как добавить эцп в 1с

Настройка и подключение ЭДО в «1С:Бухгалтерии 8.3»

Бумажный документооборот с каждым годом становится всё менее значимым и заменяется электронным (ЭДО 1С). Электронные документы можно легко и быстро получить, подписать и отправить непосредственно из «1С». С заменой бумажных документов электронными компаниям больше не нужно отводить много места под архивы, нести затраты на канцелярию и доставку бумаг. Представляем пошаговую инструкцию по подключению и настройке сервиса «1С-ЭДО» в программе 1С:Бухгалтерия» 8.3.

Преимущества «1С-ЭДО»

Сервис «1С-ЭДО» предназначен для обмена с контрагентами через интернет юридически значимыми документами, такими как счета-фактуры, договоры, соглашения, акты, накладные – и так далее. Пользоваться сервисом куда удобнее, чем вести документооборот в бумажном виде, в результате он получает всё большее распространение.

Перечислим основные преимущества 1С-ЭДО:

• юридически значимые документы с ним оформляются и обрабатываются быстрее;
• пакет документов контрагенту передаётся быстрее, в результате снижаются сроки закупок, отгрузок, возмещения НДС, получения оплаты от клиентов, к тому же снижаются и затраты на документы;
• потеря документов исключается;
• затраты на хранения и утилизацию бумаг также снижаются, чтобы найти документы в архиве требуется меньше времени – в ЭДО все документы «под рукой», причём сколь угодно долго;
• предоставление документов в контролирующие органы производится по тем же каналам, по которым сдаётся отчётность, путём выгрузки вместе с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

В каких программах 1C реализован электронный документооборот?

Сервис «1С-ЭДО» можно подключить во многих типовых решениях от «1С». Его функционал входит в конфигурацию, так что дополнительные модули приобретать не понадобится. Документы можно отправлять прямо из программы, на основании формализованных электронных документов формируются учётные данные, так что будет нужно только проверить и провести их.

Программы «1С», с которыми совместим сервис «1С-ЭДО»:

• «1С:Бухгалтерия» в редакциях 2.0 и 3.0
• «1С:Бухгалтерия КОРП»
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» 1.0 и 2.0
• «1С:Управление торговлей» 10.3 и 11
• «1С:Розница» 2.0
• «1C:Управление нашей фирмой»
• «1С:Комплексная автоматизация» 2.0
• «1С:Управление производственным предприятием»
• «1C:ERP Управление предприятием» 2.0

Можно и купить «1С: Клиент ЭДО 8», специально предназначенный для ведения ЭДО. С ним можно работать автономно либо загружать информацию с помощью подсистемы «Обмен данными».

Для крупного бизнеса ЭДО не просто полезен, а необходим, для среднего и малого он тоже весьма важен. В случае с крупными компаниями предлагается введение с участием бухгалтерии, финансового департамента и IT-службы, а в организациях поменьше подключить ЭДО может бухгалтер без привлечения специалистов.

Установка компонентов ЭДО в 1С

Переходя к практике, рассмотрим установку «1С-ЭДО» по этапам. Разобран будет самый частый случай, в котором организация использует «1С:Бухгалтерию» 3.0.

Сначала нужно убедиться, что ЭЦП есть на рабочем компьютере. Подойдёт такая же, как применяемая для сдачи отчётности.

Если ЭЦП нет или срок её действия закончился, следует подготовить заявление на выпуск нового сертификата – и сделать это прямо в программе «1С:Бухгалтерия». Для этого зайдите в раздел «Администрирование», после чего:

• выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
• вы увидите форму подачи заявления;
• заполните необходимые поля, передайте менеджеру организации, которая сопровождает вашу программу «1С», нужные документы;
• ЭЦП будет выпущена в течение суток, чтобы узнать о готовности откройте заявление и обновите его статус.

Ещё следует включить в «Учётную политику» возможность электронного документооборота с контрагентами.

Добавление ЭЦП

Чтобы добавить ЭЦП сделайте следующее:

• откройте раздел главного меню «Администрирование» в «1С:Бухгалтерии»;
• перейдите в раздел «Обмен электронными документами»;
• найдите пункт «Электронные подписи» и отметьте его галочкой;
• зайдите в раздел «Настройки электронной подписи и шифрования».

рис 1. Как найти раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» в «1С:Бухгалтерия» версии 3.0

Если в окне, которое откроется, не будет отображаться действующий сертификат, потребуется добавить его из установленных на ПК – это нужно для подписания и шифрования.

рис 2. Добавление сертификата

Какие шаги нужно сделать чтобы добавить сертификат:

• откроется окно «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных», в нём нужно указать «Показывать все сертификаты»;
• выберите и откройте действующий;
• укажите вашу организацию в соответствующей строке;
• рядом с пунктом «Вводить пароль в программе электронной подписи» поставьте галочку, тогда при работе с электронными документами не будет всякий раз запрашиваться ввод пароля:
• выберите раздел «Добавить» или «Обновить», может понадобиться ввод пароля – введите;
• сертификат добавится, после чего по нему нужно будет кликнуть для раза чтобы его открыть;
• посмотрите, заполнена ли строка «Программа», в ней нужно указать криптопровайдера для вашего ПК – VipNet или КриптоПро;

рис 3. Заполнение строки «Программа»

• нажмите «Проверить», может понадобиться ввод пароля;

рис 4. Проверка сертификата

• если никаких ошибок не обнаружено, можно переходить к созданию учётной записи ЭДО.

Если при проверке нашлись ошибки, и вы не понимаете, что с ними делать, стоит обратиться к специалистам нашей компании за помощью. В большинстве случаев они сумеют помочь удалённо, и с возникшими техническими сложностями удастся быстро справиться.

Если программу «1С» вы арендуете на сервере, то и ЭЦП должна быть тоже на сервере. О том, что её нужно добавить, следует сообщить в техническую поддержку.

Создание учётной записи ЭДО

На этот раз действия вновь будут вестись в подразделе «Обмен электронными документами» программы «1С:Бухгалтерия».

Чтобы создать учётную запись ЭДО, нужно сделать следующее:

• Перейдите к закладке «Обмен с контрагентами».
• Рядом с пунктом «Сервисы ЭДО» поставьте галочку.

рис 5. Подраздел «Обмен электронными документами»

• Выберите «Учётные записи ЭДО», затем «Создать».
• Вы увидите помощник подключения к ЭДО.

рис 6. Помощник подключения к ЭДО

• Все обязательные поля здесь нужно заполнить, ознакомиться с условиями использования и нажать на «Подключить».

рис 7. Дальнейшие действия в помощнике подключения к ЭДО

• Если помощник выдал ошибку, связанную с заполнением юридического адреса, следует изменить способ его заполнения на «административно-территориальное деление» как показано на картинке ниже. Если потребуется, стоит загрузить классификатор;

рис 8. Заполнение карточки с юридическим адресом

• Остаётся только сохранить внесённые изменения и создать учётную запись ЭДО.

рис 9. Запись создана

• После подключения оператора и идентификатор ЭДО можно будет копировать и сообщать контрагентам, а также поменять назначение и настроить уведомления.
• Если ЭЦП поменялась, нужно отправиться в раздел «Администрирование», далее в «Обмен электронными документами», Обмен с контрагентами» и «наконец Учётные записи ЭДО». Здесь найдите закладку «Сертификаты» и поменяйте старый сертификат на новый.

рис 10. Вкладка «Сертификаты»

Для работы с электронными документами и приглашениями предназначена обработка «Текущие дела ЭДО». Зайти в неё можно из разделов «Продажи» и «Покупки».

рис 11. Как найти «Текущие дела ЭДО»

Чтобы принимать документы и приглашения от контрагентов используется функция «Отправить и получить», запускать её нужно регулярно.

рис 12. Раздел «Текущие дела ЭДО»

Приглашение контрагента

Для обмена документами с каждой фирмой должна быть создана настройка – проведён обмен приглашениями. Перед этим стоит уточнить у ответственного лица организации название оператора ЭДО и идентификатор.

После этого выполните следующие шаги:

• Выберите в справочнике «Контрагенты» того, с которым будете обмениваться приглашениями.
• Найдите вкладку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами» и нажмите на неё.

рис 13. Приглашение к обмену

• Откроется форма отправки приглашения.
• Если по контрагенту системой не будет найдено ни одного идентификатора, вам будет предложен выбор из списка операторов ЭДО.
• Если контрагент работает в системе СБИС (на это указывает идентификатор, начинающийся с 2BE), нужно указать ООО «Тензор» и отправить приглашение.
• Если идентификатор начинается с 2BM, то есть оператор «Диадок», следует указать АО «ПФ «СКБ Контур». Добавьте тот идентификатор, который скажет контрагент, внесите свой электронный адрес для получения уведомления. Заявление нужно распечатать, подписать, отсканировать и прикрепить, а затем отправить приглашение.

рис 14. Отправка приглашения к ЭДО

• Если системе удалось отыскать идентификатор, проверьте, что он правильный, если их нашлось несколько, следует выбрать нужный. После этого отправьте приглашение (если он начинается с 2AE, это «КалугаАстрал», с 2AL – «Такском»).
• Если найденный системой идентификатор отличается от того, который дал контрагент, его стоит удалить и внести правильный.
• Для проверки статуса приглашения зайдите в обработку «Текущие дела ЭДО», далее в «Приглашения».

В случае с операторами «КалугаАстрал» и «Такском» нужно дождаться, пока контрагент не примет приглашение в своей программе. Статус подключения будет обозначен как «Принято».

В случае с «Диадоком» роуминг может настраиваться достаточно долго – до 10 рабочих дней.

При работе со «СБИС» настройка обычно происходит сразу, хотя иногда требуется дождаться принятия приглашения контрагентом.

Когда приглашение отправляется вам, чтобы его принять или отклонить нужно зайти в «Текущие дела ЭДО», далее – в «Требуется согласие».

Как настроить формат отправки документов

После того, как обмен с контрагентом будет настроен, следует зайти в «настройки ЭДО» по этому контрагенту, и указать, в каком формате будут отправляться документы.

Чтобы сделать это:

• Отправьтесь в раздел «Администрирование», далее «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Лучше применять формат УПД.
• Найдите закладку «Настройки отправки», выберите документ и измените регламент ЭДО – нужно указать «УПД 2019».

рис 15. Настройка формата

• Чтобы у электронного УПД был статус 1, на вкладках «Счёт фактура и первичный документ в одном документе» и «Счёт-фактура и корректировка в одном документе» следует поставить галочки.

Как отправлять электронные документы

Чтобы отправить документ найдите меню «Продажи», затем перейдите в подменю «Реализация (акты, накладные, УПД)». Выберите документ, далее «ЭДО» и в открывшемся меню – «Просмотреть электронный документ».

рис 16. Действия в подменю «Реализация»

Убедитесь в том, что формат документа правильный, затем нажмите на «Подписать и отправить». Если формат неверный и его требуется поменять, то отправьтесь в раздел «Настройки ЭДО».

Если это требуется, можно отправить также и выданные счета-фактуры.

Контрагентам с операторами ЭДО «КалугаАстрал» и «Такском» отправить счёт можно таким же образом. Чтобы сделать это, нужно зайти в «Продажи», оттуда – в «Счета покупателям» – «ЭДО» – Просмотреть электронный документ» – «Подписать и отправить».

Контрагентам с системой СБИС, у которых настроен роуминг через оператора «Тензор», а также тем, что имеют систему «Диадок», счёт лучше отправлять «Произвольным документом» (показано на рисунке ниже). В этом случае можно быть уверенным, что он корректно визуализируется в их системе. Ответной подписи счёта не требуется, так что в «Настройках ЭДО» по этому контрагенту нужно убрать галочку «Ожидание ответной подписи». После отправки документа её стоит вновь поставить.

рис 17. Где искать «Произвольные документы»

Пользоваться «Произвольным документом» удобно для отправки счетов, договоров, нарядов-наказов, актов сверок, платёжных поручений, КС-2 и других документов, которые перед этим стоит сохранить в том формате, который вам подходит.

Чтобы сделать это, зайдите в «Продажи», далее в «Электронные документы» и «Произвольные документы».

рис 18. «Произвольные документы» в «1С:Бухгалтерии» версии 3.0

Перейдите в закладку «Исходящие» и нажмите «Создать» как показано на картинке.

рис 19. Создание произвольного документа

Как получать электронные документы

Для получения электронного документа нужно перейти в «Продажи», затем в «Текущие дела ЭДО». Появится обработка, в которой нужно будет нажать «Отправить и получить».

Документ окажется в папке «Входящие» – «Утвердить» либо «Подписать».

В колонке «Вид документа» кликните по нужному дважды чтобы открыть его.

рис 20. Получение электронного документа

Проверьте полученный документ, если замечаний не возникло, подпишите и отразите в учёте.

рис 21. Универсальный передаточный документ

Если пришёл формализованный документ, и программа считала информацию из него, то предложит вам считать номенклатуру. Если от этого контрагента в дальнейшем должны поступать документы с такой же номенклатурой, то стоит сделать это.

Чтобы считать номенклатуру перейдите по ссылке «Несопоставленная номенклатура» и выберите нужную из справочника. Сохраните и запишите.

После этого документ стоит отразить в учёте. Чтобы это сделать, нужно:

• Для формализованного документа – открыть в программе документ «Поступление».
• Кликнуть по ссылке на документ. Если номенклатура для него сопоставлялась, нажать на кнопку «Ещё», затем «ЭДО» и «Перезаполнить электронный документы» – после этого сопоставленная ранее номенклатура будет подобрана и в следующих документах начнёт заполняться автоматически.
• Проверить номенклатуру, счета учёта и дату. Провести и закрыть документ.

рис 22. Документ «Поступление»

Алгоритм действий для неформализованного документа: нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ «Поступление», если он уже создавался, то выберите из списка.

рис 23. Документ «Акт на передачу прав»

Если связь электронного документа и документа «Поступление» требуется прервать, следует нажать на крестик.

Затем электронный документ должен быть утверждён, для чего нужно нажать на соответствующую кнопку (смотрите рисунок ниже). После этого её заменит кнопка «Подписать и отправить».

рис 24. Универсальный передаточный документ

Когда обе стороны получили документ с двумя подписями, его состояние обозначается как «Завершён». Чтобы просмотреть его нужно зайти в «Администрирование», а оттуда в «Архив ЭДО».

Если документ нужно распечатать, откройте его и выберите в правом верхнем углу «Ещё» – «Печать».

Через «Архив ЭДО» также проводится и выгрузка документов для ФНС. Отсортируйте нужные, затем выберите «Ещё» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».

При получении электронного документа автоматически создаётся документ «Поступление». Если это не нужно, поменяйте настройки «ЭДО» по контрагенту – на закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону», а затем «Всё вручную».

Что предпринять, если в документе ошибки

Если электронный документ не будет подписан, то можно закрыть его принудительно – для этого выберите в списке нужный и нажмите «Ещё» – «Закрыть принудительно» (показано на рисунке ниже). Комментарий будет виден лишь вам. Если документ будет обработан контрагентом, его статус поменяется на актуальный.

рис 25. Текущие дела ЭДО

Если ошибка нашлась во входящем документе и её требуется исправить, то можно отклонить документ и сообщить контрагенту об ошибке при помощи комментария.

Для этого зайдите в документ, нажмите «Другие действия» и выберите «Отклонить».

рис 26. Отклонение документа

Если контрагент отклонил ваш документ, его можно будет обнаружить в папке «Исправить», а причину узнать в документе на закладке «Подписи».

рис 27. Закладка «Подписи»

Когда узнаете причину, по которой документ отклонили, закройте его принудительно, исправьте ошибки и отправьте новый.

Для отправления исправленного документа в состоянии «Закрыт принудительно» нужно зайти в раздел «Продажи», далее «Реализация (акты, накладные, УПД)». Здесь выберите требуемый документ, нажмите «ЭДО» и «Отправить электронный документ» (не просматривая). После этого новый документ будет сформирован и отправлен.

Подписанный документ нужно аннулировать. Если у контрагента операторы «КалугаАстрал» или «Такском», то для этого нужно зайти в электронный документ, нажать «Другие действия» и «Аннулировать». Следует указать причину и подождать, пока аннулирование подтвердится.

Если у контрагента СБИС или «Диадок», нужно подготовить и отправить произвольным документом предложение об аннулировании. Когда контрагент утвердит предложение, документ будет аннулирован по соглашению сторон.

Итоги

В статье были рассмотрены основные действия по настройке и подключению системы «1С-ЭДО». Использование системы можно начать когда угодно, подключившись к сервису бесплатно. Также бесплатно и получение входящих документов, а оплата исходящих зависит от тарифа на подписку «1С:ИТС».

Многие поставщики и покупатели уже работают с ЭДО и готовы обменяться приглашениями, после чего юридически значимые документы можно будет доставлять и подписывать за секунды.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как заменить сертификат ЭЦП в учетной записи ЭДО

Чтобы заменить сертификат ЭЦП в учетной записи ЭДО в сервисе 1С-ЭДО, перейдите в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» — «Учетные записи ЭДО».

Перейдите в вашу учетную запись ЭДО — вкладку «Сертификаты».

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Удалите сертификаты электронной подписи, у которых вышел срок.

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)

С помощью кнопки «Добавить» добавьте актуальный сертификат электронной подписи в учетную запись ЭДО. После добавления актуального сертификата в список сертификатов учетной записи ЭДО необходимо нажать «Записать и закрыть».

В открывшемся окне «Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО» требуется ознакомиться с пользовательским соглашением на подключение к сервису 1С-ЭДО, после чего ввести пароль закрытой части ключа электронной подписи и нажать «Подписать». Если при выпуске сертификата пароль не был задан, то данной поле нужно оставить пустым.

На этом обновление сертификата электронной подписи завершено.

Документы, подписанные сертификатом, выпущенным неаккредитованным удостоверяющим центром, нужно аннулировать. Затем переформировать заново, подписать сертификатом, полученным в УЦ, аккредитованном по новым правилам, и отправить контрагенту.

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)

Вместе с этим читают:

• Как пригласить к обмену контрагента с ЭДО в 1С и настроить уведомления на почту
• Как пригласить к обмену контрагента с ЭДО другого оператора связи

Шифрование в 1С

Для всех типовых конфигурациях 1С, работающих на платформе 8.3, реализованы следующие механизмы, связанные с ЭЦП:
§ Подписание документов и произвольных файлов цифровой подписью § Проверка подписанных файлов и документов § Выгрузка документов и подписей в файлы § Загрузка документов и подписей из файлов § Шифрование файлов с возможностью открытия указанному списку лиц
Для начала нужно подготовить компьютер для работы, т.е. выбрать провайдера, скачать дистрибутив программы поддержки криптографии в 1С и заключить договор на получение реальной электронной подписи, получить сертификаты для шифрования 1С. В примере из статьи выбор пал на провайдера КриптоПро, так как он предоставляет тестовые сертификаты и программные продукты криптографии имеют бесплатный период функционирования).
Для получения и установки ЭЦП для 1С необходимо установить программный продукт «КриптоПро CSP 4.0». Продукт можно скачать на сайте программы в разделе «Продукты СКЗИ КриптоПро CSP/TLS/JSP» пункт «Загрузка файлов».
Возможно протестировать механизм ЭЦП бесплатно, для этого разработчики КриптоПро создали тестовый центр сертификации, который создаст вам бесплатный сертификат, но только для тестирования, расшифровать документ с помощью него навряд ли получится, но чтобы что-то зашифровать в 1С и поставить подпись он годится вполне). В соответствии с вашей операционной системой вы можете скачать нужный вам дистрибутив, пример показан на рисунке ниже.
Рис. Установка КриптоПро После установки дистрибутива можно получить тестовые сертификаты (далее просто ключи), для этого нужно проделать следующие шаги:
1. скачиваем и устанавливаем программу КриптоПро ЭЦП Browser plug-in; 2. перейти на раздел сайта КриптоПро; 3. в самом низу переходим по ссылке «сформировать ключи и отправить запрос на сертификат»; 4. при переходе на сайт у вас появится окно — Подтверждение доступа, нужно согласиться. 5. В следующем окне заполняем данные, их можно заполнить как угодно. Далее из выпадающего списка выбираем пункт Crypto-Pro GOST R 34.10-2012 Strong Cryptographic Service Provider или Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider (на данный момент алгоритмом шифрования, имеющим юридическую силу, признается последний), далее ставим галочку — “Пометить ключ как экспортируемый” и в последнем пункте пишем имя нашего сертификата. 6. Далее появится окно, в котором нужно в произвольном направлении двигать мышкой что бы у нас произошла генерация случайно последовательности 7. в следующем окне нажимаем на — Установить этот сертификат
Рис. Настройки ключа
Рис. Сохранение ключа, можно в реестре

Рис. Установка ключа
Рис. Успешное завершение сохранения ключа Далее, чтобы проверить установленные сертификаты в системе нужно:
1. Зайти в КриптоПро через панель управления 2. Открыть вкладку “Сервис” 3. Нажать “Просмотреть сертификаты в контейнере” 4. Нажать копку “Обзор” и смотрим все сертификаты в системе какие есть на данный момент.
Рис. Вызов остнастки КриптоПро
Рис. Проверка, что сертификат установлен

2. Применение ЭЦП в 1С

Рассмотрим использование механизма криптографии в 1С. Для шифрования и подписания документов ЭЦП в 1С нам понадобится включение механизма шифрования, т.е. перейти в “Администрирование”-> “Обмен электронными документами-> Настройки электронной подписи и шифрования“. Также чтобы помимо возможности подписывать документы и иметь возможность шифровать данные нужно установить константу “Использовать шифрование“ , сделать это всегда можно через меню “Все функции”-> “Константы-> Использовать шифрование“ (иначе пункты меню Зашифровать и Расшифровать будут скрыты в программе, а останется лишь опция Подписать).
Рис. Настройки ЭЦП

Рис. Включение опции шифрования 1С После установки КриптоПро в списке доступных должен появиться провайдер КриптоПро

Рис. Установленные программы криптопровайдеров
Нажимаем на кнопку добавить и добавляем ранее полученный тестовый/рабочий сертификат по кнопке “Добавить”->“Использовать для подписи и шифования”. Далее потребуется ввести пароль, который вы указывали для ключа при его создании. Если по данному сертификату возможна подпись и/или шифрование, то он успешно добавится. Далее можно нажать кнопку “Проверить” , чтобы проверить какие из двух операций по нему доступны.

Рис. Успешно добавленный сертификат

Рис. Успешно добавленный сертификат в списке сертификатов
Рис. Проверка возможностей сертификата Для проверки работоспособности системы шифрования/расшифрования нужно зайти в справочник Файлы.

Рис. Команда входа в справочник Файлы
Данные в справочнике Файлы мы можем полполнять как вручную файлами из файловой системы, так и, например, посредством массовой рассылки отчетов и писем. Ниже на примере 1С ЗУП 3.1 приводятся настройки формирования отчета Штатное расписание в файлы базы данных.
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1 (продолжение)
Рис. Настройка рассылки отчетов в файлы, 1С ЗУП 3 1 (продолжение)
После нажатия “Зашифровать в 1С” из меню появится окно выбора сертификатов, которыми будет производиться шифрование 1С файла.

Рис. Шифрование/расшифрование файла
Рис. Подбор сертификата для шифрования 1С После шифрования или подписания мы можем сохранить файл на диск или отправить его вместе с электронной подписью по почте, как это работает для любого отчета или обычного файла.
Рис. Файл успешно зафшифрован Как видно из рисунка, файл успешно зашифрован и при открытии в 1С для просмотра или редактирования будет автоматически произведена его расшифровка, без расшифровки открытие файла вызовет ошибку.
Подпишем документ Word, это делается практически аналогично шифрованию.

Рис. Подписание файла
Теперь сохраним файл на диск вместе с ЭЦП, выбрав “сохранить вместе с электронной подписью”.

Как видно мы подписали документ отсоединенной подписью. Подпись может быть также и присоединенной к файлу, главное отличие этого формата в том, что когда вы подписываете документ остается того же формата и размера, а после подписания с ним будет идти отдельный файл специального формата (в данном случае.p7s) который будет считаться самой подписью.

3. Проверка корректности ЭЦП в КриптоАРМ

Проверим корректность подписи можно с помощью программы КриптоАрм, тем самым это может служить доказательством, что документ не был кем-то подменен и был отправлен именно тем лицом, от которого мы ожидали его получить. Сначала надо скачать и установить КриптоАРМ, также снова следует обратить внимание, что для запуска необходимо обладать правами администратора.

Рис. Окно установщика КриптоАРМ
При первом запуске программа автоматически определяет установленные ключи.
Рис. КриптоАРМ определил, что ключ является действующим
Далее проведем непосредственно саму проверку ЭЦП, для этого потребуется выбрать файл, к которому относится подпись. В нашем случае это печатная форма Штатное расписание (Т-3 ) в виде pdf , выбираем его и сразу убеждаемся , что подпись верна.

Рис. Окно проверки подписи в КриптоАРМ

Рис. Указываем файл документа/отчета для проверки подписи в КриптоАРМ

Рис. Проверка подписи прошла успешно
Специалист компании ООО «Кодерлайн» Цыганков Владимир Александрович

Машиночитаемая доверенность, сертификаты и ключи в 1С Отчетность

Вопрос сдачи отчетности через 1С с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи, или просто ЭП) актуален как для руководителей крупного бизнеса, так и небольших ИП с ведением бухгалтерского учета на аутсорсинге.

Для этого необходимо оформить ЭЦП на сотрудника и доверенность, подтверждающую его полномочия во всех инстанциях. Электронная подпись регистрируется и закрепляется в сервисе отправки отчетности 1С.

• привязку ЭЦП в 1С-Отчетность;
• как оформить перевыпуск сертификата через 1С;
• как оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для отправки отчетности в ФНС, СФР и другие контролирующие органы.

Как привязать ЭЦП в сервисе 1С-Отчетность

Для использования в сервисе 1С-Отчетность нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая удовлетворяет критериям:

• выпущена аккредитованным УЦ;
• действует на момент отправки заявления;
• оформлена на законного представителя.

Если условия соблюдены, можно приступить к регистрации.

Шаг 1. Откройте блок 1С-Отчетность – меню «Отчеты».

Шаг 2. Переключитесь на вкладку «Настройки» – блок «Отчетность в электронном виде».

Привязать новую ЭЦП можно двумя способами:

1. Нажав гиперссылку «Заявление на продление 1С-Отчетности или изменение реквизитов».
2. Список – «Создать заявление». Перейти к строке – «На изменение реквизитов подключения или замену сертификата».

В предложенных вариантах, откроется карточка «Изменение настроек подключения к 1С-Отчетности».

Шаг 3. Укажите сотрудника – владельца прикрепляемой ЭЦП. в строке «Сертификат эл.подписи», установите переключатель «Использовать существующий» и перейдите по ссылке «Выбрать».

Шаг 4. Укажите прикрепляемый сертификат.

Произведем привязку ЭЦП представителя, выпущенного Федеральной налоговой службой.

Поменять сертификат в 1С-Отчетность можно путем отправки сведений о новом уполномоченном и его электронной подписи.

Заменить сертификат в 1С и отправлять отчетность можно после отправки и одобрения заявки.

Шаг 5. Подтвердите действие, нажав «Ок».

Новый сертификат закреплен в заполняемой форме.

Компетенции представителя подкрепляются доверенностью, подгружаемой в поле «Документы» – «Доверенность» – гиперссылка «Выбрать файл».

Шаг 6. Прикрепив файл МЧД, отправьте заявление – кнопка «Далее».

Как видите, добавить сертификат в 1С-Отчетность не составляет труда. Достаточно сделать подпись на сотрудника, установить сертификат на компьютер и добавить ЭЦП в 1С-Отчетность.

Если вы только подключаетесь к сервису 1С-Отчетность, то в самом заявлении на подключение аналогичным образом прикрепляется действующая электронная подпись.

Перевыпуск ЭЦП сертификата в сервисе 1С-Отчетность

Используя сервис 1С-Отчетность, пользователь может продлить сертификат или оформить выпуск сертификата

Продление ЭЦП осуществляется через известный пользователям раздел «Регламентированные отчеты» – «Подключение к 1С-Отчетности» или «Изменение настроек подключения» – при работе клиента в сервисе.

Тарифы 1С-Отчетность

Минимально рекомендуемые тарифы фирмы 1С. Оценка подключения в вашем регионе для компаний и ИП бесплатно!

Бонусы при подключении 1С-Отчетности

Бесплатный доступ на 1 юрлицо для наших подписчиков 1С:ИТС ПРОФ. Скидки для групп компаний

Пошаговая инструкция по продлению сертификата ЭЦП

Шаг 1. Установите переключатель в положение «Издать новый» и выберите вариант:

• в инспекции ФНС;
• в УЦ АО «Аналитический центр».

Если производится новый выпуск сертификата, пользователя необходимо идентифицировать. Провести идентификацию владельца ЭЦП (в официальных источниках сейчас используют сокращение ЭП – электронная подпись, без слова «цифровая») можно по адресам, указанным на сайтах операторов (например, «Калуга Астрал»), получить в ФНС или у других доверенных лиц УЦ ФНС:

• ПАО «Сбербанк России»;
• Банк ВТБ (ПАО);
• АО «ЕЭТП»;
• АО «Тинькофф Банк»;
• АО «Электронная Москва»;
• ПАО «Промсвязьбанк».

Шаг 2. В поле «Удостоверение личности» заполните карточку, указав паспортные данные владельца заказываемого сертификата ЭП.

Сохранив данные, отправьте заявление, нажав одноименную кнопку.

МЧД в 1С-Отчетность

МЧД – машиночитаемая, электронная доверенность – документ, оформленный на представителя, подтверждающий его полномочия, дающий право подписывать документы доверителя, заверив их своей подписью. Заверить МЧД можно только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Схема работы следующая – «представитель» получает ЭП физического лица, а «доверитель» оформляет на него МЧД для передачи отчетности контролирующим органам.

В конфигурациях 1С есть возможность создать МЧД в разделе «Уведомления» регламентированной отчетности.

Шаг 1. Откройте вкладку «1С-Отчетность» – «Уведомления». Нажмите «Создать» и в списке «Виды уведомлений» разверните пункт «МЧД».

• МЧД для обмена с СФР (бывший ФСС);
• МЧД для обмена с ФНС;
• Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывший ПФР).

Этот же раздел позволяет формировать заявление (уведомление) об отзыве полномочий представителя.

До конца августа 2023 года допускается применение ЭП без МЧД, но постепенно происходит ввод ее в обращение.

Требования к образцу и содержанию МЧД закреплены в приказе Минцифры №857 от 18.08.2021.

Рассмотрим пример формирования МЧД в 1С.

Машиночитаемая доверенность в ФНС

6 шагов прикрепления МЧД через 1С-Отчетность

Шаг 1. Откройте раздел «Уведомления», щелкните «Создать» и выберите в блоке «МЧД» команду «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».

Шаг 2. Заполните:

• срок действия доверенности;
• внесите доверителя и представителя;
• заполните паспортные данные, ИНН, СНИЛС.

Шаг 3. В поле «Расширенная настройка» можно задать, что срок даты окончания МЧД отсутствует.

Шаг 4. Нажмите ссылку «Все» в поле «Налоговый орган – получатель» и отметьте органы, на которые распространяет действие формируемая доверенность.

Шаг 5. Откройте раздел «Полномочия» – гиперссылка «Все» и установите нужные галочки. По умолчанию выделены все.

Шаг 6. Окончив оформление, нажмите «Отправить».

Для компании ООО «Зимний сад» назначен представитель Круглова О.А., имеющий полные полномочия взаимодействия, о чем направлено обращение в ФНС.

Поле регистрации МЧД в налоговой службе уполномоченное лицо может действовать от имени компании в ФНС. Зафиксированную в налоговой МЧД можно отозвать в любой момент, отправив соответствующее запрос – «Заявление об отзыве машиночитаемой доверенности (ФНС)». Для аннулирования ранее отправленной МЧД, также можно воспользоваться кнопкой «Отозвать».

МЧД в СФР

Аналогично формируется доверенность для СФР (бывший ФСС). Она актуальна для всех сервисов СФР, где необходима электронная подпись.

Шаг 1. Из списка «Виды уведомлений» выберите строку «Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС)».

Шаг 2. Заполните поля:

• Срок выдачи и окончание действия;
• Доверитель и физлицо со стороны доверителя – руководитель организации;
• Представителя и его данные (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, дата рождения).

В поле «Полномочия» поставьте нужные галочки. По умолчанию выбраны «Все».

Шаг 3. Поставьте флажок-отметку «Сертификат», укажите ЭП представителя, которая есть на данном компьютере.

Настройка сертификатов предварительно выполняется на рабочем месте. Выделив нужную подпись, нажмите «Выбрать» и закрепите его в карточке МЧД.

По нажатию кнопки «Отправить», МЧД «уйдет» в СФР и будет зарегистрирована.

Машиночитаемая доверенность в СФР (бывший ПФР)

Для подтверждения полномочий представителя в СФР (бывший ПФР) предназначен аналог МЧД – «Уведомление о предоставлении полномочий представителя (СФР, бывш. ПФР)».

Данный формат утвержден Постановлением ПФР от 21.04.2022 г. № 63п.

Порядок оформления уведомления аналогичен рассмотренному выше. Данные заполняются путем выбора из заполненных справочников информационной базы. В случае, если необходимо уточнить данные о страхователе или его доверенном лице, нажмите гиперссылку «Уточнить реквизиты».

После регистрации формы уведомления в СФР представитель имеет право:

• сдавать отчеты и прочую документацию в фонд;
• подписывать документы от лица компании;
• знакомится с требованиями, актами, решениями, в т.ч. обжаловать их.

После регистрации полномочий в контролирующем органе статус документа примет значение «Зарегистрировано».

Перечисленные виды уполномочивающих документов представителей компании позволяют взаимодействовать с госорганами, используя сервис-помощник 1С-Отчетность.

Подключение 1С-Отчетности от 30 мин.

Работаем с любыми регионами РФ. 100% установок сервиса 1С-Отчетность удаленно. Настройка бесплатно

от 1500 ₽/год

Профессиональные консультации по 1С

Разовые и регулярные консультации от сертифицированных специалистов 1С. По всей РФ удаленно. Оплата от 15 мин.

Если пользователь не подключен к сервису, форму МЧД можно выгрузить в файл и отправить через сторонний сервис. После выбора папки назначения файл доверенности сохранится в формате XML.

Если пользователь создал МЧД в другой программе, используя кнопку «Загрузить», он имеет возможность подтянуть в 1С файл доверенности.

Уведомление о прекращении полномочий

Для прерывания полномочий представителя аналогичным образом заполняется «Уведомление о прекращении полномочий» и отправляется в фонд.

Шаг 1. Выберите из списка соответствующую строку и в открывшемся окне задайте режим заполнения:

• Выбрать из БД;
• Загрузить из файла;
• Ручное заполнение.

Шаг 2. Заполните строку «Основание» – заполненное ранее уведомление о предоставлении полномочий.

При ручном заполнении система предложит указать уведомление-основание, при выборе которого автоматически заполнится текущая форма.

Для прекращения полномочий представителя компании ООО «Зимний сад» в ПФР, прикрепляется ранее выданная МЧД и отправляется запрос на ее аннулирование.

Шаг 3. Нажмите «Отправить».

По нажатию «Печать» бланк можно распечатать. Все данные формируемого уведомления дублируются по данным, внесенным в справочники программы 1С и содержат:

• сведения о страхователе;
• сведения об уполномоченном представителе.

Уведомление о прекращении полномочий можно также создать и путем загрузки из файла, сформированного в стороннем сервисе.

Имея под рукой сервис 1С-Отчетность, можно быстро и просто выпустить новый сертификат, оформить продление ЭЦП, сформировать и зарегистрировать электронную доверенность — МЧД. До сентября 2023 года аналог бумажной доверенности будет обязателен при использовании ЭЦП от имени компании

Изменение настроек в реквизитах организации при использовании услуг представителя и МЧД

При отправке отчетности с использованием МЧД не забудьте изменить настройки в карточке организации.

Шаг 1. Откройте карточку с реквизитами организации – раздел «Главное». В разделе «Налоговая инспекция» поставьте точечку-переключатель – отчетность подписывает представитель и заполните карточку.

Укажите МЧД представителя, выбрав из списка.

Подключение 1С-Отчетности бесплатно в рамках подписки ИТС (КП) ПРОФ

Сервис упростит работу, исключит необходимость переключаться из одного сервиса в другой, чтобы отправлять отчеты, вести переписку с государственными органами, сверяться по ранее уплаченным налогам и сборам. При подключенном сервисе 1С-Отчетность вы можете подписывать с помощью ЭП доверенность, отозвать ее при смене ответственного должностного лица или его увольнении.

По всем вопросам обращайтесь к специалистам Центра сопровождения 1С. Отвечаем за 5 минут!