Новые возможности Excel 2021 для Windows
Excel 2021 для Windows позволяет совместно работать с другими пользователями и с легкостью анализировать данные с помощью новых возможностей Excel, включая совместное редактирование, динамические массивы, функции XLOOKUP и LET.
Примечание: Некоторые перечисленные ниже функции не включены в Excel LTSC 2021 для коммерческих клиентов. Каждая из этих функций будет иметь отметку, если она не применима к Excel LTSC 2021 для коммерческих клиентов.
Совместное редактирование
Вы и ваши коллеги можете открывать и работать над одной и той же книгой Excel. Это называется совместное редактирование. После совместного редактирования вы можете быстро увидеть изменения друг друга — за считанные секунды.
Примечание. Совместное редактирование недоступно в Excel LTSC 2021.
Улучшение совместной работы с помощью современных комментариев
Управляйте временем отправки комментариев совместным редакторам и будьте продуктивны благодаря последовательной работе с комментариями в рабочих книгах и других приложениях Office.
Примечание. Современные комментарии недоступны в Excel LTSC 2021.
Узнайте, кто в вашей книге
Узнайте, кто еще работает вместе с вами и где они находятся в книге.
Примечание. Эта функция недоступна в Excel LTSC 2021.
Визуальное обновление
Воспользуйтесь современным интерфейсом меню «Пуск» и обновленными вкладками на ленте. С помощью монолинейного стиля изображений, нейтральных цветовых палитр и скругленных углов окна можно создавать четкий и чистый дизайн. Эти обновления сообщают о действиях и предоставляют функции с помощью простых визуальных средств.
Примечание. Визуальное обновление недоступно в Excel LTSC 2021.
Посмотрите налево, посмотрите направо… XLOOKUP уже здесь!
Найдите все, что вам нужно, по строкам в таблице или диапазоне с помощью XLOOKUP.
Точные совпадения возвращаются по умолчанию — указывать их не нужно.
Функция ПУСТЬ
Функция LET присваивает имена результатам вычислений. Это позволяет хранить промежуточные вычисления, значения или определять имена в формуле. Эти имена применяются только в области функции LET.
Как и переменные в программировании, функция LET выполняется с помощью синтаксиса формул Excel.
Динамические массивы
Напишите одну формулу и возвращайте массив значений. Ускоряют вычисления и анализ с помощью шести
новых функций: FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCEи RANDARRAY.
Функция ПОИСКПОЗX
Функция XMATCH выполняет поиск указанного элемента в массиве или диапазоне ячеек, а затем возвращает относительное положение элемента.
Функцию XMATCH также можно использовать для возврата значения в массиве.
Представления листа
Создавайте настраиваемые представления на листе Excel, не нарушая работу других.
Примечание. Представления листа недоступны в Excel LTSC 2021.
Новый способ работы со средствами специальных возможностей.
Все средства, необходимые для создания содержимого, поддерживающего специальные возможности, объединены в одном месте, на ленте «Специальные возможности».
Примечание. Лента «Специальные возможности» недоступна в Excel LTSC 2021.
Увеличьте охваты вашего контента
Проверка читаемости отслеживает содержание документов и сообщает в строке состояния, когда находит что-то, на что следует обратить внимание. Попробуйте, нажав Рецензирование > Проверка читаемости.
Повышение производительности
Улучшена производительность, стабильность и скорость работы Excel.
Ускоряйте вычисления с помощью основных функций Excel, таких как СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ и СРЗНАЧЕСЛИ.
Одновременное отображение нескольких листов
Больше не нужно отображать листы по одному. Отображайте несколько скрытых листов одновременно.
Узнайте, что нового в стоковых мультимедиа
Мы постоянно добавляем разнообразное мультимедиа-содержимое в коллекцию Office Premium Creative Content, чтобы вы могли выразить себя, например библиотеки стоковых изображений, значков и многое другое.
Находите то, что вам нужно с помощью Поиска (Майкрософт)
В верхней части приложений Microsoft Office в Windows вы найдете новое поле Поиска (Майкрософт). Это мощное средство помогает быстро находить то, что вам нужно, например текст, команды, справку и т. д.
Сохранение изменений по мере внесения
Загрузите файлы в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, чтобы убедиться, что все обновления сохраняются автоматически.
Примечание. Автосохранение недоступно в Excel LTSC 2021.
Поддержка формата OpenDocument (ODF) 1.3
Теперь поддерживается формат OpenDocument (ODF) 1.3. Спецификация ODF 1.3 добавляет поддержку многих новых функций.
Обновленная вкладка «Рисование»
Вы можете быстро получать доступ ко всем инструментам для работы с красками и менять их цвет в одном месте.
Упростите работу с рукописным вводом с помощью новых дополнений вкладки «Рисование»: Точечный ластик, Линейка и Лассо.
Краткие сведения о том, что есть в книге
Хотите узнать, насколько большими становятся ваш лист или таблица? Excel предоставляет статистику по книге, которая поможет вам.
Выберите идеальный цвет
На основе ваших отзывов мы добавили в диалоговое окно Цвета новое поле ввода для шестнадцатеричных значений цветов. Вам не потребуется преобразовывать шестнадцатеричные значения цветов в значения RGB.
Для любого свойства, в котором можно определить цвет, теперь можно ввести в поле Hex шестнадцатеричное значение цвета, например #0F4C81 или 444.
Попробуйте структуру стиля «Набросок»
Вы можете придать фигурам в книге неформальный вид с помощью структуры стиля Набросок.
Параметры «Кривая», «Рисованная» и «Рисованная кривая» можно найти в меню Формат фигуры > Линия > Набросок.
Развивайте навыки работы с Office
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
Анализ данных с помощью сводных таблиц и других средств бизнес-аналитики
Если вы хотите узнать о больших объемах данных ( будь то на вашем сайте или в другом месте), Excel дает вам мощные инструменты.
Вы можете проанализировать данные в одной или нескольких таблицах, создать интерактивные и наглядные отчеты и отправить их всем заинтересованным лицам.
Советы, которые следует прочитать до начала работы
- Позвольте приложению Excel выбрать для вас сводную таблицу Чтобы быстро отбирать данные, которые вы хотите проанализировать в Excel, сначала нужно выбрать с помощью макета Excel для ваших данных.
- Анализ данных в нескольких таблицах Вы можете анализировать данные из двух таблиц в отчете Excel, даже если не используете Power Pivot. Функция модели данных встроена в Excel. Просто добавьте данные в несколько таблиц в Excel а затем создайте связи между ними на листе таблицы или Power View. Готово! Теперь у вас есть модель данных, которая добавляет больше энергии для анализа данных.
- Наносите данные непосредственно на интерактивную сводную диаграмму В Excel можно создать автономный (автономный) сводная диаграмма, который позволяет взаимодействовать с данными и фильтровать их прямо на диаграмме.
- Использовать все Power Pivot и Power View Если у вас установлен Office профессиональный плюс, попробуйте воспользоваться преимуществами этих мощных надстройок:
- Встроенной модели данных может быть достаточно для анализа содержимого нескольких таблиц, однако Power Pivot позволяет создать более сложную модель в отдельном окне Power Pivot. Прежде чем приступать к работе, ознакомьтесь с различиями.
- Надстройка Power View позволяет превратить данные Power Pivot (или любую другую информацию в таблице Excel) в многофункциональный интерактивный отчет, имеющий профессиональный вид. Чтобы начать, просто нажмите кнопку Power View на вкладке Вставка.
Создание и создание сводная диаграмма
Принимайте более обоснованные бизнес-решения на основе данных в отчетах сводных таблиц, на которые можно взглянуть под разным углом. Excel поможет вам приступить к работе, порекомендовав модель, оптимальную для имеющихся данных.
Если данные, которые требуется обработать, хранятся в другом файле за пределами Excel (например, в базе данных Access или в файле куба OLAP), вы можете подключиться к этому источнику внешних данных и проанализировать их в отчете сводной таблицы.
Если вы хотите проанализировать данные в нескольких таблицах, это можно сделать в Excel. Узнайте о различных способах создания связей между несколькими таблицами в отчете таблицы для мощного анализа данных. В этом Excel создается модель данных.
Прежде чем приступать к самостоятельной работе, воспользуйтесь инструкциями, приведенными в этом учебнике. Они помогут вам создать в Excel учебную сводную таблицу, которая объединяет информацию из нескольких таблиц в общую модель данных.
Создав сводную таблицу на основе данных листа, внешних данных или информации из нескольких таблиц, воспользуйтесь списком полей, который позволяет добавлять, упорядочивать и удалять поля в отчете сводной таблицы.
Чтобы провести наглядную презентацию, создайте сводную диаграмму с интерактивными элементами фильтрации, позволяющими анализировать отдельные подмножества исходных данных. Приложение Excel даже может порекомендовать вам подходящую сводную диаграмму. Если вам необходима просто интерактивная диаграмма, создавать для этого сводную таблицу не требуется.
Если требуется удалить сводную таблицу, перед нажатием клавиши DELETE необходимо выделить всю таблицу, которая может содержать довольно много данных. В этой статье рассказывается, как быстро выделить всю сводную таблицу.
Изменение формата вашей скайп-формы
После создания сводной таблицы и добавления в нее полей можно изменить макет данных, чтобы информацию было удобнее просматривать и изучать. Чтобы мгновенно сменить макет данных, достаточно выбрать другой макет отчета.
Если вам не нравится, как выглядит созданная вами сводная таблица, попробуйте выбрать другой стиль. Например, если в ней много данных, лучше включить чередование строк или столбцов, чтобы информацию было проще просматривать, либо выделить важные сведения.
Отображение сведений сводной таблицы
Сортировка помогает упорядочивать большие объемы данных в сводных таблицах, чтобы упростить поиск объектов анализа. Данные можно отсортировать в алфавитном порядке, по убыванию или возрастанию.
Чтобы провести более подробный анализ определенного подмножества исходных данных сводной таблицы, их можно отфильтровать. Сделать это можно несколькими способами. Например, можно добавить один или несколько срезов, которые позволяют быстро и эффективно фильтровать информацию.
Группировка позволяет выделить для анализа определенное подмножество данных сводной таблицы.
Переход на разные уровни при больших объемах данных в иерархии сводной таблицы всегда занимал много времени, включая многочисленные операции развертывания, свертывания и фильтрации.
В Excel новая функция «Быстрое изучение» позволяет детализтировать данные в кубе OLAP или иерархии на основе модели данных для анализа данных на разных уровнях. Эта функция позволяет переходить к нужным сведениям и действует как фильтр при их детализации. Соответствующая кнопка отображается при выборе элемента в поле.
Вместо создания фильтров для отображения данных в сводной таблице теперь можно воспользоваться временной шкалой. Ее можно добавить в сводную таблицу, а затем с ее помощью осуществлять фильтрацию по времени и переходить к различным периодам.
Расчет значений сводной таблицы
Промежуточные итоги в сводных таблицах вычисляются автоматически и отображаются по умолчанию. Если итогов не видно, их можно добавить.
Для сведения данных в сводных таблицах предназначены функции расчета суммы, количества и среднего значения. Функции сведения недоступны в сводных таблицах на базе источников данных OLAP.
Изменение и обновление данных сводной таблицы
После создания сводной таблицы может потребоваться изменить исходные данные для анализа (например, добавить или исключить те или иные сведения).
Если сводная таблица подключена к внешним данным, ее необходимо периодически обновлять, чтобы информация в таблице оставалась актуальной.
Использование богатых возможностей Power Pivot
Если вы уже установили Office профессиональный плюс, запустите надстройку Power Pivot, которая поставляется вместе с Excel для проведения мощного анализа данных. После этого вы сможете создавать сложные модели данных в окне Power Pivot.
В этом учебнике рассказано, как импортировать сразу несколько таблиц с данными. Во второй его части описывается работа с моделью данных в окне Power Pivot.
Вместо импорта данных или подключения к ним в Excel можно воспользоваться быстрой и эффективной альтернативой: импортом реляционных данных в окне Power Pivot.
Расширить возможности анализа данных помогают связи между таблицами, которые содержат сходную информацию (например, одинаковые поля с идентификаторами). Связи позволяют создавать отчеты сводных таблиц, использующие поля из каждой таблицы, даже если они происходят из разных источников.
Для решения задач, связанных с анализом и моделированием данных в Power Pivot, можно использовать возможности вычисления, такие как функция автосуммирования, вычисляемые столбцы и формулы вычисляемых полей, а также настраиваемые формулы на языке выражений анализа данных (DAX).
С помощью Power Pivot можно создавать ключевые показатели эффективности и добавлять их в сводные таблицы.
В этом учебнике показано, как вносить изменения в модель данных для улучшения отчетов Power View.
Анализ данных с помощью Power View
Надстройка Power View, которая входит в состав Office профессиональный плюс, позволяет создавать интерактивные диаграммы и другие наглядные объекты на отдельных листах Power View, напоминающих панели мониторинга, которые можно представить всем заинтересованным лицам.
В конце учебника: импорт данных в Excel и Создание модели данных вы найдете полезные инструкции по оптимизации Power Pivot данных для Power View.
Из этих видеороликов вы узнаете, каких результатов можно добиться с помощью надстройки Power View, функции которой дополняются возможностями Power Pivot.
- Создание сводной таблицы для анализа данных на листе Принимайте более обоснованные бизнес-решения на основе данных в отчетах сводных таблиц, на которые можно взглянуть под разным углом. Excel поможет вам приступить к работе, порекомендовав модель, оптимальную для имеющихся данных.
- Создание сводной диаграммы Чтобы провести наглядную презентацию, создайте сводную диаграмму с интерактивными элементами фильтрации, позволяющими анализировать отдельные подмножества исходных данных. Приложение Excel даже может порекомендовать вам подходящую сводную диаграмму. Если вам необходима просто интерактивная диаграмма, создавать для этого сводную таблицу не требуется.
- Сортировка данных в сводной таблице Сортировка помогает упорядочивать большие объемы данных в сводных таблицах, чтобы упростить поиск объектов анализа. Данные можно отсортировать в алфавитном порядке, по убыванию или возрастанию.
- Фильтрация данных в сводной таблице Чтобы провести более подробный анализ определенного подмножества исходных данных сводной таблицы, их можно отфильтровать. Сделать это можно несколькими способами. Например, можно добавить один или несколько срезов, которые позволяют быстро и эффективно фильтровать информацию.
- Создание временной шкалы сводной таблицы для фильтрации дат Вместо создания фильтров для отображения данных в сводной таблице теперь можно воспользоваться временной шкалой. Ее можно добавить в сводную таблицу, а затем с ее помощью осуществлять фильтрацию по времени и переходить к различным периодам.
- Показ и скрытие подытогов в pivotTable Промежуточные итоги в сводных таблицах вычисляются автоматически и отображаются по умолчанию. Если итогов не видно, их можно добавить.
- Использование внешнего источника данных для использования в стеблиной После создания сводной таблицы может потребоваться изменить исходные данные для анализа (например, добавить или исключить те или иные сведения).
Какие имеются возможности excel для анализа экономической информации
Тема 3.4 Обработка экономической информации средствами электронных таблиц
Программа Excel позволяет оперативно решать экономические задачи для небольших организаций и предприятий. С точки зрения математики характер решаемых задач по обработке экономической информации не очень сложен. Обычно это задачи расчета заработной платы сотрудникам, стоимости приобретенного товара, заполнения плана предприятия по периодам времени и др.
Ввод формул. К данным относятся и формулы. С их помощью можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблицы. Значит, формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается со знака «=». Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или числового значения.
В формулу можно вводить числовые и текстовые значения – константы (текстовые значения должны заключаться в кавычки). Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.
Редактирование уже введенной формулы можно выполнить несколькими способами:
двойным щелчком мышью на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;
выбрав ячейку и нажав клавишу F4;
выбрав ячейку и щелкнув мышью в строке формул.
Вычислительные возможности Excel
Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности ЭТ. Рассмотрим некоторые из них:
Для обозначения действия, например сложения, вычитания и т.п., в формулах применяются операторы. Все операторы делятся на несколько групп:
Арифметические операторы
Вычитание или унарный минус
Возведение в степень
Операторы сравнения
Больше или равно
Меньше или равно
Текстовые операторы
Объединение последовательностей символов в одну последовательность символов
= «Значение ячейки B2 равняется:»&B2
Адресные операторы
Ссылка на все ячейки между границами диапазона включительно
Объединение (точка с запятой)
Ссылка на объединение ячеек диапазонов
Ссылка на общие ячейки диапазонов
=СУММ(A1:B2 C3 D4:E5)
Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения операций всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С их помощью можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т.е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение.
Автоматические вычисления. Некоторые вычисления можно производить без ввода формул. ЭТ благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчеты с использованием калькулятора. Начиная с версии Excel 7.0 в ЭТ была встроена функция Автовычисления. Она позволяет быстро выполнять некоторые математические операции в автоматическом режиме. Чтобы увидеть промежуточные результаты суммирования необходимо выделить нужные ячейки и результат отобразится в строке состояния.
Функции в Excel. Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчетов и взаимодействие с ЭТ. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек (СУММ). В таблицах часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы —
на панели инструментов. Если мы введем ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку
, то произойдет сложение чисел.Мастер функций. Кроме суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую функцию можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется Мастер функций (рисунок 3.9) .
Рисунок 3.9 Окно Мастера функций
Вызвать окно диалога Мастера функций можно с помощью Вставка –Функция, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой .
Первый диалог Мастера функций организован по тематическому принципу. Выбрав категорию в нижнем окне, мы увидим список имен функций, содержащихся в данной группе. Для ускорения выбора Excel «помнит» имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. В нижней части окна отображается справка о назначении функции и ее аргументах.
Поиск и замена данных. Для поиска данных воспользуйтесь командой Найти из меню Правка (рисунок 3.10).
Рисунок 3.10 Окно Найти и заменить
Сортировка данных. Сортировка данных является достаточно частой операцией при работе со списками. С ее помощью можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка из меню Данные. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных.
Фильтрация данных. Фильтры позволяют просматривать только те записи в таблице, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом записи, не удовлетворяющие этим условиям, скрыты во время работы фильтра. В Excel возможны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Этот режим устанавливается командой Автофильтр в меню Данные. Работать с автофильтром довольно просто: например, чтобы отобрать только те записи, в которых значение параметра больше 500, следует воспользоваться кнопкой Список, в открывшемся списке выбрать Условие…, а затем в появившемся окне ввести критерий фильтрации (рисунок 3.11).
Рисунок 3.11 Окно Автофильтр
Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, накладываемым на ячейки отдельного столбца, либо с условием, которое использует возвращаемое формулой значение.
Дополнительные возможности:
Шаблоны. В состав Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счета, наряда и даже для учета личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто повторяющихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов Авансовый отчет, Счет, Заказ, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланк при печати не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.
Для создания документов на основе шаблона выполните команду Создать из меню Файл, затем выберите необходимый шаблон на вкладке Решения. Для создания ряда финансовых документов следует выбрать шаблон Финансовые шаблоны. Эта группа шаблонов содержит формы таких документов, как командировочное удостоверение, авансовый отчет, платежное поручение, счет – фактура, накладная, доверенность и т.д.
Excel позволяет пользователю самому создавать собственные шаблоны документов, а также редактировать имеющиеся. Файл шаблона имеет расширение .xlt
Рисунок 3.12 Окно Шаблоны
Построение диаграмм. При обработке и анализе информации большую помощь оказывает ее графическое представление. Excel предоставляет пользователю мощные средства построения диаграмм.
В Excel используется два типа диаграмм: внедренная диаграмма и диаграммные листы. Внедренная диаграмма применяется, когда исходные данные и диаграмму необходимо отобразить на одном листе. Соответственно диаграммные листы используются, когда графическое представление данных требуется расположить на отдельном листе рабочей книги.
Построение графического изображения производится на основе ряда данных – группы ячеек с данными в пределах одного столбца или строки таблицы. Для диаграммы можно использовать несколько рядов данных.
Для построения диаграммы следует запустить Мастер диаграмм командой Диаграмма в меню Вставка. Следуя указанием мастера, шаг за шагом производится построение диаграммы.
Для быстрого создания диаграммы на отдельном листе можно воспользоваться следующим способом. Выделить необходимые данные, включая категории и названия рядов, затем нажать клавишу F11. Если на основе сделанного выделения нельзя однозначно определить способ графического представления данных, автоматически запускается Мастер диаграмм (рисунок 3.13).
Рисунок 3.13 Окно Мастера диаграмм
Связывание данных. При работе с большими таблицами может потребоваться задание связи между данными разных рабочих листов, а также сведение данных с нескольких листов на один итоговый лист. Для решения подобных задач в Excel предусмотрен ряд способов связывания данных.
https://amdy.su/wp-admin/options-general.php?page=ad-inserter.php#tab-8
При связывании рабочих листов в ссылке на ячейку дополнительно указывается имя рабочего листа, на котором она находится. Имя листа и адрес ячейки разделяются при этом символом «!». Таким образом, чтобы использовать в формулах ссылки на ячейки, находящиеся на другом рабочем листе, необходимо дополнительно указать в ссылке имя листа.
При изменении содержимого ячеек Excel автоматически пересчитывает формулы в зависимых ячейках.
Расширенные возможности Excel финансового анализа
Для пользования электронными таблицами созданы специальные продукты – табличные процессоры. Одна из самых популярных программ – Microsoft Excel. С ее помощью можно пересчитать в автоматическом режиме все данные, связанные формулами. Это огромная поддержка для экономистов, бухгалтеров, финансистов и т.д.
Специализированные программные продукты для работы с экономической информацией стоят дорого. А в условиях постоянно меняющейся российской действительности быстро теряют актуальность – необходимо сервисное обслуживание, обновление. Опять деньги. Для малого и среднего бизнеса невыгодно.
Назначение и возможности табличного процессора Excel
Табличный процесс предназначен для представления и обработки информации. Его возможности:
- Решение математических задач (вычисления с большими объемами данных, нахождение значений функций, решение уравнений).
- Построение графиков, диаграмм, работа с матрицами.
- Сортировка, фильтрация данных по определенному критерию.
- Проведение статистического анализа, основных операций с базами данных.
- Осуществление табличных связей, обмена данных с другими приложениями.
- Создание макрокоманд, экономических алгоритмов, собственных функций.
Возможности Excel для анализа экономической информации не так уж ограничены. Поэтому программа популярна в среде экономистов.
Анализ и обработка экономической информации средствами Excel
Сочетание клавиш для работы с электронными таблицами и лучшие трюки для быстрого добавления, удаления, копирования и т.д. можно скачать тут. Перечень встроенных финансовых и экономических функций – по этой ссылке.
А мы рассмотрим несколько примеров практического применения Excel в экономических целях.
Кредиты и ренты
- Предприятие создало фонд для покрытия будущих расходов. Взносы перечисляются в виде годовой ренты постнумерандо. Разовый платеж составляет 20 000 рублей. На взносы начисляются проценты в размере 12% годовых. Экономисту поручили рассчитать, когда сумма составит 100 000 рублей. Для решения используем функцию КПЕР. Ее назначение – определение общего числа периодов для инвестиционных выплат на основе постоянных взносов и постоянной процентной ставки.
Вызвать функцию можно из меню «Формулы»-«Финансовые»-«КПЕР»
Аргументы функции и порядок их заполнения – на картинке.
Фирме понадобится 4 года для увеличения размера фонда до 100 000 рублей. При квартальной процентной ставке первое значение функции будет выглядеть так: 12%/4. Результат:
- Фирма взяла займ в размере 100 000 рублей под 20% годовых. Срок – три года. Нужно найти платежи по процентам за первый месяц. Поможет встроенная функция Excel ПРПЛТ. Ее можно так же вызвать из меню «Формулы»-«Финансовые»-«ПРПЛТ». Аргументы функции:
Функцию ПРПЛТ применяем, если периодические платежи и процентная ставка постоянны. Результат расчета:
- Предприятие взяло в банке кредит 120 млн. рублей. Срок – 10 лет. Процентные ставки меняются. Воспользуемся функцией БЗРАСПИС, чтобы рассчитать сумму долга «Формулы»-«Финансовые»-«БЗРАСПИС».
Результат:
Пользователь легко может менять количество периодов, на которые выдается займ, процентные ставки. Аргументы функции БЗРАСПИС остаются прежними. Таким образом, с минимальными трудозатратами можно выполнить необходимые расчеты.
Если минимальный период – месяц (а не год), то годовую ставку в формуле делим на 12 (х/12).
Платежеспособность фирмы
Есть такое понятие в экономике, как коэффициент покрытия.
На основе балансовых данных в конце отчетного года рассчитывается общий коэффициент покрытия.
Анализируются оборотные активы (достаточно ли их для погашения краткосрочных долгов и бесперебойного функционирования предприятия). На этом основании считается «необходимый» уровень общего коэффициента.
Соотношение коэффициентов позволяет сделать вывод о платежеспособности фирмы.
Все это можно сделать с помощью простых средств Excel:
Как видно из примера, не пришлось даже задействовать специальные функции. Все расчеты произведены математическим путем.
Расширенные возможности Excel
Ряд экономических задач – это некая система уравнений с несколькими неизвестными. Плюс на решения налагаются ограничения. Стандартными формулами табличного процессора проблему не решить.
Для построения соответствующей модели решения существует надстройка «Поиск решения».
- Расчет максимального выпуска продукции при ограниченных ресурсах.
- Составление/оптимизация штатного расписания при наименьших расходах.
- Минимизация транспортных затрат.
- Оптимизация средств на различные инвестиционные проекты.
Подключение надстройки «Поиск решения»:
- В меню Office выбрать «Параметры Excel» и перейти на вкладку «Надстройки». Здесь будут видны активные и неактивные, но доступные надстройки.
- Если нужная надстройка неактивна, перейти по ссылку «Управление» (внизу таблички) и установить надстройку. Появиться диалоговое окно в котором нужно отметить галочкой «Поиск решения» и нажать ОК
Теперь на простенькой задаче рассмотрим, как пользоваться расширенными возможностями Excel.
Для нормальной работы небольшого предприятия хватит 4-6 рабочих, 7-9 продавцов, 2 менеджера, заведующий складом, бухгалтер, директор. Нужно определить их оклады. Ограничения: месячный фонд зарплаты минимальный; оклад рабочего – не ниже прожиточного минимума в 100 долларов. Коэффициент А показывает: во сколько раз оклад специалиста больше оклада рабочего.
Таблица с известными параметрами:
- менеджер получает на 30 долларов больше продавца (объясняем, откуда взялся коэффициент В);
- заведующий складом – на 20 долларов больше рабочего;
- директор – на 40 долларов больше менеджера;
- бухгалтер – на 10 долларов больше менеджера.
- Найдем зарплату для каждого специалиста (на рисунке все понятно).
- Переходим на вкладку «Данные» — «Анализ» — «Поиск решения» (так как мы добавили настройку теперь она доступна ).
- Заполняем меню. Чтобы вводить ограничения, используем кнопку «Добавить». Строка «Изменяя ячейки» должна содержать ссылки на те ячейки, для которых программа будет искать решения. Заполненный вариант будет выглядеть так:
- Нажимаем кнопку «Выполнить» и получаем результат:
Теперь мы найдем зарплату для всех категорий работников и посчитаем ФОТ (Фонд Оплаты Труда).
Возможности Excel если не безграничны, то их можно безгранично расширять с помощью настроек. Настройки можно найти в Интернет или написать самостоятельно на языке макросов VBA.
10 популярных финансовых функций в Microsoft Excel
Excel имеет значительную популярность среди бухгалтеров, экономистов и финансистов не в последнюю очередь благодаря обширному инструментарию по выполнению различных финансовых расчетов. Главным образом выполнение задач данной направленности возложено на группу финансовых функций. Многие из них могут пригодиться не только специалистам, но и работникам смежных отраслей, а также обычным пользователям в их бытовых нуждах. Рассмотрим подробнее данные возможности приложения, а также обратим особое внимание на самые популярные операторы данной группы.
Выполнение расчетов с помощью финансовых функций
В группу данных операторов входит более 50 формул. Мы отдельно остановимся на десяти самых востребованных из них. Но прежде давайте рассмотрим, как открыть перечень финансового инструментария для перехода к выполнению решения конкретной задачи.
Переход к данному набору инструментов легче всего совершить через Мастер функций.
-
Выделяем ячейку, куда будут выводиться результаты расчета, и кликаем по кнопке «Вставить функцию», находящуюся около строки формул.
В Мастер функций также можно перейти через вкладку «Формулы». Сделав переход в неё, нужно нажать на кнопку на ленте «Вставить функцию», размещенную в блоке инструментов «Библиотека функций». Сразу вслед за этим запустится Мастер функций.
Имеется в наличии также способ перехода к нужному финансовому оператору без запуска начального окна Мастера. Для этих целей в той же вкладке «Формулы» в группе настроек «Библиотека функций» на ленте кликаем по кнопке «Финансовые». После этого откроется выпадающий список всех доступных инструментов данного блока. Выбираем нужный элемент и кликаем по нему. Сразу после этого откроется окно его аргументов.
ДОХОД
Одним из наиболее востребованных операторов у финансистов является функция ДОХОД. Она позволяет рассчитать доходность ценных бумаг по дате соглашения, дате вступления в силу (погашения), цене за 100 рублей выкупной стоимости, годовой процентной ставке, сумме погашения за 100 рублей выкупной стоимости и количеству выплат (частота). Именно эти параметры являются аргументами данной формулы. Кроме того, имеется необязательный аргумент «Базис». Все эти данные могут быть введены с клавиатуры прямо в соответствующие поля окна или храниться в ячейках листах Excel. В последнем случае вместо чисел и дат нужно вводить ссылки на эти ячейки. Также функцию можно ввести в строку формул или область на листе вручную без вызова окна аргументов. При этом нужно придерживаться следующего синтаксиса:
Главной задачей функции БС является определение будущей стоимости инвестиций. Её аргументами является процентная ставка за период («Ставка»), общее количество периодов («Кол_пер») и постоянная выплата за каждый период («Плт»). К необязательным аргументам относится приведенная стоимость («Пс») и установка срока выплаты в начале или в конце периода («Тип»). Оператор имеет следующий синтаксис:
Оператор ВСД вычисляет внутреннюю ставку доходности для потоков денежных средств. Единственный обязательный аргумент этой функции – это величины денежных потоков, которые на листе Excel можно представить диапазоном данных в ячейках («Значения»). Причем в первой ячейке диапазона должна быть указана сумма вложения со знаком «-», а в остальных суммы поступлений. Кроме того, есть необязательный аргумент «Предположение». В нем указывается предполагаемая сумма доходности. Если его не указывать, то по умолчанию данная величина принимается за 10%. Синтаксис формулы следующий:
Оператор МВСД выполняет расчет модифицированной внутренней ставки доходности, учитывая процент от реинвестирования средств. В данной функции кроме диапазона денежных потоков («Значения») аргументами выступают ставка финансирования и ставка реинвестирования. Соответственно, синтаксис имеет такой вид:
ПРПЛТ
Оператор ПРПЛТ рассчитывает сумму процентных платежей за указанный период. Аргументами функции выступает процентная ставка за период («Ставка»); номер периода («Период»), величина которого не может превышать общее число периодов; количество периодов («Кол_пер»); приведенная стоимость («Пс»). Кроме того, есть необязательный аргумент – будущая стоимость («Бс»). Данную формулу можно применять только в том случае, если платежи в каждом периоде осуществляются равными частями. Синтаксис её имеет следующую форму:
Оператор ПЛТ рассчитывает сумму периодического платежа с постоянным процентом. В отличие от предыдущей функции, у этой нет аргумента «Период». Зато добавлен необязательный аргумент «Тип», в котором указывается в начале или в конце периода должна производиться выплата. Остальные параметры полностью совпадают с предыдущей формулой. Синтаксис выглядит следующим образом:
Формула ПС применяется для расчета приведенной стоимости инвестиции. Данная функция обратная оператору ПЛТ. У неё точно такие же аргументы, но только вместо аргумента приведенной стоимости («ПС»), которая собственно и рассчитывается, указывается сумма периодического платежа («Плт»). Синтаксис соответственно такой:
Следующий оператор применяется для вычисления чистой приведенной или дисконтированной стоимости. У данной функции два аргумента: ставка дисконтирования и значение выплат или поступлений. Правда, второй из них может иметь до 254 вариантов, представляющих денежные потоки. Синтаксис этой формулы такой:
СТАВКА
Функция СТАВКА рассчитывает ставку процентов по аннуитету. Аргументами этого оператора является количество периодов («Кол_пер»), величина регулярной выплаты («Плт») и сумма платежа («Пс»). Кроме того, есть дополнительные необязательные аргументы: будущая стоимость («Бс») и указание в начале или в конце периода будет производиться платеж («Тип»). Синтаксис принимает такой вид:
ЭФФЕКТ
Оператор ЭФФЕКТ ведет расчет фактической (или эффективной) процентной ставки. У этой функции всего два аргумента: количество периодов в году, для которых применяется начисление процентов, а также номинальная ставка. Синтаксис её выглядит так:
Нами были рассмотрены только самые востребованные финансовые функции. В общем, количество операторов из данной группы в несколько раз больше. Но и на данных примерах хорошо видна эффективность и простота применения этих инструментов, значительно облегчающих расчеты для пользователей.
Какие имеются возможности excel для анализа экономической информации
Экономическая информация и ее обработка
Экономическая информация — это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.
Возможности программы Excel
Программа Microsoft Excel относится к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности. Существуют следующие версии данной программы — Microsoft Excel 4.0, 5.0, 7.0, 97, 2000. В данном практикуме рассмотрена версия 97. Знакомство с более ранними версиями позволит легко перейти к следующей.
Программа Microsoft Excel позволяет:
· сформировать данные в виде таблиц;
· рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;
· представить данные из таблиц в графическом виде;
· организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.
В Microsoft Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.
База данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.
База данных в Microsoft Excel — это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого столбцов. Ссылка может быть задана как диапазон ячеек либо как имя, соответствующее диапазону списка.
Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в списке должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент поле может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля (Дерево), 2 — для второго поля (Высота) и так далее.
Критерий — это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца в списке, для которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1:F2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, например «Критерии». Для получения дополнительных сведений об условиях, которые могут быть использованы в качестве аргумента критерий нажмите кнопку.
Функции для работы с базами данных и списками
БДДИСП Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных
БДДИСПП Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных
БДПРОИЗВЕД Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию
БДСУММ Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию
БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию
БСЧЁТ Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных
БСЧЁТА Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных
ДМАКС Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных
ДМИН Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных
ДСРЗНАЧ Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных
ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных
ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных
Организация данных в программе
Файл программы представляет собой так называемую рабочую книгу, или рабочую папку. Каждая рабочая книга может содержать 256 рабочих листов. По умолчанию версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия программы по умолчанию содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.
РАСЧЕТ ПО ФОРМУЛАМ
Правила работы с формулами
ь формула всегда начинается со знака =;
ь формула может содержать знаки арифметических операций + — * / (сложение, вычитание, умножение и деление);
ь если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки;
ь для получения результата нажмите .
ь Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.
Расчет суммы в последнем столбце происходит путем перемножения данных из столбца “Цена одного экземпляра” и данных из столбца “Количество”, формула при переходе на следующую строку в таблице не изменяется, изменяются только адреса ячеек.
Копирование содержимого ячеек
Выделяем исходную ячейку, помещаем указатель мыши на край рамки и при нажатой клавише и левой клавише мыши перемещаем рамочку в новое место. При этом копируется содержимое ячейки, в том числе и формула.
Выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид + ; при нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек. При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании и автозаполнении соответствующим образом изменяются адреса ячеек в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.
Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться, перед этим адресом необходимо указать знак $.
Например: = $A$5 * A6
При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.
Расчет итоговых сумм по столбцам
В таблицах часто необходимо подсчитать итоговые суммы по столбцу. Для этого существует специальная пиктограмма Автосуммирование. Предварительно ячейки с исходными данными нужно выделить, для этого нажимаем пиктограмму, сумма будет расположена в свободной ячейке под столбцом.
Пример обработки экономической информации в EXCEL Приложение №1, форма 1, 2.
Похожие публикации:
- Как удалить сохраненный ранее пароль в браузере
- Как узнать индекс элемента в массиве c
- Как управлять мышкой с клавиатуры
- Почему не работает яндекс транспорт
Какие имеются возможности excel для анализа экономической информации
По сути, бизнес-аналитика — это набор инструментов и процессов для сбора данных и их превращения в осмысленную информацию, на основании которой можно принимать более эффективные решения. В Office 365 корпоративный, у вас есть возможности бизнес- Excel и SharePoint Online. Эти службы позволяют собирать и визуализировать данные, а также обмениваться информацией с пользователями организации, используя для этого различные устройства.
В этой статье
Сбор и визуализация данных в Excel
С помощью нескольких простых действий в Excel можно создавать диаграммы и таблицы.
Шаг 1. Получение данных
Приложение Excel поддерживает широкий набор функций для поиска и упорядочения данных.
Вы можете импортировать данные из внешних источников (Power Query)Excel создавать диаграммы, таблицы и отчеты.
С помощью Power Query можно находить и объединять данные из разных источников, а также организовывать данные в соответствии с вашими потребностями.
Вы можете создать модель данных в Excel, содержащую одну или несколько таблиц данных из различных источников. При использовании нескольких таблиц из разных баз данных с помощью Power Pivot можно создавать связи между ними.
Функция Мгновенное заполнение позволяет настраивать в таблице данных формат столбцов для отображения информации в определенном виде.
Опытные пользователи Excel могут настраивать вычисляемые элементы.
Шаг 2. Визуализация данных
Работая с данными в Excel, можно без труда создавать отчеты.
Функция Экспресс-анализ позволяет выбирать данные и сразу просматривать различные способы их визуализации.
Вы можете создавать доступные типы диаграмм в Office, которые включают таблицы, графики, линиовые диаграммы, диаграммы с радиолокационными диаграммами и так далее.
Можно создавать сводные таблицы и использовать упомянутую функцию Экспресс-тенденции для детального анализа данных. С помощью списка полей для отчета можно определить, какую информацию следует отобразить.
Также можно создавать системы показателей с использованием условного форматирования и ключевые индикаторы производительности в Power Pivot, позволяющие моментально увидеть, выполняются ли поставленные цели.
Power Map можно использовать для анализа и карты данных на трехмерном глобусе.
Шаг 3. Добавление фильтров
На листы можно добавлять фильтры, такие как срезы и элементы временной шкалы, упрощающие поиск нужной информации.
Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей
При необходимости для анализа данных в книгах можно использовать дополнительные возможности. Например, можно создавать вычисляемые элементы в Excel. К ним относятся:
вычисляемые показатели и элементы для отчетов по сводным диаграммам и таблицам;
Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг
Если ваша организация использует сайты групп, значит, вы — пользователь службы SharePoint Online, которая предоставляет множество вариантов для совместной работы над документами. Вы можете указать Параметры просмотра в браузере и тем самым определить, как будет выглядеть книга.
Для отображения книг можно использовать представление галереи. При этом просматриваемые элементы будут поочередно отображаться в центре экрана.
Если выбрать представление листа, в браузере будут отображаться целые листы книги, как показано на рисунке ниже.
Если книга была добавлена в библиотеку в SharePoint, вы и другие люди можете легко просматривать ее и работать с ней в окне браузера.
Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI
Power BI позволяет получить еще больше возможностей бизнес- Excel и SharePoint Online. Power BI предлагает надежное решение для самостоятельной бизнес-бизнес-бизнес-бизнес-работы в облаке.
Примечание: Возможности бизнес-аналитики не поддерживаются в Microsoft 365 под управлением 21Vianet.
Дополнительные сведения см. в Power BI и бизнес-аналитике Excel и службы Excel (SharePoint Server).
Excel или аналитик: как заставить цифры работать на вашу компанию каждый день
Бизнес ежедневно имеет дело с разными данными: объемы продаж, показатели рекламы, конверсия на сайте, количество посетителей в магазине и многое другое. Анализируя их, можно эффективнее развивать компанию и справиться с широким спектром задач, как ежедневных, так и экстренных.
Рассмотрим на реальных кейсах как эффективнее решать управленческие задачи, используя анализ данных в Excel, и какие остаются подходы, когда его становится недостаточно.
Вызовы 2020 для руководителей
Ряд будничных вопросов, стоящих перед руководителем, можно решать используя предлагаемый интеллектуальный подход. Даже такие рядовые вопросы, как:
У кого делать закупку и по какой цене?
Где и кому продавать?
Давать ли скидки клиентам, работают ли они вообще?
Где и как рекламироваться?
В «коронавирусном» 2020 этот ряд пополнили новые вызовы:
Выгоднее открываться или отложить запуск?
Если подождать, то сколько, и как проводить перезапуск?
Как переместить каналы продвижения и сбыта в онлайн?
Как оптимизировать доставку?
Что делать с людьми, сокращать штат или платить за простой?
В России для многих отраслей ещё не наступила эпоха, когда решения принимаются на основе анализа больших данных. Иногда малый бизнес даже не использует компьютер, все пишется на бумаге, а в расчетах помогает калькулятор. Интуитивный выбор – это обычная практика, и для ряда задач это даже нормально. Однако, вся ответственность за результат при этом ложится на руководителя, а его рабочий день удлиняется до 10+ часов.
Опереться на один лишь опыт и здравый смысл становится сложно, когда:
Информация, важная для принятия решения, уже не умещается в голове.
Даже у обычного розничного магазина уже много наименований товара, которыми в уме оперировать невозможно. Сети небольших магазинчиков в Чехии с помощью аналитиков, используя современные методы анализа данных, удалось отладить автоматические вычисления вплоть до часа: какой именно товар, когда, по какой цене продавать. За счет такой оптимизации под локального клиента, крошечная сеть смогла выиграть конкуренцию у сетевых гигантов рынка.
Когда становится много филиалов и людей, которые принимают решения, ответственность за принятие решений распределена и один может не знать, что думает другой.
Когда интуитивное решение не очевидно.
Показательной здесь будет история из Петровских времен о металлургах Демидовых. Ее разбирает в своем телеграм-канале Эдуард Бабушкин, эксперт по кадровой аналитике. Акинфий Демидов пригласил на завод немецких мастеров, чтобы обучить своих. Спустя какое-то время он решил проверить эффективность обучения. Немцы были в одной группе, русские мастера в другой. Обеим группам дали одинаковое количество руды (условно 100 тонн). Русские из этой руды наплавили 12 тонн меди, а немцы 10 тонн.
Вопрос: можно ли сказать, что русские выплавили статистически значимо больше меди? Иными словами: это была случайность или русские – действительно молодцы?
Попробуйте решить её сами. А в конце статьи вы узнаете, в чем было дело. Во времена Демидова еще не знали про статистический анализ данных и способы его применения для решения этой лишь с виду простой задачки, однако, сейчас, даже при таком минимальном количестве исходных данных, аналитика быстро нашла бы верное решение.
Интеллектуальный анализ данных
Мы видим, что в последнее время повышаются требования к кандидатам на руководящие должности, в том числе появилось требование уметь проводить анализ данных. Однако общая аналитическая система на предприятиях, как правило, отсутствует. Руководителю здесь остается два пути: делать анализ данных в Excel, поручая подчиненным вручную заносить все данные в таблицы. И к этому способу сейчас привычно прибегают чаще всего. Либо, привлечь аналитика.
Существует широкий спектр инструментов анализа данных, доступных бесплатно. Но, не будучи специалистом, не зная теоретические и практические основы анализа данных, маловероятно самому качественно наладить их работу.
Сегодня, грамотный аналитик — это программист, владеющий языками программирования SQL, R, умеющий делать анализ данных в Python. Он использует специальные системы анализа данных и средства их визуализации Power BI, Tableau, Google Data Studio или продвинутый Excel. А главное, он способен адаптировать их под конкретные нужды своей компании, автоматизировать сбор данных с разрозненных и разноформатных источников, оптимизировать их обработку, застраховать от ошибок.
Профессиональные вычисления уже выходят далеко за рамки возможностей обычных таблиц. Так вы сможете узнать о компании то, о чем могли даже не догадываться спросить.
Возможности и границы анализ данных в Excel
Рассмотрим подробно задачи, в которых возможна бизнес аналитика средствами Excel, как его можно оптимизировать. И определим, в каких случаях его «полномочия заканчиваются» и для чего может понадобиться профессиональный аналитик?
Сбор данных и автоматизация отчетов
Первая задача для руководителя тут – собрать сведения из разных источников в одном месте. Это и выгрузка из 1C, онлайн и офлайн отчеты от сотрудников, анализ данных сайта через Яндекс Метрику и Google Analytics, данные по клиентам из CRM, что особенно актуально для B2B сектора, и даже анализ данных опросов.
Основные задачи, которые решает автоматизация отчетов:
Оценка выгодности проведения рекламных компаний
Расчет LTV (lifetime value, ценность потребителя)
Оценка эффективности работы менеджеров
Оптимизация затрат предприятия
Проблемы при анализе данных в Excel и их решения
Можно столкнуться с рядом проблем, возникающих при работе в обычном Excel:
- Сбор и выгрузка данных отнимает у руководителя много времени.
Специальное программное обеспечение полностью снимает этот вопрос, автоматизируя сбор данных со всех источников сразу и занося их в единую базу. Есть системы, которые обрабатывают даже то, что на первый взгляд автоматизировать трудно. Например, вместо человека они могут зайти в почту, скачать файл и занести сведения из него в соответствующий раздел, или собирать информацию напрямую из соцсетей через API.
- Замедление работы Excel с большими файлами.
Скорость работы снижается уже при удаленном доступе к документу множеством сотрудников, и тем более при росте количества строк в нем. В конечном итоге, это приводит к сбоям, зависанию и остановке работы. Сегодня, проводя анализ данных в excel 2016, появились возможности оптимизировать хранение данных, не требующее загрузки непосредственно всего массива в таблицу – это инструменты анализа данных Power Query и Power Pivot. Однако, их использование требует определенных навыков.
Пакет анализа в excel, эта надстройка и модели данных позволяют хранить их в таком виде, что они не занимают места, а работа ведется уже со сводными таблицами. Ее использование позволит не перегружать Excel. Однако, на практике, даже с такой оптимизацией, разворачивая работу аналитика в excel на полную мощность, с документами на 2 млн. строк уже начинались проблемы, тогда как в Power BI мы могли свободно работать и с 10 млн.
Если же вы все-таки хотите пока продолжить использовать Excel, то посмотрите, как вы можете начать их оптимизацию:
- Ошибки в данных и формулах.
Если мы поручаем сотрудникам собирать данные вручную, то неизбежно столкнемся с ошибками. Элементарно не протянули формулу, что-то сдвинули – и уже неверные подсчеты. По данным исследований, 80-90% файлов Excel содержат ошибки, которые приводят к недополучению прибыли. Бесстрастность автоматических систем полностью исключает из сбора данных человеческий фактор, а использование хотя бы моделей в Excel данных позволяет избежать ошибок в формулах, которые больше не надо будет копировать.
Мониторинг изменений
Он предполагает уже не одноразовый сбор данных, а постоянное отслеживание происходящих изменений в компании и интеллектуальный анализ данных. Это позволяет не только держать руку на пульсе, но и решать ряд важнейших задач:
Мониторинг происходящего на рынке. Особенно это актуально во времена кризиса и короновируса, когда ситуация меняется быстро и непредсказуемо. Многие сферы подвержены скачкам и колебаниям и в обычное время – ресторанный бизнес, ритейл, туризм.
Борьба с мошенничеством в компании. Проявления могут быть самыми разнообразными на всех уровнях работы: начиная от простой недостачи и воровства, продолжая подтасовкой среднего чека или иных показателей для получения бонусов и надбавок, бухгалтерские махинации, жульничество в секторе интернет и мобильной рекламы. По данным исследований компании теряют до 5% прибыли из-за воровства среди сотрудников.
Аналитические платформы позволяют не только в режиме реального времени, онлайн наблюдать за всеми показателями, но и организовать систему сигналов, маркировок, при которых руководитель сразу поймет, что идет не так и куда утекают финансы, и для этого не нужно будет самому долго копаться в цифрах. И что важно – так потерю можно выявить вовремя, а не через полгода, когда могут накопиться большие недостачи.
- Контроль исполнения работы большого количества сотрудников.
В нашей практике есть опыт разработки систем, в которых промежуточные результаты каждого из работников автоматически собирались на одной панели и руководитель сразу мог видеть, кто отклоняется от целей или совершает невыгодные сделки. Сбор отчетов от сотрудников зачастую ведется с помощью обычной таблицы. Однако, это будет каждый день отнимать время на внесение данных и у исполнителей, и у руководителя.
Например, в рекламном агентстве 20 сотрудников продвигают рекламу с помощью 20 аккаунтов на каждого. По каждой рекламе нужно зафиксировать не один показатель. В этой ситуации, используя расширенные возможности Excel, аналитикам удалось сделать эту работу удобной и наглядной. Если работа с трафиком была в норме, это помечалось зеленым ярлычком, а если, например, использовалась слишком высокая цена за клик, то выскакивало предупреждение.
- Каждому предпринимателю также элементарно хочется знать, не убыточна ли его компания – и это тоже требует вычислений и постоянного мониторинга.
Сложные вопросы в анализе данных
Не все и всегда в бизнесе очевидно, не все можно решить в одном лишь Excel. Ряд чуть более сложных вопросов, чем мониторинг можно решать интуитивно, если у руководителя есть предпосылки и подозрения, своя версия. Но здесь никто не застрахован от ошибки, тогда как с помощью математических и статистических методов можно быстро дать однозначный ответ.
Вспомним задачу из начала нашей статьи. Вопрос, который встал перед Демидовым, заключался в том, чтобы понять — говорящие ли это значения, 10 и 12 тонн? Это важно, ведь от этого зависело с кем сотрудничать и заключать договоренности. А такой вопрос встает перед каждым руководителем.
Демидов, конечно, не знал про Хи квадрат и Z критерий, с помощью которых аналитики могли бы найти ответ на его вопрос, но он знал своих и немецких мастеров. И потому выдал две причины результата:
Наши ребята ушлые – договорились с поставщиками, чтобы те дали им руду лучшего качества
А качество выплавляемого металла у наших было не тоже самое, что у немцев.
В современной практике бизнес каждый день сталкивается с подобными вопросами, ответить на которые без изучения данных не легче, чем в этой задаче. И в каждом случае, оказывается удобно использовать математические и статистические методы анализа данных, Excel тут уже бессилен.
Современные кейсы использования аналитики для принятия решений
Несколько примеров применения описанных принципов анализа данных на практике:
- Оценка эффективности бесплатной примерки для интернет-магазина
Например, нужно было определить, как сервис бесплатной примерки повлиял на количество заказов и их выкупаемость. Мы получили несколько цифровых значений, и некоторые из них были значимы в контексте, а другие — нет. В такой ситуации аналитики всегда предоставляют ко всем диаграммам комментарии с оценкой значимости полученных величин.
- Посчитать прогноз, сделать корреляционный анализ в excel
С виду это сделать достаточно просто и в Excel. Так выглядит создание автоматического прогноза в Excel:
Важно понимать, если автоматический прогноз Excel верно предсказал, допустим, результаты предыдущего месяца и этих данных вам достаточно, то вы можете и дальше его использовать. В таком случае не стоит тратить деньги на аналитиков. При использовании автоматического прогноза Excel не забудьте проверить, правильно ли указана сезонность, убрать лишние, не характерные максимумы.
Для оценки текущей ситуации по цифрам всегда необходимо их с чем-то сравнивать. Если у вас нет прогноза, можно их сравнивать с аналогичным периодом предыдущего года. При этом надо понимать, что тренд как правило идёт вверх, и может быть недостаточно просто сравнивать значения с предыдущим периодом. При заметном тренде лучше всего всё же сравнивать полученные значения с прогнозом на этот же период. При этом важно учитывать влияние рекламы и других факторов. В итоге, если мы видим, что дела идут также как в том году, то это может оказаться не хорошо, а скорее плохо.
Ниже пример отчета аналитиков, где прогноз (серым цветом) позволяет понять добавочный эффект от разных каналов рекламы.
Клиенты сейчас заказывают моделирование использования рекламы еще до её запуска. С его помощью мы выясняем, выгодно ли применять ее на той или иной площадке.
Внедряем системы оценки отдачи и от уже имеющейся рекламы, ведь часто руководителю не совсем понятно, приносит ли она вообще клиентов.
Аналогично, разрабатываются методы оценки кадровых решений. Используя анализ качественных данных мы смогли оценить, стоило ли нанимать сотрудников, изменилась ли эффективность предприятия, и какое влияние на нее оказали именно они.
- Расчет метрики ценности клиента (прогноз LTV)
И набирает спрос анализ программы лояльности – бесценная возможность понять, действительно ли работают скидки, или компания только терпит убытки.
Для этой задачи мы вычисляли доход на клиента, что иногда бывает непросто подсчитать вручную, при большом количестве записей не слишком удобно проводить финансовый анализ в excel. В таких областях бизнеса, как HoReCa, ритейл, медицина, образование, различные он-лайн сервисы и мобильные приложения, важно считать именно прибыль на клиента (LTV), а не средний чек, потому что она гораздо больше.
Зная, сколько людей к вам ходит постоянно и от чего это зависит, проще планировать будущее. Мы сравнивали количество клиентов, приходящих повторно, как часто они возвращаются, как влияет на это система лояльности.
И в HoReCa, и в ритейл, и во многих других областях мы часто обнаруживаем, что большую часть прибыли приносят клиенты прошлых лет. Поэтому, если уходят старые – бизнес много теряет, ведь новые обходятся дороже, требуют больше затрат на рекламу и привлечение. Сейчас, когда клиентскую базу многим приходится фактически восстанавливать заново, важно делать анализ больших данных без ошибок, чтобы воссоздать постоянный стабильный поток клиентов, приносящих доход.
- Товарная аналитика — расчет прибыли и рентабельности
Товарная аналитика расскажет, что приносит основной доход, что сейчас растет и будет двигателем доходов в будущем, а что только занимает место на полке.
Аналитики помогут провести поиск популярных товарных ниш, определить средние цены на товары/группы/бренды/категории. Можно выделить ценовые интервалы, маркировать популярные товары или товары с более высокими скоростями движения в цепях поставок. Актуален анализ чувствительности продаж к уровню товарной наценки, выявление факторов эластичности спроса, сезонности по дням недели, по месяцам и декадам.
- Для многих компаний более актуальна стратегическая аналитика, к которой относится создание финмодели, иначе говоря, моделирование ближайшего финансового будущего предприятия. Это позволяет планировать открытие нового направления с минимальными рисками и оценить возможность достижения успеха. Моделирование подходит, например, для интернет-проекта при намерении использовать он-лайн каналы сбыта, для рекламной кампании, найма дополнительных сотрудников отдела продаж.
- Одна из актуальных задач — выгодно ли делать бесплатную доставку? В ряд регионов «цена курьера» может оказаться выше прибыли. С помощью анализа данных можно подобрать и оценить несколько вариантов решения. Например, разделить регионы на 3 типа: бесплатная доставка при определенном чеке; области, где можно оптимизировать тарифы за перевозку – выбрав другую компанию-перевозчика; отказаться от бесплатной доставки.
- Подсчет посетителей с помощью камер — новый тренд. Он позволяет запоминать людей «в лицо», отслеживать популярные маршруты покупок по магазину и многое другое. А сегодня в связи с требованиями безопасности во время пандемии нашими клиентами востребован и подсчет количества человек в очереди.
Как выглядят результаты интеллектуального анализа данных?
В результате обработки всех собранных аналитиком данных получается дашборд. Дашборд — это актуальные данные, представленные в наиболее удобном виде для принятия решений руководителем. Что в нем должно быть, всегда обсуждается индивидуально. Рассмотрим наиболее общие аспекты дашбордов и как их «читать».
Нужно отметить, представление итоговых данных в аналитических системах – удобнее, нагляднее, чем в Excel и адаптировано к постоянному притоку сведений. Здесь используются обновляемые отчеты. Они наглядно демонстрируют в режиме онлайн актуальную информацию, которую можно фильтровать по времени и другим параметрам (разные подразделения, типы продукта, ответственный менеджер, уровень доходности и т.п).
Расширенные возможности Excel финансового анализа
Для пользования электронными таблицами созданы специальные продукты – табличные процессоры. Одна из самых популярных программ – Microsoft Excel. С ее помощью можно пересчитать в автоматическом режиме все данные, связанные формулами. Это огромная поддержка для экономистов, бухгалтеров, финансистов и т.д.
Специализированные программные продукты для работы с экономической информацией стоят дорого. А в условиях постоянно меняющейся российской действительности быстро теряют актуальность – необходимо сервисное обслуживание, обновление. Опять деньги. Для малого и среднего бизнеса невыгодно.
Назначение и возможности табличного процессора Excel
Табличный процесс предназначен для представления и обработки информации. Его возможности:
- Решение математических задач (вычисления с большими объемами данных, нахождение значений функций, решение уравнений).
- Построение графиков, диаграмм, работа с матрицами.
- Сортировка, фильтрация данных по определенному критерию.
- Проведение статистического анализа, основных операций с базами данных.
- Осуществление табличных связей, обмена данных с другими приложениями.
- Создание макрокоманд, экономических алгоритмов, собственных функций.
Возможности Excel для анализа экономической информации не так уж ограничены. Поэтому программа популярна в среде экономистов.
Анализ и обработка экономической информации средствами Excel
Сочетание клавиш для работы с электронными таблицами и лучшие трюки для быстрого добавления, удаления, копирования и т.д. можно скачать тут. Перечень встроенных финансовых и экономических функций – по этой ссылке.
А мы рассмотрим несколько примеров практического применения Excel в экономических целях.
Кредиты и ренты
- Предприятие создало фонд для покрытия будущих расходов. Взносы перечисляются в виде годовой ренты постнумерандо. Разовый платеж составляет 20 000 рублей. На взносы начисляются проценты в размере 12% годовых. Экономисту поручили рассчитать, когда сумма составит 100 000 рублей. Для решения используем функцию КПЕР. Ее назначение – определение общего числа периодов для инвестиционных выплат на основе постоянных взносов и постоянной процентной ставки.
Вызвать функцию можно из меню «Формулы»-«Финансовые»-«КПЕР»
Аргументы функции и порядок их заполнения – на картинке.
Фирме понадобится 4 года для увеличения размера фонда до 100 000 рублей. При квартальной процентной ставке первое значение функции будет выглядеть так: 12%/4. Результат: - Фирма взяла займ в размере 100 000 рублей под 20% годовых. Срок – три года. Нужно найти платежи по процентам за первый месяц. Поможет встроенная функция Excel ПРПЛТ. Ее можно так же вызвать из меню «Формулы»-«Финансовые»-«ПРПЛТ». Аргументы функции:
Функцию ПРПЛТ применяем, если периодические платежи и процентная ставка постоянны. Результат расчета: - Предприятие взяло в банке кредит 120 млн. рублей. Срок – 10 лет. Процентные ставки меняются. Воспользуемся функцией БЗРАСПИС, чтобы рассчитать сумму долга «Формулы»-«Финансовые»-«БЗРАСПИС».
Результат:
Пользователь легко может менять количество периодов, на которые выдается займ, процентные ставки. Аргументы функции БЗРАСПИС остаются прежними. Таким образом, с минимальными трудозатратами можно выполнить необходимые расчеты.
Если минимальный период – месяц (а не год), то годовую ставку в формуле делим на 12 (х/12).
Платежеспособность фирмы
Есть такое понятие в экономике, как коэффициент покрытия.
На основе балансовых данных в конце отчетного года рассчитывается общий коэффициент покрытия.
Анализируются оборотные активы (достаточно ли их для погашения краткосрочных долгов и бесперебойного функционирования предприятия). На этом основании считается «необходимый» уровень общего коэффициента.
Соотношение коэффициентов позволяет сделать вывод о платежеспособности фирмы.
Все это можно сделать с помощью простых средств Excel:
Как видно из примера, не пришлось даже задействовать специальные функции. Все расчеты произведены математическим путем.
Расширенные возможности Excel
Ряд экономических задач – это некая система уравнений с несколькими неизвестными. Плюс на решения налагаются ограничения. Стандартными формулами табличного процессора проблему не решить.
Для построения соответствующей модели решения существует надстройка «Поиск решения».
- Расчет максимального выпуска продукции при ограниченных ресурсах.
- Составление/оптимизация штатного расписания при наименьших расходах.
- Минимизация транспортных затрат.
- Оптимизация средств на различные инвестиционные проекты.
Подключение надстройки «Поиск решения»:
- В меню Office выбрать «Параметры Excel» и перейти на вкладку «Надстройки». Здесь будут видны активные и неактивные, но доступные надстройки.
- Если нужная надстройка неактивна, перейти по ссылку «Управление» (внизу таблички) и установить надстройку. Появиться диалоговое окно в котором нужно отметить галочкой «Поиск решения» и нажать ОК
Теперь на простенькой задаче рассмотрим, как пользоваться расширенными возможностями Excel.
Для нормальной работы небольшого предприятия хватит 4-6 рабочих, 7-9 продавцов, 2 менеджера, заведующий складом, бухгалтер, директор. Нужно определить их оклады. Ограничения: месячный фонд зарплаты минимальный; оклад рабочего – не ниже прожиточного минимума в 100 долларов. Коэффициент А показывает: во сколько раз оклад специалиста больше оклада рабочего.
Таблица с известными параметрами:
- менеджер получает на 30 долларов больше продавца (объясняем, откуда взялся коэффициент В);
- заведующий складом – на 20 долларов больше рабочего;
- директор – на 40 долларов больше менеджера;
- бухгалтер – на 10 долларов больше менеджера.
- Найдем зарплату для каждого специалиста (на рисунке все понятно).
- Переходим на вкладку «Данные» — «Анализ» — «Поиск решения» (так как мы добавили настройку теперь она доступна ).
- Заполняем меню. Чтобы вводить ограничения, используем кнопку «Добавить». Строка «Изменяя ячейки» должна содержать ссылки на те ячейки, для которых программа будет искать решения. Заполненный вариант будет выглядеть так:
- Нажимаем кнопку «Выполнить» и получаем результат:
Теперь мы найдем зарплату для всех категорий работников и посчитаем ФОТ (Фонд Оплаты Труда).
Возможности Excel если не безграничны, то их можно безгранично расширять с помощью настроек. Настройки можно найти в Интернет или написать самостоятельно на языке макросов VBA.
Похожие публикации:
- Как удалить яндекс мессенджер с компьютера
- Как узнать версию андроида на телефоне xiaomi
- Как узнать драйвер сетевой карты
- Как узнать кто написал в телеграмме