Как вести табель учета рабочего времени в excel

Как вести табель учета рабочего времени в excel

Одной из основных обязанностей работодателя в организации является учет рабочего времени. В нем должны быть отражены дни и часы, которые отработал тот или иной сотрудник.

Это дает возможность грамотно распределить часы отдыха и работы, провести расчет заработной платы, а также документально обосновать расходы, связанные с работниками. Как вести табель учета рабочего времени в 2023 году — об этом расскажем в нашей статье.

Оглавление:

• Кто должен вести учет в компании
• Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
• Как правильно вести учет для работников-сдельщиков, сотрудников на удаленке, дистанционных работников. Особенности.
• Как вести суммированный учет рабочего времени.
• Как вести табель учета автоматически

Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?

Руководитель организации может сам заниматься учетом, также он может свои приказом назначить ответственное лицо за выполнение этой функции. Если компания крупная, то каждое структурное подразделений в ней занимается ведением собственного учета.

В большинстве случаев табель ведут табельщики, или сотрудники кадровой службы (менеджеры по персоналу или специалисты по кадрам).

По окончании каждого месяца эти сотрудники подписывают заполненный табель у руководителя подразделения и сдают в отдел кадров, после чего он передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Вести табель учета рабочего времени в 2022 году можно в нескольких вариантах:

— указывать в табеле лишь отклонения от установленного в организации режима работы,
— указывать ежедневно фактически отработанное сотрудниками время, а также отмечать неявку и явку на работу.

Табель учета рабочего времени в 2023 году имеет несколько форм:

1. форма Т-12 — заполняется вручную (скачать образец табеля)

2. форма Т-13- заполняется автоматически (скачать образец табеля)

3. форма 0504421- заполняется вручную (используется всеми государственными и муниципальными учреждениями) (скачать образец табеля)

Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля

Excel
Ведение табеля учета рабочего времени в excel для чайников состоит из нескольких шагов
1. Сформулируйте основные требования к данным, сюда относятся:
— отчетный период,
— информация о проекте (смене, трудовой деятельности),
— основные данные, связанные с персоналом (например, идентификационный номер, имя),
— отчетный период,
— общее кол-во часов отпуска, сверхурочных и отработанных часов
— и другие.
2. Озаглавьте табель
3. Используйте необходимые ярлыки (отчетная дата, идентификатор или имя сотрудника, название работы)
4. Используйте ярлыки, которые связаны со временем (например, дата и время прихода, отработанные часы и др.)
5. Сделайте форматирование таблицы
6. Для автоматизации вычислений добавьте необходимые формулы (например, формулы Excel),
7. Проверьте введенные данные.

Табель учета рабочего времени в 1С

В программе 1С такой табель составляется на основе производственного календаря в автоматическом режиме. Сначала нужно заполнить этот производственный календарь. Чтобы это сделать зайдите на вкладку «Настройка», а затем выберите вкладку «Производственные календари».

Для ведения учета в 1С, как мы и говорили выше, применяются методы отклонений (предполагает регистрацию лишь отклонений от графика) либо метод сплошной регистрации (предполагает фиксацию фактически отработанного времени и отклонений).

При приеме работника обязательно укажите график работы. Регистрация расхождения же с графиком проистекает с использованием документов: Отпуск по уходу за ребенком, Начисление по больничному листу и др.

Если необходимо сформировать индивидуальный график, то во вкладке Зарплата перейдите в пункт Учет времени, здесь сформируйте его.

Больше всего в учет рабочего времени требуется тем компаниям, в которых регулярно меняются рабочие смены персонала.

Итак, в пункте Учет времени вам необходимо выбрать вкладку Табели. Создайте новый табель, нажав на кнопку «создать».
Затем заполните графы период и организация. После чего нажмите на кнопку «заполнить» и внесите необходимую информацию.

Для внесения информации в программе 1С применяются специальные буквенные обозначения (найти их вы сможете, перейдя в раздел Настройка, далее вкладка справочника Виды рабочего времени)

Закончив вносить информацию, нужно нажать кнопку Провести и закрыть.

Для регистрации трудовой деятельности работников-сдельщиков используются суммированный способ, еженедельный и поденный.

В табеле необходимо зафиксировать:
— присутствие на рабочем месте в дневные часы и в ночные,
— время, когда работник начал трудовую деятельность и время окончания,
— отсутствие (например, по болезни и т.д.),
— общее кол-во трудовых часов за 1 день, неделю и месяц.

Хотя сотрудники на удаленке и дистанционные работники трудятся вне установленного работодателем места, по ним также должен вестись учет рабочего времени.

Сам табель чаще всего оформляется в формах Т-12 или Т-13.

Поскольку такой формат работы не очень удобен для работодателя с точки зрения контроля персонала, то данный режим труда предполагает введение особых мер, например, применение специальных программ, позволяющих контролировать нахождение сотрудника за ПК, объем выполненной работы и т.д. Подробнее о программах здесь.

Суммированный учет проводится в тех случаях, когда в организации установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена (например, при вахтовом методе работы, круглосуточном и т.д.)
Работодатель должен учитывать рабочее время сотрудников персонально. Учет рабочего времени персонала ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Как вести табель учета автоматически

Как мы уже сказали ранее, табель учета рабочего времени может заполняться с помощью пропускной системы (СКУД) либо вручную уполномоченным лицом.

Однако, как показывает практика, оба эти способа не могут дать полной картины рабочего дня сотрудников. При пропускной системе персонал, деятельность которого заключается в работе за ПК может включить компьютер и заниматься личными делами. Сотрудников на удаленке также сложно контролировать. Если табельщик заполняет документ вручную, то не исключены ошибки по причине человеческого фактора. Как быть?

Решение есть! В 2023 году самым оптимальным методом учета рабочего времени являются специальные программы! Они не только зафиксируют время начала и окончания работы пользователя ПК, они покажут всю картину рабочего дня в специальных отчетах.
Вы можете быть уверены в том, что все действия за рабочим компьютером будут зафиксированы! Кроме этого исключается человеческий фактор, а отчеты с табелем можно формировать в конце месяца автоматически!

Программа ЛанАгент

Это отечественная разработка, которая способна облегчить процесс контроля персонала и учета их рабочего времени! Установка и настройка программы достаточно просты. ПО фиксирует все действия сотрудников за ПК, предоставляя всю информацию в подробных отчетах.
Табель рабочего времени на компьютере, учет переработки и недоработки

В отчете указывается время включения ПК и время его выключения. Также указывается, сколько в общей сложности работал компьютер, сколько времени из общего количества ПК простаивал, а какое время за ним велась активная деятельность.

В табеле программы график работы персонала вы можете задать индивидуально для каждого работника, либо он может быть общим.
Программа дает возможность работодателю создать список сайтов, программ, приложений, которые будут относиться к разряду непродуктивных и/или продуктивных. Таким образом, можно будет сделать выводы о продуктивности трудовой деятельности каждого работника.

Софт предоставит вам подробную информацию об опозданиях, прогулах, переработках или же недоработках каждого пользователя ПК.
Контроль удаленных сотрудников аналогичен контролю офисных работников, для них также ведется подсчет фактически отработанного времени.

Возможности программы:
— Программа составит табель учета рабочего времени по заданным срокам
— Для полной картины рабочего дня сотрудников ПО делает снимки экранов (скриншоты)
— Кейлоггер (захват нажатия клавиш)
— Подсчет общего времени работы сотрудника, времени работы в каждой из программ или сайтов, продуктивность работы
— Программа помогает сохранить важную информацию. Кроме этого вы можете с помощью LanAgent можно запретить копирование файлов, подключение внешних носителей или отправку электронных писем, содержащих конфиденциальные данные
— Видеозапись с вебкамеры, а также аудиозапись (при подключенном микрофоне)
— LanAgent ведет статистику персонала по отношению друг к другу. Например, ввыявить ТОП-5 сотрудников по продуктивной активности или по непродуктивной активности.

Вас может заинтересовать:

Источник фото — сеть Интернет

Табель учета рабочего времени в Excel

Учет отработанных дней, прогулов, опозданий и ранних уходов ведется в табеле учета рабочего времени. Законом предусмотрено 2 вида таких табелей:

• Форма Т-12 — для заполнения вручную: скачать образец.
• Форма Т-13 — для заполнения автоматически (такие формы генерируют системы контроля и управления доступом — СКУД): скачать образец.

Особенности заполнения

• Заполняется в 1 экземпляре
• Подписывают: руководитель отдела, кадровик (при наличии), сдается в бухгалтерию.
• Если день отработан не полностью, каждая отметка должна сопровождаться документом, объясняющим причину (лист нетрудоспособности, заявление о совместительстве).
• Если день отработан больше положенного, каждая отметка должна также иметь приложенный документ (например согласие сотрудника на работу в сверхурочные часы)
• Могут регистрироваться либо только отклонения (например прогулы, опоздания, или сверхурочные часы работы), либо все дни.

Есть ли отличие формы Т-12 от Т-13?

Если учет ведется автоматически — то используется форма Т-13, если вручную — то Т-12. Также в форму Т-13 нельзя ввести данные по оплате труда.

Какие сроки сдачи табеля в бухгалтерию?

Учет ведется ежедневно. На следующий после окончания календарного месяца день бланки сдаются в бухгалтерию.

Всегда ли нужно вести табель?

Табель обязателен к ведению для всех компаний.

Должен ли ИП вести табель?

Сам на себя — нет, поскольку не может работать в своем же ИП. А вот на работников — обязательно.

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени?

Для формы Т-13 достаточно 1 года. Для других форм — 5 лет.

Как отразить в табеле посуточную работу?

Если в компании работник работает например с 8 утра одного дня до 8 утра следующего дня, то эти сутки должны быть разделены по двум рабочим дням, с соответствующим количеством часов.

Что такое форма Ф.0504421?

Форма табеля учета рабочего времени, применяемая в казенных учреждениях и органах власти, бюджетных и автономных учреждениях. Форму ее также можно скачать у нас на сайте: скачать форму Ф.0504421.

Как заполнять табель, если сотрудник работает «на выезде», «в полях»?

Время нахождения сотрудника с служебной поездке считается рабочим временем. В табеле нужно фактически затраченное работником время на поездку.

Какие программы помимо Excel можно использовать для ведения учета рабочего времени?

• Системы СКУД, такие как ТаймФормер, БиоТайм.
• Вести учет можно в 1С, в которой, начиная с версии 8.3 (ЗУП)уже имеются соответствующие возможности. Для 1С есть множество модулей, которые могут помочь автоматизировать процесс.
• Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, можно использовать системы GPS мониторинга, такие как Сервис Планадо, GlonassMSK.
• Системы мониторинга сотрудников и DLP-системы, одна из лучших на текущий момент — это СпрутМонитор.

Как выглядит учет рабочего времени в СпрутМонитор?

Время включения компьютера считается временем начала рабочего дня. Время выключения — его окончанием. Можно также внести необходимые изменения вручную, например указать, что в конкретный период сотрудник находился в командировке.

Государственные праздники и выходные дни уже внесены в базу данных программы. Разумеется, программа не будет считать такие дни прогулом.

Помимо информации по уходу и приходу, программа показывает, чем именно работник занимался в течение рабочего дня. Можно даже влиять на это — блокировать например нежелательные сайты и программы.

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2023 году

Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец заполнения табеля учета рабочего времени на 2023 год.

Кто должен вести табель рабочего времени

Форма табеля 2023

Перед тем, как говорит про заполнение табеля учета рабочего времени, нужно сказать про форму бланка в 2023 году.

Итак, фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

• форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
• форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк. В зависимости от этого, соответственно, будут различаться правила заполнения табеля учета рабочего времени.

Более того, работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

Вы можете воспользоваться официальными бланками:

• Скачать бесплатно табель учета рабочего времени бланк по форме № Т-12 на 2023 год в Excel
• Скачать бесплатно табель учета рабочего времени по форме № Т-13 на 2023 год Excel

Организация может по собственному выбору:

• или использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени;
• поручить оформление табеля рабочего времени своим сотрудникам (важно, что в табеле должны быть все необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2023 году

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2023 году такой:

• или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
• или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.

Скачать пример заполненного табеля рабочего времени

Обозначения в табеле (расшифровка)

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2023 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2023 году

Условные обозначения	Буквенный код	Цифровой код
Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Продолжительность работы
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Командировка
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Отпуск
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Прогулы, неявки
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Выходные дни
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Простой
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36
Отстранение от работы
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
Время прохождения медико-социальной экспертизы	ЭК	37
Время диспансерного обследования беременных сотрудниц	ДИ	38
Время дополнительных перерывов для кормления ребенка	КР	39

Исправление ошибок в табеле

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные ( ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте – удостоверяющая надпись: “По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2022 года код “НН” на код “К” на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи”.

Табель учета рабочего времени в excel. Учет времени работы сотрудников. Скачать пример

Табель учета рабочего времени в excel позволит существенно сократить трудозатраты на ведение личного учета или учета трудовой деятельности Ваших сотрудников. Табель состоит из 5 блоков: основная информация о работнике (ФИО, должность, норма раб дня и т.д.), календарь для расстановки рабочих активностей (раб. часы, больничные, отпуска и т.д.), а также 3 расчетных блока (учет активностей, расчет переработок, расчет заработной платы). В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать саму программу абсолютно бесплатно с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой рутинный ручной труд.

Важно! Если у Вашей организации большой штат, воспользуйтесь табелем учета версии 3.3. Он обладает абсолютно идентичной механикой учета рабочего времени и расчета заработной платы, но с более продвинутым и функциональным интерфейсом по заведению сотрудников. Для этого перейдите на соответствующую статью по данной ссылке: Табель учета 3.3 для большого штата сотрудников

Также на нашем сайте представлены различные вариации исполнения табеля учета рабочего времени, ознакомиться с которыми Вы можете перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель почасового учета TimeSheet (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен

Как начать работу с табелем учета рабочего времени в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Обучающее видео по работе с табелем учета рабочего времени

Подписывайтесь на YouTube канал ExcelLab, ставьте колокольчик, чтобы не пропустить выход новых обновлений табеля учета рабочего времени в excel. Обновления будут выходить с частотой 1-2 раза в месяц. Также будет много другого полезного софта по автоматизации, обучающие ролики, полезные приемы и хитрости Excel.

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени в excel представляет собой самый обычный документ Excel с поддержкой макросов формата xlsm. После скачивания Вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Открыв табель Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (рисунок ниже). Чтобы лучше рассмотреть изображение кликните по картинке для ее увеличения.

Табель по умолчанию заполнен тестовыми данными. Если хотите пропустить этап ввода информации и посмотреть функционал документа, нажмите кнопку «Создать табель». Для того чтобы стереть тестовые данные нажмите кнопку «Очистить табель».

Заполните список сотрудников или введите свои данные, если ведете личный учет трудозатрат. Укажите порядковый номер записи, уникальный табельный номер сотрудника, введите ФИО, должность(не обязательно), выберите из выпадающего списка вид оплаты (оклад, часовая ставка), введите размер оклада или часовой ставки, заполните норму рабочего дня в часах. Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок в конце месяца.

Область настроек построения расположена под кнопкой «Создать табель». С помощью выпадающего списка выберите год и месяц учета, а также режим построения. Табель учета рабочего времени имеет три режима построения: стандартный, день/ночь, день/ночь+. Режимы типа «День/Ночь» создают расчет с разделением рабочих часов на дневные и ночные. Подробнее о режимах построения будет изложено далее.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год. Если у Вас не отображается кнопка построения, нажмите комбинацию клавиш «Alt+F8» и выполните макрос CreateTimesheet_click.

Управление списком сотрудников

Перед началом ввода данных необходимо удалить тестовые записи, нажав кнопку «Очистить табель». После процедуры очистки останется пустой список со строкой Итого, которую при необходимости также можно удалить, выбрав любую ячейку строки и нажав кнопку «Удалить элемент». Начать ввод можно с первой пустой строки.

Табель учета рабочего времени в excel имеет ряд полезных функций управления списком сотрудников, чтобы облегчить его редактирование и сделать более наглядным.

Используйте функцию «Добавить группу» если у Вас большой штат сотрудников и вы хотите разделить список на отделы, или же сгруппировать работников по сфере занятости. Выберите любую ячейку первой пустой строки, в которую хотите поместить строку с названием группы и нажмите соответствующую кнопку. Новая группа добавляется как заголовок подсписка, поэтому сначала необходимо добавить новую группу, а потом ввести данные ее участников. Функция не является обязательной, табель допускает ввод списка без групп если вы ведете табель для личного учета или у Вас нет необходимости делить список.

Функция «Удалить элемент» удаляет строку с записью сотрудника или заголовком группы . Просто выберите любую ячейку нужной строки и нажмите соответствующую кнопку. Также Вы можете использовать любые стандартные методы очистки Excel. Не удаляйте строку целиком, чтобы избежать повреждения данных в соседних таблицах.

Функция «Добавить запись» вставляет пустую строку между любыми элементами списка. Например, если Вы хотите добавить нового сотрудника в уже сформированный список. Выберите любую ячейку строки, в которую хотите вставить новую запись, и нажмите соответствующую кнопку.

Описание структуры табеля

Построим табель в режиме «Стандартный» и рассмотрим его подробнее. Для удобства разделим его на 2 части. Рассмотрим первое изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Первая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Легенда таблицы – строки 1-3, в которых указан месяц и год построения, а также условные обозначения для учета рабочих активностей;
2. В строке 4 макрос проставляет статус дня: «в» — выходной, «пр» — праздничный, «пп» — предпраздничный;
3. Колонки c желтой шапкой — введенный нами список сотрудников с листа «Настройки»;
4. Календарь для проставления часов и рабочих активностей. Выходные и праздничные дни для наглядности подкрашены светло-зеленым.

Рассмотрим второе изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Вторая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Блок «Учет дней», в котором подсчитываются все рабочие активности сотрудника в течении месяца. Отображение тех или иных столбцов можно задать на листе «Настройки»;
2. Блок «Расчет Переработок». Здесь макрос считает плановые переработки/недоработки (от количества часов по производственному календарю), переработки сверх нормы: первые 2 часа и последующие часы, работу в выходные и праздничные дни. Над столбцами присутствуют коэффициенты увеличения оплаты труда за соответствующие активности, которые могут быть изменены вручную. Отображение столбцов также задается на листе «Настройки».

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени необходимо вести, используя стандартные условные обозначения:

• Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
• День отпуска отмечается сокращением от. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
• Декретный отпуск отмечается сокращением до. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
• Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
• Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
• Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
• Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
• Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
• Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel в режиме «День/Ночь» можно увидеть на рисунке ниже. Кликните по картинке для ее увеличения.

Режимы построения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени в excel имеет три режима построения:

• Режим «Стандартный». Для каждой записи сотрудника выделяется только одна строка под заполнение активностей. Нет разделения часов на дневные и ночные. Отлично подойдет для организаций, работники в которых трудятся по обычному дневному графику без суточных смен и дежурств или учет ночных часов в сменах и дежурствах не принципиален.
• Режим «День/Ночь». Для каждой записи сотрудника выделяется две строки: «день ч.» и «ночь ч.». Заполняться могут как обе строки одновременно, так и по раздельности. В данном табеле можно совмещать ведение графиков как работников, которые трудятся по стандартному графику, так и работников, которые работают посменно.
• Режим «День/Ночь+». Для каждой записи сотрудника выделяется три строки: «отметка», «день ч.» и «ночь ч.». Отличается от режима «День/Ночь» наличием дополнительной строки «отметка». Используется в том случае, если необходимо указать тип графика, по которому трудится работник, или для обозначения объекта, на котором ведутся работы, или любое другое обозначение на усмотрение работодателя.

Разработка проектов на заказ, доработка существующих продуктов

Благодарю Вас за прочтение данной статьи!

Жду Ваших отзывов и комментариев ниже. Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас и Вашего бизнеса, с удовольствием отвечу на любые вопросы в комментариях и по WhatsUp.

Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь разработкой прикладного софта на базе Microsoft Excel и Google Sheets. Автоматизация бизнес процессов, аналитика и обработка данных, программы расчета, учета, контроля, макросы, умные таблицы и т.д. Готов взяться за любой проект, проконсультировать по автоматизации Ваших бизнес задач.

Связаться со мной можно через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru, а также по WhatsUp: 8(950)709-47-70

Также на нашем сайте представлены различные вариации исполнения табеля учета рабочего времени, ознакомиться с которыми Вы можете перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель почасового учета TimeSheet (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен

Посты по теме

комментариев 155 Добавить комментарий

Сергей 30.10.2023 в 13:42

Добрый день. В период нахождения сотрудника в командировке ему не начисляется зарплата по окладу или тарифной ставке, а рассчитывается средний заработок. (Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК РФ и Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.)
В случае ежедневных переработок в текущем месяце, в следующем месяце «средний показатель» увеличивается. (Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы») Вопрос в следующем:
1. Каким образом внести в табель переработки в период командировки? (например: работал неделю в командировке, при этом ежедневно перерабатывал + работал в субботу).
2. Способен ли табель анализировать предыдущие 12 месяцев работы сотрудника для расчета «среднего», и учитывать «средний» при расчете ЗП?