Современный офис немыслим без принтеров, копиров и сканеров. Однако содержание этого оборудования зачастую требует значительных вложений. Закупка техники, обслуживание, покупка расходных материалов — все это может составлять до 15% от общего бюджета компании. Решение, которое помогает снизить эти расходы, — аутсорсинг печати. В этой статье мы разберем, как аутсорсинг офисной печати помогает экономить и почему он становится все более популярным.
Что такое аутсорсинг печати?
Аутсорсинг печати — это передача функций по управлению офисной печатью внешнему провайдеру. Компания-заказчик платит за фактически напечатанные страницы, а провайдер берет на себя установку, обслуживание техники и поставку расходных материалов.
Почему это выгодно?
- Снижение начальных затрат. Покупка офисного принтера или МФУ высокого класса — это серьезная статья расходов. Например, качественный лазерный МФУ обойдется от 70 000 до 300 000 рублей. При аутсорсинге техники не нужно покупать — провайдер предоставляет ее в аренду.
- Экономия на обслуживании. Поломка принтера может привести не только к дополнительным расходам, но и к простоям в работе. Обслуживание оборудования при аутсорсинге входит в стоимость услуги. Например, замена деталей, которая может стоить от 5 000 до 20 000 рублей, оплачивается провайдером.
- Оптимизация расходов на печать. Компании часто сталкиваются с перерасходом чернил и бумаги. Аутсорсинг позволяет внедрить систему учета и контроля печати, благодаря чему можно сократить расходы на 20-30%.
- Уменьшение затрат на IT-поддержку. В среднем до 10% времени IT-отдела уходит на решение проблем с принтерами. Аутсорсинг снимает эту нагрузку: все технические вопросы решает провайдер.
Компания «Копи-Консалтинг» предоставляет услуги аутсорсинга офисной печати, помогая оптимизировать расходы на документооборот и повысить эффективность работы офиса. Организация полностью берет на себя обеспечение печатной техники, включая аудит, подбор и установку оборудования, регулярное сервисное обслуживание, замену расходных материалов и ремонт. Среди предлагаемого оборудования — принтеры и МФУ форматов А4 и А3 для черно-белой и цветной печати. Также компания разрабатывает проекты по улучшению системы документооборота и предоставляет ежемесячные отчеты о проделанной работе, гарантируя 100% качество печати и значительное снижение затрат.
Конкретные цифры и факты
• По данным исследований, компании, использующие аутсорсинг печати, сокращают расходы на офисную печать в среднем на 30%. • Средняя стоимость одной страницы при самостоятельной печати составляет 2-3 рубля, тогда как при аутсорсинге эта сумма может снизиться до 1,5 рублей за страницу. • Организации, внедрившие аутсорсинг, сокращают объемы ненужной печати на 25% благодаря функциям контроля доступа.
Как внедрить аутсорсинг печати?
Процесс перехода на аутсорсинг включает несколько шагов:
- Оценка текущих расходов. Проанализируйте, сколько вы тратите на закупку оборудования, расходные материалы, обслуживание и IT-поддержку.
- Выбор провайдера. Обратите внимание на опыт компании, перечень услуг и условия договора. Провайдеры часто предлагают тестовый период.
- Внедрение системы. Провайдер устанавливает оборудование, настраивает программное обеспечение и обучает сотрудников.
- Мониторинг и оптимизация. Провайдер предоставляет отчеты о печати, что позволяет выявлять и устранять перерасходы.
Дополнительные преимущества аутсорсинга
Кроме экономии, аутсорсинг предоставляет ряд других преимуществ:
- Экологичность. Использование современного оборудования снижает энергопотребление.
- Гибкость. Вы можете быстро масштабировать систему печати под нужды бизнеса.
- Безопасность. Современные решения обеспечивают защиту конфиденциальных данных.
Заключение
Аутсорсинг печати — это выгодное решение для компаний, стремящихся сократить расходы и оптимизировать процессы. Благодаря этой модели бизнес может не только экономить деньги, но и сосредоточиться на ключевых задачах, передав рутинные функции профессионалам. Если вы хотите сократить расходы на печать и обслуживание оборудования, самое время рассмотреть переход на аутсорсинг.