Экспорт данных из CRM
Экспорт позволяет перенести информацию из Битрикс24 в другую систему, сделать резервную копию данных или проанализировать данные из CRM в сторонних программах.
Экспорт контактов доступен только на коммерческих тарифах. Подробнее о тарифах читайте на странице сравнения тарифов.
Правила и условия экспорта
- Экспортировать можно лиды, сделки, контакты, компании, предложения и счета. В лидах и счетах можно экспортировать элементы на определенных стадиях, а в сделках еще и каждое направление отдельно.
Подробнее о правах на действия в CRM читайте в статье Права доступа в CRM.
- Элементы можно экспортировать только из представления Список, из канбана это сделать не получится.
- Экспортировать элементы можно в форматах csv и xls. Формат файла выбирайте в зависимости от задачи, для решения которой экспортируете данные.
Файл формата xls представляет собой таблицу, он подойдет для анализирования данных в MS Excel, построения графиков и диаграмм.
Файл формата csv — это текстовый файл, в котором значения разделены запятыми. Его можно открыть в любом текстовом редакторе.
В Битрикс24 можно импортировать файлы только формата csv. Поэтому, если создаете резервную копию элементов перед импортом или какой-либо интеграцией, выбирайте именно его.
Как экспортировать элементы
Откройте список нужных элементов CRM.
Особенность экспорта контактов
В контактах, в отличие от остальных элементов, есть опция Участвует в экспорте контактов. Экспортировать можно только те контакты, в которых опция включена.
Отключать и включать эту опцию можно в карточке элемента или через групповые действия.
В файл попадут все элементы, которые есть в списке. С помощью фильтра вы можете отобрать нужные, например, созданные в этом месяце или определенным сотрудником.
Подробнее о фильтре читайте в статье Поиск элементов CRM с помощью фильтра.
Данные будут экспортированы из тех полей, которые отображаются в таблице. Чтобы изменить набор полей, нажмите на шестеренку в левом углу таблицы. Отметьте галочкой нужные. Можно настраивать последовательность выводимых полей в файле, для этого поменяйте колонки местами.
Нажмите на шестеренку и выберите формат экспорта. В открывшемся окне вы сможете выбрать нужные опции:
- Экспортировать все поля сделок и Экспортировать все поля контактов и компаний — эти опции позволяют выгрузить в файл сразу все поля из элементов.
- Экспортировать с детализацией по товарным позициям — эта опция позволяет выгрузить в файл данные о товарах.
После этого нажмите Выполнить и дождитесь окончания экспорта.
Вот так выглядит результат экспорта сделок в формате .xls с детализацией по товарным позициям. В данном случае, в сделке с ID 493 указаны два товара, поэтому в файле экспорта одна сделка занимает две строки — по одной на каждый товар.
Если отключить детализацию по товарным позициями, то в файле экспорта будет только две строки — по одной на каждую сделку.
Как выгрузить базу из Битрикса?
В некоторых случаях возникает необходимость выгрузить информацию из Битрикс24 в другую систему или сохранить данные в резервной копии. Иногда требуется передача данных для анализа в сторонних программах. Можно ли это сделать средствами самого Битрикса или придётся пользоваться приложениями?
Если вы используете коммерческие тарифы Битрикс24, то можете воспользоваться встроенным экспортом.
Экспорт из Битрикс24
С его помощью можно переносить лиды, сделки, компании, контакты, предложения и счета. При этом, в лидах и счетах можно экспортировать некоторые элементы, на определённых стадиях, а в сделках отдельно каждое направление.
Экспорт доступен только сотрудникам, обладающим правами на экспорт.
При экспорте можно выбрать формат файла – csv или xls. Если вам нужно построить графики и диаграммы или проанализировать в таблице MS Excel, то подойдёт формат xls.
В формате csv значения разделены запятыми и такой файл можно открыть в любом текстовом редакторе.
Импортировать в Битрикс24 можно только файлы в формате csv, поэтому, если вы хотите создать резервную копию вашего портала перед интеграцией или внедрением нового функционала, то пользоваться надо именно этим форматом.
Обычный экспорт списка
Для начала вам необходимо открыть список нужный элементов в CRM (экспорт работает только из списка, в канбане работать не будет).
С помощью фильтров вы можете выбрать нужные элементы списка, которые попадут в файл экспорта. Фильтровать можно по периоду, статусу, исполнителю и т.д.
Можно настроить поля, которые попадут в файл, нажав на шестерёнку в левом углу таблицы, в выпавшем списке отметьте галочкой нужные поля.
Там же, в настройках можно выбрать формат экспорта, где доступны следующие опции:
- экспорт всех полей сделок или полей компаний и контактов, таким образом вы можете загрузить файл со всеми возможными полями;
- экспорт с детализацией по товарным позициям.
После нажатия кнопки Выполнить, надо подождать окончания экспорта. Если вы выбрали сделку с детализацией, то сделка, в которой присутствует более одного товара, будет показана в несколько строк (столько, сколько товаров соответствует сделке).
Если отключить детализацию, то в количество строк в файле будет совпадать с количеством выбранных сделок для экспорта.
Особенности экспорта контактов
Экспорт контактов имеет определённую особенность, которая заключается в дополнительной опции «Участвует в экспорте контактов», которая настраивается в карточке конкретного контакта или через групповые действия.
Если в карточке контакта не выбрана такая опция, то контакт не попадёт в файл экспорта.
Вывод
Битрикс24 решает многие проблемы компании, автоматизируя бизнес-процессы. Экспорт сделок, лидов и контактов не является исключением. Но если у вас возникли сложности с каким либо функционалом Битрикс24, вы всегда можете обратиться к специалистам компании «Цифровой Элемент». Мы готовы подсказать, как выполняется та или иная работа, настроить портал удобным для вашей компании способом, либо произвести доработки, внедрив дополнительный функционал.
Как выгрузить базу из Битрикса?
В некоторых случаях возникает необходимость выгрузить информацию из Битрикс24 в другую систему или сохранить данные в резервной копии. Иногда требуется передача данных для анализа в сторонних программах. Можно ли это сделать средствами самого Битрикса или придётся пользоваться приложениями? Если вы используете коммерческие тарифы Битрикс24, то можете воспользоваться встроенным экспортом. Экспорт из Битрикс24 С его помощью можно переносить лиды, сделки, компании, контакты, предложения и счета. При этом, в лидах и счетах можно экспортировать некоторые элементы, на определённых стадиях, а в сделках отдельно каждое направление. Экспорт доступен только сотрудникам, обладающим правами на экспорт. Права на доступ При экспорте можно выбрать формат файла – csv или xls. Если вам нужно построить графики и диаграммы или проанализировать в таблице MS Excel, то подойдёт формат xls. В формате csv значения разделены запятыми и такой файл можно открыть в любом текстовом редакторе. Импортировать в Битрикс24 можно только файлы в формате csv, поэтому, если вы хотите создать резервную копию вашего портала перед интеграцией или внедрением нового функционала, то пользоваться надо именно этим форматом. Обычный экспорт списка Для начала вам необходимо открыть список нужный элементов в CRM (экспорт работает только из списка, в канбане работать не будет). С помощью фильтров вы можете выбрать нужные элементы списка, которые попадут в файл экспорта. Фильтровать можно по периоду, статусу, исполнителю и т.д. Фильтрация элементов Можно настроить поля, которые попадут в файл, нажав на шестерёнку в левом углу таблицы, в выпавшем списке отметьте галочкой нужные поля. Настройка фильтрации Там же, в настройках можно выбрать формат экспорта, где доступны следующие опции: экспорт всех полей сделок или полей компаний и контактов, таким образом вы можете загрузить файл со всеми возможными полями; экспорт с детализацией по товарным позициям. После нажатия кнопки Выполнить, надо подождать окончания экспорта. Если вы выбрали сделку с детализацией, то сделка, в которой присутствует более одного товара, будет показана в несколько строк (столько, сколько товаров соответствует сделке). Экспорт файла с детализацией по товарам Если отключить детализацию, то в количество строк в файле будет совпадать с количеством выбранных сделок для экспорта. Особенности экспорта контактов Экспорт контактов имеет определённую особенность, которая заключается в дополнительной опции «Участвует в экспорте контактов», которая настраивается в карточке конкретного контакта или через групповые действия. Кнопка в карточке контактов Если в карточке контакта не выбрана такая опция, то контакт не попадёт в файл экспорта. Вывод Битрикс24 решает многие проблемы компании, автоматизируя бизнес-процессы. Экспорт сделок, лидов и контактов не является исключением. Но если у вас возникли сложности с каким либо функционалом Битрикс24, вы всегда можете обратиться к специалистам компании «Цифровой Элемент». Мы готовы подсказать, как выполняется та или иная работа, настроить портал удобным для вашей компании способом, либо произвести доработки, внедрив дополнительный функционал. Перенос Битрикс24 Заказать услугу
Россия , Челябинская область , Челябинск , ул. Энтузиастов, 2, оф. 200 Телефон: +7 (351) 220-45-35
Как выгрузить базу 1С в облако: инструкция по переносу
Как выгрузить базу 1С в облако? Предприниматели все чаще встают перед проблемой обеспечения своим сотрудникам удаленной работы вообще и удаленного доступа 1С в частности, и тогда этот вопрос обязательно встает. Многие столкнулись с такой необходимостью в период пандемии, когда сотрудников пришлось перевести на удаленную работу, и такой формат сохранился и после отмены карантина. Существует несколько решений обеспечения такого доступа, в статье мы рассмотрим сценарий переноса 1С в облако.
Зачем переносить 1С в облако
1С существует в коробочном и облачном форматах — и нельзя сказать, что какая-то из версий однозначно лучше другой. Они удовлетворяют различные потребности фирм разного масштаба.
Коробочное издание привлекает конфиденциальностью данных, оффлайн-доступом к серверу в любой момент, и возможностью доработать структуру программы по своему усмотрению, но с другой стороны комплекты лицензий всегда достаточно недешевы, особенно с учетом, что за каждое обновление тоже приходится платить, а лицензия приобретается на конкретное число сотрудников, и если это количество изменилось, затраты никто не компенсирует. «Коробка» также требует достойного серверного оборудования и персонала, который будет это оборудование содержать.
Решение перенести 1С в облако часто бывает связано с желанием оптимизировать финансовые издержки, параллельно обеспечив доступ к 1С сотрудников из разных филиалов или географических точек, без сложной для пользователя без IT-подготовки процедуры настройки удаленного доступа.
Аренда облачного сервиса существенно сокращает расходы на содержание 1С и куда более удобна в плане масштабирования — ресурсы можно расширять и сокращать согласно с изменениями в структуре компании. Помимо этого облако подкупает мобильностью — оно доступно с любого устройства, подключенного к интернету. Однако у зависимости от сети есть и обратная сторона — если соединение плохое, или его нет совсем, работа тут же встает на месте. Также немало проблем стабильности и безопасности данных может возникнуть со стороны поставщика услуг. Так что чтобы не возникало вопроса как сохранить 1С в облаке уже после переноса, к выбору хостинг-провайдера нужно подойти серьезно.
Варианты работы с 1С в облаке
Условно можно выделить три основных варианта использования облачного сервиса 1С:
- 1С:Фреш
Это облачная лицензия от 1С, которая распространяется компаниями-партнерами на их облачном хранилище, и позволяет работать в 1С посредством браузера. Переход на нее достаточно быстрый и простой, вы не покупаете «коробку», а используете программу в SaaS режиме вместе с другими “соседями” по хостингу. - VPS с 1С
Виртуальный сервер с предустановленным программным обеспечением от 1С, на который также можно установить любое необходимое для работы иное ПО. Фактически является частью одного физического сервера, расположенного в дата-центре провайдера. Для большинства станет оптимальным выбором за счет средней стоимости аренды по рынку, предоставляемых технических ресурсов и гибкости в плане приобретения количества лицензий. - Выделенный сервер
В этом случае вы арендуете целый физический сервер. Хотя эта опция дает максимум возможностей, она также является наиболее дорогой и требует специальных знаний по настройке. Исключительно для работы с 1С этот вариант может быть несколько излишним, однако если в планах разместить на таком сервере еще и CRM и масштабные экосистемы для всесторонней работы бизнеса, вроде Битрикс24, то можно рассмотреть и его.
Какой бы вариант использования 1С в облаке вы не выбрали, вам необходимо будет найти надежного поставщика, который предоставит гарантии гладкой работы и полной безопасности ваших данных.
Выбор провайдера
Если вы приняли решение перенести данные 1С в облачный сервис и определились с потребностями вашей компании по ресурсах и техническим особенностям, дальше вы столкнетесь с выбором хостинга. Мы рекомендуем обращать внимание на несколько важных параметров, которые помогут вам определить качество работы провайдера облачных услуг:
- Тестовый период. В идеале он должен быть бесплатным и не менее недели, чтобы вы успели понять устраивает ли вас работа провайдера или нет. Мы не только предоставляем его, но и готовы бесплатно помочь с переездом к нам.
- Техподдержка. Мы рекомендуем выбирать провайдера, который предоставляет круглосуточную поддержку, быстро реагирует на обращения и решает проблему в короткие сроки. Наша техподдержка внимательно относится к каждому обращению и готова будет помочь вам в любой момент.
- Бэкапы. Удостоверьтесь, что провайдер осуществляет регулярное резервное копирование данных. Мы выполняем снапшоты ежедневно, а все оборудование размещаем в надежном ЦОДе Tier III.
- Права доступа. Провайдер должен предоставлять вам терминальный доступ по RDP (Remote Desktop Protocol), право разграничивать доступ к данным по своему усмотрению для разных сотрудников и перекрывать доступ к базе когда это требуется. Если таких возможностей нет, возможно стоит искать дальше.
- Инструменты защиты. Не лишним будет обговорить как именно будет реализована защита предоставленных вами данных, причем как с технической так и с организационной стороны. Мы по умолчанию предоставляем всем нашим клиентам базовую защиту от вредоносных ботов и DDoS-атак и всегда готовы предоставить услуги продвинутой защиты!
Ну и, конечно, если вы воспользуетесь нашими услугами, то вопрос о том, как выгрузить базу 1С в облако, вас больше беспокоить не будет: этим займутся наши опытные сотрудники.
К вопросу о безопасности
Переход на облачное хранение информационных баз ставит владельцев компании с новыми юридическими нюансами связанными с обработкой персональных данных. Существуют законы и подзаконные акты, которые обязуют любого оператора персональных данных, в том числе коммерческие организации, обеспечивать безопасность такой информации. Регуляторы из Роскомнадзора и ФСТЭКа следят за исполнением этих законов, и хотя вероятность столкновения с этими структурами в современных реалиях невелика, исполнять соответствующие предписания все равно необходимо.
Например это Постановление Правительства №1119 и Приказ ФСТЭК №21, мы очень рекомендуем с ними ознакомиться и выяснить какие действия по защите данных необходимо предпринять именно вашей компании. В частности, если вы храните персональные данные ваших сотрудников (сюда входят в том числе ФИО), при переезде на облако вам необходимо уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных и встать на учет, а также обзавестись минимумом регламентирующих документов и назначить ответственных. В случае утечки данных Роскомнадзор может осуществить над вашей фирмой проверку и обязать это сделать, а в случае, если постановкой на учет злоупотребляли уже не один год, это грозит штрафами. Штрафы не очень высоки, до 15 000 рублей для юридических лиц, но платить лишние деньги просто так не хочется никому.
Ваш провайдер выступает субоператором данных, и согласно федеральному закону 152-ФЗ ст. 6 ч.3 обязан защищать предоставленную ему информацию. Однако при ее утечке проблемы могут возникнуть в первую очередь у вас, поэтому при выборе нужно внимательно учитывать следующие параметры безопасности:
- Предпочтительно расположение центра обработки данных на территории РФ, хотя есть список стран, на территории которых можно хранить данные российских компаний. Ознакомиться с ним можно на сайте Роскомнадзора.
- Условия хранения и обработки обязательно должны быть прописаны не только в договоре, но и в свободном доступе на сайте.
- Подтверждение полного удаления ваших данных при отказе от услуг провайдера (конечно же только по факту предварительной выгрузки всех баз данных).
Столкнуться с последствиями своей невнимательности всегда неприятно, поэтому не пренебрегайте знанием законов и исследованием надежности своего будущего облачного провайдера.
Инструкция: как перенести 1С в облако
Когда все необходимые приготовления осуществлены, вы выбрали провайдера облачного сервиса и заключили с ним все необходимые договоренности, можно перейти непосредственно к выгрузке 1С в облако. Мы рассмотрим процесс переноса на примере продукта «1С:Предприятие».
Обязательно удостоверьтесь, что версия вашего коробочного издания и версии, установленной на облачном сервисе, совпадают, в обратном случае при переносе могут возникнуть ошибки и потеря данных.
Непосредственно для переноса из коробки в облако нужно выполнить следующие действия:
- Завершение работы с базой
В первую очередь нужно убедиться, что база данных не задействована в работе. Если кто-то из сотрудников использует 1С в момент ее переноса, их рабочие сеансы нужно завершить.
- Выгрузка базы
- Запустите коробочную версию «1С: Предприятие от имени» администратора.
- Зайдите в отдел «Администрирование»
- В меню «Сервис” найдите команду «Выгрузить информационную базу”
- Укажите папку где будет сохранен файл базы.
- Если программа предложит варианты выгрузки данных, выберите полный режим и нажмите кнопку «Выгрузить данные».
Полученный файл в формате .dt и есть ваша база, информационная база, которую затем нужно перенести в облако.
- Загрузка в облако
- Откройте «1С:Предприятие в облачном сервисе.
- Найдите отдел «Администрирование», в нем меню «Сервис», и в нем «Загрузка данных из сервиса»
- Откроется каталог выбора файла, в нем нужно найти папку, где хранится созданный вами файл базы, и открыть его.
После этого файлы информационной базы вашего «1С:Предприятие» будут загружены в облачный сервис, и можно продолжать работу.
- Проверка
- Чтобы удостовериться, что все данные были перенесены без потерь, перейдите в раздел «Отчеты»
- В меню «Стандартные отчеты» выберите «Оборотно-сальдовая ведомость»
- Выберите отчетный период.
- Проверьте все ли данные отображаются верно
Даже если вы все сделаете верно, в результате данные могут отображаться неверно или не в полном объеме. Тогда стоит обратиться в техническую поддержку облачного сервиса.
Заключение
Переход на облачное использование 1С может стать хорошим выходом для компаний, которые хотят без особых затрат обеспечить безопасный и надежный удаленный доступ сотрудников к программе. Однако к этому процессу стоит отнестись внимательно! Надеемся, мы исчерпывающе ответили на вопрос как выгрузить базу 1С в облако — и готовы предоставить вам в этом процессе свою помощь.
Статья добавлена 1 год назад. Автор — Eltigro
Компас обновил выгрузку данных
Команда Компаса исключила распространённые проблемы, которые возникали у клиентов сервиса с выгрузкой данных в CRM-системы, и добавила новые возможности. Откройте сервис и параллельно читайте обзор — смотрите, что именно изменилось и как работает теперь.
В этой статье:
- Справка по импорту в CRM
- Назначения в формате Excel
- Формат выгрузки CSV
- Режимы выгрузки в формате Битрикс 24
- Анализ продаж в каждом из форматов
Справка по импорту в CRM
К каждому формату выгрузки теперь прилагается подробная справка по импорту в CRM. В справках написали, что сделать в каждой системе, чтобы весь массив выгруженных данных после импорта отображался корректно.
Назначения в формате Excel
Для выгрузки в формате Excel появилось разделение по назначению: для загрузки в CRM или для ручной обработки. Раньше при выгрузке в Excel все контактные телефоны размещались в одной ячейке. Не все CRM поддерживают такое, поэтому при импорте возникали ошибки. Мы это исправили и создали специальный режим, где каждый из телефонов организации размещается в отдельную ячейку.
.png)
Теперь пользователь может выбрать тот режим, который ему нужен. В справке подробно изложено, как принять решение и что нужно сделать для корректного отображениям данных.
Формат выгрузки CSV
Добавили формат выгрузки CSV, поскольку не все CRM-системы умеют обрабатывать формат Excel. Теперь для некоторых не самых популярных и самописных CRM-систем можно использовать CSV. Для него также есть подробная справка по импорту в систему работы с клиентами.
Режимы выгрузки в формате Битрикс 24
Для выгрузки в формате для Битрикс 24 можно выбрать режим — либо «Лиды», либо «Компании и сделки».
Суть режима «Лиды» в том, что не надо заводить карточку Компании и Сделку до подтверждения потребности в случае холодного обзвона. Всю информация, которая помогает принять решение о режиме выгрузки, изложили прямо под меню выбора.
После выбора режима пользователь сможет открыть подробную справку по импорту в систему.
Анализ продаж в каждом из форматов
Теперь, чтобы измерить эффективность Компаса, не нужно прилагать дополнительных усилий. В файл выгрузки для каждого формата добавили отдельный блок для анализа продаж: В файле есть две дополнительные колонки «Источник» и «Название сегмента».
«Источник» пригодится, чтобы отличать Компас от других источников данных, и сравнить их эффективность. Там же мы изложили, как добавить Компас в источники в разных CRM.
Колонка «Название сегмента» нужна, чтобы построить анализ воронки продаж для каждого сегмента в CRM-системе пользователя. Для импорта в CRM нужно добавить новое поле «Название сегмента».
Контур.Компас помогает получать отборные контакты для холодных продаж и рекламных кампаний. Используйте для этого более 60 критериев поиска. Чем точнее база, тем выше конверсия в оплату.