Управление задачами в «Битрикс24»
Постановка и решение задач в «Битрикс24» более эффективны, чем осуществление тех же самых процессов, что называется, «по старинке» — с помощью бесконечных планерок, записок, совещаний и назойливых напоминаний подчиненным. С этим согласится даже тот, кто еще не работает в «Битрикс24».
«Задачи» – первый инструмент, с которым сталкиваются пользователи, начинающие осваивать «Битрикс24». Назначение «Задач» – упростить процесс выполнения рабочих обязанностей (для сотрудников) и контроля их выполнения (для руководителей), сократить временные затраты на это, избавить от рутины. Сэкономленный запас самого драгоценного ресурса – времени – сотрудники смогут использовать для саморазвития, планирования и других важных дел.
Как создать задачу в «Битрикс24» Чтобы создать задачу, зайдите на портал, щелкните по кнопке «Добавить» в левом верхнем углу, выберите пункт «Добавить задачу». Откроется упрощенная форма постановки задачи, в которой нужно указать ее название, ответственного, приоритет, крайний срок (если он нужен). Опционально укажите соисполнителей, необходимость учета времени и необходимость проверки задачи после завершения. Наконец, прямо здесь можно загрузить документы, которые потребуются исполнителю для работы. Написав все условия, нажмите кнопку «Поставить задачу», и сервис автоматически откроет ее карточку. В ней вы можете не только посмотреть условия созданной задачи, но и назначить наблюдателя для нее (по кнопке в правом нижнем углу карточки «Добавить наблюдателей»). Выбранные сотрудники будут видеть все уведомления по задаче. 
Не забудьте о том, что есть подробная форма постановки задачи. В ней можно: · Добавить описание задачи; · Поставить ее от имени другого сотрудника (например, своего начальника, если он дал вам такое поручение); · Разрешить исполнителю менять крайний срок (по умолчанию опция включена); · Включить задачу в отчет по эффективности (опция доступна, если вы одновременно и руководитель исполнителя, и постановщик задачи); · Добавить чек-лист (для выполнения каждого этапа можно создать отдельного исполнителя); · Указать повторяемость задачи. Используя ее, вы настроите автоматическую постановку задачи через определенный период времени (например, подготовить отчет по продажам за прошлую неделю в понедельник к 12.00). Особенно удобна эта функция для постановки задач с большими чек-листами, по которым нужно собрать много информации и т.п. 
Как пользователи портала узнают о задачах Вам не придется звонить исполнителю и сообщать ему о том, что он должен сделать: как только задача создана, он увидит ее в своем списке в правой части страницы (количество непросмотренных задач отмечено красным цветом) и в «Живой ленте». Кроме того, ему придет уведомление во всплывающем окне, появление которого сопровождается звуковым сигналом – иными словами, пропустить это событие практически невозможно. Если вы, будучи исполнителем, выбрали пункт «Начать учет рабочего времени» по задаче, она автоматически появится в вашем плане на день (чтобы открыть его, кликните по кнопке с часами в верхней части страницы). В этот список можно добавить неограниченное количество задач. 
Какие еще гарантии того, что пользователь не забудет о своих задачах? В левой части страницы, где перечислены названия всех инструментов, возле раздела «Задачи» может появиться цифра – это количество задач, которые требуют внимания пользователя. Эта цифра видна, даже если вы не заходили в раздел. Если она появилась – нужно зайти туда и посмотреть, чего же хочет от вас «Битрикс24» и другие пользователи портала. Просроченные задачи всегда идут первыми в списке каждого подраздела и выделены красным цветом. Задачи, к которым сотрудник еще не приступил, выделены черным цветом. Кроме того, по каждой задаче можно поставить напоминание (откройте карточку задачи, кликните по ссылке «Напомнить» в верхнем правом углу карточки, укажите срок и способ напоминания). 
Конечно, языка уведомлений и чек-листов недостаточно для постановки и решения задач. Обсуждайте детали работы прямо в комментариях под карточкой задачи – так вся переписка по теме будет в одном месте. О каждом новом комментарии приходит уведомление, которое видят исполнители и наблюдатели – все эти уведомления сохраняются в истории изменений задачи. Как начать выполнять задачу Чтобы открыть новую задачу, исполнителю нужно зайти в соответствующий раздел. Здесь есть несколько подразделов: · «Делаю» (что вы должны выполнить сами); · «Помогаю» (где вы являетесь соисполнителем); · «Поручил» (вы – постановщик задачи); · «Наблюдаю» (название говорит само за себя). Количество непросмотренных задач (и вообще всех задач, которые требуют вашего внимания) отмечено красными цифрами над названиями подразделов. 
Если вы исполнитель: Открыв карточку задачи в первом подразделе, вы можете начать учет своего рабочего времени (опция доступна только в верхнем тарифе), и постановщик будет знать, сколько часов вы на самом деле потратили на исполнение. Эта информация будет использована при построении отчета об эффективности сотрудника (в данном случае – об эффективности вашей работы). Если в течение рабочего дня вы отметите перерыв (на обед, к примеру), выполнение задачи автоматически будет поставлено на паузу. Если вы постановщик: Карточка созданной вами задачи будет находиться в разделе «Поручил». Там, помимо перечисленных возможностей, если кнопки «Редактировать», «Отложить» и «Удалить» — только автор задания наделен такими полномочиями. Как оценить выполнение задачи Когда задача выполнена, исполнитель нажимает кнопку «Завершить» в ее карточке. В зависимости от настроек, она отправляется либо в архив, либо на проверку руководителю. Постановщик задачи имеет право оценивать качество ее выполнения: зайдите в раздел «Задачи», подраздел «Поручил» и найдите в заголовке таблицы крайний справа пункт «Оценка». Их три вида: «Положительно», «Отрицательно», «Нет оценки». Кроме того, здесь можно включить задачу в отчет по эффективности, если вы забыли сделать это при ее создании. Кстати, на основании этих оценок отчет как раз и строится. 
Все задачи, к которым вы имели отношение в течение дня, попадут в ваш рабочий отчет (доступен в разделе «Компания»). Он отправляется руководителю каждый день или с другой периодичностью. У руководителя есть другие возможности для контроля выполнения задач – в разделе задачи ему доступна вкладка, которая так и называется – «Руковожу». Откройте ее – и вы увидите отчет, который «Битрикс24» построил для вас в режиме реального времени. В этом отчете видно, сколько задач поручено каждому подчиненному, сколько поставил он сам, сколько просрочено и т.д. – масса информации в таблице, очень удобной для восприятия. Задачи, которые требуют вашего внимания, тоже отмечены красными цифрами. Руководитель отдела увидит здесь все задачи сотрудников этого отдела, а руководитель компании – вообще все задачи, созданные на портале. Любой отчет можно настроить по своему усмотрению: для этого скопируйте его, зайдите в конструктор отчетов и добавьте в таблицу нужные колонки. При желании выгрузите отчет в таблицу Excel. Настройка отображения списка задач Здесь коротко перечислим способы упростить работу с задачами: · Увидеть все свои задачи на одной странице можно, зайдя в подраздел «Все». По умолчанию задачи демонстрируются в виде списка, но можно отобразить их в виде диаграммы Ганта (на странице раздела в правом верхнем углу пункт меню «Просмотр»); · Если задач много, скорее всего, вы захотите отсортировать их по каким-либо параметрам. Сделать это можно с помощью фильтра (кнопка над списком задач). В «Битрикс24» уже есть предустановленные фильтры, которые чаще всего нужны пользователям, но вы также можете создать свои; · Меню настройки отображения списка задач позволяет менять набор колонок таблицы по вашему усмотрению: щелкните по значку-шестеренке справа над списком и уберите лишние колонки, а также добавьте нужные вам; · Если задач много, пользователю пригодится возможность совершать над ними групповые действия: для этого достаточно выделить нужные задачи, переместиться в конец страницы, выбрать нужное действие и нажать кнопку «Применить». 
Как создать шаблон задачи Когда вы раз за разом будете сталкиваться с необходимостью создавать задачу с одним и тем же исполнителем, наблюдателем, чек-листом и другими параметрами, вам наверняка пригодятся шаблоны: открыть их можно по кнопке слева от строки поиска в верхней части страницы раздела. Страница создания шаблона выглядит так же, как страница создания задачи: вы указываете все необходимые параметры и сохраняете шаблон. После это снова кликните по кнопке рядом с поиском: там появится название созданного вами шаблона; выберите его – откроется страница с уже практически заполненной задачей. Если при создании шаблона вы отметите пункт «Копировать задачу нескольким ответственным» и выберете сотрудников, то после создания этой задачи из шаблона она появится в списке «Делаю» раздела «Задачи» у всех них. 
Как создать рабочую группу и задачи в ней Для работы над масштабными проектами в «Битрикс24» целесообразно создать рабочую группу (помощью кнопки «Добавить» вверху слева или в соответствующем разделе). Все задачи, созданные в этой группе, будут выводиться отдельным списком в разделе «Задачи». Вообще группы – очень удобный инструмент, ведь в нем, помимо задач, есть все остальные возможности «Битрикс24» — но только для определенных пользователей. Группы могут быть открытыми и закрытыми, в них можно приглашать внешних пользователей (эти опции подключаются при создании группы). Кроме того, вы перечисляете сервисы, доступные в ней, чтобы исключить все лишнее. У каждой группы своя «Живая лента», поэтому участники могут общаться в ней, не разыскивая сообщения друг друга среди остальных постов в общей ленте. 
Главное преимущество «Битрикс24.Задачи» Те, кто уже пользуется «Битрикс24» , наверняка открыли для себя новые возможности инструмента «Задачи». А все остальные, вполне возможно, задаются вопросом: «Зачем нам это, если мы уже используем продвинутые и современные task-менеджеры?». Ответ очевиден – «Битрикс24.Задачи» , в отличие от task-менеджеров, интегрирован со всеми инструментами, которые нужны вам в работе. Уведомления об изменениях в задаче отображаются в «Живой ленте», время, выделенное на выполнение задачи видно в «Календаре», к ней можно прикреплять документы из «Битрикс24» , наконец, вы можете создать задачу из бизнес-процесса или системы продаж CRM. 
Поделиться
Ссылка скопирована в буфер обмена
- Поделиться в Контакте
- Поделиться в Телеграм
- Скопировать ссылку
Блог ApiX-Drive
Microsoft Ignite 2023: обзор самых важных анонсов На конференции Microsoft Ignite 2023 было представлено свыше 100 обновлений и новинок. Практически все они демонстрируют стремление компании внедрить ИИ в основные продукты. Большая их часть модернизирует Microsoft Azure, Dynamics 365 и Power Platform.
OpenAI презентовала усовершенствованную модель GPT-4 Turbo Компания OpenAI, занимающаяся исследованиями и разработками в области ИИ, анонсировала новую языковую модель GPT-4 Turbo. Новинка представляет собой усовершенствованную версию своей предшественницы.
HubSpot покупает ведущий сервис аналитики B2B-данных с ИИ Clearbit Компания-разработчик платформы для автоматизации маркетинга HubSpot приобретает сервис с искусственным интеллектом ClearBit, аккумулирующий данные о предприятиях со всего мира. Условия сделки пока неизвестны.
Повышение цен и рост количества подписчиков принесли Spotify прибыль На днях компания Spotify проинформировала о долгожданном выходе в плюс по итогам квартала. Повышение стоимости подписки, сокращения персонала и маркетингового бюджета помогли нарастить общую выручку и операционную прибыль.
Сервис Stack Overflow решил уволить 28% сотрудников из-за ChatGPT Популярный среди разработчиков Q&A-сервис Stack Overflow сообщил о намерении сократить 28% своих специалистов. Причиной такого решения называют экспансию чат-бота с искусственным интеллектом ChatGPT.
Отложить задачу до
На мне 200 задач. Не будучи Цезарем, я могу одновременно делать только одну задачу.
Поэтому у меня «в работе» не более 3-х задач: одна основная + 1-2 не требующие больших трудозатрат, а остальные — отложены.
При поступлении новых задач приоритет всех задач «в работе» согласуется с руководителем и наименее приоритетная задача отправляется в отложенные.
О том, что отложенная задача просрочена, я узнаю за сутки до крайнего срока («N почти просроченные»). И это проблема.
- указанная дата записывается в «Старт:»,
- «Финиш:» сдвигается на величину длительности,
- задача получает статус отложена,
- при наступлении указанной даты, задача снова становится «в работе».
Умные отложенные задачи
Для владельцев коммерческих тарифов уже доступны от 2 до 10 приложений в рамках интеграционного пакета. Подробно изучить возможности полного каталога готовых решений Битрикс24 Маркет Плюс вы можете в бесплатном 15-дневном демо-режиме.
Умные отложенные задачи
Информатика и Сервис
По подписке
Установить
Информация
Опубликовано : 14.03.2016
Установок : 3660
Другие приложения разработчика
Менеджер-бот Мартин
По подписке
Позвонить в Telegram
По подписке
Трудовой договор
По подписке
Стикеры для чата Битрикс24
По подписке
CRM для цветочного магазина
По подписке
CRM для продавцов промышленного оборудования
По подписке
CRM для обслуживания компьютеров
По подписке
HR-статистика
По подписке
Портрет клиента
По подписке
Суперзвонки
По подписке
Приложение позволяет переводить задачи в состояние «Отложенные» с восстановлением в статусе «Просроченная».
— Выставляем в задаче крайний срок до которого мы хотим ее отложить.
— Нажимаем кнопку «Отложить». Задача переходит в статус отложенных.
— После завершения крайнего срока, отложенная задача будет восстановлена с статусом «Просроченная».
Попробуйте другие наши приложения
Версия 1
Первая версия приложения
Приложение распространяется по Подписке Битрикс24.Маркет Плюс.
Приложение предоставляется по принципу «как есть».
Описание всех возможностей приложения и того, что можно делать в настройках, исчерпывающе представлено на странице описания приложения https://www.bitrix24.ru/apps/?app=infoservice.smarttask#description
Бесплатно предоставляется ограниченная поддержка по электронной почте bitrix24@infoservice.ru только по вопросам доступности приложения (не открывается в интерфейсе Битрикс24).
Консультации по работе с приложением и ответы на любые вопросы можно получить только в рамках расширенной поддержки . Стоимость и условия расширенной поддержки можно узнать по электронной почте bitrix24@infoservice.ru.
Установка приложения не требует дополнительных действий. Просто установите приложение из Битрикс24.Маркет. После установки приложение готово к работе.