Последняя заполненная ячейка в EXCEL
Рассмотрим диапазон значений, в который регулярно заносятся новые данные.
Диапазон без пропусков и начиная с первой строки
В случае, если в столбце значения вводятся, начиная с первой строки и без пропусков, то определить номер строки последней заполненной ячейки можно формулой: =СЧЁТЗ(A:A))
Формула работает для числовых и текстовых диапазонов (см. Файл примера )
Значение из последней заполненной ячейки в столбце выведем с помощью функции ИНДЕКС() : =ИНДЕКС(A:A;СЧЁТЗ(A:A))
Ссылки на целые столбцы и строки достаточно ресурсоемки и могут замедлить пересчет листа. Если есть уверенность, что при вводе значений пользователь не выйдет за границы определенного диапазона, то лучше указать ссылку на диапазон, а не на столбец. В этом случае формула будет выглядеть так: =ИНДЕКС(A1:A20;СЧЁТЗ(A1:A20))
Диапазон без пропусков в любом месте листа
Если список, в который вводятся значения расположен в диапазоне E8:E30 (т.е. не начинается с первой строки), то формулу для определения номера строки последней заполненной ячейки можно записать следующим образом: =СЧЁТЗ(E9:E30)+СТРОКА(E8)
Формула СТРОКА(E8) возвращает номер строки заголовка списка. Значение из последней заполненной ячейки списка выведем с помощью функции ИНДЕКС() : =ИНДЕКС(E9:E30;СЧЁТЗ(E9:E30))
Диапазон с пропусками (числа)
В случае наличия пропусков (пустых строк) в столбце, функция СЧЕТЗ() будет возвращать неправильный (уменьшенный) номер строки: оно и понятно, ведь эта функция подсчитывает только значения и не учитывает пустые ячейки.
Если диапазон заполняется числовыми значениями, то для определения номера строки последней заполненной ячейки можно использовать формулу =ПОИСКПОЗ(1E+306;A:A;1) . Пустые ячейки и текстовые значения игнорируются.
Так как в качестве просматриваемого массива указан целый столбец ( A:A ), то функция ПОИСКПОЗ() вернет номер последней заполненной строки. Функция ПОИСКПОЗ() (с третьим параметром =1) находит позицию наибольшего значения, которое меньше или равно значению первого аргумента (1E+306). Правда, для этого требуется, чтобы массив был отсортирован по возрастанию. Если он не отсортирован, то эта функция возвращает позицию последней заполненной строки столбца, т.е. то, что нам нужно.
Чтобы вернуть значение в последней заполненной ячейке списка, расположенного в диапазоне A2:A20 , можно использовать формулу: =ИНДЕКС(A2:A20;ПОИСКПОЗ(1E+306;A2:A20;1))
Диапазон с пропусками (текст)
В случае необходимости определения номера строки последнего текстового значения (также при наличии пропусков), формулу нужно переделать: =ПОИСКПОЗ(«*»;$A:$A;-1)
Пустые ячейки, числа и текстовое значение Пустой текст («») игнорируются.
Диапазон с пропусками (текст и числа)
Если столбец содержит и текстовые и числовые значения , то для определения номера строки последней заполненной ячейки можно предложить универсальное решение: =МАКС(ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(«*»;$A:$A;-1);0); ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(1E+306;$A:$A;1);0))
Функция ЕСЛИОШИБКА() нужна для подавления ошибки возникающей, если столбец A содержит только текстовые или только числовые значения.
Другим универсальным решением является формула массива : =МАКС(СТРОКА(A1:A20)*(A1:A20<>«»))
После ввода формулы массива нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER . Предполагается, что значения вводятся в диапазон A1:A20 . Лучше задать фиксированный диапазон для поиска, т.к. использование в формулах массива ссылок на целые строки или столбцы является достаточно ресурсоемкой задачей.
Значение из последней заполненной ячейки, в этом случае, выведем с помощью функции ДВССЫЛ() : =ДВССЫЛ(«A»&МАКС(СТРОКА(A1:A20)*(A1:A20<>«»)))
Как обычно, после ввода формулы массива нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER вместо ENTER .
СОВЕТ: Как видно, наличие пропусков в диапазоне существенно усложняет подсчет. Поэтому имеет смысл при заполнении и проектировании таблиц придерживаться правил приведенных в статье Советы по построению таблиц .
Навигация по документу Excel с помощью клавиатуры
Для того чтобы освоить навыки работы без использования мышки первым делом необходимо научиться свободно перемещаться по ячейкам, таблицам и листам Excel.
Зачем это нужно?
Если в вашей компании есть человек, который не пользуется мышью при работе в Excel, то вы наверно замечали, как быстро он выполняет свою работу.
Использование клавиатуры в качестве основного инструмента дает существенную прибавку к скорости работы. Это связано с тем, что наиболее часто используемые команды можно выполнить путем нажатия всего пары клавиш. Также у наших рук есть механическая память, и через некоторое время вы заметите, что вам нужно только подумать, как пальцы уже нажимают нужные клавиши (Вы ведь не задумываетесь, когда печатаете текст — руки сами это делают).
Конечно, полностью отказаться от мышки не получится, да это и не нужно. Например, выбрать рисунок на листе быстрее мышкой, чем перебирать клавиатурой графические объекты. Вы сами для себя определите, какие действия вам быстрее выполнять мышью, а какие с помощью клавиатуры.
Базовые клавиши
Перемещение по одной ячейке. Стрелки вниз, вверх, влево и вправо
Тут все просто. Нажимая стрелки влево, вправо, вверх и вниз вы будете перемещать курсор в соответствующем направлении на одну ячейку.
Перемещение в начало строки. Клавиша Home
Для того чтобы переместиться в начало строки достаточно нажать одну клавишу — Home. Это быстрее чем прокручивать лист мышкой.
Постраничное перемещение по листу Excel. Клавиши Page Up и Page Down
Клавиша Page Up перемещает курсор ровно на одну страницу вверх, а клавиша Page Down – на страницу вниз. Данные клавиши полностью заменяют прокрутку документа скролом мыши и экономят время. Единственное на первый взгляд неудобство — это то, что при медленной прокрутке скролом вы можете более подробно следить за изменениями в тексте не перемещая глаз с одной точки экрана. При использовании клавиш необходимо будет просматривать страницу от верхнего до нижнего края.
Сочетания клавиш для быстрого перемещения по документу
Перемещение курсора в начало и конец документа. Сочетание клавиш Ctrl + Home и Ctrl + End
Для того, чтобы быстро переместиться в начало листа необходимо просто нажать комбинацию клавиш Ctrl + Home.
Аналогично, для быстрого перехода в конец документа — Ctrl + End.
Перемещение по листам книги. Сочетание клавиш Ctrl + Page Up и Ctrl + Page Down
Для перемещения между листами книги также можно использовать клавиатуру. Зажмите клавишу Ctrl и клавишами Page Up или Page Down перемещайтесь на предыдущий или следующий лист.
Перемещение по документам Excel и другим приложениям. Сочетание клавиш Alt + Tab
Данная комбинация клавиш позволяет переключаться между открытыми приложениями. Как правило, у нас открыто множество приложений, но параллельно мы работаем с двумя-тремя из них (это могут быть Excel и Word, Excel и интернет браузер). Сколько времени вы тратите на то, чтобы переключиться с одного на другой. Сочетание клавиш Alt + Tab позволяет мгновенно перейти к предыдущему документу с котором вы работали. Если необходимо перейти к другому документу, то удерживая клавишу Alt, нажимайте Tab до тех пор, пока не перейдете к нужному документу.
Навигация внутри таблицы и прочие методы перемещения
Быстрое перемещение по таблице. Сочетание клавиши Ctrl и стрелок вверх, вниз, влево и вправо
С помощью клавиатуры гораздо быстрее и удобнее перемещаться внутри таблицы. Для этого используется комбинация клавиши Ctrl и клавиш со стрелками.
Более подробно рассмотрим как работает сочетание клавиш Ctrl + Вниз, так как сочетание клавиши Ctrl с другими стрелками меняет только направление перемещения курсора.
Если курсор установлен на ячейке, содержащей данные, то комбинация клавиш Ctrl + Вниз переместит его вниз по столбцу до последней непустой ячейки. Если же курсор изначально был установлен в пустой ячейке, то сочетание клавиш Ctrl + Вниз поместит его вниз до первой непустой ячейки столбца.
Как это можно использовать: Во-первых, можно быстро переместиться в конец или начало таблицы по полностью заполненному столбцу. Во-вторых, очень удобно найти ячейку, на которой вы остановились, заполняя данные.
Вызов окна перехода. Сочетание клавиш Ctrl + G
С помощью диалогового окна «переход» легко перейти к именованной ячейке/диапазону или умной таблице. Для вызова этого окна можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + G или клавишей F5. Для выбора объекта, к которому вы хотите перейти также можно использовать клавиатуру: нажмите Tab и стрелками вверх и вниз выберите переменную к которой хотите перейти.
Использование окна поиска для перехода к нужной ячейки. Сочетание клавиш Ctrl + F
Очень часто, вместо того чтобы прокручивать скролом мышки документ или перебирать страницы клавишами, проще перейти к нужному место путем поиска. Для того чтобы быстро вызвать окно поиска пользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl + F (для запоминания F — от слова Find — поиск).
Клавиши быстрого доступа при работе с таблицами
Представленный ниже список горячих клавиш поможет вам сэкономить время и использовать его более продуктивно при работе с таблицами и в окне таблицы. В большинстве случаев, чтобы использовать горячие клавиши, окно таблицы должно быть активным. Если горячие клавиши могут использоваться более чем в одной функциональной возможности, горячие клавиши для ячейки имеют приоритет.
Открытие и закрытие таблиц
Используйте эти сочетания клавиш для открытия и закрытия таблиц.
Ctrl+T или Ctrl и двойной щелчок на имени слоя или таблицы
Открытие таблицы атрибутов выбранного слоя или автономной таблицы с панели .
Закрыть открытую таблицу.
Перемещение по таблице
Используйте эти сочетания клавиш для перемещения в пределах таблицы.
Перейти к следующему столбцу.
Если вы находитесь в конце строки, то переходит к первой ячейке следующей строки.
Перейти к предыдущему столбцу.
Если вы находитесь в конце строки, то перейти к последней ячейке предыдущей строки.
Перейти к следующей строке в этом же столбце.
Home или Ctrl+Стрелка влево
Перейти к первой ячейке строки.
End или Ctrl+Стрелка вправо
Перейти к последней ячейке строки.
Перейти к первой строке, первой ячейке.
Перейти к последней строке, последней ячейке.
Клавиша со стрелкой вверх , Клавиша со стрелкой вниз , Клавиша со стрелкой влево , Клавиша со стрелкой вправо
Перейти в указанном стрелкой направлении.
Перейти к первой строке в этом же столбце.
Перейти к последней строке в этом же столбце.
Увеличить или уменьшить масштаб таблицы.
Сбросить масштаб таблицы обратно на 100 процентов.
Горизонтально прокрутить окно таблицы.
Отображается элемент управления Перейти к номеру строки .
Отобразить команды Найти и заменить .
Редактирование и взаимодействие с таблицей
Используйте эти сочетания клавиш при редактировании таблиц и взаимодействия с ними.
Ctrl+C или Ctrl+Insert
Копировать в буфер обмена значение ячейки.
Копировать в буфер обмена выбранные записи.
Ctrl+V или Shift+Insert
Вставить содержание буфера обмена в ячейку или диапазон ячеек.
Редактировать содержание ячейки.
Применить текущее изменение.
Отменить изменение ячейки и вернуться к исходному значению.
Вставить новую строку или несколько новых строк при редактировании.
Выборки в таблицах
Используйте эти сочетания клавиш для выделения данных в таблицах.
Ctrl+A или Shift и щелчок на верхней левой ячейке
Выбрать все записи.
Выбрать или снять выборку с активной строки.
Перейти к следующей записи и выбрать только ее.
Если выбрано более одной строки, то переходит от строки с активной ячейкой. Это особенно полезно при последовательной работе с таблицей, когда требуется просмотреть или редактировать каждую запись, глядя на объекты, которые эти записи представляют на карте.
Ctrl+U или Ctrl и щелчок на верхней левой ячейке
Shift+Стрелка вниз или Shift+Стрелка вверх
Последовательно выбрать записи.
Снимает выборку с записей, если вы переключаете клавиши со стрелками при нажатии клавиши Shift .
Ctrl+Shift+A или нажать в верхней левой ячейке
Перейти к предыдущей строке в этом же столбце и выделить ее.
Работа с полями
Используйте эти сочетания клавиш для работы с полями таблицы.
Удалить сортировку полей.
Открыть диалоговое окно Пользовательская сортировка .
Это действие применяется только к отдельному полю. Чтобы скрыть несколько столбцов полей в таблице одновременно, удерживайте нажатой клавишу Shift и с помощью щелчков выберите нужные поля. Затем щелкните правой кнопкой на имени поля и выберите команду Скрыть поле .
Чтобы снова отобразить все поля, не открывая вид этого поля, нажмите кнопку меню вверху вида таблицы и щелкните Показать все поля . Все ранее скрытые поля вновь станут видны как в виде таблицы, так и в других диалоговых окнах.
Выбор отдельных полей.
Выбор всех полей между первым и последним.
Переключить между отображением названий и псевдонимов полей.
Взаимодействие с картой или сценой из таблицы
Эти комбинации клавиш применяются к активному объекту, выделенному в таблице и в представлении. Это позволяет взаимодействовать с картой или сценой непосредственно из таблицы.
Активным объектом является строка с жирной линией в первой ячейке слева, которая содержит выделенную и затененную ячейку. Для того, чтобы изменить активный объект, переместите курсор на другую строку, щелкнув на ней кнопкой мыши или используя клавиатуру. Активный объект может отличаться от выделенного объекта, у которого вся строка подсвечена синим (цвет выборки по умолчанию).
Приблизиться к выбранным объектам.
Подсветить текущий объект в виде.
Перенести вид к активному объекту и подсветить его.
Приблизить вид к активному объекту и подсветить его.
Двойной щелчок на серой ячейке слева от записи.
Приблизиться и выбрать объект.
Ctrl и двойной щелчок на серой ячейке слева от записи.
Переместиться к объекту и выбрать его.
Ctrl+P или Ctrl+I
Открыть всплывающее окно для активного объекта.
10 способов сэкономить время при помощи горящих клавиш в Excel
Улучшение Ваших навыков работы в Excel является отличным способом что бы начать экономить по несколько минут в день на каждом задаче, потому что Excel является инструментом, используемым большинством из нас на регулярной основе. Он имеет множество невероятных возможностей, которые не сразу бросаются в глаза. Каждый из советов, описанных ниже, может сэкономить Ваше рабочее время, что бы его оставалось больше для других дел и задач.
Excel Совет №1. Автоматическое суммирование с помощью ALT + =
Что бы быстро просуммировать столбец или строку, просто кликните в первую пустую ячейку и нажмите Alt + ‘=’ , что бы просуммировать все значения выше или левее этой ячейки.
Excel Совет №2. Быстрое сохранение документа
Эта комбинация клавиш спасет Вам уйму времени и нервов. Итак, запоминайте: Ctrl + S — быстрое сохранение документа. Используйте эту комбинацию почаще, и да прибудет с Вами спокойствие.
Excel Совет №3. Выделение всех ячеек
Можно выделять ячейки при помощи мышки, при этом придется долго тянуть выделение вниз. Но можно нажать CTRL + A и вся область будет выделена автоматически.
Excel Совет №4. Переход в начало или конец столбца при помощи сочетания клавиш
Часто бывает, что в столбце несколько сот или тысяч строк, а Вам надо быстро добраться до первой или последней ячейки. Конечно это можно сделать при помощи скроллинга, но самый быстрый способ заключается в использовании комбинации клавиш CTRL + ↑, чтобы перейти к верхней ячейке, или CTRL + ↓, чтобы переместиться до последней ячейки перед пустой.
Excel Совет №5. Повторение формулы для нескольких ячеек
Никогда не вносите одну и ту же формулу снова и снова в новые ячейки. Этот совет поможет Вам заполнить все ячейки в столбце той же формулой, что Вы внесли в первую ячейку, но и скорректировать ее для каждой строки.
Создайте формулу, которую нужно в первой ячейке. Затем переместите курсор в правый нижний угол этой ячейки и, когда она превращается в знак плюс, сделайте двойной щелчок, чтобы скопировать эту формулу в остальные ячейки в этой колонке. В каждой ячейке в столбце будут показаны результаты по формуле с использованием данных в этой строке.
Excel Совет №6. Добавление или удаление столбцов либо строк при помощи сочетания клавиш
Удалять строки и столбцы в Excel можно по-разному, однако вне зависимости от того, что Вы хотите сделать: удалить столбец или к примеру, добавить строку, Вы сможете сэкономить немного времени при использовании комбинации клавиш.
CTRL + ‘-‘ – удаление активной строки или столбца. CTRL + SHIFT + ‘=’ – добавление столбца, слева от выделенной ячейки, либо добавление строки сверху также от активной ячейки.
Excel Совет №7. Быстрая настройка ширины столбцов
Можно легко и быстро настроить ширину столбца в соответствии с ее содержанием и избавиться от этих бесполезных ##### записей. Нажмите на заголовок столбца, переместите курсор в правый край заголовка и кликните мышкой два раза.
Excel Совет №8. Умное копирование чисел и дат
Еще одна удивительная особенность, которая встроена в программу – это способность распознавать шаблон в Ваших данных, тем самым позволяя его копировать в другие ячейки.
Просто введите данные в первые две ячейки, которые задают шаблон, выделите эти ячейки и протащите вниз на столько ячеек, сколько Вам нужно. Это работает с числами, датами, днями недели и даже месяцами!
Excel Совет №9. Быстрое перемещение между листами
Перемещаться с листа на лист Вы можете, не отрывая руки с клавиатуры. Для перехода к следующему листу справа нажмите CTRL + PageDown, а для перемещения к листу слева — CTRL + PаgeUp.
Более подробно о перемещении между листами читайте нашу статью: Как быстро перейти между листами в Excel
Excel Совет №10. Формат по образцу несвязанных ячеек
Инструмент «Формат по образцу» является отличным инструментом, который позволяет дублировать формат в другие ячейки, не прикладывая много усилий, кроме кликов мышки.
Многие пользователи Excel используют эту удобную функцию, но Вы знаете, что можете дважды кликнуть по кнопке «Формат по образцу», что бы скопировать формат в несколько несвязанных ячеек? Это экономит значительно время.
Спасибо за внимание. Используйте эти советы в Вашей работе и Вы заметите, что работа с Эксель стала проще и быстрее.
Не забывайте подписываться на нас в социальных сетях, а также оставляйте свои советы по использованию Excel в комментариях к статье.