Как сделать выборку в excel из списка по слову

Примечание: Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Работа с раскрывающимся списком

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Если Вы работаете с большой таблицей и вам необходимо выполнить поиск уникальных значений в Excel, соответствующие определенному запросу, то нужно использовать фильтр. Но иногда нам нужно выделить все строки, которые содержат определенные значения по отношению к другим строкам. В этом случаи следует использовать условное форматирование, которое ссылается на значения ячеек с запросом. Чтобы получить максимально эффективный результат, будем использовать выпадающий список, в качестве запроса. Это очень удобно если нужно часто менять однотипные запросы для экспонирования разных строк таблицы. Ниже детально рассмотрим: как сделать выборку повторяющихся ячеек из выпадающего списка.

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

1. Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
2. Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».
3. В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.
4. Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

1. Перейдите в ячейку B1 и выберите инструмент «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. На вкладке «Параметры» в разделе «Условие проверки» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите значение «Список».
3. В поле ввода «Источник:» введите =$F$4:$F$8 и нажмите ОК.

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Примечание. Если данные для выпадающего списка находятся на другом листе, то лучше для такого диапазона присвоить имя и указать его в поле «Источник:». В данном случае это не обязательно, так как у нас все данные находятся на одном рабочем листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

1. Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
2. Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel. Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат. Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Выборка значений из таблицы Excel по условию

Если приходиться работать с большими таблицами определенно найдете в них дублирующийся суммы разбросаны вдоль целого столбца. В тоже время у вас может возникнуть необходимость выбрать данные из таблицы с первым наименьшим числовым значением, которое имеет свои дубликаты. Нужна автоматическая выборка данных по условию. В Excel для этой цели можно успешно использовать формулу в массиве.

Как сделать выборку в Excel по условию

Чтобы определить соответствующие значение первому наименьшему числу нужна выборка из таблицы по условию. Допустим мы хотим узнать первый самый дешевый товар на рынке из данного прайса:

Автоматическую выборку реализует нам формула, которая будет обладать следующей структурой:

В месте «диапазон_данных_для_выборки» следует указать область значений A6:A18 для выборки из таблицы (например, текстовых), из которых функция ИНДЕКС выберет одно результирующие значение. Аргумент «диапазон» означает область ячеек с числовыми значениями, из которых следует выбрать первое наименьшее число. В аргументе «заголовок_столбца» для второй функции СТРОКА, следует указать ссылку на ячейку с заголовком столбца, который содержит диапазон числовых значений.

Естественно эту формулу следует выполнять в массиве. Поэтому для подтверждения ее ввода следует нажимать не просто клавишу Enter, а целую комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter. Если все сделано правильно в строке формул появятся фигурные скобки.

Обратите внимание ниже на рисунок, где в ячейку B3 была введена данная формула в массиве:

Выборка соответственного значения с первым наименьшим числом:

С такой формулой нам удалось выбрать минимальное значение относительно чисел. Далее разберем принцип действия формулы и пошагово проанализируем весь порядок всех вычислений.

Как работает выборка по условию

Ключевую роль здесь играет функция ИНДЕКС. Ее номинальное задание – это выбирать из исходной таблицы (указывается в первом аргументе – A6:A18) значения соответственные определенным числам. ИНДЕКС работает с учетом критериев определённых во втором (номер строки внутри таблицы) и третьем (номер столбца в таблице) аргументах. Так как наша исходная таблица A6:A18 имеет только 1 столбец, то третий аргумент в функции ИНДЕКС мы не указываем.

Чтобы вычислить номер строки таблицы напротив наименьшего числа в смежном диапазоне B6:B18 и использовать его в качестве значения для второго аргумента, применяется несколько вычислительных функций.

Функция ЕСЛИ позволяет выбрать значение из списка по условию. В ее первом аргументе указано где проверяется каждая ячейка в диапазоне B6:B18 на наличие наименьшего числового значения: ЕСЛИB6:B18=МИНB6:B18. Таким способом в памяти программы создается массив из логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. В нашем случаи 3 элемента массива будут содержат значение ИСТИНА, так как минимальное значение 8 содержит еще 2 дубликата в столбце B6:B18.

Следующий шаг – это определение в каких именно строках диапазона находится каждое минимальное значение. Это нам необходимо по причине определения именно первого наименьшего значения. Реализовывается данная задача с помощью функции СТРОКА, она заполняет элементы массива в памяти программы номерами строк листа. Но сначала от всех этих номеров вычитается номер на против первой строки таблицы – B5, то есть число 5. Это делается потому, что функция ИНДЕКС работает с номерами внутри таблицы, а не с номерами рабочего листа Excel. В тоже время функция СТРОКА умеет возвращать только номера строк листа. Чтобы не получилось смещение необходимо сопоставить порядок номеров строк листа и таблицы с помощи вычитанием разницы. Например, если таблица находится на 5-ой строке листа значит каждая строка таблицы будет на 5 меньше чем соответственная строка листа.

После того как будут отобраны все минимальные значения и сопоставлены все номера строк таблицы функция МИН выберет наименьший номер строки. Эта же строка будет содержать первое наименьшее число, которое встречается в столбце B6:B18. На основании этого номера строки функции ИНДЕКС выберет соответствующее значение из таблицы A6:A18. В итоге формула возвращает это значение в ячейку B3 в качестве результата вычисления.

Как выбрать значение с наибольшим числом в Excel

Поняв принцип действия формулы, теперь можно легко ее модифицировать и настраивать под другие условия. Например, формулу можно изменить так, чтобы выбрать первое максимальное значение в Excel:

Если необходимо изменить условия формулы так, чтобы можно было в Excel выбрать первое максимальное, но меньше чем 70:

=70;»»;B6:B18));СТРОКА(B6:B18)-СТРОКА(B5);»»)))’ >

Как в Excel выбрать первое минимальное значение кроме нуля:

Как легко заметить, эти формулы отличаются между собой только функциями МИН и МАКС и их аргументами.

Теперь Вас ни что не ограничивает. Один раз разобравшись с принципами действия формул в массиве Вы сможете легко модифицировать их под множество условий и быстро решать много вычислительных задач.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Запрос на выборку данных (формулы) в EXCEL

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного Фильтра ). Произведем отбор значений из исходной таблицы с помощью формул массива . В отличие от применения Фильтра ( CTRL+SHIFT+L или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — число ).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью стандартного фильтра . Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L . Через выпадающий список у заголовка Цены выберите Числовые фильтры. , затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование формул массива . В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный Отчет , который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке Е6 , таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне D10:E19 .

Теперь выделим диапазон D11:D19 (столбец Товар) и в Строке формул введем формулу массива :

Вместо ENTER нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER .

Те же манипуляции произведем с диапазоном E11:E19 куда и введем аналогичную формулу массива :

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках Е5 и Е6 .

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в Е6 значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист Обработка ошибок ).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата ).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия =$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))

Примечание : После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат) скрыты с помощью Условного форматирования .

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке J12 вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

Решение2 : Для отбора строк можно использовать формулы массива, аналогичные Задаче2 (т.е. формулы массива, возвращающие несколько значений ):

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек G12:G20 . После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3 : Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки с помощью функции СМЕЩ() .

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько предварительная сортировка данных облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата (не позже) ).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7 C15;И($B$7>=B15;$B$7 =$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);»»);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12)) -СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания Условия И (все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).

Примечание . Случай, когда список несортирован, рассмотрен в статье Поиск ДАТЫ (ЧИСЛА) ближайшей к заданной, с условием в MS EXCEL. Несортированный список .

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — Текст ).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск .

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (И) ).

Для отбора строк используется формула массива:

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует массив последовательных чисел , т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (ИЛИ) ).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов ( Условие ИЛИ ).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19; НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания Условие ИЛИ (должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив . Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на массив последовательных чисел , получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив .

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; . Формула НАИБОЛЬШИЙ(. ;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(. ;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(. ;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(. ;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем условным форматированием .

И наконец, с помощью функции ИНДЕКС() последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе Отбор на основании повторяемости собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах — группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

В качестве примера приведем решения следующей задачи: Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27 =$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе «10.Критерий — колич-во повторов» настроено Условное форматирование , которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре Сводных таблиц MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в выпадающем списке значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью Отчеты в MS EXCEL , Отчет №3).

В файле примера на листе «11. Критерий Любой или (Все)» реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

12. Актуальная цена

Пусть для товара ежедневно заполняется таблица цен (цена может меняться, но не каждый день). Нужно найти актуальнуй цену, т.е. цену на последнюю дату. Если товар всего один, то можно отсортировать по дате и в последней строке будет нужная актуальная цена. Если товаров много, то нужно сначала выбрать Автофильтром нужный товар, затем опять отсортировать по цене.

Чтобы иметь перечень товаров с актуальными ценами придется использовать формулы:

2) определяем последнюю (максимальную) дату для каждого товара с помощью формулы массива =МАКС((Таблица1[товар]=E8)*Таблица1[дата])

3) наконец, выводим актуальную цену =СУММЕСЛИМН(Таблица1[цена];Таблица1[товар];E8;Таблица1[дата];F8)

Для товара не должно быть повторов дат, иначе цены будут суммироваться (если повторяется последняя дата).

В файле примера приведено решение на листе 12. Актуальная цена.