Организация почтовых ящиков
Сортировку почты лучше всего начать еще до ее поступления, выдав различным группам ваших корреспондентов разные адреса. В этом случае содержание входящих писем в каждом ящике становится предсказуемым, и вся дальнейшая работа с ними (фильтрация, обработка, хранение и поиск) значительно упрощается.
Создайте почтовые ящики, соответствующие вашим различным ролям: работника, потребителя, члена общественных групп и др. Постарайтесь разделить почту от людей и от роботов и уделять каждому ящику ровно столько внимания, сколько он заслуживает.
Нужные и полезные почтовые ящики
1. Рабочий
Рабочий почтовый ящик вы должны проверять. Ваши враги знают и пользуются этим.
Не подливайте масла в огонь: направьте на другие адреса сообщения, которые вам не обязательно сразу читать.
Адрес этого ящика лучше не давать никому, кто не может его получить самостоятельно (а таковых, увы, предостаточно).
2. Личный
Личный ящик — для общения с людьми. Кроме вас, переписку могут инициировать ваши друзья, родственники или коллеги, а также сотрудники приличных агентств по подбору персонала. Но не давайте этот адрес роботам — они вас замучают!
Адрес должен быть респектабельным, например, ваше_имя@gmail.com. Вам потребуются хорошие фильтры и поиск. Возможность группировать сообщения по теме (как в Gmail) также полезна.
Проверяйте этот ящик регулярно, так как людей невежливо заставлять ждать.
3. Социальный
Этот ящик в основном предназначен для получения корреспонденции от роботов из социальных сетей: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter и других (но не сетей знакомств, о которых речь пойдет ниже).
Вам он нужен для восстановления доступа, а также в качестве резервного архива сообщений, например, из LinkedIn, где они со временем могут затеряться. Поскольку иногда возникает переписка с членами вашего профессионального сообщества, адрес должен быть осмысленным.
Также этот ящик можно использовать для получения объявлений и рассылок от различных общественных объединений, например, клубов выпускников, фабрик молодых талантов или профессиональных ассоциаций. Если вы ведете активную общественную жизнь, вам может быть удобно собрать подобную информацию в одном месте.
Использовать его для других целей нежелательно по двум причинам: потенциальный прорыв спама из социальных сетей и недостаточная безопасность из-за широкой известности адреса.
При умеренной активности в данной области, открывать этот ящик можно 1 раз в месяц или еще реже.
4. Банки и службы
Для работы с банками, операторами связи, организациями ЖКХ, госслужбами и т.п. нужен специализированный почтовый ящик.
Основной вопрос — безопасность ваших персональных данных. Для большей уверенности, подберите нейтральный адрес, например, лето@yandex.ru, и не сообщайте его посторонним лицам.
Вышеуказанные организации не присылают полезной информации по электронной почте по собственной инициативе. Если ваши дела в порядке, то этот ящик проверять не нужно — открывайте его только при необходимости.
5. Путешествия
Если вы регулярно путешествуете, стоит завести отдельный ящик для управления поездками.
Особенность в том, что вы взаимодействуете с большим числом компаний по всему миру, некоторые из которых обязательно попытаются завалить вас рекламой. При этом вы получаете от них и очень нужную информацию — подтверждения бронирования, а специальные предложения действительно иногда бывают интересными. С другой стороны, вы, конечно, заинтересованы в них только тогда, когда собираетесь куда-нибудь поехать. В остальное время проверять этот ящик смысла нет.
Название ящика — нейтральное, однако лучше, если оно будет напоминать вам о его предназначении. Например, мои.поездки@yandex.ru.
6. Коммерция и спам
Для всевозможных потребительских дел нужно завести ящик, в который вы заходите только в связи с этими делами.
Одно из основных требований к нему — возможность получать даже самые странные сообщения, которые не будут удалены почтовой службой как спам. Не все почтовые сервисы подходят для этого, например, на gmx.com большинство сообщений до вас точно не дойдут.
Можете не сомневаться, что скоро этот адрес окажется на карандаше у спаммеров и интернет-маркетологов. Но не огорчайтесь: можно смело игнорировать и удалять все, что вы здесь увидите (за исключением сообщений о регистрации на сервисах, которые следует переложить в отдельную папочку).
Этот адрес вы также можете дать тем, кто очень хочет его иметь, но явно не нуждается в этом. Адрес ящика может быть нейтральным, например, сергей2113@qip.ru.
7. Романтические знакомства
Если вы время от времени пользуетесь услугами сетей знакомств, таких как mamba.ru, то заведите отдельный ящик для этих дел: между ними и остальной частью вашей жизни нет ничего общего.
Адрес ящика не обязательно должен быть приличным, например, вполне подойдет котик17@mail.ru или подобный ему. Заходите на него только тогда, когда чувствуете, что вам это действительно нужно, а когда он вам надоест — просто удалите.
Как объединить все ваши учетные записи электронной почты в одну учетную запись Gmail
За много лет я собрала довольно длинный список адресов электронной почты. Есть два или три, которые я создал в подростковом возрасте, с такими именами пользователей, как hotgirl13@aol.com и spockluvr285@yahoo.com, а также с другими учетными записями, которые я создала, когда я переросла свои старые имена пользователей или нашла новую почтовую службу, чтобы попробовать ее. Несмотря на это, я рада, что большинство из них работают, я все равно получаю важные сообщения, которые не хочу пропустить в некоторых из моих менее используемых учетных записях. Однако я просто не могу проверить четыре или пять ящиков электронной почты в течение дня. Это не работа, связанная с таким количеством логинов, что я не буду забывать проверять их на протяжении нескольких дней подряд.
Таким образом, решение состоит в создании единого унифицированного почтового ящика, который собирает все мои электронные письма в одном месте. Все мои сообщения поступают в один почтовый ящик, и я могу ответить на любой адрес электронной почты. Создать единый почтовый ящик, который собирает все ваши электронные письма, не так сложно, как кажется, и я покажу вам, как это сделать.
Использование Gmail для пересылки электронной почты
Войдите в учетную запись Gmail, с которой вы хотите отправить электронное письмо. На практике это будет вторичная учетная запись электронной почты, которую вы используете меньше. Все электронные письма из этой учетной записи будут перенаправлены в другую учетную запись электронной почты, скорее всего, ваша основная учетная запись будет проверяться гораздо чаще. В этом уроке я пересылаю электронную почту из одной учетной записи Gmail в другую, но Gmail может пересылать любую почтовую службу.
Во вторичной учетной записи Gmail нажмите значок шестеренки справа и выберите Настройки.
Перейдите на вкладку Пересылка и POP/IMAP и найдите настройки Пересылки.
Нажмите Добавить адрес пересылки и введите основной адрес электронной почты. Нажмите Продолжить, чтобы продолжить.
Gmail отправит электронное письмо с подтверждением на указанный основной адрес электронной почты.
Совет: Если ваш основной адрес электронной почты также является учетной записью Gmail, войдите в систему, щелкнув изображение пользователя в правом верхнем углу окна Gmail и выбрав Добавить учетную запись. Таким образом, подключение двух учетных записей позволит вам быстро переключаться между учетными записями в процессе подтверждения без входа и выхода.
В электронном письме с подтверждением вы найдете код подтверждения и подтверждающую ссылку. Введите код подтверждения на вкладке Пересылка и POP/IMAP во вторичной учетной записи Gmail или нажмите ссылку подтверждения в письме. Вторичная учетная запись Gmail пересылает основной адрес электронной почты.
Отправить электронную почту как другую учетную запись
Это здорово, но то, что сделало бы это действительно гладко, — это если электронная почта, отправленная с адреса Gmail, может выглядеть так, как если бы она поступала из другой учетной записи электронной почты. Я покажу вам, как отправлять электронную почту от других поставщиков электронной почты в Gmail.
В Gmail нажмите значок шестеренки вправо и выберите Настройки. Перейдите на вкладку Учетные записи и импорт.
В разделе Отправить почту как, нажмите Добавить другой адрес электронной почты, который вы используете.
Введите дополнительный адрес электронной почты. Вы также можете отредактировать отображаемое имя и указать другой ответ на адрес.
При появлении запроса от Gmail отправьте подтверждающее сообщение на дополнительный адрес электронной почты. В электронном письме с подтверждением вы найдете код подтверждения и ссылку подтверждения.
Введите код подтверждения в окне Проверка в Gmail или нажмите ссылку подтверждения в письме.
Теперь учетная запись Gmail может отправлять электронную почту в качестве дополнительной учетной записи электронной почты. Повторите процесс для всех адресов электронной почты, которые вы хотите использовать в Gmail.
После завершения в раскрывающемся меню Создать новое сообщение появится новое раскрывающееся меню От кого. Повторите этот процесс для всех ваших адресов электронной почты.
Установка адреса отправки почты по умолчанию
Хотя вы можете выбрать, с какого адреса вы хотите отправить электронное письмо в окне Создать новое сообщение, может случиться так, что вы чаще всего хотите отправлять электронную почту с адресов электронной почты Outlook или Yahoo, чем с вашего адреса электронной почты Gmail.
В этом случае имеет смысл установить другой адрес электронной почты в качестве адреса электронной почты по умолчанию в Gmail.
Снова щелкните значок шестеренки справа от окна Gmail и выберите Настройки. Перейдите на вкладку Учетные записи и импорт. Здесь перечислены все адреса электронной почты, с которыми вы можете отправлять электронную почту в Gmail.
Нажмите Сделать по умолчанию рядом с адресом электронной почты, который вы чаще всего будете использовать для отправки электронной почты.
В следующий раз, когда вы создадите новое электронное письмо, в поле От автоматически будет выбран адрес Отправить почту как адрес по умолчанию.
Организовать отправку электронной почты на разные адреса
В почтовом ящике из тридцати сообщений может быть неясно, что важно, а что нет, какие электронные письма были отправлены по каждому адресу. Фильтры и метки Gmail могут поддерживать все эти адреса электронной почты прямо в вашем почтовом ящике.
Щелкните значок шестеренки справа от окна Gmail и выберите Настройки. На этот раз выберите вкладку Фильтры.
Выберите Создать новый фильтр в нижней части окна.
Есть много вариантов для вашего фильтра, но для этого урока вам нужно только заполнить одно из полей. В поле Кому введите дополнительный адрес электронной почты, который перенаправляется в основную учетную запись Gmail. Нажмите Создать фильтр с помощью этого поиска.
Gmail может многое сделать с отфильтрованным сообщением, и лучше всего, если вы решите, как вы хотите получать свои пересылаемые сообщения самостоятельно. Хотели бы вы, чтобы все они были отмечены как прочитанные и заархивированные, или они должны быть помечены как важные?
Я разрешаю Gmail обрабатывать перенаправленные сообщения, как обычно, но я хочу добавить ярлык, чтобы я знала, в какую учетную запись отправлено сообщение. Установите флажок Применить ярлык и выберите ярлык из списка.
Если вы еще не создали метку для обработки перенаправленных сообщений со вторичного адреса электронной почты, выберите Новая метка.
Введите имя для вашей метки и нажмите Создать.
Если какие-либо ранее принятые сообщения соответствуют критериям фильтра, вы также можете применить фильтр к этим сообщениям.
Нажмите Создать фильтр, когда закончите. Все сообщения, адресованные второму адресу электронной почты, получат новый ярлык.
Заключение
Хотя может показаться, что вам нужно отказаться от старых учетных записей электронной почты или запланировать время для проверки различных учетных записей, которые все еще используются, с небольшими усилиями вы можете получить всю свою электронную почту в одном почтовом ящике Gmail. Если у вас возникли проблемы с объединением учетных записей электронной почты в Gmail, не забудьте оставить комментарий ниже, и мы поможем вам разобраться, как заставить его работать.
Организация электронных писем с помощью почтовых ящиков на iPhone или iPad
Узнайте, как упорядочить электронную почту с помощью собственных почтовых ящиков, почтовых ящиков VIP и флажков.
- Использование почтовых ящиков
- Использование VIP
- Установка флажков
Использование почтовых ящиков
Почтовый ящик — это папка для организации сообщений. В приложении «Почта» можно использовать стандартные почтовые ящики, такие как «Входящие», «Отправленные», «Корзина», «Напомнить», «Ответы» и «Отправить позже». Вы также можете создать собственные почтовые ящики. Кроме того, можно использовать VIP и флажки, чтобы сделать определенные сообщения электронной почты более заметными.
Создание собственного почтового ящика
- В списке «Почтовые ящики» нажмите кнопку «Изменить» в правом верхнем углу, а затем выберите «Новый ящик».
- Придумайте название почтового ящика. Если на устройстве имеется более одной учетной записи электронной почты, нажмите кнопку «Место почтового ящика» и выберите учетную запись, в которой должен быть создан почтовый ящик.
- Нажмите «Сохранить», а затем — «Готово».
Новый почтовый ящик появится в списке «Почтовые ящики» в разделе учетной записи, в которой он был создан.
Перемещение сообщений электронной почты в почтовый ящик
- Перейдите в раздел «Входящие» в приложении «Почта».
- Нажмите «Правка» в правом верхнем углу.
- Выберите сообщения электронной почты, а затем нажмите «Переместить».
- Выберите почтовый ящик, в который требуется переместить сообщения.
Удаление почтовых ящиков
При удалении собственного почтового ящика все электронные письма внутри этого ящика навсегда удаляются, в том числе из учетной записи. Перед удалением почтового ящика можно переместить сообщения в другой ящик.
Для удаления собственного почтового ящика:
- Откройте список «Почтовые ящики» и нажмите «Изменить» в правом верхнем углу.
- Выберите почтовый ящик, который требуется удалить.
- Нажмите «Удалить ящик».
- Нажмите «Удалить», затем «Готово».
Удалять можно только собственные почтовые ящики.
Использование почтового ящика VIP
В приложении «Почта» можно добавить определенных пользователей в список VIP, чтобы упростить отслеживание отправляемых ими сообщений. Рядом с именами VIP-пользователей в заголовке сообщения отображается значок звездочки . Почтовый ящик VIP находится в списке почтовых ящиков.
Если почтовый ящик VIP не отображается, проверьте, включен ли он. Перейдите в приложение «Почта», нажмите «Изменить», а затем убедитесь, что почтовый ящик VIP выбран в списке почтовых ящиков.
Добавление в список VIP
- Перейдите к сообщению электронной почты.
- Нажмите имя отправителя или адрес электронной почты в заголовке сообщения.
- Нажмите «Добавить к VIP».
Приложение «Почта» добавит VIP-пользователя в почтовый ящик VIP.
Изменение VIP-напоминаний
- Откройте приложение «Почта».
- Нажмите кнопку информации рядом с VIP.
- Нажмите «VIP-напоминания».
- Затем выберите необходимые напоминания.
Маркировка сообщений электронной почты с помощью флажков
Сообщения электронной почты можно маркировать с помощью флажков, чтобы упростить отслеживание. Вы также можете задать цветовую маркировку для различных флажков. При установке флажка для сообщения электронной почты рядом с веткой сообщений отобразится значок флажка .
Используйте флажок по умолчанию:
- Перейдите в почтовый ящик, в котором находится письмо, которое необходимо отметить флажком.
- Смахните влево на сообщении электронной почты.
- Нажмите «Пометить флажком».
Для изменения цвета флажка:
- Перейдите к ветке сообщений электронной почты.
- Нажмите кнопку «Ответить» .
- Нажмите «Пометить флажком», затем выберите цвет, который необходимо использовать для этого флажка.
Поиск сообщений электронной почты, отмеченных флажком
- В приложении «Почта» перейдите к списку почтовых ящиков.
- Нажмите «Правка» в правом верхнем углу.
- Выберите пункт «С флажком».
- Нажмите «Готово». После этого ваш почтовый ящик с флажком появится в списке почтовых ящиков.
Как собрать все почтовые ящики в одном месте
Когда вы создали ящик с идеальным адресом, подключите сбор писем со старой почты. Все письма с подключенных ящиков вы найдете внутри основной почты в одноименных папках. Все аккуратно, понятно и упорядочено.
Сборщик экономит время на переключение с ящика на ящик и позволяет полностью перейти на новый адрес без страха, что кто-то останется без ответа.
В этом разделе вы можете легко управлять сборщиком: приостанавливать работу, удалять или добавлять дополнительные ящики. Собранные письма будут храниться в отдельной папке с внутренними подпапками, созданными вами в старом ящике.
- Зайдите в настройки вашего почтового ящика;
- Выберите раздел «Почта с других ящиков»;
- Введите электронный адрес и пароль от ящика, с которого хотите собирать письма.
Как настроить?
Решение есть и оно очень простое. И удобное.
Когда вы создали ящик с идеальным адресом, подключите сбор писем со старой почты. Все письма с подключенных ящиков вы найдете внутри основной почты в одноименных папках. Все аккуратно, понятно и упорядочено.
Сборщик экономит время на переключение с ящика на ящик и позволяет полностью перейти на новый адрес без страха, что кто-то останется без ответа.
Полезный совет!
Кстати, если вы твердо решили пользоваться новым красивым адресом, но вам лень уведомлять каждого, кто все еще пишет на старую почту, настройте правила фильтрации с автоматическим ответом с нового адреса.
Для этого настройте фильтр и в графе «Если письма кому» укажите ваш старый адрес. Выберите действие «Отвечать сообщением». Если вы в сообщении укажете адрес нового ящика, то все, кто будет писать на старую почту, получат ответ и не потеряют ваши контакты.
В этом разделе вы можете легко управлять сборщиком: приостанавливать работу, удалять или добавлять дополнительные ящики. Собранные письма будут храниться в отдельной папке с внутренними подпапками, созданными вами в старом ящике.