

Pushkin Media Group
ul. Partizanskaya, d. 35
Moscow
121351
Russia

Пушкин Медиа Групп
улица Партизанская, д. 35
Москва
121351
Россия

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

Английский для начинающих Начните говорить с первого урока →

Занимайтесь английским бесплатно!
Выполняйте интерактивные упражнения и прокачивайте языковые навыки
Начать учиться

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год. Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

Jonathan Livingston LLC
248A Marylebone Road
London
NW1 6JZ
UK

20 September 2020

Mr Jonathan Barnes
Chief Executive Officer
InterContinental Hotels Group PLC
68 Baker Street
London
NW2 2LK
UK

Jonathan Livingston LLC
248A Мэрилбоун-Роуд
Лондон
NW1 6JZ
Великобритания

20 сентября 2020

Мистеру Джонатану Барнсу
Главному исполнительному директору
InterContinental Hotels Group PLC
68 Бейкер-стрит
Лондон
NW2 2LK
Великобритания

А вот пример написания даты по-американски:

Viacom Inc.
1515 Broadway
New York, NY 10036
United States

August 07, 2019

Mr Gary Steed
Head of Entertainment
The CW Network LLC
3300 West Olive Avenue # 300,
Burbank, CA 91505,
United States

Viacom Inc.
1515, улица Бродвей
Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036
США

Мистеру Гэри Стиду
Главе отдела развлекательного вещания
The CW Network LLC
3300 Западная Оливковая авеню # 300,
Бербанк, Калифорния, 91505,
США

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела (при необходимости)
• Название организации
• Номер дома, название улицы, номер офиса
• Город
• Индекс
• Страна

Mr Harry White 20 December 2020
Chairman — Board of Directors
Modest Management LLC
91 Baker Street
London
SW6 3BU
UK

Мистеру Гарри Уайту 20 декабря 2020
Председателю совета директоров
Modest Management LLC
91 Улица Бейкер
Лондон
SW6 3BU
Великобритания

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Ms. Zelda Jones
Chief Marketing Officer
Widgets Inc.
989 Straight Road
Springfield, OR 97477
United States

Мисс Зельде Джонс
Директору по маркетингу
Widgets Inc.
989 Шоссе Стрэйт
Спрингфилд, Орегон 97477
США

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

• To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
• Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
• Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
• Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;
• Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
• Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
• Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

• I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
• We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
• With reference to your letter of 15 June, I. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
• In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
• Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

• Thank you for your letter regarding the. — Спасибо за ваше письмо о.
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about. — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о.
• Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about. — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in. — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

• I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью:inform you that… проинформировать вас о…confirm… подтвердить…enquire about… уточнить…complain about… пожаловаться на…
• I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

• I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
• We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
• Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
• It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

• I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

• I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

• We/I regret to inform you that. — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
• I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
• Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• It is with great sadness that we inform you that. — С огромным сожалением мы…
• After careful consideration we have decided to. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

• Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
• Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

• If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.

Для продолжения общения:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
• I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
• Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
• We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
• I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

• Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
• Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

• Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

• Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
• Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
• Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

• Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
• Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),

Менее официозные прощания в деловых письмах:

• All the best, — Всего наилучшего,
• Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
• Best regards, — С уважением,

Самые неформальные подписи:

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

1. Имя и фамилия
2. Должность (при необходимости).

Общие советы

1. Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
2. Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
3. Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
4. Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
5. Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
6. Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
7. Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

75 New Road
Lincoln
LN2 3AE
UK

Jennifer Doherty 25 October 2020
Head of Recruitment
Bioniq Health-Tech Solutions Ltd
1–45 Durham Street
London
SE11 5JH
UK

Dear Ms Doherty,

I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company.

I recently graduated with honours from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in marketing, and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq.

In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them to develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels.

I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours.

While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff.

I look forward to discussing my application with you.

75 Нью Роуд
Линкольн
LN2 3AE
Великобритания

Дженнифер Доэрти 25 октября 2020
Главе отдела по набору персонала
Bioniq Health-Tech Solutions Ltd
1–45 Дарем-стрит
Лондон
SE11 5JH
Великобритания

Уважаемая мисс Доэрти,

Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании.

Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, думаю, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq.

На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах.

Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, как мне кажется, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша.

Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды.

С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик.

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении: