Как в 1с разрешить проведение документов с отрицательными остатками

Как в 1с разрешить проведение документов с отрицательными остатками

Дата публикации 20.12.2022

Использован релиз 3.0.125

В программе «1С:Бухгалтерия 8» можно отключить контроль остатков при выбытии товаров, материалов и других МПЗ (например, если сведения об остатках запасов еще не введены) (рис. 1). Эта настройка доступна только пользователям с правами «Администратор».

1. Раздел: Администрирование – Проведение документов.
2. Установите флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». Эта настройка позволит проводить документы при отсутствии достаточного количества товарно-материальных ценностей в учете. Проводка будет сформирована только в количественном выражении без суммы.
3. При необходимости в любой момент можно снять флажок для того, чтобы контролировать остатки МПЗ при проведении документов по их выбытию.

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

Разрешение на проведение товара в минус в 1С

Иногда может потребоваться дать право отдельным сотрудникам проводить в программе 1С документы в минус по товарному остатку. Зачем могут понадобиться такие полномочия?

1. Необходимо «сейчас» провести документ, потому что от его проведения зависит дальнейшая цепочка: сборка, отгрузка, выписка документов и т.д. Допускается, что с минусом ответственный сотрудник разберется чуть позже или по итогу закрытия месяца.

2. Есть уверенность, что проведение товара в минус — это правильно, а в учете (в 1С) есть ошибка, поиск которой требует время, которого сейчас нет.
Таким образом, могут быть ситации, когда наличие прав проводить документы с отрицательными остатками целесообразно. Как в 1С разрешить пользователю это делать?

ПРАВА НА ПРОВЕДЕНИЕ ТОВАРА В МИНУС

1. У пользователя должны быть права на проведение, перепроведение, неоперативное проведение документов. Права на конкретный документ назначаются в конфигураторе с помощью соответствующих галочек.

2. У пользователя должны быть установлены дополнительные права на проведение в минус остатков по организации и по складу.

Меню: Сервис — Пользователи — Настройка дополнительных прав пользователей

3. Если требуется проводить «в минус» по управленческому и бухгалтерскому учету, то для бухгалтерского учета нужно дополнительно установить разрешение в параметрах учетной политики. Такое разрешение необходимо устанавливать в конфигурации УТП, Бухгалтерия (настройка параметров учетной политики — Запасы).

Меню: Операции — Константы — Параметры бухгалтерского учета — Аналитический учет МПЗ

4. В новых версиях 1С у пользователя должна быть доступна опция включения проведения для текущего сеанса проведения документов с отрицательными остатками.

НСИ и Администрирование — Подраздел: Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контролинг — Учет товаров

Рекомендуем взвешенно подходить к раздаче дополнительных прав и полномочий в 1С. Пользователь обладающий правами шире чем у других пользователей должен понимать свою ответственность и оценивать последствия своих действий.
Любые нештатные ситуации, в том числе отрицательные остатки, должны быть обязательно исправлены по итогу месяца, квартала перед закрытием периода.

Контроль за отрицательными остатками в 1С 8.3 Бухгалтерия

Когда речь идет об отрицательных остатках, имеется ввиду отрицательное итоговое сальдо на счетах учета товарно-материальных ценностей. Такая ситуация говорит о том, что количество списанной за рассматриваемый период продукции (материалов, товаров) превышает ее запасы, принятые к учету на складе. Т.е. продали (пустили в работу, в переработку и т.п.) больше, чем фактически приобрели. Функция контроля отрицательных остатков – это возможность управлять отгрузкой ТМЦ без наличия необходимого количества на складе.

Ситуация, когда бухгалтеру необходимо провести отгрузку товара в количестве, превышающем его фактическое наличие, встречается довольно часто. Проведение такой реализации в 1С Бухгалтерия 3.0 допустимо, но только при наличии определенных настроек. При этом важно понимать, что в этом случае в бухучете не произойдет списания себестоимости товаров. В данной ситуации потребуется повторно провести реализацию уже после того, как товар окажется на складе, и это будет соответствующим образом отражено в учете. Настоящая статья содержит подробную инструкцию о том, как осуществлять контроль отрицательных остатков в программе 1С: Бухгалтерия 3.0.

Как отключить контроль остатков в 1С 8.3

Изначально 1С настроена таким образом, что провести отгрузку отсутствующего на складе товара невозможно. Однако в программе предусмотрена специальная настройка, которая позволяет отключить запрет на подобные операции. Это можно сделать очень просто. В разделе «Администрирование», пройдя по ссылке «Проведение документов», где открывается окно настройки проведения.

В окне установки напротив строки «Разрешить списание запасов при отсутствии списания МПЗ, зачета авансов и погашения задолженности» нужно установить галочку. Готово. Теперь товар может быть списан даже в том случае, если он отсутствует на складе.

Если в базе 1С ведется учет для нескольких организаций, то выполненные настройки распространяются на все эти организации. Включить опцию для одной компании и выключить для другой невозможно. О наличии включенного разрешения списания при отсутствии необходимого количества товаров необходимо помнить и при закрытии периода не забыть проверять отсутствие отрицательных показателей. Если таковые имеются, то причины могут быть следующие:

• в учете не отражено поступление продукции от поставщика;
• поступление продукции от поставщика отражено с ошибкой;
• в документах реализации сведения о товаре указаны неверно.

Где посмотреть отрицательные остатки в 1С 8.3

Если в программе уже включено разрешение на списание при фактическом отсутствии товаров, необходимо контролировать наличие отрицательных остатков. Это особенно актуально при закрытии отчетного периода, когда необходимо считать разные показатели для целей налоговой и управленческой отчетности. Контролировать отрицательные остатки можно, используя специальный отчет – «контроль отрицательных остатков». Его можно сформировать в разделе «Склад», нажав на соответствующую ссылку. Откроется окно отчета следующего вида.

В появившемся окне нужно указать организацию и период, за который необходимо получить информацию по отрицательным остаткам. После этого нужно нажать кнопку «Сформировать». На экране появится готовый отчет по отрицательным остаткам.

В появившемся отчете будут содержаться следующие сведения:

• наименование материальных ценностей, по которым выявлены отрицательные остатки;
• количество таких остатков;
• бухгалтерский счет, где учитываются отрицательные остатки;
• данные документа, который был проведен при отсутствии необходимого количества остатков;
• остаток ТМЦ на начало периода;
• расход ТМЦ за рассматриваемый период.

Важно помнить: на конец периода на счетах не должны отражаться отрицательные остатки. Отчет контроля отрицательных остатков содержит все необходимые показатели для того, чтобы можно было своевременно выявить и устранить наличие отрицательных остатков и возможные ошибки при осуществлении операций бухгалтерского учета.

Настроим 1с под ваши нужды прямо сейчас!

• Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
• Выезд специалиста на следующий день
• 24/7 принимаем ваши заявки
• Получите подарок при покупке любых программ и услуг 1С на сумму от 33 000 рублей!

Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Бесплатная установка и настройка типового функционала. 1С:ИТС и консультации в подарок от нас на 120 дней!

15 400 руб.

Автоматизация бухгалтерского учета

От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.

На торговых или производственных предприятиях в бухгалтерском учете в учетной системе «выскакивают» отрицательные остатки. Они отражают излишне списанный товар/материалы.

Каковы причины их возникновения?

Отсутствие прихода

Зачастую самой распространенной причиной их появления в программе Бухгалтерия 1С может быть отсутствие проведенного поступления товаров или ввода начальных остатков. Например, приобрели товар, но еще не успели его оприходовать в системе, однако его уже успели продать. А случается – товар был оприходован, затем перемещен в магазин и продан, однако кто-то отменил проведение документа поступления.

В данной ситуации правильным способом действия будет проверка наличия документа поступления в базе. Если он есть и не проведен, проверить заполнение и провести. Если документа поступления в базе вообще нет, необходимо ввести его задним числом. При этом необходимо понимать, что добавление задним числом документов в закрытом налоговом периоде может повлечь изменения сумм налогов, в частности – НДС.

Пересортица

Еще одной распространенной причиной рассматриваемого нами явления – пересорт или избыток одного наименования товара (материала) и при этом недостаток другого. Например, в программе в наличии отмечен только черный кошелек в количестве 10 шт., а в магазине продавец продает красный кошелек и оформляет в базе его продажу в количестве 5 шт. В итоге в базе остаток черных кошельков не уменьшается, а у красных кошельков возникает наш остаток.

В данном случае исправление остатков решается следующим способом: оформляется оприходование одного товара и списание другого. Для этого создается документ «Оприходование товаров» и в нем приходуется 5 шт. красных кошельков. Далее создается документ «Списание товаров» и в нем списывается 5 шт. черных кошельков.

Когда в 1С:Бухгалтерия 3.0 по товару (материалам) существует отрицательный остаток, то при проведении документа «Реализация товаров» выводится информационное сообщение о том, что данный документ провести не представляется возможным, поскольку отображенное в табличной части документа количество единиц превышает остаток.

Предостерегающие сигналы в оборотно-сальдовой ведомости – отрицательные остатки выделяются красным!

Как включить или отключить контроль отрицательных остатков в 1С БП 3.0

Настроить контроль можно в раздел «Администрирование», затем нажать на ссылку «Проведение документов».

Для отключения контроля нужно активировать флаг на параметре «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

Случается, для срочной продажи товара, который также срочно надо отгрузить, надо на время отключить контроль. Документ «Реализации» проводится в системе, а затем контроль включается снова. Потом обязательно надо не забыть провести анализ остатков, чтобы исправить ошибку в учете, из-за которой возник отрицательный товар.

Для того чтобы контролировать остатки в разрезе складов, надо настроить по ним аналитику в «Параметрах учета» через «Администрирование».

Жмем «Настройку плана счетов».

Жмем «По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме)».

При установке аналитики, нажав «По складам (местам хранения)», выбираем, как вести учет.

Если выбрана настройка «по количеству и сумме», соответственно, учет будет в количественном и суммовом учете по складам отдельно, а если – «по количеству», то только количественный в разрезе каждого склада, а суммы списания определяются путем разделения цены запасов на все количество на всех складах.

Контрольные отчеты

Отчет «Контроль отрицательных остатков» используется для анализа обнаруженных отрицательных остатков товаров организаций. Открыть его можно через «Склад — Контроль отрицательных остатков».

В настройках отчета можно указать, по каким данным строить отчет, например, группировать данные по Организации, Складу, Документу списания, Номенклатуре и пр.

В отборе можно указать, по каким данным формировать отчет, например, по какому-то определенному складу или по проблемной номенклатуре.

Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах и своевременно исправлять их. И хотя автоматизация организации бухгалтерского учета упрощает этот процесс, существующие некорректные остатки создают проблемы для оперативной работы пользователей, а также могут стать причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и прочих важных показателей бухгалтерского учета.

Поэтому, если у вас все же возникли из-за них проблемы, обратитесь за помощью к нашим специалистам по сопровождению 1С 8, мы оперативно вам поможем.