Как сделать реестр документов в excel
Есть основной документ — шаблон — его перезаполняют несколько раз в день.
Нужно сделать так, чтобы каждый документ, который заполнили на отдельном листе книги зашивался в реестр со сквозной нумерацией по порядку.
Еще нужно, чтобы его можно было «вызвать» из реестра на страницу шаблона, чтобы исправить ошибочные данные, которые возможны при заведении данных в шаблон первоначально с последующим сохранением исправленного варианта.
Файл прикреплю, нужно брату, очень нужно В реестр должен помещаться лист «болван», редактировать его должно быть возможно с вкладки ввода данных.
Прикрепленные файлы
- Карась.xlsm (59.62 КБ)
Пользователь
Сообщений: 15596 Регистрация: 10.01.2013
06.01.2018 18:30:38
ОФФ.
Вау! Моя UDF ЧИСЛИТ(), похоже, начала жить собственной жизнью! Теперь она ВЕСПРОПИСЬЮ(). Прикольно
В принципе, могли бы ее одну использовать для записи прописью и Сумм и Весов. Изначально в ней была возможность выбора валюты. Можно было просто одну из валют заменить на тонны/килограммы
Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон.
Контакты, благодарности
Пользователь
Сообщений: 36 Регистрация: 28.12.2017
06.01.2018 18:40:28
Я делала нечто подобное для формы выставления счетов. Все счета нумеруются по порядку, на болванке на месте номера документа создается выпадающий список из базы номеров, а все остальные данные из Базы подтягиваются через функцию ПРОСМОТР по номеру счета.
выгрузка реестра или отдельных документов в EXL. Просим сделать.
Просим срочно сделать в Диадоке во Входящих документах, при расширенном поиске, иконку для выгрузки реестра и отдельных документов в EXL.
Голос 0 0 Отмена Подписаться
Ответ
На рассмотрении
В Диадоке есть возможность выгружать реестр входящих/исходящих документов.
Для этого следует на странице входящих/исходящих документов:
1.Открыть Расширенный поиск
2.Указать критерии поиска
3.Нажать кнопку «Найти»
4.Под фильтром появится количество найденных документов и ссылка «Скачать реестр документов», необходимо нажать на нее. Откроется реестр в Excel.
На рассмотрении
В Диадоке есть возможность выгружать реестр входящих/исходящих документов.
Для этого следует на странице входящих/исходящих документов:
1.Открыть Расширенный поиск
2.Указать критерии поиска
3.Нажать кнопку «Найти»
4.Под фильтром появится количество найденных документов и ссылка «Скачать реестр документов», необходимо нажать на нее. Откроется реестр в Excel.
Можно ли сделать выгрузку в Excell реестра обработанных документов? Это было бы очень полезно когда при большом количестве документов необходимо понять все ли документы подписаны второй стороной и, при необходимости, ускорить процесс.
Автоматическая нумерация страниц документации в Excel
В процессе работы возникает необходимость часами напролет, если много данных, вручную заполнять нумерацию, например реестра документации, в Excel.
Необходимо считать в уме, либо на калькуляторе, высчитывать, а если еще это делать в спешке то есть большая вероятность, что можно накосячить.
Давайте раз и навсегда исправим эту рутину.
В Excel’е есть много функций помогающих упроситить заполнение строк и столбцов, мы ими и воспользуемся.
Перейдем сразу к делу.
Формула для автоматической нумерации страниц документации (напр. реестр документов):
=ЕСЛИ(E20>1;ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК(«-«;F19))>0;ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК(«-«;F19;ПОИСК(«-«;F19)))+1&»-«&ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК(«-«;F19;ПОИСК(«-«;F19)))+1+E20-1;(F19+1)&»-«&(F19+E20));ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК(«-«;F19))>0;ПРАВСИМВ(F19;ДЛСТР(F19)-ПОИСК(«-«;F19;ПОИСК(«-«;F19)))+1;F19+1))
В данном примере столбец Е отвечает за количество листов. Листов может быть 1 а может и 5 и т.д., столбец F содержит информацию сколько страниц по списку.
Если страниц 2 и больше, то обычно нумерация выглядит как 2-3.
В примере спискок документов начинает с 20 строки, поэтому в функции все начинается с ячейки E20.
F19 — это ячейка вышестоящая в столбце «Страниц по списку«.
Итак, у нас есть документ, в котором мы должны сделать нумерацию документов по списку.
Мы вставляем вышеприведенную строку в соответствующие ячейки, меняем ячейки E20 и F19 на соответствующие ячейки в вашем документе, нажимаем Enter и просто протягиваем вниз.
Если у нас список начинается с 1 или в списке есть ячейки без количества, то первый документ должен иметь первый порядковый номер.
Например, у нас есть один список разделенный насколькими пустыми строками, названием разделов (см. фото ниже).
В первой ячейке мы должны поставить 1.
В начале другого раздела мы должны поставить вручную следующую цифру по списку.
Правда это не избавило от проставления цифр полностью, но нет необходимости выверять огромные списки.
Вот и вся рутина. Радуемся.
Вот еще пример работы с формулой:
У вас два столбца «А» и «В». В столбце «А» у вас количество листов, в «В» — страниц по списку. Список начинается со 2 строки.
Тогда функция примет вид:
=ЕСЛИ(A2>1;ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК(«-«;B1))>0;ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК(«-«;B1;ПОИСК(«-«;B1)))+1&»-«&ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК(«-«;B1;ПОИСК(«-«;B1)))+1+A2-1;(B1+1)&»-«&(B1+A2));ЕСЛИ(СЧЁТ(ПОИСК(«-«;B1))>0;ПРАВСИМВ(B1;ДЛСТР(B1)-ПОИСК(«-«;B1;ПОИСК(«-«;B1)))+1;B1+1))
Реестр документов и печатная форма в Excel
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Содержание
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Договор о материальной ответственности
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
Аргументы функции «ВПР»
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР(‘Печать ДМО’!G1;’Реестр ДМО’!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.