ПАО «Газпром автоматизация» организовало единое файловое хранилище на базе 1С:Документооборот
10.04.2017
В январе 2017 года в ПАО «Газпром автоматизация» успешно завершено создание единого файлового хранилища, помогающего более эффективно организовать рабочее пространство и повысить скорость обмена данными между сотрудниками.
До реализации в компании данного проекта файлы хранились в информационных системах и сетевых папках, единое информационное пространство отсутствовало. В процессе совместной работы над документами пользователям приходилось обмениваться файлами по электронной почте, часто нужную версию документа было непросто найти, ведь одни и те же файлы могли храниться в нескольких информационных системах 1С. Подобный процесс создавал чрезмерную нагрузку на каналы связи, требовалось большое место на диске.
Предложенное решение:
Для оптимизации работы было принято решение использовать 1С:Документооборот как back-end систему управления бизнес-процессами. Для этого многие 1С системы (Корпоративная информационная управляющая система, 1С:Бухгалтерия и др.) интегрировали с 1С:Документооборот. Так как данная система обладала нужным функционалом, а также уже использовалась для решения других задач, было принято решение использовать ее как единое файловое хранилище.
Для реализации единого файлового хранилища были проведены следующие работы:
1. Файлы различных систем 1С перенесены в 1С:Документообоорот.
2. В системы 1С интегрирована специально разработанная форма для удобной работы со списком файлов 1С:Документооборот, похожая на проводник Windows.
3. Доработаны прочие механизмы Библиотеки интеграции документооборота для удобного доступа к файлам из форм объектов прикладных систем.
4. Разработана документация и обучающие видеоролики.
Внедрение данного механизма прошло незаметно для пользователей, дополнительное обучение не потребовалось.
Результаты создания единого файлового хранилища:
Представленное ноу-хау обеспечивает пользователям возможность работы с файлами из любого узла гетерогенной системы, включая захват файлов на редактирование и их помещение в хранилище, категоризацию файлов (отнесение файлов к категориям, использование категорий в различных аспектах управления файлами, доступ к ним). Новая разработка в отличие от аналогов позволяет работать не во внешних СЭД, а в прикладных системах электронного документооборота – в зависимости от организации и должности (в ERP-системе, в Бухгалтерии и т. д.), что, в свою очередь, повышает качество информации и эффективность работы. Данное ноу-хау также снижает риски потери файлов, использования неактуальных версий и т. п.
Главными результатами проекта IT-специалисты Общества считают создание единого информационного пространства для совместной работы с документами, уменьшение трудозатрат по их подготовке, снижение нагрузки на файловую систему, а также сокращение размера основной базы 1С. Преимущество ноу-хау оценили и пользователи.
«Совместная работа с документами стала более удобной. Например, при подготовке заявки на закупку мы имеем возможность все исходные формы хранить в одной папке, раздавать права доступа к ней ответственным подразделениям и совместно заполнять формы. В распоряжении тендерного отдела есть вся актуальная информация. Кроме того, появилась возможность упразднить архивы и резервные копии документов. Вся документация консолидирована в одном месте», – заявил начальник тендерного отдела В.А. Сельский.
«Нам приходится разрабатывать и перерабатывать большое количество проектной документации. Создание единого файлового хранилища с механизмами разделенной работы, версионированием файлов позволило существенно сократить непроизводственные затраты. Теперь мы хотим создать аналогичное файловое хранилище для совместной работы над документами вместе с Заказчиком», – подчеркнул руководитель проектной группы А.И. Афанасьев.
«Мы повсеместно используем единое файловое хранилище в работе практики 1С. Все необходимые документы разрабатываем и публикуем в этой системе. Старались сделать так, чтобы и самим было удобно», – добавил руководитель проекта внутренней автоматизации Е.Р. Гафаров.
Как работает электронный архив документов?
Данная функция позволяет использовать 1C:Document Management 8 как централизованное безопасное хранилище всех документов организации. Для каждого документа можно настроить собственную карточку, в которую можно вместить файл и отсканированную копию документа. Для каждого документа доступен свой функционал. При необходимости его можно дополнить или отключить ненужные возможности, при этом нет никакой необходимости делать изменения в коде программы.
В хранилище можно хранить различные файлы и шаблоны документов для того, чтобы они находились всегда под рукой. При этом работать с документами можно прямо в программе.
Совместная работа с документами
Программа позволяет работать с документами, находящимися в хранилище, нескольким пользователям одновременно. Сам документ можно добавить как автоматически, к примеру из входящего письма, так и ручным способом. При ручном способе программа сама укажет кто из пользователей и когда добавил данный файл в хранилище.
Все файлы распределены по специальным папкам, к которым можно ограничить права доступа пользователя
-в соответствии с организационной структурой компании, к примеру: администрация, бухгалтерия, коммерческий отдел и т. д.
-в соответствии с категорией документов: проектная документация, маркетинговые материалы, договора с контрагентами и т. д.
-в соответствии с уровнем доступа сотрудника: общие документы, конфиденциальные и т. д.
Для обеспечения безопасности документов имеется возможность предоставить право на изменение, добавление и удаление файлов лишь определённым сотрудникам, количество которых рекомендуется сильно ограничить и предоставить такие права лишь минимуму. Большинство пользователей должно иметь право только на чтение файлов.
Файлы, прикреплённые к карточкам, рекомендуется хранить на выделенном сервере. Можно ограничить размер папок, в которых хранятся документы, а также установить специальные правила для размщения файлов.
Доступ к хранилищу в целях безопасности должен быть ограничен одним пользователем, который имеет доступ к серверу и защищён сложным паролем.
Работа с файлами
С файлами, которые находятся в хранилище 1C:Document Management можно производить следующие операции:
-Просмотр
-Редактирование
-Завершение редактирования: сохранение внесённых изменений в файле и отключение функции редактирования.
-Отмена редактирования: закрытие файла без сохранения изменений
-Сохранить изменения без закрытия файла
-Сохранить на диске — сохранение файла на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Обновление файла на диске — обновление документа из файла, находящегося на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Поставить электронную подпись
-Вставить штрих — код: работает в ручном и автоматическом режимах
Штрихкодирование необходимо для быстрой идентификации и поиска документов. К примеру, для быстрого открытия файла, отсканируйте штрихкод специальным устройством.
Где лучше хранить файлы, в базе данных или в томах на диске?
Хранение файлов в информационной базе
Вариант хранения файлов «в информационной базе» рекомендуется применять для органи-заций с небольшим объемом документов, тестовых, демонстрационных баз или на этапе внед-рения.
- Отсутствует необходимость настройки файлового хранилища;
- При выгрузке информационной базы в файл — также выгружаются и файлы.
- Ограничения по размеру файла (зависят от используемой СУБД);
- Отсутствие масштабируемости;
- Отсутствие антивирусного контроля;
- Ускоренный рост размеров информационной базы.
Для организаций со средним и большим объемом документов рекомендуется вариант хранения файлов «в томах на диске».
- Масштабируемость (при заполнении текущего тома легко подключается следующий том);
- Гибкая настройка (распределение файлов по томам в зависимости от различных условий);
- Возможна настройка антивирусного контроля;
- Отсутствует ограничение по размеру файлов;
- Снижение нагрузки на информационную базу.
- Необходима предварительная настройка файлового хранилища (томов);
- Необходима настройка архивирования файлового хранилища.
Для настройки томов используется ссылка: Настройка и администрирование — Настройка программы — Работа с файлами — Тома хранения файлов.
Задайте свой вопрос К списку вопросов
Особенности настройки хранения файлов в томах в конфигурации 1С:Документооборот 3.0
Система 1С: Документооборот бережно хранит все файлы, попавшие единожды в систему, будь то скан-копии оригиналов документов, инструкции, шаблоны, регламенты, приказы и прочее. Хранение можно организовать в двух вариантах: в самой ИБ в 1С, или же на сервере.
В данной статье речь пойдет именно про хранение файлов на сервере, так как этот вариант имеет ряд преимуществ: 1. Множество версий файлов, которые располагаются вместе с основными файлами, могут «раздуть» информационную базу, увеличить ее размер. Это создает трудности при резервном копировании, а также влияет на быстродействие самой ИБ в 1С. Если вы выберете хранение на сервере, то не столкнетесь с такой проблемой. 2. Как правило, размер ИБ в 1С ограничен. Но при хранении в томах этого ограничения нет. 3. Файлы проходят контроль антивирусными программами.
2. Тома хранения файлов в 1С
Тома хранения файлов в 1С – это специальные папки на сервере, в которых хранятся все файлы, связанные с документами в информационной базе.
Если в IT-ландшафте организации не один, а несколько серверов, рекомендуем задействовать их для хранения. Например, на сервере с максимальной защищенностью можно хранить документы категории «Сверхважные», на другом сервере документы с отметкой ЭП 1С, на третьем сервере файлы, используемые сотрудниками и т.п.
До произведения настроек базы файлы будут загружаться в ИБ в 1С. В настройках работы с файлами активируйте функционал хранения файлов в томах. Затем необходимо добавить тома. 
Настройка работы с файлами Каждый том может содержать неограниченное количество файлов и подразделяться на подтемы для более удобной организации данных. В настройках тома укажите его наименование.
Для каждого тома необходимо указать наименование, порядок заполнения и UNC-путь к каталогу. UNC-путь к каталогу — это универсальный сетевой путь к расположению каталога или папки на сервере. Он начинается с двойного обратного слеша (\\) и содержит имя сервера, на котором находится каталог, и имя самого каталога. Например, \\server\share\folder. UNC-путь используется для доступа к файлам и папкам на удаленном сервере из локальной сети или через интернет. 
Том хранения файлов
Учтите, что для серверов на Windows и Linux путь будет отличаться. В первом случае для хранения на сетевом диске, сервер с платформой системы 1С должен быть запущен от имени пользователя в домене. У пользователя, запускающего сервер, должны быть права доступа к указанной папке. Пользователя необходимо включить в группу Users, затем выдать права Run as service, Run as batch job, а затем выдать права на каталоги хранения служебных файлов, например, журнала регистрации 1С: Предприятия и т.д.
Во втором же варианте, используя сервер Linux, вам необходимо создать папку, например, /srv/saved, где srv – это имя каталога, в котором нужно выполнить команду «mkdir saved». Затем с помощью команды «mount» установите связь с UNC-путем. Например, mount -t cifs //server/ saved folder.
Имейте в виду, изменить созданный том, или удалить его невозможно, пока на него ссылаются файлы или их версии. Если том помечен на удаление – программа не будет записывать в него файлы.
Система предлагает нам возможность указать размер тома, который нельзя превышать. Если размер будет превышен, то программа будет направлять данные в следующий свободный том. Если свободные тома закончатся, то программа запишет этот факт в журнал регистрации, а также выдаст ошибку. Если вам этот функционал излишен, то не указывайте максимальный размер и программа не будет считывать информацию о его загруженности.
Возможность указать размер тома
3. Правила размещения файлов в томах и проверка целостности данных тома в конфигурации системы 1С
Правилами размещения файлов в томах называют условия, в зависимости от которых файл попадет в один или в другой том.
Можно фильтровать документы по автору, названию, наличию ЭП 1С, размеру файла, наличии пометки на удаление 1С, наличию шифрования. Это позволит «тяжелые» файлы определить в том «Большие файлы», подписанные ЭП 1С в том «Оригиналы с подписью» и т.д.
При выборе варианта использования правил размещения, правил должно быть, как минимум два. Одно из них должно быть правило «По умолчанию», в котором нет никаких условий. Файлы, не прошедшие в тома ни по одному условию, будут определены именно в этот том. 
Настройка правил размещения файлов в томах Файл будет проверяться по условиям в том порядке, в котором расположены правила. Проверка идет последовательно, сначала проверяется первое условие и только после второе и далее. Если файл подходит под второе условие, то проверка заканчивается и файл помещается во второй том. Поэтому важно не задвоить условия вхождения файла в разные тома. Самым последним применяется правило «По умолчанию». Настройка правил производится с помощью условия или группы условий. 
Правило Условие можно проверить, нажав на соответствующую кнопку в карточке настройки. После того, как вы настроили правило, рекомендуется проверить его работу. Это поможет избежать неточностей в настройках на этапе тестирования. 
Проверить правила
Для проверки целостности данных в томе, а также для поиска пропавших данных, в системе предусмотрен отчет.
Проверка целостности данных в томах Специалист компании ООО «Кодерлайн» Удалова Кристина