Контроль работы ордерного склада
В программе 1С рекомендуется разделить процесс оформления финансовых и складских документов, для этого в системе предусмотрено использование «ордерных складов». Ордерная схема — это разделение операций по движению товаров на финансовые и складские.
Рассмотрим пример работы ордерного склада на операции «Приемка товара». 1С:ERP или 1С:Управление торговлей позволяют отдельно включать возможность работы по ордерной схеме для каждого склада. После включения этой настройки
- документ «Приобретение товаров и услуг» отражает приход только по финансовому учету
- для оформления поступления по складскому учету нужно оформить документ «Приходный ордер»
Как только склад стал ордерным важно оперативно отслеживать расхождения между складскими и финансовыми документами. Основные ошибки:
- отсутствие финансовых документов в системе – забыли ввести
- расхождение между финансовым документом и ордером – указали различные номенклатуры, различные характеристики или серии.
Для своевременного контроля за расхождениями в 1С:ERP предусмотрен отчет «Контроль оформления документов товародвижения». Отчет сверяет данные между двумя контурами и дает рекомендации по исправлению расхождений. Если не вести постоянную работу с отчетом, то все расхождения между документами и фактическим наличием товара будут обнаружены только на инвентаризации, когда прошло уже слишком много времени с момента потери товара. Это приведет к огромным финансовым потерям компании.
Рассмотрим работу типового отчета «Контроль оформления документов товародвижения».
По документу «Заказ поставщика» рекомендация «Оформите приобретение товаров и услуг» – это означает, что складской документ «Приходный ордер» уже оформлен, а финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — не оформлен или оформлен на меньшее количество.
С помощью отчета можно контролировать все необходимые операции: приемка от поставщика, перемещение между складами, оформление излишков и недостач, отгрузка.
- По «Заказу клиента» не завершено оформление «Расходного ордера»
- По виду операции «Оформление излишков и недостач» не оформлены складские акты для отражения недостач.
В типовом отчете реализована простая логика – отображаются все операции, по которым не закончена цепочка документов (не хватает финансового, складского документа, либо документы различаются). В типовой отчет попадают сразу две группы товаров: «товары в пути» и настоящие расхождения. Для эффективного контроля за реальными расхождениями мы должны отделить их от товаров, которые реально находятся по дороге на склад. На своих проектах внедрения мы выполняем доработку отчета, которая позволит отделить товары в пути от расхождений.
В первую очередь определяем «Допустимое время обработки» — это срок на оформление документов. Например, на предприятии принято оформлять сначала «Приобретение товаров и услуг», а в течение 5-ти дней после этого «Приходный ордер». В зависимости от соблюдения этого срока товары будут попадать в один из двух разделов.
- Расхождения в учете – документы не оформлены в допустимые сроки или оформлены с ошибками
- Товары в пути – товар еще не прибыл на склад или не превышен срок обработки документ
Такая доработка отчета позволить видеть только реальные расхождения в системе и оперативно их исправлять. Для обеспечения постоянной работы сотрудников с отчетом предлагаем несколько инструментов.
- Еженедельная рассылка отчета с расхождениями.
- Блокировка проведения документов при наличии расхождений.
Например, при проведении документа «Расходный ордер» проверять – есть ли по аналогичной номенклатуре расхождения на складе. Тогда проведение расходного ордера станет доступным только после исправления обнаруженных расхождений.
Перед внедрением подсистемы «Склад» обязательно нужно подготовить систему 1С и максимально заблокировать ошибочные действия пользователей, сделать систему надежной. Это возможно благодаря внедрению контроля расхождений. Плюсы внедрения:
- Все расхождения на складах исправляются оперативно.
- Уменьшение недостач в компании.
- Финансовые документы соответствуют складским документам и фактическому наличию товара.
Каким образом в программе 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ) реализована ордерная схема учета товаров?
Ордерная схема учета запасов дает возможность разделения учета на складской и финансовый. Такая схема предполагает следующее — движения товарно-материальных ценностей на складе (поступление либо отпуск со склада) оформляются приходными и расходными складскими ордерами. Документы «Приходная накладная» и «Расходная накладная» являются финансовыми и отражают взаиморасчеты с поставщиками и покупателями.
Ордерный схема позволяет отражать, например, следующие распространенные ситуации:
- При поставке товара — запас фактически поступает на склад раньше, чем документы на него от поставщика. Например, документы могут идти по почте. В этом случае поступление на склад оформляется «Приходным ордером». Документ «Приходная накладная» будет сформирована позже.
- При продаже – документ «Расходная накладная» выписывается в офисе, а затем покупатель с этими документами отправляется на склад, где с помощью документа «Расходный ордер» кладовщик оформлять фактически отпуск товара со склада.
Использование ордерной схемы складского учета в 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) становится возможным после установки флажка «Использовать ордерный склад» в разделе «Настройки» «Закупки».
После установки данного флажка необходимо определить, какие из подразделений компании является ордерными склада. Делается это в разделе «Предприятие» «Нормативно-справочная информация» «Склады».
Для оформления отгрузки с ордерного склада используется документ «Расходный ордер». Он может быть введен на основании документа «Расходная накладная», либо непосредственно в журнале документов.
Для оформления поступления товаров на склад используется документ «Приходный ордер», который вводится на основании документа «Приходная накладная» или непосредственно в журнале документов в разделе «Закупки» журнал «Складские ордера».
Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
Ордерная схема это прежде всего разделение операций по движению товаров на Финансовые и Складские . Ещё называют «двухфазная» схема товародвижения.
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
- Операция поступления осуществляются 2 документами (Поступление товаров и услуг и Приходный ордер).
- Процесс поступления разнесен по времени. Т.е. отдел закупа уже сформировал поступление, а на склад товар еще не поступил (машина с товаром приедет позже или даже завтра).
- Есть возможность отражать продолжительный процесс приемки товара с помощью статусов ордеров (К поступлению, В работе, Требуется обработка, Принят).
- Есть возможность отражать расхождения по количеству принятого товара от количества по документам поставщика.
- За финансовые и складские документы отвечают разные сотрудники.
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
- В магазине один продавец и товар крупный в пересчете нет необходимости, плюсов тут от ордерной схемы не будет.
- В сборочном цехе для внедрения ордерной схемы потребуется оборудовать рабочее место, и создавать приходные и расходные ордера, лишняя работа и дополнительные затраты. Да и менеджер находится в этом же здании и скорее всего ему и поручат выписывать ордера. А если возникнут расхождения их тоже проще сразу же уладить с менеджером.
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
- Время выписки реализации и время отгрузки товара со склада разные. Например клиент оплатил товар, а потом пошел искать машину. В данном случае ордерная схема позволит отражать реальные остатки на складе.
- За сохранность товара отвечают кладовщики (материально-ответственные сотрудники) по этому именно они должны списывать товар со склада, а не менеджер, который за товар не отвечает.
- По одной реализации клиент будет получать товар на нескольких складах, это будет требовать выписки нескольких ордеров.
- При поступлении товара из а большого объема, в ордерах удобно учитывать полученное количество и сразу отражать расхождения. А если ещё и товар имеет штрих коды, так процес можно ещё глубже автоматизировать с использованием сканеров штрихкода.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.
Какие же плюсы у ордерной схемы в 1С Управление торговлей 11?
- Разделение операций товародвижения на 2 этапа.
- Отражение реальных остатков на складах.
- За остатки отвечают кладовщики (МОЛ).
- Есть возможность отражать поэтапную приемку и отгрузку товара.
- Есть возможность регистрировать расхождения товара по количеству фактически поступившего и отраженного в документах поставщика.
- В дальнейшем можно начать внедрение WMS функционала на складе (без ордерной схемы в 1С УТ11 это невозможно).
Ордерные склады в УТ 11
Настройка ордерной схемы документооборота, отражение основных операций приемки и отгрузки на ордерном складе.
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
- финансовые документы по расчетам с поставщиками и клиентами оформляет один человек (менеджер), а фактическую приему/отгрузку товаров со склада регистрирует в программе другой человек (кладовщик),
- перечисленные выше сотрудники удалены друг от друга.
При использовании ордерной схемы ДО принято выделять две важные составляющие операций закупок и продаж: изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом и отражение складских движений по номенклатуре. За изменение взаиморасчетов в таком случае отвечает документ Приобретение товаров и услуг (для закупок) и Реализация товаров и услуг (для продаж), а складские движения обеспечивают ордера — приходный и расходный.
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
- закупка у поставщика,
- перемещение товаров,
- продажа клиенту.
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
- расходный ордер (РО) формирует кладовщик из рабочего места Отгрузка,
- РО формирует менеджер из списка документов продажи,
- РО формируется автоматически на основании накладой.
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Впервые на сайте?
Помимо обучающих статей и видеоуроков здесь вы найдете большое количество внешних разработок для типовых конфигураций 1С.
Они позволят вам проще и быстрее выполнять рутинные операции в программе, а также
добавят совершенно новые функции.
90% разработок авторские и представлены
только на этом сайте.
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка:
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер:
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
- по товаросопроводительным документам от поставщика находит нужное распоряжение в списке распоряжений в рабочем месте Приемка,
- на основании найденного распоряжения создает приходный ордер,
- проводит ордер, распечатывает из него Бланк приемки товаров (или Приходный ордер на товары),
- пересчитывает привезенный поставщиком товар, заносит данные в распечатанный бланк,
- данные из бланка переносит в ордер (корректирует колонку количество, как вариант еще и упаковку),
- переводит документ в статус Принят, проводит и закрывает.
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров:
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант