Расход из кассы
В данном обзоре мы рассмотрим, как в программе 1С:УНФ работать с Расходом денег из кассы компании.
Журналы Расход из кассы, Документы по кассе, Банк и касса
Форма документы и основные реквизиты шапки
Оплата поставщику
Возврат денег покупателю
Списание денег на расходы
Прочий расход
Зарплата по ведомости
Выплата зарплаты сотруднику
Выплата Прочему контрагенту (учредителю)
Возврат кредита
Выдача займа сотруднику
Взнос наличными в банк
Выдача денег подотчетнику
Перемещение в кассу ККМ
Оплата налогов
Печатная форма КО-2 Расходный кассовый ордер
Движение документа Расход из кассы по регистрам
Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru
Настраиваем план счетов в 1С:УНФ на примере ателье
Ведущий специалист 1С:УНФ Наталья Власова делится реальным примером настройки управленческих счетов для ателье по пошиву свадебных платьев.
Содержание:
- Определяем счета с типом Запас
- Делим расходы на производственные, управленческие и коммерческие
- Отчеты
Основные статьи расходов:
1. Аренда (цех);
2. Аренда салона;
3. Закуп оборудования;
4. Заработная плата швей (производственный персонал);
5. Заработная плата бухгалтера, директора (административный персонал);
6. Заработная плата продавцов (коммерческие расходы);
7. Электроэнергия (цех);
8. Электроэнергия (салон);
9. Реклама;
10. Расходы на доставку;
11. Офисные расходы;
12. Расходы на ремонт и обслуживание оборудования;
13. Услуги консультантов/программистов.
Пошив оформляют документом Производство. Операции по пошиву, раскройке и пр. через Сдельный наряд. Расходные материалы (нитки, иглы и пр.) списывают через документ Распределение затрат в конце месяца.
1. Определяем счета с типом Запас
План счетов в УНФ – гибкий инструмент, который можно настроить под свои нужды. Изначально в программе есть 2 предопределенных счета с типом Запас: 10 – Сырье и материалы, 41 – товары и продукция. В нашем случае нужно добавить новые счета: материалы (10.01), фурнитура (10.02), расходные материалы (10.03), а также счет готовая продукция 43.
Добавлять новые счета рекомендуем копированием.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Создаем группу Сырье и материалы в которую будут входить настроенные нами новые счета.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Теперь в плане счетов появилась группа (выделено желтым), и в ней мы будем добавлять счета.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Изменяем первый элемент на 10.01 Материалы, указываем, что подчинен счету «Сырье и материалы». Когда указываем Порядок, нужно не забыть поставить перед числом счета пробел, чтобы настроенный счет не ушел вниз плана счетов.
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Копированием создаем счета «фурнитура» и «расходные материалы». Копированием 41 счета – 43 Готовая продукция.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Каждый из настроенных счетов необходимо указать в карточке номенклатуры по ссылке Счета учета.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
Со счетами учета запасов необходимо определиться ДО начала работы в программе.
2. Делим расходы на производственные, управленческие и коммерческие
2.1. Производственные расходы будут идти в себестоимость выпущенной продукции, управленческие и коммерческие – распределяться на финансовый результат организации.
Производственные также делим на прямые и косвенные затраты.
В данном случае: затраты производственные прямые – материальные затраты и зарплата швей, затраты косвенные – аренда и электроэнергия цеха.
По аналогии с 10 счетом создаем группу 20 Незавершенное производство, и в группе создаем 2 необходимых счета 20.01 Материальные затраты, 20.02 Заработная плата производственных рабочих.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
Тип счета – незавершенное производство, счет закрытия – готовая продукция, способ распределения – не распределять.
Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)
В программе есть 3 варианта распределения типа счетов «Незавершенное производство» и «Косвенные затраты»:
1. Не распределять, если пользователь сам указывает в документе как распределять затраты (документы Производство, Распределение затрат).
2. По объему выпуска, на себестоимость продукции. Как правило, такой способ используется для затрат, которые нельзя прямо отнести на конкретную продукцию, это электроэнергия, аренда производственных цехов и пр., программа сама распределяет затраты при проведении обработки Закрытие месяца пропорционально количеству выпущенной продукции.
3. По прямым затратам, на себестоимость продукции. Затраты распределяются на всю выпущенную продукцию по объему (сумме) прямых затрат, которые определены по кнопке «Фильтр». Как правило там указываются счета прямых материальных затрат и затрат по сдельной оплате труда.
Прямые затраты в плане счетов мы отразили, теперь создадим группу 25 Косвенные затраты и 2 счета 25.01 – Электроэнергия цеха, 25.02 – Аренда цех.
Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить)
Их так же нужно установить в номенклатуре по ссылке «Счета учета».
2.2. Коммерческие расходы учитываются на счетах 90.07. Определим коммерческие расходы:
- Аренда салона (90.07.01);
- Закуп оборудования (90.07.02);
- Заработная плата продавцов (90.07.03);
- Электроэнергия салона (90.07.04);
- Реклама (90.07.05);
- Расходы на доставку (90.07.06);
- Расходы на ремонт и обслуживание оборудования (90.07.07);
- Услуги консультантов/программистов (90.07.08).
- Создаем группу счетов 90.07 и копированием добавляем новые счета.
Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить)
2.3. Управленческие расходы счет 90.08, настраиваем счета:
- Заработная плата бухгалтера, директора (административный персонал) (90.08.01);
- Офисные расходы (90.08.02).
Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить)
Настроенные счета нужно указывать в номенклатурной карточке услуг (ссылка «Счет учета»), которые оказывают нам сторонние организации.
Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 13 (нажмите, чтобы увеличить)
А также в таких документах как «Начисление заработной платы» и «Принятие к учету объектов имущества».
Рис. 14 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 15 (нажмите, чтобы увеличить)
Можно списать номенклатуру с типом «Запас» на любую статью расхода документом Перемещения с операцией «Списание на расходы».
Рис. 16 (нажмите, чтобы увеличить)
3. Отчеты
Отчеты, в которых можно посмотреть статьи затрат:
Доходы и расходы по статьям (по отгрузке)
Рис. 17 (нажмите, чтобы увеличить)
Финансовый результат (после выполнения обработки «Закрытие месяца»)
Рис. 18 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 19 (нажмите, чтобы увеличить)
Обработка «Анализ бизнеса» (после настройки показателей бизнеса)
Рис. 20 (нажмите, чтобы увеличить)
Рис. 21 (нажмите, чтобы увеличить)
Вместе с этим читают:
- Управляйте бизнесом в одной программе с 1С:УНФ
- Контролируйте состояние дел в компании с помощью отчета в программе «1С:УНФ»
- Чек-лист: 7 шагов проверки учета в «1С:Управление нашей фирмой»
Учет в 1С:Бухгалтерия депозита при аренде помещения
Заключая соглашение об аренде, одним из условий арендодатель просит внесение депозита. Суть этой гарантии заключается в том, что в последний месяц расторжения договора, арендатор имеет дополнительный месяц, в течение которого не будет выплачена арендная ставка. Сроки, суммы внесения депозита стороны соглашения могут устанавливать самостоятельно.
В соответствии с условиями положения ПБУ 10/99 «Расходы организаций», документ дает следующее толкование:
Депозит (вносится в виде денежной суммы) это оплата, в виде гарантии для обеспечения условий исполнения договора аренды. Депозит не может быть отнесен к операциям расхода, а принимается как задолженность дебитора.
На практике, есть много вопросов по поводу применения данной операции. Как учитывать обязательство, как вести в отчетности и применять в 1С: Бухгалтерия? Подробно разбираем все нюансы и способы проведения операции.
Оплата депозита
Для перечисления суммы депозита (гарантии платежа по договору аренды) в программе 1С создаем документ «Списание с расчетного счета». Далее, необходимо добавить статью расходов и отметить счет 76.09. Не забудьте поставить отметку «Не погашать». Задолженность перед стороной договора не должна быть погашена:
- пока не прекратит действие заключенный договор;
- в случае иного достигнутого соглашения между сторонами;.
Обратите внимание, в программе 1С Бухгалтерия есть возможность учета договорных обеспечений. Эта вкладка может быть реализована для следующих обеспечительных мер:
- применение в контрактных обязательствах банковской гарантии;
- залоговых операциях;
- предоставление поручительства.
Для активации этой функции, необходимо открыть вкладку «Функциональность», далее перейти в «Расчеты» и отметить галочкой «Учет обеспечений обязательств и платежей».
Далее, при завершении регистрации договора аренды необходимо ввести банковские реквизиты стороны (в данном случае – арендодателя).
После того, как арендодатель получил сумму депозита и был заключен договор, у компании открывается дебиторская задолженность
Не забудьте отметить указанную сумму депозита на счете 009 «Обеспечение обязательств и платежей». Внесение данной операции необходимо выполнить самостоятельно.
Как увидеть аналитику по данному договору? Во вкладке «Анализ субконто», пользователь может вытянуть всю информацию по движению счетов данного договора.
Ежемесячная арендная плата по договору
Для отображения ежемесячных арендных платежей, всегда используйте счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Как правило, период выплаты арендного платежа составляет 1 месяц и отображается как аванс (смотрите счет 60.02).
Как только от арендодателя поступили документы и был получен платеж, бухгалтерия должна включить аренду в прочие расходы (см. Дебет 20,23,25,26,44 и Кредит 60,01). В договоре стороны должны определить назначение помещения. Эта операция также отображается в счете учета затрат.
Переходим во вкладку «Покупки» — находим документы, которые должны поступить от арендодателя – «Услуги» — закрытие акт.
Как только был сформирован «Анализ субконто», на дату текущего месяца в котором произойдет зачисление арендной платы, можно заметить автоматическое отображение аванса перечисленного в момент подписания договора. Обратите внимание, сумма аванса не входит в группу ежемесячных арендных платежей. Ее учет отображается отдельно.
Налог на прибыль
Депозит по начисленному договору аренды относится на вычет и не входит в налогооблагаемую базу налога на прибыль.
НДС
В договоре аренды, стороны могут предусмотреть зачет обеспечения в счет платежа по договору (облагается НДС). Это может быть, например, следующий платеж. В этом случае, депозит будет являться авансом и обязательно должен рассчитан при определении базы НДС. Арендодатель должен предоставить в адрес арендатора счет-фактуру, с указанием данного платежа (смотрите Письмо Минфина РФ от 03.11.2015 года).
Необходимо будет создать счет-фактуру на авансовую операцию:
Обратите внимание, если депозит учитывается именно как обеспечительная мера, в конце расторжения договора, он не должен быть принят в расчет облагаемой базы НДС. При возврате депозита, бухгалтер отмечает в программе операцию «без налога НДС».
Зачет депозита в счет ежемесячного арендного платежа
Проведите зачет депозита между счетами 76 и 80. Используйте корректировку долга, которая доступна в разделах «Покупки» и «Продажи».
При заполнении корректировки, не забудьте указать номер и дату договора аренды, отметьте реквизиты сторон.
Не заполняйте данные во вкладке «Счета учета» — это необязательно.
Далее, последует формирование проводки.
После списания депозита с забалансового счета 009, завершим формирование «Анализа субконто». Депозит в полном объеме зачтен.
До заключения договора, постарайтесь учесть все основания списания депозита. К ним может быть отнесено наступление следующих юридических событий:
- несвоевременное перечисление оплаты по аренде – депозит автоматически списывается в счет погашения долга;
- причинение ущерба – сумма депозита переходит в покрытие убытков стороны;
- начисление штрафной неустойки.
Оприходовать сумму в счет депозита возможно только в том случае, если убыток или обязательства реальны и могут быть подтверждены документом (отправленная претензия или соответствующий акт о расхождениях).
Выполнение операции – перенос депозита на другую операцию
Часто так бывает, что стороны приходят к соглашению и зачитывают депозит на другое обязательство или договор. Это может быть новый договор или текущее обязательство стороны.
Что необходимо выполнить? Открываем «Перенос задолженности» во вкладке «Корректировка долга». Проводки будут выполнены между договорами по счету 76.09
Если стороны допустили увеличение арендной платы, автоматически может быть пересмотрена сумма депозита. Увеличение необходимо отобразить по счету Д 009.01.
Возврат обеспечения
Депозит должен быть возвращен стороне, если такие условия наступили согласно заключенного договора. Перечисление проводится по реквизитам, указанным в соглашении. В программе закрывается дебиторская задолженность.
Операция закрывается на основании документа «Поступление на расчетный счет».
Сумма списания проводится вручную.
В случае, если стороны не предусмотрели порядок возврата депозита, согласно Налоговому Кодексу РФ платеж должен быть возвращен в течение 7 дней с момента предъявления требования.
Рекомендуем условия о депозите указывать максимально подробно, в каких случаях принимается зачет, как обеспечивается возврат и т.д.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Как сдавать в аренду помещения и свести затраты к минимуму: оптимизация расходов на эксплуатацию недвижимости
О компании: Группа компаний «Балтийские активы», г. Калининград, на рынке более 10 лет. Основная деятельность — сдача в аренду офисных помещений. В активе компании 10 объектов недвижимости. В планах дальнейшее расширение путем строительства и приобретения новых объектов недвижимости.
На протяжении всей деятельности компании бухгалтерский и управленческий учет по аренде вели в «1С: Бухгалтерия» 2.0. В основном с помощью программы контролировали оплаты, отслеживали финансовый результат предприятия и вели бухгалтерский учет. Детальную информацию по договорам аренды, расчет коммунальных и эксплуатационных платежей вели в Excel.
В августе 2021 решили автоматизировать процессы. Сформулировали перечень требований к программному продукту:
- наличие бухгалтерского учета;
- организованный учет аренды помещений;
- возможность расширения функционала;
- отсутствие изменений конфигурации.
Для решения задач выбрали компанию «Консалт Инфо» и совместно разработали план мероприятий и поэтапного внедрения программного продукта:
- Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета
- Настройка учета аренды, коммунальных платежей
- Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов
- Разработка инструментов, группового формирования документов
- Интеграция с внешними системами
После демонстрации возможностей выбрали программный продукт «1С:Бухгалтерия 3.0». Также установили дополнительный модуль «1С:Аренда и управление недвижимостью».
1 этап. Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета
На первом этапе настроили базу, внесли первичные данные, остатки и задолженности по счетам. Для организации управленческого учета добавили реквизиты во все основные документы бухгалтерского учета. Расширение реквизитов отражает разрез «центра финансовой ответственности», распределение доходов и расходов по «Объектам аренды».
2 этап. Настройка учета аренды, коммунальных платежей
Далее организовали специфический учет, связанный со сдачей в аренду недвижимости, а именно:
- Договорная часть (объекты, параметры объектов, стоимость, услуги)
- Настройка учета обеспечительных платежей и расчета пеней
- Автоматический расчет аренды, распределение и расчет коммунальных платежей
- Связка поступления оплат с выставленными документами
Также добавили следующие инструменты:
- Расчет площади объекта аренды с учетом мест общего пользования. При заключении договора можно включать МОП в площадь аренды или нет.
- Дополнительные методы распределения коммунальных платежей:данный инструмент позволил отказаться от EXCEL, теперь все расчеты в 1С.
- Доработали механизм автозаполнения всех полей аналитики в платежных документах на основании договора. Сотрудник, указав договор в выписке, получает автоматически заполненный документ в аналитике (объект аренды, финансовый учет, период оплаты)
- Изменили инструмент контроля взаиморасчетов за платежный период. Долги теперь группируются по месяцам оплаты
- Добавили инструмент формирования акта сверки по видам расхода, теперь акт сверки формируется на аренду отдельно, коммуналку отдельно. Частая потребность клиента, получить сверку, разделенную по услугам
3 этап. Разработка инструмента расчета и распределения эксплуатационных расходов
Дополнительный учет расходов связан с эксплуатацией здания. Любые дополнительные услуги, которые не попали в коммунальные платежи, также требуется распределять. Инструмент распределяет расходы по объектам аренды и пропорционально платежам, формирует этапы оплаты на длительный срок. Данный блок ранее также был в Excel, теперь весь учет перенесли в 1С.
4 Этап. Разработка инструментов, группового формирования документов
Теперь нужно упростить работу сотрудников по следующим задачам:
- Регистрация оказанных объемов услуг
- Формирование задолженности арендатора
- Рассылка документов
Для уменьшения трудозатрат настроили групповое формирование счетов и актов и сделали групповую рассылку документов на почту арендаторам. Таким образом, сотрудник выполнил регистрацию объемов услуг, буквально в 2 клика формирует и рассылает документы арендатору.
5 этап. Интеграция с внешними системами
В группе компаний «Балтийские активы» для управления бизнес-процессами компании используется корпоративный портал Битрикс24. Для удобной работы и достоверности данных настроили синхронизацию с 1С. Синхронизованы компании, на портале Битрикс24 фиксируются все документы для рассылки арендаторам.
Для управления финансовой деятельностью и планированием используется веб- решение «Финансист». Для работы инструмента нужны обороты компании, которые учитываются в 1С. Выгрузка данных из 1С в «Финансист» настроена по расписанию. Аналитика управленческого учета, выполненная ранее, помогает формировать бюджет компании.
- Все решения по расширению конфигурации выполнены без изменения конфигурации
- Перенесли весь учет из Excel в 1С, сотруднику больше не нужно вручную заполнять файлики
- Организовали полный учет по взаимоотношениям с арендаторами. Учли условия, платежи, фиксацию документов
- Организовали бухгалтерский и управленческий учет, на основании которого выполняется финансовое планирование
- Автоматизировали процессы. Сотрудник выполняет свою работу на 250% быстрее и эффективнее, чем в прежней базе.
Долгосрочные перспективы:
Группа компаний «Балтийские активы» и компания «Консалт Инфо» выстроили партнерские отношения и определили задачи для дальнейшего расширения учета:
- Формирование дорожной карты по внедрению блока строительства и связки с арендой недвижимости
- Разработка конструктора бюджета БДР и БДДС на базе программного продукта 1С. Разработка мобильного приложения.