Что такое 1с документооборот

Что такое 1с документооборот

Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования.

Это и есть «1С:Документооборот 8»:

• современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников;
• проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

Возможности

Как «1С:Документооборот» решает ваши задачи

Демоверсия
Попробуйте прямо сейчас бесплатно и без регистрации

Учебные курсы
Для участников проектов внедрения, администраторов и пользователей

Обновления, частые вопросы, онлайн-поддержка и другие полезныe материалы

Конфигурации
Для малых, средних, крупных предприятий и государственных учреждений

Методика и консалтинг
Узнайте, как правильно организовать документооборот вашей организации

• Новости
• Внедрения

Новости

Внедрения

Проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8» в АО «Техноформ»

Автоматизация внутреннего документооборота и отчетности ООО «ПКФ «ИЖТЕХНОЛОГИЯ» на базе «1С:Документооборот ПРОФ»

Возможности «1С:Документооборота 8»

«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Работа с договорными документами

Управление документами

Эффективное управление процессами

Функциональный почтовый клиент

Учет и планирование рабочего времени

Проектный учет и контроль исполнения

Инструменты для совместной работы

Интеграция с любыми решениями

Доступ с различных устройств

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

1С:Документооборот 8

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

1С:Документооборот 8 КОРП

«1С:Документооборот 8 КОРП» ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

«1С:Документооборот 8 КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

«1С:Документооборот 8 КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Сравнение функционала

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

Общие функции для версий ПРОФ и КОРП

• Учет входящих документов
• Учет исходящих документов
• Учет внутренних документов
• Учет договоров
• Ведение учета по номенклатуре дел
• Автоматическая генерация регистрационных номеров
• Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
• Сканирование документов
• Распознавание изображений
• Автоматическая загрузка файлов из каталогов
• Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
• Учет по организациям
• Учет по вопросам деятельности
• Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
• Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
• Коллективная работа с файлами любых типов
• Хранение и контроль версий
• Ведение журнала передачи документов
• Настройка личного доступа к документам
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
• Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
• Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
• Сложное согласование документов
• Настройка дополнительных связей между документами
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам
• Учет нескольких резолюций по документу
• Учет и контроль переадресации входящих документов
• Учет и контроль передачи документов
• Учет затрат рабочего времени сотрудников
• Многовалютный учет сумм в документах
• Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
• Настройка и использование дополнительных реквизитов
• Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
• Шаблоны бизнес-процессов
• Распределенная информационная база
• Полнотекстовый поиск любых данных
• Обмен данными с типовыми конфигурациями
• Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
• Версионирование объектов
• Уведомление о задачах по электронной почте
• Структура организации
• Дополнительные отчеты и обработки
• Списки рассылки по корреспондентам
• Способы доставки
• Решение вопросов выполнения задач
• Расширение списка согласующих после старта согласования
• Последовательное выполнение процесса «Исполнение»
• Дополнительные реквизиты процессов и задач
• Список последних обращений к данным
• Расширенный полнотекстовый поиск
• Нумерация по связанному документу
• Размещение файлов в томах по условиям
• Автоматическая очистка устаревших версий
• Учет недействительных пользователей
• Рабочие группы
• Встроенный текстовый редактор
• Бизнес-события
• Изменение срока действия документов
• Комплекты документы
• Визы согласования
• Интеграция с локальным почтовым клиентом

Функции, доступные только в версии КОРП

• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
• Перенос сроков выполнения задач
• Протоколирование работы пользователей
• Рабочий стол руководителя
• Комплексные процессы
• Автоматическая рассылка отчетов
• Управление мероприятиями
• Обсуждения
• Встроенная почта
• Проекты
• Межведомственный (межорганизационный) электронный документооборот (МЭДО)

Дополнительные лицензии

• Использование программ 1С:Предприятие версии ПРОФ на двух и более рабочих местах, возможно при наличии соответствующего количества дополнительных клиентских лицензий.
• Обязательным условием работы дополнительных клиентских лицензий в файл-серверном режиме, является наличие единой локальной сети.

Лицензии уровня КОРП

Наименование	Цена, руб.
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 1 рабочее место	10400	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 1 рабочее место (USB)	13600	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест	36000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест (USB)	46800	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест	69000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест (USB)	86300	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест	130000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест (USB)	162500	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест	312000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест (USB)	374400	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест	600000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест (USB)	720000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 300 рабочих мест	1780000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 300 рабочих мест (USB)	2136000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 500 рабочих мест	2960000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 500 рабочих мест (USB)	3552000	Заказать
1С:Предприятие 8 КОРП. Клиентская лицензия на 1000 рабочих мест	5906000	Заказать

Лицензии серверные

Розничные цены / Полный прайс-лист

— доставка/установка в пределах МКАД
— платформа «1С:Предприятие 8»
— конфигурация «Документооборот»
— комплект документации
— лицензия на использование программного продукта на одном рабочем месте
— льготный договор ИТС (ежемесячное обновление программы, создание архивных копий баз, тестирование на ошибки, доставка диска ИТС ПРОФ, телефонная линия консультации 24/7, 1С: Отчетность, 1С: Лекторий, сервис «Ответ аудитора», сервис «Он-лайн помощник» и многое другое) на 3 месяца
— бесплатных 5 часов работ специалиста (которые Вы можете потратить по своему усмотрению)

— доставка/установка в пределах МКАД
— платформа «1С:Предприятие 8»
— конфигурация «Документооборот КОРП»
— комплект документации
— лицензия на использование программного продукта на одном рабочем месте
— льготный договор ИТС (ежемесячное обновление программы, создание архивных копий баз, тестирование на ошибки, доставка диска ИТС ПРОФ, телефонная линия консультации 24/7, 1С: Отчетность, 1С: Лекторий, сервис «Ответ аудитора», сервис «Он-лайн помощник» и многое другое) на 3 месяца
— бесплатных 10 часов работ специалиста (которые Вы можете потратить по своему усмотрению)

«1С:Документооборот 8.3»: описание системы электронного документооборота

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

• систематизировать поток деловой документации;
• обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
• сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
• автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
• существенно ускорить процесс согласования договоров;
• ускорить время принятия управленческих решений;
• организовать качественную работу сотрудников с документами;
• снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
• создать единую базу документов с быстрым поиском;
• контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
• обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
• вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

• Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
• Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
• Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
• Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
• Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
• Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.

Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»

Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»

Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

• «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
• «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
• « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
• «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

• Учет данных в разрезе проекта
• Многосторонние договора
• Множественные состояния документов
• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа
• Учет этапа обработки документов
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия и остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.