Как сделать авансовый отчет в 1с

Авансовые отчеты в 1С

Просмотры 6981

Комментарии 0

Поделились 0

Ссылка скопирована

Копировать ссылку

Facebook

Twitter

Вконтакте

Linkedin

Отправить на почту

—> —> Dapibus ac facilisis in —> Morbi leo risus —> Porta ac consectetur ac —> Vestibulum at eros —>

В процессе деятельности предприятия, очень часто, возникает необходимость выдачи денежного аванса сотрудникам. Аванс может быть использован для приобретения каких- то товаров, оплаты штрафов и комиссий, оплата исполнительных листов, дополнительных оплат социальных удержаний, и много другое. Подотчетные суммы, сотрудник, должен оправдать документами, то есть закрыть. Составляется авансовый отчет, подотчетное лицо прикрепляет чеки, и другие оправдательные документы и сдает данный отчет в кассу, либо в бухгалтерию

В 1С, в разделе «Банк и касса», есть документ «Авансовые отчеты». После того, как сотруднику выдан расходно-кассовый ордер, либо платежным поручением перечислена сумму на карточный счет, создается документ авансового отчета.

Создаем новый документ. Указываем дату, сотрудника, автоматически указывается счет подотчетных сумм 1251. Далее в разделе «Авансы», добавляем документы, которыми мы выдали денежные суммы сотруднику.

После этого, указываем документы покупок, чеки, приходники, в разделе «Оплата». То есть мы указываем контрагента, сумму, наименование документа, дату и его номер. В разделе содержание, указываем подробности покупок. Счета расчетов – 3310-1710.

Если были приобретены товары и материалы, то мы можем указать их покупку на вкладке «ТМЗ». Выбирается склад наименование товара, сумму и количество, а также оправдательные документы, например, накладная, счет-фактура.

Если сотруднику был выдан аванс под выдачу заработной платы, мы указываем данные, на вкладке «Выплата заработной платы». Если был оплачен исполнительный лист, либо перечислены пенсионные отчисления, социальные отчисления, также необходимо указать данные на соответствующих вкладках.

На вкладке «Прочее», указываются данные расхода денежных средств, например, командировочных, или покупку каких товаров и услуг, на которые нет официальных документов, или квитанции штрафов и комиссий, также, РБП (расходов будущих периодов).

После того, как авансовый отчет будет сформирован, его необходимо сохранить и распечатать, передав на подпись подотчетному лицу. После того, как документ будет подписан сотрудником, а также директором и бухгалтером, необходимо прикрепить к нему все документы и подшить.

Помните, что любая сумма, выданная в подотчет, должны быть закрыта авансовым отчетом и оправдательными документами.

Надеемся наша статья была полезной. Желаем успехов.

Бухгалтер консультант компании «ITSheff» Смирнова Е.А.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.

Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:

3.1 отчет со стороны сотрудника;

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.

Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.

Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.

Если Вы создаете авансовый отчет впервые, то рекомендуем оставить бесплатную заявку в поддержку по 1С через сервис Бит.Личный кабинет. Вам перезвонит консультант по 1С и поможет.

Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».

2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).

2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».

2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»

2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)

Помощь в настройке авансового отчета в 1С БУХ

2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.

2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» — заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.

3. Далее нажимаем «провести».

4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.

Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.

5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).

6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.

7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.

Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.

Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).

2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»

2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.

2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».

3. Записать документ и закрыть.

4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).

5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.

6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.

Какие документы могут служить для отчета?

1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.

2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.

3. Проездные документы.

3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.

3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.

3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.

4. Счета на проживание (в командировке).

5. Счета-фактуры, накладные.

Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.

Настройка авансового отчета по командировке в 1С

Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.

В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.

Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Авансовые отчеты» — «Создать»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.

2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.

2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.

2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»

3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.

4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы

4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»

4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.

4.3 Количество: 1.

4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.

4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)

4.6 Если есть счет-фактура на приобретенные ТМЦ, то нужно пролистать таблицу далее и заполнить вкладку «поставщик», выбрать и списка или создать на основании прописанных в счет-фактуре полных реквизитов. Далее поставить галочку в колонке с названием «СФ» (счет — фактура) и в следующей колонке указываем дату и номер счет-фактуры.

4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).

4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)

5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.

6. Выводим документ на печать, собираем подписи.

Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.

Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.

Обновим формы отчетности в 1С Бухгалтерия 8.3

• Обновим формы отчетности
• Обновление отчетности в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Актуальность отчетов для контролирующих органов

Как правильно сделать документ «Авансовый отчет» в 1С

Документ «Авансовый отчет», находится в панели разделов «Банк и касса/Касса – Авансовый отчет».

В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Номер. Номер авансового отчета;
• Дата. Дата формирования авансового отчета;
• Организация. Учреждение, по которому формируется отчет;
• Счет расчетов. Счет бюджетного плана счетов, предназначенный для ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В качестве счета расчетов с подотчетными лицами используется счет 1261;
• Физическое лицо. Подотчетное лицо, предоставившее авансовый отчет;
• Назначение. Целевое назначение аванса (например, командировочные или хозяйственные расходы).

Закладка «Авансы» предназначена для того, чтобы отразить все расходные документы, по которым подотчетное лицо получало денежные средства. При заполнении закладки указываются:

• Расходный кассовый ордер. Расходный кассовый документ, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства;
• Счет к оплате. Расходный банковский документ, в соответствии с которым на карт-счет или лицевой счет подотчетного лица перечислялись денежные средства;
• Сумма. Общая сумма счета к оплате или расходного кассового ордера;
• Выдано. Сумма счета к оплате или расходного кассового ордера, предназначенная подотчетному лицу, выбранному в шапке документа. Наличие реквизита «Выдано» связано с тем, что по одному и тому же расходному ордеру или счету к оплате денежные средства могло получать несколько подотчетных лиц;
• Израсходовано. Часть суммы, израсходованная подотчетным лицом.

Как правило, подотчетные суммы могут быть использованы не только на командировочные расходы, но и на приобретение различных товарно-материальных запасов, а также активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов. Приобретение ТМЗ и МБП необходимо отразить на закладке «ТМЗ», заполнив следующие реквизиты:

• Номенклатура. Наименование товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов;
• Количество. Количество приобретенных ТМЗ;
• Цена. Цена приобретенных ТМЗ;
• Сумма. Сумма, на которую были приобретены ТМЗ;
• Поставщик. Контрагент, у которого были приобретены товарно-материальные запасы;
• Наименование документа. Наименование документа, являющегося основанием для оприходования товарно-материальных ценностей и приложенного к авансовому отчету;
• Номер документа. Номер документа-основания;
• Дата документа. Дата документа основания;
• Источник финансирования. Источник, за счет которого было сделано приобретение. В качестве источника финансирования могут быть выбраны бюджетные средства, средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг, благотворительные средств и т.д.;
• Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
• Код платных услуг. Код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
• Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов);
• Статья затрат. Вид расходов, представляющий собой более мелкую детализацию бюджетных специфик. Заполнение данного реквизита необходимо для корректного заполнения аналитики счета расходов при проведении документа;
• Движение фонда. Вид движения товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчета по форме 6 «Отчет о движении материальных ценностей», являющегося одним из основных финансовых отчетов в государственных учреждениях.

В случае приобретения основных средств и нематериальных активов используется закладка «Активы», которая содержит те же реквизиты, что и закладка «ТМЗ», за исключением того, что вместо реквизита «Номенклатура» используется реквизит «Актив», значение которого выбирается из справочника «Основные средства и нематериальные активы». Реквизит «Движение фонда» также является обязательным для заполнения, поскольку он используется в форме 5 «Отчет о движении активов», являющейся одним из важных финансовых отчетов.

В случае, если подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по командировочным расходам или по оплате услуг сторонней организации, необходимо использовать закладку «Прочее». Помимо реквизитов, перечисленных на закладке «ТМЗ», она имеет следующие дополнительные реквизиты:

• Вид задолженности. Вид задолженности подотчетного лица, конкретизирующий, какие именно расходы имели место (например, суточные, расходы на проезд, оплата поставщику и т.д.);
• Счет затрат. Реквизит, аналогичный счету расхода на закладках «Активы» и «ТМЗ», использующийся для отнесения суммы авансового отчета на фактические расходы;
• Вид субконто 1, 2, 3. Виды аналитики счета затрат;
• Субконто 1, 2, 3. Значения аналитики счета затрат.

При проведении авансового отчета формируется проводка в кредит счета расчетов с подотчетными лицами. В случае приобретения ТМЗ и ОС формируются движения в регистр накопления «Движение активов и ТМЗ», на основании которого формируются финансовые отчеты по форме 5 «Отчет о движении активов» и 6 «Отчет о движении материальных ценностей».

Авансовый отчет в БП 3.0

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0 .

Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ Выдача наличных (Банк и касса – Кассовые документы – Выдача) с видом операции Выдача подотчетному лицу или документом Списание с расчетного счета (Банк и касса – Банковские выписки – Списание) с видом операции Перечисление подотчетному лицу. Получатель – сотрудник, Статья расходов – Выдача подотчетных сумм.

Проводки по документу:

После расходования денежных средств сотрудник отчитывается за них и в базе составляется документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса). В шапке укажите дату, подотчетное лицо и склад оприходования, если сотрудник приобретал ТМЦ для организации. По гиперссылке НДС в сумме можно указать тип цен, способ отражения НДС.

Во вкладке Авансы подтяните Списание с расчетного счета (которым было произведено списание с корпоративной карты денег), можно сразу несколько документов добавить.

На закладке Товары укажите приобретенные сотрудником ТМЦ, в поле Документ (расхода) укажите чек, его номер и дату. Если были получены счета-фактуры, то поставьте соответствующую галку и укажите реквизиты счетов-фактур. Если в чеке НДС выделен, но счета-фактуры от поставщика нет, то в колонке НДС укажите % НДС.

Во вкладке Прочие отражаются оплаченные сотрудником услуги и прочие затраты, в том числе суточные.

Проводки по документу:

Если в табличной части были указаны реквизиты счетов-фактур, то при проведении авансового отчета создается документ Счет-фактура полученный, в котором установлен флаг Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, если вы хотите отложить этот вычет, то снимите галку.

Неиспользованные денежные средства сотрудник возвращает, отразить это можно через Поступление в кассу или Поступление на расчетный счет. Документы можно создать на основании Авансового отчета. Либо если расходы сотрудника превысили выданные ему средства, то создается документ Списания наличных или Списание с расчетного счета.