Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии
Для начала, давайте определимся, что мы имеем в виду под определением «представительские расходы». Слово «представитель» означает лицо, которое представляет чьи-либо интересы, в нашем случае – предприятия, на котором он работает. Соответственно, представительские расходы включают в себя и деловые встречи с клиентами, и сбор членов правления организации, и приём иностранных представителей зарубежных компаний. Рассмотрим отражение таких расходов в бухгалтерском и налоговом учете на практических примерах в 1С: Бухгалтерии.
В бухгалтерском учёте отражение представительских расходов обычно не вызывает вопросов, так как они в полном объёме относятся на дебет затратных счетов, определяемых в соответствии с целями проводимого мероприятия. Например, если расход напрямую связан с производством, то выбирают дебет 20 счёта, а если с продажами – то 44. Также можно их отнести на 26 счёт в случае принадлежности этих расходов в целом ко всему предприятию.
В налоговом же кодексе сказано, что к представительским расходам можно отнести расходы:
— связанные с официальным приёмом и обслуживанием представителей других фирм, принимавших участие в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
— связанные с организацией приёма участников, прибывших на заседания руководящего органа налогоплательщика;
— на транспортировку вышеперечисленных лиц к месту проведения мероприятия или заседания и обратно;
— на буфетное обслуживание во время переговоров;
— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.
Из вышесказанного следует, что представительские расходы в налоговом учёте можно разделить на 2 типа: на те, которые перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ, и те, которые не могут быть учтены в налоговых расходах. Например, посещение театра с клиентом для установления более дружеских отношений, по сути, должно относиться к представительским расходам, но не в налоговом учёте.
Для отражения второго типа расходов рекомендуется выбирать счёт 91.02 и статью прочих расходов, не принимаемую к налоговому учету.
Первый же тип представительских расходов к налоговому учёту принимается, но только в пределах нормирования – 4% от фонда оплаты труда.
Какие документы подтвердят наличие представительских расходов в организации?
Во-первых, приказ руководителя, в котором определяются дата, цель мероприятия и назначается ответственный за его проведение.
Во-вторых, смета расходов, утверждённая руководителем.
В-третьих, отчёт о проведении мероприятия с указанием списка гостей и величины расходов.
И четвёртый, самый важный пункт – это первичные документы, подтверждающие покупки и оплаты оказанных услуг. Например, накладные, акты, чеки.
Отражение представительских расходов в 1С: Бухгалтерии может быть реализовано путём ввода одного или нескольких документов:
— Поступление (акты, накладные) в разделе «Покупки», в случае закрытия расходов напрямую от поставщиков,
— Авансовый отчет (раздел «Банк и касса»), если денежные средства на организацию мероприятия выдавались сотруднику предприятия.
Рассмотрим оба варианта.
Отражение представительских расходов в 1С с помощью документа «Авансовый отчёт»
В разделе «Банк и касса» выбираем пункт «Авансовые отчёты» и при помощи кнопки «Создать» вводим новый документ.
Устанавливаем необходимую дату и выбираем сотрудника, предоставившего отчётные документы. На вкладке «Авансы» при помощи кнопки «Добавить» нужно выбрать документ, которым была зарегистрирована выдача денежных средств подотчётному лицу (выдача подотчётных средств должна производиться до расходования их сотрудником либо наличными через кассу предприятия, либо путём перечисления на расчётный счёт работника организации).
Далее перейдём на вкладку «Прочее» и отразим произведённые сотрудником представительские расходы. Предположим, что единственным видом расхода в нашем случае было буфетное обслуживание представителей других фирм стоимостью 5000 рублей при размере фонда оплаты труда в текущем месяце равному 100 000 рублей. Добавим строку на вкладке «Прочее» и укажем документ, свидетельствующий о расходе, его дату, номер, содержание операции, сумму и самое важное – это счёт и статью затрат.
В качестве примера мы выберем 26 затратный счёт и создадим новую (если не вводили ранее) статью затрат с видом «Представительские расходы».
Как вы помните, представительские расходы должны быть нормированы, и в целях нашего примера не спроста выбран ФОТ равный 100 000 рублей. Ведь 4% от 100 000 рублей – это 4000 рублей, а представительские расходы составили 5000 рублей. Соответственно, в текущем месяце принять представительские в полном объёме не удастся.
Расчет норматива производится при закрытии месяца.
Перейдём в раздел «Операции» и выберем пункт «Закрытие месяца». Запустим обработку, нажав на кнопку «Выполнить закрытие месяца», и проанализируем проводки по операции «Расчёт долей списания косвенных расходов».
Проводки по данной операции указываются в долях, принятых к налоговому учёту расходов. То есть расходы на представительские мероприятия составили 5000 рублей, а принять мы можем только 4000 рублей.
Получаем: 4000/5000 = 0,8.
На второй вкладке «Расчёт нормирования расходов» можно увидеть и размер представительских расходов, и принимаемый норматив.
В следующем месяце после начисления заработной платы норматив будет увеличен, и те расходы, которые мы не смогли принять в текущем месяце, будут отнесены к следующему. Но только в пределах одного календарного года.
Отражение представительских расходов с помощью документа «Поступление (акты, накладные)»
Во втором примере рассмотрим представительские расходы на посещение театра, которые мы не можем принять к налоговому учету.
В разделе «Покупки» выбираем пункт «Поступление (акты, накладные)». Нажимаем на кнопку «Поступление», из выпадающего меню нас интересует пункт «Услуги (акт)».
Вводим дату и номер первичного документа, выбираем поставщика услуг. При помощи кнопки «Добавить» вводим информацию о предоставленной услуге. В колонке «Счета учёта» укажем счёт 91.02 и выберем из справочника «Прочие доходы и расходы» строку, не принимаемую к налоговому учёту. Если необходимой строки нет, то её нужно создать.
Заполненный документ будет выглядеть следующим образом:
Проведённый документ создаст проводки по дебету счёта 91.02 и кредиту 60, а также отнесёт сумму, не принимаемую к расходам в налоговом учете, на служебный забалансовый счёт НЕ.03.
Мы рассмотрели примеры представительских расходов без НДС. Однако именно в учете НДС по таким затратам есть интересные нюансы. Узнать о них можно в нашей следующей публикации.
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Как в программе 1С:Бухгалтерия 8 учесть представительские расходы
Шаг 1. Предварительные настройки в 1С 8.3 Бухгалтерия
Справочник «Статьи затрат» (рис. 1): Раздел: «Справочники → Статьи затрат (расходов)». Проверьте, что в списке статей затрат (расходов) есть статья с видом расхода «Представительские расходы» или создайте новую.
Рис. 1 Настройки в справочнике статьи затрат в 1С:Бухгалтерия предприятия
Шаг 2. Учет представительских расходов
2.1 Учтены представительские расходы на проведение официального приема 2.2 Учтен входной НДС · Заходим в документ «Поступление (акт, накладная)» в программе 1С:Бухгалтерия (рис. 2): · Переходим в раздел: «Покупки → Поступление (акты, накладные) «. · Нажимаем кнопку «Поступление», вид операции документа – «Услуги (акт) «.
Далее необходимо заполнить документ. Для этого:
· нужно указать контрагента, договор с ним, проверить счета учета расчетов, сроки расчетов и порядок зачета аванса (если был) по ссылке в поле «Расчеты»; · заполняем табличную часть по кнопке «Добавить»: — выбираем в колонке «Номенклатура» полученную услугу в первой подстроке и/или вводим ее наименование текстом во второй подстроке; — указываем количество, цену, ставку НДС; — заполняем по ссылке в колонке «Счета учета» счет затрат и аналитику к нему (счет 26, статья затрат с видом расхода «Представительские расходы») (рис. 1). Расходы с видом расхода «Представительские расходы» в налоговом учете нормируются при закрытии месяца в 1С. · Нажимаем кнопку «Провести». 
Рис. 2 Документ «Поступление услуг. Акт» в программе 1С:Бухгалтерия предприятия
По кнопке «ДтКт» посмотрите результат проведения документа (рис. 3). 
Рис. 3 Результат проведения документа (проводки)
2.3 Зарегистрирован счет-фактура полученный, предъявленный исполнителем
Документ «Счет-фактура полученный» (рис. 4):
В документе поступления заполните поля «Счет-фактура №» и «от» и нажмите кнопку «Зарегистрировать» (рис. 2). По ссылке откройте документ 1С «Счет-фактура полученный». Проверьте заполнение полей документа. Снимите флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» для отражения вычета входного НДС регламентным документом «Формирование записей книги покупок» (рис. 15) в соответствии с суммой принятых в НУ представительских расходов. 
Рис. 4 Документ «Счет-фактура полученный» в 1С:БУХ
Шаг 3. Нормирование расходов, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата и исчисление налога на прибыль
Обработка «Закрытие месяца» (рис. 5).
Раздел: «Операции → Закрытие месяца». Установите месяц закрытия. Кнопка «Выполнить закрытие месяца». 
Рис. 5 Закрытие месяца в 1С
3.1 Рассчитана доля списания представительских расходов в НУ за период январь – март 2019 года
Регламентная операция «Расчет долей списания косвенных расходов» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С:
По ссылке с названием регламентной операции «Расчет долей списания косвенных расходов» (рис. 6) выберите «Показать проводки» и посмотрите результат ее выполнения.
Документ формирует движения по регистрам «Доли списания косвенных расходов» и «Расчет нормирования расходов», бухгалтерские проводки не формируются.
В регистр сведений «Доли списания косвенных расходов» записывается величина доли представительских расходов, которые могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль.
Доля рассчитывается как частное от деления суммы принимаемых для целей налогообложения представительских расходов нарастающим итогом с начала года (включая текущий месяц) за минусом суммы представительских расходов, учтенных в прошлых отчетных периодах и суммы представительских расходов всего нарастающим итогом с начала года всего за минусом представительских расходов, учтенных в прошлых периодах: Расчет: (200 000,00 руб. * 4% (но не более общей суммы) — 0,00 руб.) / (50 000,00 руб. — 0,00 руб.) = 0,16 
Рис. 6 Расчет долей списания косвенных расходов
С января по март 2019 года сумма представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения, составляет 8 000,00 руб.: Расчет: (50 000,00 руб. * 0,16) = 8 000,00 руб. 
Рис. 7 Расчет нормирования расходов
Расшифровку расчета суммы нормируемых расходов (январь – март 2019), принимаемых в целях налогообложения, проанализируйте по отчету Справка-расчет «Нормирование расходов» (рис. 8) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки Закрытие месяца в 1С). 
Рис. 8 Справка-расчет «Нормирование расходов»
3.2 Списание расходов в части представительских расходов (в БУ в полном объеме и в НУ по норме не более 4% от ФОТ)
3.3 Закрыт счет 1С учета расходов основного производства
Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С. По ссылке с названием регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» (рис. 5) выберите «Показать проводки» и посмотрите результат ее выполнения (рис. 9).
Признаны в составе управленческих расходов представительские расходы: в бухгалтерском учете 50 000,00 руб., в налоговом учете 8 000,00 руб. Образована постоянная разница – 42 000,00 руб. 
Рис. 9 Результат закрытия месяца в 1С
Расшифровку учета косвенных расходов, списанных в текущем месяце на финансовый результат в БУ и НУ, проанализируйте по отчету Справка-расчет «Списание косвенных расходов» (рис. 10) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки «Закрытие месяца»). Какие данные будут выводиться в отчет (бухгалтерского или налогового учета), определяет переключатель на закладке Показатели (кнопка Показать настройки). 
Рис. 10 Справка-расчет «Списание косвенных расходов»
Для анализа представительских расходов за 1-й квартал 2019 года сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26» (рис. 11) (Раздел: «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Для вывода в отчет данных по бухгалтерскому и налоговому учету перейдите в настройки отчета по кнопке «Показать настройки» и на закладке «Показатели» отметьте флажками показатели «БУ», «НУ» и «ПР».
По дебету счета учета 26 отражено начисление представительских расходов в БУ и НУ.
По кредиту счета учета 26 отражено списание представительских расходов на финансовый результат: в БУ 50 000,00 руб. и в НУ 8 000,00 руб.
Остаток несписанных представительских расходов в НУ по состоянию на 01.04.2019 в НУ составляет 42 000,00 руб. 
Рис. 11 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26
3.4 Определен финансовый результат по основной деятельности
Регламентная операция «Закрытие счетов 90, 91» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С.
По ссылке с названием регламентной операции «Закрытие счетов 90, 91» выберите «Показать проводки» (рис. 5) и посмотрите результат ее выполнения (рис. 12).
Сформирован убыток: в бухгалтерском учете 180 200,00 руб. в налоговом учете 138 200,00 руб. Образована постоянная разница 42 000,00 руб. 
Рис. 12 Результат выполнения регламентной операции «Закрытие счетов 90, 91»
Для расшифровки расчета полученного убытка в учете (бухгалтерском и налоговом) воспользуемся отчетом Справка-расчет «Расчет налога на прибыль» (рис. 13) (раздел: «Операции → Справки-расчеты» или кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки «Закрытие месяца»). Какие данные будут выводиться в отчет (бухгалтерского или налогового учета убытка), определяет переключатель на закладке «Показатели» (кнопка «Показать настройки»). 
Рис 13 Справка расчет «Расчет налога на прибыль»
3.5 Начислен условный доход по налогу на прибыль (убыток) 3.6 Признан постоянный налоговый расход (ПНР) в части непринятых в НУ представительских расходов 3.7 Признан отложенный налоговый актив (ОНА) в части убытков текущего периода
Регламентная операция «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» в составе обработки «Закрытие месяца» в 1С. По ссылке с названием регламентной операции «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» выберите «Показать проводки» (изоб. 5) и посмотрите результат ее выполнения (рис. 14).
Проводка 1: Начислен условный доход по налогу на прибыль: 36 040,00 руб. = 180 200,00 * 20%. Проводка 2: Признан постоянный налоговый расход (ПНР): 8 400,00 руб. = (50 000,00 — 8 000,00) * 20%. Проводка 3: Признан отложенный налоговый актив (ОНА) в части убытка текущего периода: 27 640,00 руб. = 138 200,00 * 20%. 
Рис. 14 проводки в результате выполнения регламентной операции «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02»
По состоянию на 31.03.2019 сумма представительских расходов списана на финансовый результат в бухгалтерском учете полностью, а вот в налоговом учете – частично. Часть представительских расходов, которая не была принята в налоговом учете, учтена в постоянных разницах и может быть принята в последующих отчетных периодах по нормативу от расходов организации на оплату труда за соответствующий отчетный период.
Представительские расходы, которые не удалось уложить в норматив в текущем отчетном периоде, могут быть признаны в следующем отчетном периоде или по итогу налогового периода.
Шаг 4. Принятие к вычету НДС в части нормируемых представительских расходов
4.1 НДС принят к вычету в части признанных в НУ представительских расходов
Документ «Формирование записей книги покупок» (рис. 15). НДС по представительским расходам можно принять к вычету только в части, относящейся к принятым для целей исчисления налога на прибыль представительским расходам.
Раздел: «Операции → Регламентные операции по НДС». Далее нажимаете кнопочку «Создать» и выбираете документ «Формирование записей книги покупок». Затем необходимо нажать кнопку «Заполнить», чтобы заполнить документ.
В колонке «Сумма» указываем сумму представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль (8 000,00 руб.). В колонке «НДС» сумма НДС рассчитывается автоматически. Кнопка «Провести». 
Рис. 15 Формирование записей книги покупок
По кнопке «ДтКт» возможно просмотреть результат проведения документа (рис. 16). 
Рис. 16 Результат проведения документа «Формирование записей книги покупок»
Входной НДС принимается к вычету только по тем представительским расходам, которые учитываются для целей исчисления налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если сверхнормативные расходы в следующем отчетном периоде или в целом в текущем налоговом периоде уложатся в норматив, то относящийся к ним НДС можно принять к вычету (подробнее см. в статье).
НДС по представительским расходам, которые не уложились в норматив для налога на прибыль по итогам налогового периода, к вычету не принимается и в налоговых расходах не учитывается.
Специалист компании «Кодерлайн» Наталья Митницкая
Учет представительских расходов в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Наша сегодняшняя статья посвящена представительским расходам.
Представительские расходы, в целях налогообложения прибыли, относятся к нормируемым расходам. В соответствии с тем же п. 2 ст. 264 НК РФ, представительские расходы в течении отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Имеются особенности и в применении налоговых вычетов по НДС. В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ, вычетам подлежат суммы налога по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
С законодательством все понятно. Осталось разобраться, как вышеназванные положения реализованы в программе 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Организация является плательщиком НДС.
Организация занимается торговой деятельностью. В сентябре 2018 года в организации был устроен официальный прием для проведения переговоров с представителями покупателей. Стоимость приема, проведенного привлеченной организацией общественного питания, составляет 53 100 рублей, в том числе НДС 8 100 рублей. На приобретенные услуги от поставщика получен акт и счет-фактура.
Затраты на организацию официального приема для проведения переговоров с контрагентами в бухгалтерском учете включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве расходов на продажу. Расходы признаются в полном объеме в периоде подписания акта. В бухгалтерском учете, в данном случае, может использоваться счет затрат 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».
В целях налогообложения прибыли данные затраты относятся к представительским расходам и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ) в сумме, как мы уже говорили, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Нормировка представительских расходов в целях налогообложения в программе производится автоматически при закрытии месяца. Но для того, чтобы эта нормировка произошла, бухгалтеру при отнесении затрат на счета бухгалтерского учета необходимо использовать правильную статью затрат. Реквизит Вид расхода в статье затрат должен иметь значение Представительские расходы. Используемый в примере элемент справочника Статьи затрат показан на Рис. 1.
Рисунок 1.
Для отражения в программе факта приобретения услуги воспользуемся документом Поступление (акты, накладные) с видом операции Услуги.
В «шапке» документа укажем контрагента — организацию общественного питания и договор с ним.
В табличной части выберем соответствующую номенклатуру с видом Услуги, укажем ее стоимость и ставку НДС. В качестве счета учета в бухгалтерском и налоговом учете выберем счет 44.01 с аналитикой (статьей затрат) — Представительские расходы. Укажем счет учета НДС — 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (в настроенной программе счет 19.04 установится автоматически). В «подвале» документа зарегистрируем полученный от поставщика счет-фактуру (создадим документ Счет-фактура полученный).
При проведении документ учтет по дебету счета 44.01 в бухгалтерском и налоговом учете 45 000 рублей представительских расходов и выделит на счет 19.04 НДС в сумме 8 100 рублей. В целях дальнейшего формирования книги покупок, документ сформирует запись в специальный регистр накопления по учету НДС — НДС предъявленный.
Документ Поступление и результат его проведения показаны на Рис. 2.
Рисунок 2.
Так как в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ, вычетам подлежит только сумма НДС, которая относится к принятым в целях налогообложения прибыли представительским расходам (а мы пока не знаем сколько у нас будет таких расходов), необходимо не забыть заглянуть в документ Счет-фактура полученный и снять флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения (если он установлен). При снятом флажке документ не формирует бухгалтерскую проводку по вычету НДС и запись в книгу покупок. Эти действия необходимо выполнить позже.
Документ Счет-фактура полученный показан на Рис. 3.
Рисунок 3.
При закрытии месяца, расчетом сумм, принимаемых к расходам в целях налогообложения прибыли по нормируемым расходам, занимается регламентная операция Расчет долей списания косвенных расходов. Данная регламентная операция не формирует никаких бухгалтерских проводок. Поэтому давайте закроем месяц сентябрь и посмотрим справку-расчет этой регламентной операции. Нас сейчас интересует только строка по представительским расходам.
Справка-расчет представлена на Рис. 4.
Рисунок 4.
Справка-расчет нам сообщает, что у нас есть 45 000 рублей представительских расходов, но исходя из фонда оплаты труда, в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, может быть принято только 28 495.89 рублей. Вышеназванная сумма в этом месяце должна быть включена в состав расходов, а на остаток 16 504.11 рублей (45 000 руб. — 28 495.89 руб.) должна быть сформирована постоянная разница.
К сожалению, в справке-расчете отсутствует база для нормирования — сумма расходов по оплате труда. Поэтому, чтобы проверить правильность произведенного программой расчета (а заодно и правильность отражения расходов на оплату труда в учете) обратимся к регистрам налогового учета.
Первый регистр, который нас интересует, так и называется «Расходы на оплату труда» (Рис. 5).
Рисунок 5.
Из данного регистра мы видим, что сумма расходов на оплату труда в организации за 9 месяцев составляет 675 000 рублей.
Если в нашей организации имеет место добровольное личное страхование сотрудников (п. 16 ст. 255 НК РФ), то нас интересует еще один регистр налогового учета с названием «Расходы на добровольное страхование» (Рис. 6).
Рисунок 6.
Сумма расходов на добровольное страхование в организации за 9 месяцев составляет 37 397.26 рублей.
Итого, общая сумма расходов на оплату труда составляет 712 397.26 рублей. Проверим расчет: 712 397.26 рублей * 4% = 28 495.89 рублей. Все верно!
В зависимости от выбора бухгалтерского счета отнесения затрат, проводки, в соответствии с рассчитанным результатом нормирования, могут формировать регламентные операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 и Закрытие счета 44. Мы учитывали представительские расходы на счете 44.01, поэтому в нашем примере проводка по результатам нормирования будет сформирована регламентной операцией Закрытие счета 44.
В бухгалтерском учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 «Расходы на продажу» будет списано 45 000 рублей (расходы признаны полностью), а в налоговом учете 28 495.89 рублей (4% от расходов на оплату труда). И, соответственно, в проводке будет зарегистрирована постоянная разница в сумме 16 504.11 рублей.
Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 7.
Рисунок 7.
Как следствие, на счете 44.01 по статье Представительские расходы после закрытия месяца в налоговом учете останется сальдо в сумме 16 504.11 рублей (и соответствующая постоянная разница со знаком минус). Эта сумма представительских расходов еще может быть принята к расходам в целях налогообложения прибыли в последующих отчетных и налоговом периодах.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 44.01 представлена на Рис. 8.
Рисунок 8.
Регламентная операции Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 положительную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце, в соответствии с ПБУ 18/02, будет начислено постоянное налоговое обязательство (ПНО), которое увеличит текущий налог на прибыль. Сумма ПНО рассчитывается по следующей формуле:
ПНО = ПР * СТнп = 16 504.11 руб. * 20% = 3 300.82 руб.
Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 9.
Рисунок 9.
Вот теперь, после закрытия месяца, мы знаем сумму представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения в составе расходов, уменьшающих базу налога на прибыль. И только теперь мы можем заняться вычетом по НДС. Данной сумме расходов соответствует сумма НДС в размере 5 129.26 рублей (28 495.89 руб. * 18%).
Для принятия к вычету рассчитанной суммы НДС по представительским расходам, воспользуемся регламентным документом по НДС Формирование записей книги покупок.
Табличную часть Приобретенные ценности удобно заполнить с помощью соответствующей кнопки. Строки, относящиеся к представительским расходам, легко определить по соответствующему виду ценности. У нас в примере все просто — строка всего одна. Поэтому в графе Сумма необходимо указать сумму признанных в целях налогообложения представительских расходов. Соответствующая сумма НДС рассчитается автоматически. Если бы у нас было несколько счетов-фактур по представительским расходам, то сумму, признанных в целях налогообложения представительских расходов, пришлось бы делить по всем счетам-фактурам пропорционально сумме счета-фактуры.
Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок, в части нашего примера, показаны на Рис. 10.
Рисунок 10.
А теперь мы посмотрим, что же будет происходить с представительскими расходами дальше. Наступил следующий месяц. Была начислена заработная плата сотрудникам, признаны расходы на добровольное страхование. Расходы на оплату труда в организации «Рассвет» за 10 месяцев составляют 791 643.84 рублей. Причем других представительских расходов в организации больше не было.
Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за октябрь представлена на Рис. 11.
Рисунок 11.
Исходя из увеличившегося в октябре фонда оплаты труда, в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять уже 31 665.75 рублей представительских расходов. Из них 28 495.89 рублей уже было принято в предыдущих месяцах. Значит в текущем месяце будет принято еще 3 169.86 рублей.
Согласно данному расчету, регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует проводку. В бухгалтерском учете никаких расходов нет, так как расходы были полностью признаны в прошлом месяце. В налоговом учете с кредита счета 44.01 в дебет счета 90.07.1 будет списано 3 169.86 рублей.
И будет зарегистрирована отрицательная постоянная разница -3 169.86 рублей.
Проводка регламентной операции Закрытие счета 44 представлена на Рис. 12.
Рисунок 12.
Регламентная операции Закрытие счета 44 признала по дебету счета 90.07.1 отрицательную постоянную разницу (ПР). Следовательно, в этом месяце будет начислен постоянный налоговый актив (ПНА), который уменьшит текущий налог на прибыль. Сумма ПНА рассчитывается по формуле: ПНА = -ПР * СТнп = 3 169.86 руб. * 20% = 633.97 руб.
Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 13.
Рисунок 13.
С каждым последующим месяцем в организации будет увеличиваться фонд оплаты труда, и признаваться в целях налогообложения прибыли соответствующая сумма представительских расходов. Таким образом, к концу года (налоговый период по налогу на прибыль) может быть признано расходов на сумму, равную 4% от годового фонда оплаты труда. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли могут быть признаны полностью или частично. Посмотрим, как обстоят дела в организации «Рассвет».
Справка-расчет регламентной операции Расчет долей списания косвенных расходов за декабрь представлена на Рис. 14.
Рисунок 14.
Исходя из годового фонда оплаты труда, в целях налогообложения в состав расходов, уменьшающих базу налога на прибыль, можно принять 38 000 рублей представительских расходов из 45 000 рублей, то есть 7 000 рублей к расходам уже никогда приняты не будут. В предыдущих месяцах принято расходов 34 830.14 рублей, в текущем месяце будет принято 3 169.86 рублей. Из всех этих цифр нас сейчас больше всего интересует первая — общая сумма признанных в целях налогообложения прибыли представительских расходов.
За год признано представительских расходов 38 000 рублей, за девять месяцев года — 28 495.89 рублей. Значит, в четвертом квартале признано 9 504.11 рублей расходов. Следовательно, исходя из признанной в четвертом квартале суммы представительских расходов, организация может принять в четвертом квартале к вычету еще НДС в сумме 1 710.74 рублей (9 504.11 рублей * 18%).
Для выполнения данной операции, мы также, как и в прошлом квартале, воспользуемся документом Формирование записей книги покупок. При заполнении, в графе Сумма отражается остаток по счет-фактуре (то, что еще не принято к вычету). Если бы по итогам налогового периода представительские расходы были бы приняты полностью, эта сумма нам бы подошла. Но нам, к сожалению, сумму опять придется изменить.
Заполнение и проводка документа Формирование записей книги покупок показаны на Рис. 15.
Рисунок 15.
После всех проделанных нами операций с НДС, по счету-фактуре по представительским расходам остался не принятый к вычету НДС в сумме 1 260 рублей (8 100 руб. — 5 129.26 руб. — 1 710.74 руб.).
В бухгалтерском учете придется списать эту сумму на расходы. Обычно выделенный и не принятый к вычету НДС в бухгалтерском учете включается в состав прочих расходов, но в данном случае, такой НДС можно рассматривать, как часть затрат на организацию мероприятий, связанных с продажей товаров, и включить в состав расходов на продажу.
В целях налогообложения, в соответствии с п. 1 ст. 170 НК РФ, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Из данного правила есть исключения. Они предусмотрены пунктами 2 и 2.1 этой же статьи. Но случай с представительскими расходами там не упоминается.
Для выполнения данной операции воспользуемся документом Списание НДС.
Табличную часть на закладке Приобретенные ценности удобно автоматически заполнить по поступлению (документ Поступление, с помощью которого была оприходована услуга). Необходимо изменить только графу Сумма, указав в ней сумму не признанных в целях налогообложения представительских расходов (7 000 рублей). Списываемая сумма НДС (1 260 рублей) рассчитается автоматически.
На закладке Счет списания укажем счет 44.01, а в качестве аналитики выберем (создадим) статью затрат с видом расхода Не учитываемые в целях налогообложения.
При проведении документ в бухгалтерском учете спишет сумму НДС с кредита счета 19.04 в дебет счета 44.01. В налоговом учете никаких расходов нет, поэтому будет сформирована соответствующая постоянная разница. Счет НЕ — это накопительный налоговый счет, на котором в течении года регистрируются не принимаемые в целях налогообложения доходы и расходы. Также документ спишет регистр накопления НДС предъявленный, поэтому этот НДС больше никогда не попадет в книгу покупок.
Документ Списание НДС и результат его проведения показаны на Рис. 16.
Рисунок 16.
Необходимо будет перезакрыть месяц.
Регламентная операция Закрытие счета 44 сформирует в части нашего примера две проводки.
Во-первых, признает в налоговом учете представительские расходы за декабрь месяц и соответствующую отрицательную постоянную разницу. Во-вторых, в бухгалтерском учете признает расходы по списанному НДС и соответствующую положительную постоянную разницу.
Проводки регламентной операции Закрытие счета 44 представлены на Рис. 17.
Рисунок 17.
В нашем примере отрицательную постоянная разница больше положительной, поэтому в декабре месяце будет начислен постоянный налоговый актив.
Справка-расчет и проводка регламентной операции Расчет налога на прибыль показаны на Рис. 18.
Рисунок 18.
Как мы уже определили, в налоговом периоде в целях налогообложения прибыли не признано 7 000 рублей представительских расходов. Это дебетовое сальдо счета 44.01 по налоговому учету и соответствующая отрицательная постоянная разница. Что же произойдет с этими суммами?
Регламентная операция Реформация баланса, при выполнении операции закрытия года по налоговому учету, спишет эти суммы без признания расходов.
Проводка регламентной операции показана на Рис. 19.
Рисунок 19.
Посмотрим декларацию по налогу на прибыль.
Никаких специальных строк для представительских расходов в декларации не предусмотрено.
Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к косвенным расходам. Они включаются в сумму по строке 040 «Косвенные расходы — всего» Приложения 2 к Листу 02.
Фрагмент декларации по налогу на прибыль за год с расшифровкой строки 040 показан на Рис. 20.
Рисунок 20.
Преподаватель Отдела обучения 1С:Франчайзи «Ю-Софт»
Когда затраты на спиртное можно списать в представительские расходы
Минфин уточнил, можно ли учесть в целях налога на прибыль расходы на покупку продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для проведения официального приема (письмо от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Ведомство напоминает, что статья 264 НК РФ относит к прочим расходам, в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. К представительским расходам также относятся расходы на официальный прием и обслуживание участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.
Представительские расходы включают:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Однако конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.
В связи с этим Минфин считает, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать, в том числе и спиртные напитки.
В данном случае важно учитывать, что представительские расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот период.
К представительским расходам не относятся:
- расходы на организацию развлечений и отдыха представителей других организаций;
- расходы на организацию профилактики или лечения заболеваний представителей других организаций.