Как пересохранить файл

Сохранение, резервное копирование и восстановление файла в Microsoft Office

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Publisher для Microsoft 365 Visio, план 2 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Publisher 2021 Visio профессиональный 2021 Visio стандартный 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Publisher 2019 Visio профессиональный 2019 Visio стандартный 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project Server 2016 Publisher 2016 Visio профессиональный 2016 Visio стандартный 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Visio профессиональный 2013 Visio 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 OneNote 2010 Project 2010 Project стандартный 2010 Publisher 2010 Visio премиум 2010 Visio 2010 Visio стандартный 2010 Excel Starter 2010 InfoPath 2010 Word Starter 2010 Еще. Меньше

Файл можно сохранить в папку на жестком диске, в сетевом расположении, в облаке, на DVD-диске, на рабочем столе или на флэш-накопителе. Хотя необходимо определить назначение, если оно отличается от папки по умолчанию, процесс сохранения будет одинаковым независимо от выбранного назначения. По умолчаниюMicrosoft 365 программы сохраняют файлы в рабочей папке по умолчанию.

Кроме того, можно сохранить файл в другом формате, например RTF, CSV или PDF.

Сохранение файла в OneDrive или SharePoint позволяет получить доступ к нему на любом устройстве и включает такие функции, как автосохранение и журнал версий, которые могут помочь предотвратить потерю данных, если файл неожиданно закрывается.

Чтобы сохранить файл:

файл >

«Сохранить»

Совет: Вы также можете выбрать команду « Сохранить » на панели быстрого доступа.

Совет: Сохраните файл в облачном расположении, например OneDrive или SharePoint, чтобы иметь доступ к нему в любом месте, взаимодействовать с другими пользователями в режиме реального времени и получать доступ к журналу версий.

По умолчанию при входе файлы сохраняются в OneDrive. Если вы хотите сохранить текущий файл в другом месте, щелкните раскрывающийся список « Расположение», чтобы просмотреть дополнительные недавно использовавшихся расположений. Если нужного расположения нет, можно открыть полное окно «Сохранить как», выбрав «Дополнительные параметры сохранения».

Диалоговое окно сохранения в Microsoft Excel для Office 365

Совет: Если сохранить файл в OneDrive или SharePoint,автосохранение будет включено по умолчанию, поэтому вам не нужно сохранять данные по мере использования.

Если вы хотите изменить расположение по умолчанию для этих сохранения на одну из недавно использовавшихся папок, выберите раскрывающийся список «Расположение «, щелкните правой кнопкой мыши расположение папки, которое вы хотите задать по умолчанию, и выберите «Задать расположение по умолчанию«.

Снимок экрана: настройка расположения по умолчанию в Word при сохранении нового файла

Если вы хотите сохранить данные в папке, отличной от недавно использовавшихся папок, выберите » Дополнительные расположения». Если вы еще не получили это обновление, приложения Office продолжат использовать меню «Файл» для сохранения.

Вы также можете нажать клавишу F12 или > «Сохранить как«, чтобы открыть меню «Файл».
Если вы уже использовали сочетания клавиш при закрытии документа, например ALT+F4, вы можете быстро выбрать «Не сохранять» файл с помощью сочетания клавиш для этой кнопки (ALT+N).

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: Если вы собираетесь создать файл на основе существующего файла, но хотите сохранить только изменения в новом файле, рекомендуется сохранить копию перед внесением изменений. Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии. Можно также щелкнуть исходный файл правой кнопкой мыши и выбрать команду «Открыть копию».

Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе.

Расположение	Описание
*Сайты —[название вашей компании]***	Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
*OneDrive —[название вашей компании]***	OneDrive для бизнеса
OneDrive — личное	OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
Этот компьютер	Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
Обзор	Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Сохранение файла в другом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в формате RTF или книгу Excel в виде CSV-файла Comma-Separated(CSV).

Важно: Если сохранить файл Office в формате, отличном от формата Open XML (например, .DOCX, .XLSX или .PPTX), некоторые сетевые функции и современные функции, такие как автосохранение или проверка читаемости , не будут работать с ним.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат формата RTF, Word 97–2003 (.doc), веб-страницу (.htm или .html) или разделители запятыми (.csv). Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».
Нажмите кнопку Сохранить.

Резервное копирование и восстановление файлов

Способ резервного копирования и восстановления файлов зависит от того, где и когда вы их сохранили. Чтобы узнать больше о функции, включая поддерживаемые версии Office, выберите имя функции в таблице ниже.

Сохранено в OneDrive

Возможности

Автосохранение автоматически сохраняет файл при сохранении в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

Журнал версий позволяет просматривать и восстанавливать предыдущие версии файлов, хранящихся в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

На компьютере с Windows можно создать резервную копию папок «Рабочий стол», «Документы» и «Рисунки» OneDrive резервное копирование папок компьютера. Также см. раздел «Файлы», сохраненные в OneDrive по умолчанию в Windows 10.

Вы можете восстановить все OneDrive до предыдущего времени, если OneDrive файлы удаляются, перезаписываются, повреждены или заражены вредоносными программами.

Вы можете восстановить файлы и папки, удаленные из OneDrive.

Сохранено на устройстве

Если функция автовосстановления включена и файл неожиданно закрывается, восстановление документов откроется при следующем открытии приложения Office. Вы также можете восстановить более раннюю версию файла Office.

Важно: Даже если автовосстановление включено, файл следует часто сохранять во время работы над ним, чтобы избежать потери данных из-за непредвиденного сбоя питания или другой проблемы.

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но сохранить изменения только в новом, перед их внесением рекомендуем использовать команду «Сохранить как». Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии.

Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3.
Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Выбор другого расположения для сохранения файла

Сохраняя файл или его копию, как описано выше, можно выбрать другое расположение.

Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

Расположение	Описание
*Сайты —[название вашей компании]***	Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
*OneDrive —[название вашей компании]***	OneDrive для бизнеса
OneDrive — личное	OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
Этот компьютер	Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
Обзор	Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.
Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом или старом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word 2016 в формате RTF, а книгу Excel — в формате CSV.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат формата RTF, Word 97–2003 (.doc), веб-страницу (.htm или .html) или разделители запятыми (.csv).

Примечание: Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».

Сохраните копию файла или выберите другое расположение в Office 2013.

Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

Расположение	Описание
*Сайты —[название вашей компании]***	Библиотеки документов SharePoint Server 2013 или предыдущих версий
*OneDrive —[название вашей компании]***	OneDrive для работы и учебы
OneDrive — личное	OneDrive для пользователей через вашу учетную запись Microsoft
Другие места в Интернете	Другие веб-сайты, на которых у вас есть доступ к хранилищу файлов.
Компьютер	Локальное устройство

Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.
Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Выберите необходимое действие

Выберите необходимое действие
Использование диалогового окна «Сохранение документа»
Сохранение файла в другом формате
Сохранение файла в формате предыдущей версии Office

При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.

Диалоговое окно

В адресной строке выберите или укажите путь к папке.
Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.
Нажмите кнопку со стрелкой, чтобы отобразить остальные типы файлов.

Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат «Текст в формате RTF», «Веб-страница» или «CSV (разделители-запятые) (*.csv)».

Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Microsoft 365, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).

Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.
Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.

Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
Нажмите кнопку Сохранить.

Как сохранить файл
с нужным пользователю расширением

Рекомендации типа «сохранить файл с расширением .xxx» часто встречаются в инструкциях компьютерной тематики. Однако, многие пользователи не умеют этого делать.

Для них это краткое руководство.

Расширение есть почти у каждого файла. Благодаря ему компьютер определяет, к какому типу файл принадлежит и как его использовать. Оно представляет собой специальную метку, прописываемую через точку от названия файла. Больше о расширении можно узнать здесь.

Когда говорят, что файл необходимо сохранить с каким-то расширением, имеется в виду, что при сохранении нужно конкретно указать, каким это расширение должно быть. Если этого не сделать, файл сохранится с каким-нибудь «стандартным» расширением и в результате не будет выполнять требуемые функции.

Чтобы было понятнее, рассмотрим порядок сохранения файла с расширением .html в текстовом редакторе Блокнот.

1. В меню Блокнота выбрать пункт «Сохранить как».

2. В поле «Имя файла» сразу же после названия файла поставить точку, а после нее — нужное расширение (в нашем случае это html). Точка должна быть одна, пробелы после нее — отсутствовать (см. изображение).

3. Нажать кнопку «Сохранить».

Во многих программах предусмотрена возможность выбора нужного расширения из доступных вариантов. В таком случае при сохранении вместо того, чтобы «вручную» прописывать расширение, можно просто выбрать его из списка. Вот, как это выглядит в программе Notepad++.

НАПИСАТЬ АВТОРУ

КАК СОХРАНИТЬ ФАЙЛ (школа начинающего пользователя)

Один из первых навыков, необходимых при освоении компьютера, — это умение сохранить, а затем вызвать информацию в своем ПК. О том, как это сделать, рассказывает преподаватель информатики, программист Елена Сутоцкая.

Рис. 1. Так выглядит главное меню редактора Word. Если вы один раз щелкнете левой кнопкой мыши по пункту «Файл» на экране появятся команды ввода-вывода информации (рис. 2).

Рис. 2. Главные из команд при сохранении документа -«Сохранить»(«Save») и «Сохранить как. » («Save as. «. Когда сохранение документа происходит первый раз, между ними нет никакой разницы. Подведя курсор к той или другой команде и щелкнув один раз левой

Рис. 3. Здесь редактор Word предлагает вам сохранить документ в папке в «Мои документы» под именем Doc1 (или 2, 3. ) с расширением doc. Одноременно вы можете увидеть, какие документы с тем же расширением уже есть в данной папке. Щелкнув левой кнопкой мыш

Наука и жизнь // Иллюстрации

Рис. 5. После сохранения файла в самой верхней строке главного меню редактора Word появляется имя файла.

Наука и жизнь // Иллюстрации

Рис. 7. Любое из расширений можно выбрать, один раз щелкнув мышью по нужной строке. Применительно к текстовому редактору наряду с расширением doc часто используется расширение rtf. Это позволяет использовать документ в других приложениях Windows, не наруш

Рис. 8. Так выглядит вкладка для настройки параметров процесса автосохранения.

Рис. 9. Чтобы документ сохранился со всеми изменениями и дополнениями, внесенными с момента его открытия, нужно щелкнуть мышкой на слове «Да». Щелчок по клавише «Нет»вернет документ к первозданному виду. А клавишей «Отмена»следует воспользоваться, если вы

Основные правила сохранения документа удобно рассмотреть на примере текстового редактора Word в среде Windows (рис. 1). Для этой среды их можно считать универсальными, поскольку пункт главного меню «Файл» («File») присутствует в любом другом приложении Windows практически в том же виде. Так что, освоив сохранение документа в Word`е, можно без труда проделать то же самое в любом другом текстовом или графическом редакторе и при работе с электронными таблицами.

Прежде чем перейти непосредственно к порядку сохранения документа, необходимо усвоить некоторые основные понятия.

Все, «собранное» в компьютере, хранится в виде файлов. Файл — это поименованная область диска, в которой хранится информация.

Имя файла состоит из двух частей — собственно имени и расширения, разделенных точкой. Иногда расширение отсутствует, но обычно именно по нему можно узнать, какого типа информация содержится в файле, так как каждая прикладная программа по умолчанию присваивает файлу определенное расширение. Так, «DOC» указывает, что документ создан в текстовом редакторе Word, «BMP» — в графическом редакторе, например Paint, «PPT» говорит, что вы имеете дело с презентацией, созданной в PowerPoint, «XLS» — признак электронной таблицы, «jpg» — графического документа, с которым работали, например в Photoshop’е.

Примечание . Присваивая файлу имя собственное, старайтесь, чтобы оно соответствовало информации, которая в нем хранится, — так гораздо проще его потом найти. Например, «Adressbook» или «Контакты».

Имя может быть набрано по-русски или на любом другом языке, установленном на данном компьютере, содержать цифры, знаки препинания, исключая кавычки и специальные символы.

Помимо файлов существуют так называемые папки — в них хранится информация, по которой компьютер находит нужный файл.

Папка «Мои документы»

Она появляется в компьютере при установке программного обеспечения. Как правило, многие начинающие пользователи, и не только они, предпочитают хранить свои файлы именно в ней. Это удобно, поскольку происходит по умолчанию. Но при работе с большим количеством разнообразной информации удобнее создавать «тематические» папки и складывать файлы в них. Это существенно облегчает поиск информации.

Примечания. 1. Один и тот же документ может быть сохранен под разными именами в одной и той же папке, под одним и тем же именем в разных папках и под разными именами в разных папках (кому как удобно).

2. Если в процессе присвоения имени вы случайно стерли расширение, не расстраивайтесь, компьютер сам присвоит вашему файлу нужное расширение.

Примечание . Все то же можно выполнить, выбрав на панели инструментов пиктограмму с изображением дискеты и однократно щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

Если же вы работаете с уже сохраненным документом, то команды «Сохранить» и «Сохранить как. » срабатывают по-разному. В первом варианте («Сохранить») документ сохраняется под тем же именем со всеми внесенными в него исправлениями и дополнениями. При этом диалоговое окно на экране не появляется. (К тому же результату приведет щелчок мышкой по пиктограмме с изображением дискеты). Во втором варианте («Сохранить как. «) на экране откроется уже знакомое нам диалоговое окно (см. рис. 3), где в поле «Имя файла» будет написано имя, под которым вы сохраняли данный документ. Введя туда новое имя, вы сохраните свой документ со всеми внесенными исправлениями и дополнениями под другим именем.

Если вы хотите сохранить документ в другой папке, следует ее выбрать (а предварительно, естественно, создать). Для выбора другой папки на любом из дисков надо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по черной стрелочке справа от поля «Папка». После этого появится окошко, где вы увидите пиктограммы и наименования дисков, доступных на вашем компьютере: например, пиктограмму «Рабочий стол», папку «Мои документы» и т. д. (рис. 6).

Действовать можно и в обратном порядке: сначала изменить имя, а потом выбрать папку для сохранения.

Чтобы изменить расширение файла, нужно щелкнуть мышкой по черной стрелочке справа от поля «Тип файла». После этого на экране появится перечень всех допустимых для данного файла расширений (рис. 7).

Примечание . Для использования документа в среде DOS нужно выбрать из перечня строки «Текст DOS с разбиением на строки» либо «Текст DOS». Но при этом практически все форматирование текста будет утрачено.

Автоматическое сохранение информации

Для удобства сохранения документа в процессе работы компьютеру можно задать режим так называемого автосохранения. Особенно важно, чтобы информация сохранялась автоматически в том случае, если питающая ваш компьютер электрическая сеть не очень надежна.

Для активации функции автоматического сохранения информации следует выбрать в главном меню пункт «Сервис» («Tools»), а в нем подпункт «Параметры» («Options») (рис. 8). На вкладке «Сохранение» («Save») надо выбрать «Автосохранение» («Automatic Save Every:»)и в поле справа от него установить временной интервал между автоматически повторяющейся записью в память компьютера документа, над которым вы работаете. Тогда, если имя документу уже присвоено, отпадает необходимость периодически напоминать компьютеру о том, что нужно сохранять информацию. Он будет делать это самостоятельно.

Примечание . Если вы забудете сохранить свой документ перед выходом из редактора, компьютер напомнит вам сделать это, чтобы не пропали все внесенные в документ изменения: на экране появится специальное окошко с предупреждением (рис. 9).

Последнее примечание. Все, о чем рассказано выше, справедливо для любого приложения Windows, различия будут лишь в предлагаемом автоматически имени и расширении файла или в том, какая папка предлагается по умолчанию.

Читайте в любое время

Детальное описание иллюстрации

Рис. 1. Так выглядит главное меню редактора Word. Если вы один раз щелкнете левой кнопкой мыши по пункту «Файл» на экране появятся команды ввода-вывода информации (рис. 2).
Рис. 2. Главные из команд при сохранении документа -«Сохранить»(«Save») и «Сохранить как. » («Save as. «. Когда сохранение документа происходит первый раз, между ними нет никакой разницы. Подведя курсор к той или другой команде и щелкнув один раз левой кнопкой мыши, вы откроете диалоговое окно сохранения документа (рис. 3).
Рис. 3. Здесь редактор Word предлагает вам сохранить документ в папке в «Мои документы» под именем Doc1 (или 2, 3. ) с расширением doc. Одноременно вы можете увидеть, какие документы с тем же расширением уже есть в данной папке. Щелкнув левой кнопкой мыши в поле «Имя файла», можно стереть предложенное и ввести нужное вам имя (рис. 4).
Рис. 4. Последнее, что необходимо сделать для сохранения данного файла, -один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в поле команды «Сохранить»или нажать клавишу «Enter» на клавиатуре. После этого ваш файл надежно сохранен в папке «Мои документы». Чтобы убедиться в этом, посмотрите на самый верх экрана — там должно появиться имя сохраненного файла (рис. 5).
Рис. 6. Щелкнув один раз левой кнопкой мыши по какому-либо наименованию из этого списка, вы увидите его в поле «Папка». В самом же окошке возникнет список содержимого этого диска. Выбрав нужную папку и щелкнув по ней два раза левой кнопкой мыши, вы увидите ее имя в окне «Папка». После этого можно произвести уже знакомую операцию смены имени файла или, согласившись с уже существующим именем, щелкнуть левой кнопкой мыши в поле команды «Сохранить».
Рис. 9. Чтобы документ сохранился со всеми изменениями и дополнениями, внесенными с момента его открытия, нужно щелкнуть мышкой на слове «Да». Щелчок по клавише «Нет»вернет документ к первозданному виду. А клавишей «Отмена»следует воспользоваться, если вы раздумали прекратить работу.

Сохранение документа

Сохраняйте свои документы в OneDrive, чтобы получать к ним доступ в любых условиях — на работе, дома и в пути. Или сохраняйте их в другом месте, например на настольном компьютере.

Сохранить как

Выберите Файл >Сохранить как (или Сохранить копию).
Выберите OneDrive, чтобы обеспечить удаленный доступ к документу. Сохраняйте личные файлы в персональном хранилище OneDrive, а рабочие — в корпоративном хранилище OneDrive или на сайте SharePoint. Вы также можете сохранить документ в другом расположении из списка, например Этот компьютер >Документы. Или нажмите Обзор, чтобы выбрать любое расположение, включая рабочий стол.
Введите название и нажмите кнопку Сохранить.