Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
- Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
- Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
- Создадим таблицу с условиями отбора. Для этого копируем заголовки исходного списка и вставляем выше. В табличке с критериями для фильтрации оставляем достаточное количество строк плюс пустая строка, отделяющая от исходной таблицы.
- Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). Активизируем любую ячейку в исходной таблице. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно».
- Заполняем параметры фильтрации. Исходный диапазон – таблица с исходными данными. Ссылки появляются автоматически, т.к. была активна одна из ячеек. Диапазон условий – табличка с условием.
- Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» — значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
- Excel Formula Examples
- Создать таблицу
- Форматирование
- Функции Excel
- Формулы и диапазоны
- Фильтр и сортировка
- Диаграммы и графики
- Сводные таблицы
- Печать документов
- Базы данных и XML
- Возможности Excel
- Настройки параметры
- Уроки Excel
- Макросы VBA
- Скачать примеры
Расширенный фильтр Excel
Функционал приложения, описанный в этой статье, предоставляет возможность гибкой настройки фильтрации данных. Он позволяет создавать такие условия отбора информации, которые невозможны в обычном фильтре.
Скачать пример c применением расширенного фильтра в Excel.
Находится расширенный фильтр по следующему пути: вкладка «Данные» -> область «Сортировка и фильтр» -> иконка «Дополнительно».
В качестве примера рассмотрим задачу:
«Имеется таблица, содержащая информацию о клиентах компании. В ней содержатся столбцы: номер клиента, регион, дата заключения договора, дата окончания договора, среднемесячная сумма заказа клиента, подключение к бонусной программе.
Необходимо клиентам, у которых заканчивается срок договора, и которые имеют достаточные суммы заказов в месяц для своего региона, предложить новые более выгодные условия сотрудничества. Отбор производиться по набору условий:
- Если до окончания срока договора осталось меньше месяца;
- Если среднемесячный заказ не менее 50 000 рублей для Москвы, 40 000 для Санкт-Петербурга, 35 000 для Казани и 30 000 рублей для Краснодара;
- Клиент не должен быть подключен к бонусам.
Вывести отработанный список на отдельный лист.»
Выполнить описанную задачу с применением стандартного фильтра не получится, так как он не позволяет выполнять отбор в столбце, зависящий от значений другой колонки. Именно здесь приходить на помощь расширенный фильтр Excel.
Составление таблицы условий
Прежде всего необходимо создать таблицу условий в соответствии с нашей задачей:
Условия строятся строками, которые состоят из полей (столбцов). Заголовки таблицы условий должны полностью совпадать с заголовками исходного диапазона.
Обратите внимание, что поле «Дата окон. контракта» повторяется. Это означает, что оба условия должны быть соблюдены, чтобы фильтр пропустил данные. Также возможно использовать формулы (на изображении это показано) и подстановочные символы для составления правил фильтрации.
Вывод отфильтрованной информации
Задача требует вывода отобранной информации на отдельный лист, поэтому необходимо вызвать окно расширенного фильтра именно с этого листа. Иначе приложение не позволит выбрать его.
Дополнительных пояснений по настройкам не требуется, так как все они хорошо подписаны. Задайте их и нажимайте ОК.
В нашем случае условиям удовлетворяют 2 строчки исходного диапазона:
- Фильтр в Excel
- Критерий Манна-Уитни
- Подключение MySQL в Excel
- Подключение Excel к SQL Server
Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.
Расширенный фильтр в excel как задать условие
Расширенный фильтр удобно использовать в тех случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка. Для использования расширенного фильтра в отдельном диапазоне условий вводятся ограничения, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. По сравнению с автофильтром, в диапазоне условий можно задать более сложные условия отбора.
Диапазон условий должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов, во второй и последующих строках — соответствующие условия фильтра. Если не используются вычисляемые условия, то заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов списка.
Одно условие для одного столбца
Например, нужно из существующей таблицы выделить записи (строки) людей с ростом больше 180 см:
Сначала создаем Диапазон условий. Например:
Далее выделяем любую ячейку внутри таблицы и вызываем диалоговое окно Расширенного фильтра (на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажимаем кнопку Дополнительно:
Выбираем – скопировать результат в другое место, Исходный диапазон – оставляем (если мы предварительно выделили всю исходную таблицу), Диапазон условий – $D$24:$D$25, Поместить результат в диапазон – указываем любую ячейку в свободной области рабочего листа (где-нибудь ниже основной таблицы и диапазона условий):
Новая таблица будет нарисована в области с указанной ячейкой в левом верхнем углу. Если там находились какие-либо данные, то они будут перезаписаны. Отменить результат операции нельзя!
Результат фильтрации:
Несколько условий для одного столбца (логическое ИЛИ)
Например, в таблице с фамилиями в столбце, требуется отобрать все строки с фамилиями Симонов, Сидоров, Богданов. В этом случае используем следующий диапазон условий:
В диалоговом окне Расширенного фильтра указываем нужный диапазон условий (D38:D41) и новое место для отфильтрованной таблицы:
В результате получится таблица, содержащая только указанные фамилии:
Для числовых столбцов поступаем аналогично. Например, надо отобрать людей с ростом меньшим 160 см или большим 180 см. Для этого нужно задать следующий диапазон условий:
Несколько условий (логическое И)
Пусть необходимо отобрать людей с ростом, попадающим в диапазон от 160 см до 180 см, фамилия которых начинается на букву С. Для этого зададим следующий диапазон условий:
Таким же образом можно составлять более сложные условия отбора, комбинируя логические операции И и ИЛИ. Например:
Вычисляемые условия
В качестве условия можно использовать значение, являющееся результатом вычисления по формуле. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий (либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте произвольный текст).
Например, следующий диапазон условий используем для отбора строк, которые содержат в столбце Рост значения, превышающее среднее значение в столбце:
Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на первую ячейку в соответствующем столбце. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными ссылками, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ:
Расширенный фильтр в excel как задать условие
Текст представляет собой адаптированный перевод статьи Annie Cushing (Энни Кашинг), оригинал — Advanced Filters: Excel’s Amazing Alternative To Regex. Курсивом выделяются названия пунктов меню для Excel 2013 и Mac 2011 или термины.
Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).
Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.
Немного теории
Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).
Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.
Подготовка к работе с расширенным фильтром
Для дальнейшего нам нужен «подопытный» — база данных, над которой будем ставить эксперименты. Мы её оставили отформатированной под таблицу. Но это лишь для «красоты», поскольку применение расширенного фильтра удалит стандартные табличные фильтры. Последние можно включить повторно по окончании получения наборов данных.
Расширенный фильтр находится:
Для ПК: Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно.
Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр
Пользователи Mac могут щёлкнуть ПКМ по таблице и выбрать нужный пункт из контекстного меню. На ПК такой возможности нет.
Ещё один момент — база данных должна иметь заголовки столбцов, как показано ниже.
Небольшой совет
Подробная информация о фильтрах приведена ниже в пунктах Операторы, Заголовки и Множественные условия.
Базовые операторы
В дополнение к вышеупомянутым подстановочным знакам приведём некоторые операторы, необходимые при работе с фильтром:
- = равенство, т.е. левая и правая часть должна совпасть: =билет [включит все ячейки, содержащие билет]
- <> не равно, левая и правая часть не должны совпасть: <> https://www.aviasales.ru/mag* [исключаем данный адрес (блог)]
- ‘ апостроф преобразует формулу в текст, если поставить его первым в ячейке: ‘=купить авиабилет
- > больше чем: >500
- >= больше или равно: B4-C4>=3
- < меньше чем: C6
Заголовки
Чтобы начать работу с расширенным фильтром, скопируйте заголовки базы данных в удобное место вне самой базы. Как правило, отбор идёт по одному столбцу, но встречаются и более сложные случаи. На первых порах сделайте заголовки как в учебной базе. Критерии для отбора пишутся непосредственно под заголовками. Примеры приведены ниже.
Набор условий
Вот три базовых конструкции для множественных условий:
ИЛИ: Если имеется несколько критериев и отбор нужен при совпадении хотя бы одного, используется логический оператор ИЛИ. При использовании таблицы условий это достигается расположением критериев вертикально на разных строках. Приведённый пример демонстрирует это:
Фильтр отберёт строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, т.е. либо Позиция меньше 11, либо Количество больше 1000. Оператор ИЛИ можно использовать и для одного столбца. В таком случае, все критерии располагаются друг под другом в целевом столбце.
И: Если необходимо одновременное соблюдение всех критериев, применяется логический оператор И. Для этого критерии располагают на одной строке.
Данный пример отбирает строки, где в столбце Ключевые слова встречается слово «купить» и нет слова «самолёт», также значение в Позиция больше 7, а значение в Среднемесячное количество больше 1000. Помним, что звёздочка обозначает любое количество знаков. В нашем примере будут отобраны строки, в которых встречается «купить» на любой позиции внутри ячейки. Обратите внимание, что отсев идёт по слову «самолёт», «самолет» вполне проходит.
ОБА ОПЕРАТОРА: Можно блеснуть своим умением, применив оба оператора для установки критериев.
Такая таблица условий слегка обескураживает. Но этот фильтр всего лишь отбирает строки, в которых присутствует слово «купить» или «аэрофлот», при этом нет слов «самолет» или «самолёт», а значения последнего столбца больше 1000.
Примечание: Чтобы получить текст вместо формул, достаточно поставить апостроф перед операторами сравнения: ‘=купить или ‘<>самолёт. Майкрософт на своём сайте советует излишне сложный способ, предлагая заключить в двойные кавычки всё выражение, а перед ним ставить знак равенства: .
В файле справки самого Excel написано, что преобразовать формулу в текст можно, поставив первым знаком апостроф. Но на сайте предлагают весьма замысловатый путь.
Промежуток: Если необходимо получить данные, лежащие в некотором промежутке, можно применить следующий приём:
Эти условия отберут ключевые слова, для которых Среднемесячное количество находится в промежутке от 3700 до 10000.
Формулы: Это действительно мощный инструмент. Вместо таблицы критериев можно использовать формулы.
На примере сделано то же, что и в пункте Оба оператора. Только условия заданы с помощью формул.
Пара моментов, на которые необходимо обращать внимание при использовании формул:
- Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА;
- Заголовки над формулами должны отличаться от заголовков базы данных, можно вообще использовать пустую строку;
- Формула должна ссылаться на ячейки первой строки под заголовками базы данных;
- Ссылки на проверяемые ячейки базы должны быть относительными: вида С4, при абсолютных, таких как $C$4 — значение формул будет статичным, т.е. всегда ЛОЖЬ или всегда ИСТИНА.
Общий алгоритм
Пошаговый алгоритм работы с расширенным фильтром (полагаем, что данные и табличка условий уже подготовлена):
Шаг 1: Как упоминалось ранее, щёлкните любую ячейку внутри подготовленного набора данных и перейдите:
Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно для ПК. Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр.
Откроется меню. Здесь приведён скриншот Excel 2013, но все пункты совпадают с Mac.
Шаг 2: Выберите, где будут размещаться отобранные данные. В большинстве случаев разумнее определить «другое место», это оставит неизменным исходный массив данных. Но выбор за вами.
Шаг 3: Для исходного диапазона Excel по умолчанию отбирает всю «таблицу». Это можно изменить, исключив ненужные столбцы. Но Excel позволит выбрать только прямоугольный диапазон. Чтобы отобрать столбцы с пропусками, введите названия целевых столбцов в свободных ячейках и укажите их адрес для диапазона вывода. В Дополнительных примерах приводится подробное пояснение.
Шаг 4: Для установки диапазона условий щёлкните внутри поля и выделите соответствующий диапазон на листе. Если нужно свернуть меню, нажмите на значок выбора диапазона справа от поля.
Шаг 5: Если выбран пункт Cкопировать результат в другое место, укажите адрес в поле Поместить результат в диапазон. Можно указать единичную ячейку, тогда она станет верхней левой выводимого диапазона, или выбрать ячейки с введёнными названиями нужных столбцов.
Шаг 6: Если нужны только уникальные записи поставьте флажок. К сожалению, большинство людей используют исключительно эту функцию.
Шаг 7: Жмём OK, смотрим на результат.
Шаг 8: Если список фильтровался на месте, можно сбросить фильтр, нажав Очистить, но это верно для ПК. Данный пункт расположен выше пункта Дополнительно. На Маке присутствует аналог — Очистить фильтр, но он недоступен. Ещё один довод в пользу фильтрации на новое место. Чтобы сбросить фильтр нужно отменить действие — нажать Command-Z, или подключить стандартный фильтр.