Как делается акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Создайте акт сверки в Эльбе

Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 24.01.2023

Как сделать акт сверки в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Акты сверок являются удобным документом для проведения взаиморасчетов между компаниями. В статье мы рассмотрим порядок составления акта сверки в 1С.

Как выполняется оформление акта сверки в 1С

Пошаговая инструкция как можно оформить акт сверки в 1С 8.3:

1. Для начала следует найти раздел в программе, где выполняется данная процедура. Исходя из того, с каким контрагентом вы работаете, следует выбрать «Покупки» или «Продажа».
2. После необходимого выбора следует нажать на кнопку «Создать», чтобы сформировать новый Акт сверки в 1С.
3. На данном этапе необходимо заполнить шапку с дальнейшим выбором продавца или покупателя, валюты, договора и периода, а также указанием названия организации (акт сверки можно формировать в контексте целой компании-контрагента, а не только конкретного документа).
4. В заключение необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Важными реквизитами для заполнения является:

1. «Контрагент» − необходимо указать название компании или частного предпринимателя, с которым выполняется сверка.
2. «Договор» − данное поле следует заполнять по необходимости. В случае если оно останется пустым, в конечный вариант акта попадут все взаимосвязи по договорам с контрагентом.
3. «Период» − необходимо указать временной промежуток, по которому будет выполняться сверка.
4. «Организация» и «Валюта» − поля, которые заполняются в автоматическом режиме в зависимости от настроек и фильтров.

Прежде, чем нажимать «Заполнить», необходимо перейти во вкладку «Счета учета расчетов». Данная закладка заполняется автоматически, но рекомендуется проверять все настройки. Все данные представлены в виде таблицы и их можно корректировать по необходимости. Следует отметить, что дальнейшее выполнение взаиморасчетов будет опираться именно на предоставленные в таблице данные.

Также присутствует вкладка «Дополнительно». Она необходима для расширенной настройки, которую выполнять не обязательно. Здесь можно ввести полные имена участников акта сверки, чтобы потом их отобразить в печатном виде. Затем можно поставить галочки в соответствующих местах для того, чтобы:

• «Разбить по договорам» номер документа в таблице с разбивкой, если он не указан в шапке;
• «Выводить полные названия документов» (например, вместо «Оплата» будет указано «Поступление на расчетный счет» и тому подобное);
• «Выводить счета-фактуры», чтобы в акте присутствовали соответствующие счета-фактуры.

Данные вкладки можно не трогать. Формирование печатной формы акта сверки может выполняться без разбивки по договорам. Можно указывать только счета и оставлять пустые строки на местах, которые предусмотрены для заполнения именами представителей договора. Затем их придется указать при помощи шариковой ручки, на что уйдет немного времени.

Заполнение документа

Первая вкладка документа в программе 1С показывает все необходимые данные. Такое место необходимо заполнить требуемой информацией. Сделать это можно вручную, но лучше воспользоваться автоматизацией. Для этого следует нажать кнопку «Заполнить». После нажатия система предоставит возможность выбрать определенный вариант для выполнения сверки:

1. Исключительно по нашей компании (таблица будет заполнена данными только нашей организации).
2. По нашей организации и контрагенту (будут показаны данные обеих сторон с учетом нашего учета).

Заполненные данные можно поправить. Автоматическому заполнению не следует полноценно доверять, так как важные документы могут не попасть в конечную сверку. Если это произошло, то необходимо перепроверить указанные данные в шапке и во вкладке счета. Также можно проверить настройки фильтрации, по которым выполнялся отбор.

Данные предприятий, фирм и прочих контрагентов заполняются аналогичным способом. Для такой вкладки предусмотрена собственная кнопка «Заполнить». Заполнение выполняется путем простого копирования данных нашей компании, которые были указаны в первой вкладке. Такую информацию также можно корректировать.

Когда все данные указаны и вся информация проверена, можно посмотреть остаток на начало и конец периода. Такую информацию можно увидеть в нижней части документа. Также предоставляются данные по состоянию расхождений между организацией и контрагентом.

Проверка базы 1С на ошибки перед отчетностью

Завершающий этап подготовительных мероприятий для сдачи отчетности – это «Экспресс-проверка ведения учета».
С ее помощью мы проверим:

• Соблюдения положений учетной политики
• Ведения кассовых операций
• Анализ состояния бухгалтерского учета
• Корректный расчет НДС

Согласование

Согласование всех данных следует выполнять через вкладку «Дополнительно». Там предоставляются необходимые параметры для настройки итогового печатного варианта договора. Чтобы максимально корректно сформировать документ, следует установить соответствующие флажки. Это позволит:

• при формировании акта по всем расчетам, разбить данные по договорам;
• выводить счета-фактуры;
• настроить указание названия документов.

После выполнения всех манипуляций, выполняется сверка обеими сторонами договора. Когда это произойдет, то организация и контрагент должны подписать документ. После этого важно установить галочку в соответствующем окошке «Сверка согласована». Таким образом, больше не будет возможности выполнять редактирование в документе. Акт сверки будет защищен от случайных манипуляций, а сам документ не будет выполнять никаких движений.

Печатный вариант акта сверки

Предоставляется возможность распечатки трех форм для акта сверки. Для этого в программе присутствует меню «Печать», которое содержит:

• Акт сверки;
• Акт сверки (с печатью и подписью);
• Конверт.

Первые две формы друг от друга практически ничем не отличаются. Их главным отличием является наличие места для печати. Печатная форма документа содержит:

• дебетовую информацию нашей организации с датой и суммой;
• кредитную информацию со стороны контрагента с датой и суммой;
• обороты за весь период сверки;
• итоговую сумму задолженности;
• название организации, в сторону которой образовалась задолженность.

Необходимость акта сверки

Акт сверки предназначен для того, чтобы выполнять инвентаризацию требуемых расчетов. С помощью данного документа подтверждается состояние между организациями и контрагентами. Акт формируется и подписывается перед сдачей годовой отчетности в бухгалтерии. Рекомендуется прибегать к данной процедуре ежемесячно или каждый квартал. Таким образом, можно оперативно находить ошибки и нестыковки в действующем учете. В акте содержится необходимая информация, чтобы осуществлять расчеты:

• на начало и конец периода сверки;
• по документам по предоставленным услугам или отгруженным товарам;
• по производимым оплатам, в которые входят платежные поручения, зачеты встречных требований и кассовые ордера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Заказать помощь специалиста

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как составить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют партнеры, чтобы убедиться, что информация о платежах и долгах у них одинаковая.

Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами минимум раз в год — во время инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. ИП делают это по желанию.

Сверки позволят избежать ошибок и продлить срок для взыскания долгов через суд. Расскажу, зачем еще нужно составлять акты сверки и как правильно это делать.

Что вы узнаете из статьи

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки — это документ, который составляют контрагенты, например поставщик и покупатель, подрядчик и заказчик. Из акта видно, есть ли за кем-то долг или переплата. Его составляют за определенный период, например за месяц, квартал или год.

Компании обязаны проводить сверку с контрагентами по крайней мере раз в год. ИП делают это по желанию, и от этого есть практическая польза.

В акте указывают задолженность на начало периода, долги, которые возникли в течение периода, и поступившие оплаты. В конце подводят итог — остаток задолженности, его еще называют сальдо. Если обе стороны подписали акт сверки, они согласны с его данными.

Компания «Карго» 1 мая заключила договор с ИП Кравченко на перевозку его товаров. Согласно договору, предприниматель оплачивает услуги в течение 10 дней после каждой перевозки.

За май «Карго» сделала три перевозки для Петрова — на 5000, 7500 и 13 000 ₽. В мае Петров заплатил 5000 и 7500 ₽, а последнюю перевозку должен оплатить до 7 июня. По итогам мая задолженность Петрова — 13 000 ₽.

Компания «Карго» составила акт сверки взаиморасчетов и направила Петрову на подписание. Петров подписал документ. Этим он подтвердил, что должен перевозчику 13 000 ₽ и намерен уплатить их в июне.

Еще акт сверки можно составить с налоговой инспекцией и с Социальным фондом, СФР. Такая сверка помогает получить информацию о задолженностях и переплатах по налогам и взносам. Это нужно, чтобы избежать штрафов, а переплату зачесть в счет другого платежа.

Чтобы узнать сумму задолженности или переплаты, нужно заказать в налоговой «Акт сверки принадлежности сумм денежных средств ЕНП». Сделать это можно в личном кабинете на сайте налоговой службы — там нужно выбрать пункт «Запросить справки и другие документы».

Когда и зачем нужен акт сверки

ИП не должен вести бухучет, поэтому не обязан составлять акты сверки. Для компаний же это часть обязательной годовой инвентаризации. Вот какие могут быть задачи, в которых поможет акт сверки.

Подтвердить задолженность, которую включают в бухгалтерский баланс организаций. Инвентаризация проверяет и подтверждает, что все активы и обязательства, которые есть в бухгалтерском учете, существуют на самом деле.

Организации должны составлять акты сверки не реже раза в год, чтобы подтвердить сведения о задолженности в годовом отчете. Составлять акты надо, если у компании есть долги, если должны ей и даже если все оплачено и долгов нет. Были расчеты — надо составить акты сверки хотя бы раз в год.

Все суммы в отчете должны соответствовать действительности. Это касается дебиторской

и кредиторской
задолженностей.

Подтвердить долги в конце отчетного периода по налогу на прибыль. Если организация на общей системе налогообложения создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам

, она обязана проводить инвентаризацию дебиторской задолженности на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.

Сверить долги с контрагентами. По желанию акты сверки составляют, чтобы обнаружить задолженности и согласовать их. В договоре стороны могут указать, как часто они будут подписывать акты. Чаще всего это делают раз в год, некоторые — раз в квартал, реже — раз в месяц.

Если контрагент все оплатил, акт все равно можно составить. Он будет с нулевым долгом и подтвердит, что все оплачено.

Продлить срок исковой давности. Если контрагент не выплачивает долг, а тот, кому должны, не обратился в суд, через три года истечет срок исковой давности и взыскать деньги не получится. Подписанный акт сверки означает признание долга, и с даты акта срок начинает течь заново.

Предположим, с момента возникновения долга прошло два года. Стороны подписали акт сверки. Срок обнуляется и долги снова можно взыскать в течение трех лет.

Кто составляет и подписывает акт

Акты сверки составляют работники компании или предпринимателя. Это может быть, например, бухгалтер или менеджер. В случае с ИП составить акт может и он сам.

От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — сам предприниматель. Право подписания акта можно предоставить любому работнику по доверенности, например бухгалтеру. Если акт подпишет сотрудник без доверенности, он не считается документом, подтверждающим долг.

Компания обратилась в арбитражный суд с исковым заявлением к контрагенту о взыскании задолженности и процентов. Фирма оказала услуги в 2014 году, а исковое заявление в суд подала в 2018 году, когда срок исковой давности уже прошел. Чтобы продлить его, компания представила акт сверки, подписанный сторонами в сентябре 2015 года.

Суд отказал в удовлетворении требований, так как акт сверки подписал главный бухгалтер без доверенности. В итоге фирма не смогла взыскать с должника более 9,5 миллиона рублей долга и около трех миллионов рублей процентов.

Так может выглядеть доверенность на подписание актов сверки взаиморасчетов

Обязательно ли подписывать акт сверки. Обязанность подписывать акт сверки может быть указана в договоре. Если в нем про сверку ничего не сказано, подписывать акт никто не должен.

В договоре следует указать срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт. А также последствия нарушения срока — например, будет считаться, что контрагент подписал акт.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт. Обычно добросовестные контрагенты сами заинтересованы в том, чтобы сверить долги, но если партнер отказывается это делать и в договоре это не было прописано, способов заставить его нет.

Как составить и отправить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки можно составить в бухгалтерской программе, в программе электронного документооборота или вручную, например в «Экселе» или гугл-таблицах .

Если акт составляют в бухгалтерской программе или вручную, его надо распечатать, подписать и направить контрагенту лично, по почте или курьерской службой. Форма бумажного акта сверки не установлена — любая компания или ИП может разработать ее самостоятельно. Как выглядит акт и как его составить, я расскажу дальше.

Акты, которые направляются через систему электронного документооборота, составляют в формате, утвержденном приказом ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@ . Обычно в сервисах уже есть правильная форма акта. Надо заполнить ее, подписать квалифицированной электронной подписью — КЭП — и направить контрагенту.

Вручную. Документ составляют в произвольной форме. Обычно он состоит из шапки, таблицы с финансовыми операциями и информации об итоговой задолженности.

Так может выглядеть акт сверки взаиморасчетов. Его можно подписать и отправить контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. Если найдет ошибки, пришлет протокол разногласий или акт сверки с исправленными данными

В заголовке обычно пишут:

• наименование документа — «Акт сверки»;
• период сверки;
• наименования контрагентов;
• дату и номер договора, если сверку проводят по одному договору.

Дальше идет таблица. Ее делят на две половины — по данным того, кто составил сверку, и по данным контрагента. Свою часть заполняют по данным бухучета, а если инициатор акта — ИП, то по данным его учетной программы.

Обычно в таблице указывают:

• номер операции по порядку;
• наименование операции — например, отгрузка товара, оказание услуг, выполнение работ или оплата;
• реквизиты документов, которые подтверждают операцию, например дату и номер платежного поручения;
• суммы по дебету — сколько вам должен контрагент, суммы по кредиту — ваша задолженность перед ним. Одна сторона таблицы зеркально отражает другую. То, что один укажет как дебет, другой отразит как кредит;
• обороты за период — суммы всего дебета и кредита;
• начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
• конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.

После таблицы пишут, какая задолженность и в чью пользу сложилась на конец периода.

Ставят подпись с расшифровкой, дату и печать, если она есть. Если акт подписывает директор организации или предприниматель, этого достаточно. Если работник по доверенности, надо указать номер и дату выдачи доверенности.

Акт печатают в двух экземплярах и отправляют контрагенту. Он заполняет свою часть. Его суммы будут отражаться на счетах учета зеркально: то, что у вас по дебету, у контрагента — по кредиту. В конце также выводят сальдо и подписывают документ.

Можно сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда второй стороне останется проверить все и подписать акт.

В онлайн-сервисах. Есть сервисы по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Например, онлайн-сервис «Выставить счет». В нем можно сформировать акт, скачать в PDF и распечатать.

Нужно ввести данные о контрагентах, обо всех операциях и расчетах. Система сама рассчитает задолженность на конец периода

Такой акт формирует система

В программе 1С. В сервисе «1С: Бухгалтерия 8» акт сверки находится в разделе «Покупки» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов или Продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов».

Чтобы его заполнить, надо:

1. Выбрать контрагента и договор. Можно свериться по всем договорам с контрагентом или по одному из них.
2. Указать период проведения сверки.
3. Выбрать бухгалтерские счета. Например, для покупателей и заказчиков это будет счет 62, для поставщиков — 60. В 1С есть список счетов по умолчанию, по которым проводится сверка. Можно свериться по всем выбранным счетам — в сверку все равно попадут только те, по которым были расчеты.
4. Нажать кнопку «Заполнить» и выбрать вариант «Только по нашей организации» или «По нашей организации и контрагенту». В первом случае заполняется правая часть сверки, а левая остается для ручного заполнения контрагентом. Во втором — обе части сразу заполнены, контрагенту останется только проверить данные.
5. Указать подписантов на вкладке «Дополнительно».
6. Распечатать акт — кнопка «Печать». Также можно распечатать текст для почтового конверта.
7. После получения ответа от контрагента можно поставить флажок «Сверка согласована» рядом с полем «Контрагент». После этого акт невозможно будет изменить.

В системе электронного документооборота, ЭДО. Системы, в которых компании обмениваются документами, позволяют составлять акты сверки и отправлять их контрагентам. Например, такая возможность есть в системах «Контур Диадок» и «СБИС».

Обычно акт, составленный в ЭДО, можно распечатать, скачать в разных форматах, отправить контрагенту по электронной почте или через саму систему электронного документооборота. В последнем случае документ подписывают квалифицированной электронной подписью.

Как правильно заполнять акт сверки взаиморасчетов: образец

Покажу, как заполняют акт, на примере. Предположим, ИП Артемова оказывает организации «Спутник трейд» услуги по заправке картриджей.

Договор заключен в декабре 2022 года. Одна заправка стоит 1200 ₽. В июле 2023 года предприниматель составляет акт сверки за полугодие. Заполняет данные сразу и за себя, и за заказчика, чтобы последнему осталось только все проверить и подписать.

Как написать сопроводительное письмо к акту сверки

К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него контрагент поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

• что направлен акт сверки взаиморасчетов;
• период, за который оформлен акт сверки;
• просьбу подписать документ в определенный срок.

Сопроводительное письмо к акту сверки может выглядеть так

Что такое акт сверки с разногласиями и как его заполнять

Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается.

Если кто-то находит ошибки, он отправляет свою версию акта сверки или протокол разногласий. В нем указывается, где допущены ошибки.

Если контрагент согласен с расхождениями, акт сверки составляют заново и подписывают.

Протокол составляют в произвольной форме. Главное — зафиксировать расхождения

Если контрагент не признает ошибку, заинтересованная сторона должна доказать свою позицию. Например, предоставить накладную с подписью контрагента о том, что он принял товар.

ООО «Агрохолдинг» поставлял пекарне муку. По данным компании, за март она отгрузила муки на сумму:

4500 ₽ по накладной от 06.03.2023 № 451
6000 ₽ по накладной от 13.03.2023 № 512
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 609
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 610
4500 ₽ по накладной от 27.03.2023 № 722

Пекарня уплатила 18 000 ₽.

Долг за пекарней на конец периода — 3000 ₽.

Акт сверки распечатали и направили контрагенту.

При сверке бухгалтер пекарни обнаружил, что 20 марта муку привозили только один раз — по накладной № 609 от 20.03, а накладную № 610 составили ошибочно. Так как накладная № 609 с подписями сторон существовала, а накладную № 610 с подписью работника пекарни «Агрохолдинг» не смог найти, ее вычеркнули из сверки. По данным, согласованным обеими сторонами, отгружено муки на 18 000 ₽, оплачено 18 000 ₽. Долга на конец марта нет.

Обычно причина расхождений видна по акту сверки. Чаще всего это одна операция. Например, сальдо в актах сверки могут не совпадать, если:

1. Сведения в учете о продажах не совпадают. Например, одна сторона отразила отгрузку, а вторая не поставила товары на учет. Или у одной из сторон поставка дублируется.
2. Не поступила оплата — такое может быть при наличных расчетах через работников или при ошибках в платежных поручениях.
3. Документ у разных сторон относится к разным периодам, поэтому у одного из контрагентов он не попал в акт сверки.

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Александр Лавров

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор