Как сделать ценники в excel пошаговая инструкция

Создание и печать ценников

В этом разделе описывается, как создать и распечатать ценники для стеллажей или полок магазина, на которых хранятся или демонстрируются номенклатуры. Ценник может содержать все сведения о продукте, например имя, размер и цвет продукта. Однако он не может содержать такие сведения, как номер партии, серийный номер и дата окончания срока действия.

При работе с этикетками в Розница можно выполнить следующие действия.

• Создать ценники при изменении в магазине цены или цены сравнения продукта. Чтобы настроить Розница для создания ценников при каждом изменении цены, необходимо назначить отчеты по ценникам соответствующим розничным продуктам. Отчеты по ценникам содержат сведения, необходимые Розница для печати ценников. Отчеты по ценникам необходимо настроить независимо от используемой версии Microsoft Dynamics AX 2012.
• Создавать ценники вручную для одного продукта за раз или для категорий розничных продуктов.
• В AX 2012 R3 можно создать ценники для нескольких продуктов одновременно. Можно также создать ценники для продуктов, включенных в заказы на покупку и заказы на перемещение, либо для выпущенных продуктов.
• Выберите размер ценников для печати.
• Выполнить повторную печать этикетки в любое время.

Процедура выполнения этой задачи в Microsoft Dynamics AX 2012 R3 с модулем Розница изменилась. Дополнительные сведения см. далее в этом разделе.

Необходимые условия

Прежде чем создать и распечатать ценники, необходимо настроить Microsoft Dynamics AX для включения функции печати ценников. Необходимо выполнить следующие задачи.

• Выберите параметры в форме Общие параметры розничной торговли, чтобы определить способ создания этикеток для физических магазинов. Дополнительную информацию об опциях в этой форме см. в Параметры розничной торговли с общим доступом (форма).
• Выберите отчеты, которые можно использовать для создания этикеток. Отчеты по ценникам содержат сведения, такие как штрих-коды, цены и соответствующие данные, а также определяют размер ценников для печати и ориентацию страницы ценника. После настройки отчетов по этикеткам на этом шаге пользователи могут выбрать, какой отчет использовать при каждом создании этикеток.

Определение магазинов для печати этикеток

Выполните следующие действия, чтобы определить магазины, для которых необходимо напечатать этикетки. Можно выбрать создание этикеток для всех магазинов или только указанных магазинов. Этот параметр применяется только к физическим магазинам.

1. Щелкните Розница >Настройка >Параметры >Общие параметры розничной торговли.
2. В форме Общие параметры розничной торговли на вкладке Этикетки выберите параметр для использования при создании этикеток.

Настройка отчетов по ценникам

Выполните следующие действия, чтобы настроить отчеты, которые пользователи могут выбрать при создании этикеток.

1. Щелкните Розница >Настройка >Штрих-коды и метки >Отчеты по ценникам.
2. В форме Настройка отчета по ценникам на вкладке Обзор, в поле Наименование отчета выберите отчет о ценниках для использования. Добавьте столько отчетов о ценниках, сколько нужно.

Примечание Поле Наименование отчета содержит список отчетов, доступных в AOT. С учетом требований организации можно также создать новые отчеты и добавить их в список отчетов, доступных в AOT.

Дополнительные сведения о назначении продуктам отчетов по ценникам см. в разделе Настройка розничных продуктов.

Создание и печать ценников

Чтобы создать и напечатать ценники, которые можно прикрепить к полке, на которой хранятся или демонстрируются номенклатуры, выполните следующие действия.

1. Щелкните Розница >Периодические операции >Штрих-коды и метки >Распечатать ценники.
2. В форме Печать ценников в поле Номер магазина выберите магазин. Выберите дату вступления в силу ценников.
3. В зависимости от используемой версии продукта выполните одно из следующих действий.
   • В AX 2012 R3 щелкните Создать этикетку с учетом продукта.
   • В противном случае щелкните Создать и выберите Создать этикетку с учетом продукта.

В форме Создать этикетки введите сведения для фильтрации списка продуктов.

• В AX 2012 R3 щелкните Этикетки для печати.
• В противном случае щелкните Проводки и выберите Этикетки для печати.

Чтобы просмотреть список уже напечатанных этикеток, щелкните Распечатанные этикетки.

• В AX 2012 R3 щелкните Печать этикеток.
• В противном случае щелкните Печать и выберите Печать этикеток.

Печать ценников в Модуль «Розница» в Microsoft Dynamics AX 2012 R3

В Розница в AX 2012 R3 можно создать ценники для нескольких продуктов одновременно. Можно также создать ценники для продуктов, включенных в заказы на покупку и заказы на перемещение, либо для выпущенных продуктов. Можно создать ценники для одного или нескольких продуктов одновременно в любой из следующих форм.

Создание ценников для выпущенных продуктов

1. Щелкните Управление сведениями о продукте >Обычный >Используемые продукты. На странице списка Используемые продукты выберите одну или несколько строк продукта. – или – Щелкните Управление сведениями о продукте >Обычный >Используемые продукты. На странице списка Используемые продукты дважды щелкните продукт в списке. – или – Щелкните Розница >Обычный >Товары >Используемые продукты по категориям. На странице списка Сведения об используемом продукте выберите одну или несколько строк продукта.
2. На панели «Действия» на вкладке Розница в группе Функции щелкните Распечатать ценники.
3. В форме Распечатать ценники в поле Наименование отчета выберите отчет по ценникам для использования при создании ценников.
4. Чтобы создать ценники для дополнительных продуктов, щелкните Добавить продукты. Затем в форме Добавить продукты выберите продукты, которые требуется добавить из списка доступных продуктов, и щелкните ОК. Чтобы удалить продукты из списка, в форме Распечатать ценники выберите продукты в списке, а затем нажмите кнопку Удалить.
5. В поле Номер магазина выберите магазин, для которого требуется напечатать этикетки.
6. В поле Количество введите количество этикеток, которые необходимо создать для каждой номенклатуры строки.
7. В форме Распечатать ценники нажмите кнопку OK, чтобы создать ценники.

Создание ценников для продуктов в заказе на покупку

Можно создать этикетки для продуктов, которые входят в заказ на покупку, в любое время жизненного цикла заказа на покупку.

Создание ценников для продуктов в заказе на покупку

Чтобы создать ценники для продуктов, которые входят в заказ на покупку, выполните следующие действия.

1. Щелкните Расчеты с поставщиками >Обычный >Заказы на покупку >Все заказы на покупку. На странице списка Все заказы на покупку дважды щелкните заказ на покупку в списке.
2. В форме Заказ на покупку в области действий на вкладке Розница щелкните Распечатать ценники.
3. В форме Распечатать ценники в поле Наименование отчета выберите отчет по ценникам, который будет использоваться при создании ценников для номенклатур строки заказа на покупку.

Примечание Только номенклатуры строки, которые входят в заказ на покупку, включаются в список в форме. Можно удалить выбранные номенклатуры строки из списка, если не требуется печатать ценники для этих номенклатур строки.

Создание ценников для продуктов в заказе на покупку при создании поступления продуктов

Чтобы создать ценники для продуктов, которые входят в заказ на покупку, во время поступления продуктов, выполните следующие действия.

1. Щелкните Расчеты с поставщиками >Обычный >Заказы на покупку >Все заказы на покупку. На странице списка Все заказы на покупку дважды щелкните заказ на покупку в списке со статусом Подтверждено или подтвердите заказ на покупку. Чтобы подтвердить заказ на покупку, создайте новый заказ на покупку или выберите открытый заказ на покупку. Затем в разделе Область действий на вкладке Покупка в разделе Создание щелкните Подтверждение.
2. В форме Заказ на покупку в разделе Область действий на вкладке Получение в разделе Создание щелкните Поступление продуктов.
3. В форме Разноска поступления продуктов на вкладке Параметры установите флажок Распечатать ценники.
4. На вкладке Обзор в поле Поступление продуктов введите номер поступления продуктов для каждой строки и нажмите кнопку ОК. После разноски поступления откроется форма Распечатать ценники.
5. В форме Распечатать ценники в поле Наименование отчета выберите отчет по ценникам, который будет использоваться при создании ценников для номенклатур строки заказа на покупку.

Примечание Только номенклатуры строки, которые входят в заказ на покупку, включаются в список в форме. Можно удалить выбранные номенклатуры строки из списка, если не требуется печатать ценники для этих номенклатур строки.

Создание ценников для продуктов, которые входят в заказ на перемещение

Можно создать ценники для продуктов, которые входят в заказ на перемещение, и вложить их при отгрузке продуктов. Также можно создать ценники для продуктов, которые поступили из заказа на перемещение.

Создание ценников для продуктов, поступивших в заказе на перемещение

Чтобы создать этикетки для продуктов, которые входят в заказ на перемещение, выполните следующие действия.

1. Щелкните Управление запасами >Периодические операции >Заказы на перемещение.
2. В форме Заказы на перемещение выберите заказ на перемещение в списке со статусом перемещения Создано или создайте новый заказ на перемещение. Если выбирается существующий заказ на перемещение, на вкладке Строки при необходимости измените значения Дата отгрузки и Дата прихода.
3. Щелкните Разноска и выберите Отгрузить заказ на перемещение в списке.
4. В форме Отгрузка введите соответствующие сведения для отгрузки заказа, а затем на вкладке Обзор выполните следующие действия.
   • В поле Обновить выберите соответствующее значение из списка. Дополнительные сведения о различных значениях в раскрывающемся списке см. в разделе Отгрузка заказов на перемещение (форма).
   • Установите флажок Редактировать строки, если необходимо. Дополнительные сведения о случаях, когда требуется устанавливать флажок Редактировать строки, см. в разделе Отгрузка заказов на перемещение (форма).
   • Установите флажок Распечатать ценники.
   • Нажмите кнопку OК.
5. В форме Распечатать ценники в поле Наименование отчета выберите отчет по ценникам, который будет использоваться при создании ценников для номенклатур строки заказа на перемещение.

Примечание Только номенклатуры строки, которые входят в заказ на перемещение, включаются в список в форме. Можно удалить выбранные номенклатуры строки из списка, если не требуется печатать ценники для этих номенклатур строки.

Создание ценников для продуктов, поступивших из заказа на перемещение

Чтобы создать этикетки для продуктов, поступивших из заказа на перемещение, выполните следующие действия.

1. Щелкните Управление запасами >Периодические операции >Заказы на перемещение.
2. В форме Заказы на перемещение выберите заказ на перемещение, который имеет статус перемещения Отгружено.
3. Щелкните Разноска и выберите Получение в списке.
4. В форме Получение введите соответствующие сведения для отгрузки заказа, а затем на вкладке Обзор выполните следующие действия.
   • В поле Обновить выберите соответствующее значение из списка. Дополнительные сведения о различных значениях в раскрывающемся списке см. в разделе Отгрузка заказов на перемещение (форма).
   • Установите флажок Редактировать строки, если необходимо. Дополнительные сведения о случаях, когда требуется устанавливать флажок Редактировать строки, см. в разделе Отгрузка заказов на перемещение (форма).
   • Установите флажок Распечатать ценники.
   • Нажмите кнопку OК.
5. В форме Распечатать ценники в поле Наименование отчета выберите отчет по ценникам, который будет использоваться при создании ценников для номенклатур строки заказа на перемещение.

Примечание Только номенклатуры строки, которые входят в заказ на перемещение, включаются в список в форме. Можно удалить выбранные номенклатуры строки из списка, если не требуется печатать ценники для этих номенклатур строки.

Печать ценников, этикеток и штрихкодов из Excel

Microsoft Excel ― это компьютерная программа, предназначенная для проведения расчетов, составления диаграмм и таблиц, вычисления сложных функций. Табличный процессор входит в состав пакета Microsoft Office. Приложение также используется в качестве товароучетного ПО. Пользователи получают широкие возможности по автоматизации обработки информации.

В программе можно выполнить сложные финансовые расчеты с помощью формул в табличных ячейках. Рабочие файлы включают несколько листов, можно добавить также и графические элементы, что существенно облегчает задачу создания прайс-листов. Еще одна функция ― использование средств Excel для печати ценников непосредственно из приложения будет рассмотрено далее.

Организация печати этикеток и ценников из Microsoft Excel

Конструирование и печать ценников и этикеток из программы производится с помощью средств VBA. Также может использоваться и другой инструмент – «Слияние». Его основное предназначение – объединение сведений из текстового документа Word и таблицы Excel в один файл.

Формирование страницы для печати квитанций, лейблов, визиток, талонов, ярлыков и прочих карточек единого типа осуществляется по одинаковой схеме. Разработка макета и распечатка файла производится в текстовом процессоре. Из таблиц забирается только часть сведений.

Функциональность инструмента «Слияния» проще рассмотреть на примере справочника цен на товары торговой точки. Если, к примеру, ее владельцы, примут решение сменить стоимость продукции, для вывода на печать обновленных этикеток будут использоваться средства пакета Microsoft Office на основе БД из табличного процессора. Оптимальное количество наклеек на бумаге формата А4 – 6 штук. Если основа (БД) для создания бирки уже существует, для слияния остается создать таблицу. Требования к ней будут следующими:

• не используются объединенные ячейки;
• все столбцы имеют уникальные наименования;
• в левом верхнем углу необходимо выбрать цветную иконку и перейти к «Параметрам»;
• затем кликнуть на «Дополнительно»;
• для опции «Затенение полей» должно быть установлено значение «Всегда», параметр поможет отличить вставленное поле слияния от основного текста.

Напечатанный документ будет без цвета фона.

Разработка макета в MS Word осуществляется следующим образом:

• необходимо выбрать раздел «Рассылки»;
• кликнуть на «Начать слияние»;
• в появившемся списке следует перейти к «Наклейкам»;
• в форме «Параметры наклейки» есть список «Тип», в правом поле нужно выделить подходящую форму, к примеру, книжную;
• затем выбрать «Настройки» для редактирования;
• появится окно, в котором необходимо заполнить размеры, количество и размещение будущих наклеек;
• остается подтвердить действие, нажав на «Ок»;
• для возврата в предыдущее окно также необходимо кликнуть на «Ок».

Если выполнить все согласно инструкции, на странице текстового документа появится разметка с заданными значениями. По сути это будет таблица, в клетках которой и размещаются ценники или этикетки.

Следующий этап предполагает выбор источника сведений:

• необходимо перейти к «Рассылкам»;
• кликнуть на раздел «Выбрать получателей», расположенный справа;
• в появившемся перечне нужно указать «Использовать существующий список»;
• появится окошко с заранее подготовленной книгой;
• после выделения файла нужно нажать на «Открыть»;
• книга содержит несколько листов, в окне нужно перейти к тому, что содержит информацию о товарных позициях;
• для подтверждения операции остается щелкнуть на «Ок».

Страница разбита на несколько участков, в каждой из которых появится «NEXT». Служебные поля слияния нельзя удалять. Они предназначены для перехода к следующей записи. Список полей таблицы появится после выбора источника сведений на вкладке «Рассылки».

Форматирование внешнего вида наклейки целесообразно проводить в одном сегменте. Макет шаблона следует продублировать во все остальные, так как содержимое источника сведений автоматически на все области страницы не распространится. В разделе «Рассылки» есть опция «Просмотреть результаты», предназначенная для мониторинга внешнего вида этикетки в процессе ее конструирования.

Дальнейшие действия будут следующими:

• необходимо ввести текст, присутствующий на всех наклейках;
• затем в необходимые участки добавить сведения из источника с помощью опции «Вставить после слияния».

С помощью редактирования полей слияния можно выполнить форматирование бирки. Для создания ценника понадобятся опции «Цена» и «Дата». Поле слияния представляет собой кода. Для его отражения следует кликнуть по нему мышкой и выбрать «Коды/Значение полей».

Категория «Дата» будет иметь вид . Для добавления формата отображения параметра необходимо заменить значение .

Отредактированный код «Цены» должен иметь денежный формат ― . Содержимое первой ячейки необходимо скопировать в остальные. Метку «NEXT» ― оставить без изменений.

Для конструирования окончательного варианта страницы с наклейками понадобится:

• перейти к «Найти и объединить»;
• затем выбрать из появившегося списка параметр «Печать документов»;
• если нажать на «Изменить отдельные документы» в текстовом редакторе появится новый документ, который при необходимости можно предварительно просмотреть и изменить заполненные ценники.

Перечисленные действия можно выполнить и с помощью Мастера слияния. Для этого необходимо кликнуть на иконку «Начать слияние».

Поможем подобрать принтер этикеток для вашего бизнеса. Закажите бесплатную консультацию!

Пошаговая инструкция печати штрихкодов из программы Microsoft Excel

Оформление ценников с штрихкодом и последующий вывод на печать – трудоемкий процесс, который требует особых навыков программирования и написания макросов. Гораздо проще и эффективнее использовать готовые решения для выполнения перечисленных задач.

Помогут справиться с этим две программы. Labeljoy – это специализированное программное обеспечение, основной целью которого является маркировка. Имеет следующий функциональный набор опций:

• создание и распечатка лейблов для бейджей, папок, конвертов и визиток;
• поддерживает интерфейс what you see is what you get, материал в режиме корректировки текста имеет аналогичный вид, как и конечный результат;
• представлена возможность присоединения к внешним источникам информации и конструирования лейблов с динамическими элементами;
• доступна поддержка экспорта готовых файлов в jpeg, png и другие графические форматы;
• контрольные суммы вычисляются автоматически.

В Labeljoy доступен встроенный генератор QR- и штрихкодов. С помощью уникального метода кодирования информации можно выполнить следующее:

• создать собственные штрихкода различных видов, к примеру, Interleaved 2/5, Code 39/93, Ean13, UPC;
• сгенерировать и использовать коды быстрого реагирования в режимах онлайн и офлайн с помощью встроенной утилиты;
• создавать собственные бирки для торговой точки или склада, доступен импорт сведений из внешних баз данных.

Полная версия ПО с пакетом мульти-лицензий поддерживает программы Excel, Oracle, MySQL и Access. Также приложение совместимо со всеми видами принтером, включает более 6 тысяч бумажных макетов.

Штрихкод-дополнение для текстового редактора Microsoft Office под названием TbarCode Office – специальный модуль, который обеспечивает легкую вставку кодов в документ или таблицу. Компонента также предусматривает прямую распечатку из офисного программного обеспечения.

Основные характеристики штрихкодов в Tbarcode:

• конфигурация осуществляется согласно стандартам отраслей;
• высокое качество генерации графических данных;
• печать возможна на всех видах принтеров;
• доступна корректировка, можно задать нужные параметры;
• закодированная информация исполнена более чем в сотне форматов.

Конструирование и печать этикеток с помощью макроса Labels

Excel-надстройка выпущена для обработки данных из таблицы с целью последующего создания и распечатки:

• ценников;
• лейблов;
• бирок;
• ярлыков.

Макрос содержит функциональный набор опций для конструирования и печати ценников, этикетов на базе сведений из таблиц Excel:

• распечатка ценников путем заимствования данных из справочников цен;
• создание лейблов для выделенных позиций в табличном процессоре;
• подготовка квитанций на оплату услуг ЖКХ.

Для выполнения перечисленных задач достаточно кликнуть на одну кнопку. Программная надстройка дает возможность:

• выбирать количество наклеек для одного листа;
• разрабатывать как простые, так и сложные шаблоны с надписями, изображениями, символами и комментариями;
• заполнять квитанции и строки ярлыков с использование всего набора опций ПК Excel;
• использовать инструмент условного форматирования;
• применять формулы;
• выбирать табличные записи, к примеру, для формирования ценников на продукцию с конкретной стоимостью;
• подставлять в макеты выделенные ячейки или позиции текущей строки, включая актуальную дату.

Разработчиком также предусмотрены и другие опции:

• гибкая отладка шаблона;
• изменение и улучшение макета страницы;
• заполнение строк сведениями из таблицы.

В шаблонах доступны поля, которые при заполнении приобретают нужное значение. Все они должны быть заключены в фигурные скобки:

• ссылка на значение ячейки выбранного столбца в таблице имеет вид ;
• адрес фиксированной ячейки для всех квитанций:;
• ссылка на именованный диапазон значений:;
• для отражения актуальной даты или времени используется , .

Пользователи могут оценить полнофункциональную пробную версию в течение пятнадцати дней. Настроить и проверить функционал можно с помощью Справки по программе. По истечении этого срока, для дальнейшего пользования понадобится лицензия. Стандартный пакет включает активацию на двух ПК. Для дополнительных прав пользования за каждый компьютер нужно будет доплатить.

Техническое сопровождение вашего магазина. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию!

Программное решение для печати ценников из Microsoft Excel

Для печати ценников из табличного процессора разработано ПО под названием Ценник 1.Х. Распространяется модуль дополнения на бесплатной основе. Основные технические параметры:

• отсутствует база данных;
• не предусмотрено хранение обработанных сведений, только последняя накладная;
• модуль дополнен 120 шаблонами и встроенным редактором в Excel, содержит все необходимые опции для работы с графическими элементами.

С помощью программного обеспечения можно решить следующие задачи:

• ввести информацию из накладной, созданной в цифровом формате в табличном процессоре;
• рассчитать дисконтные и розничные цены;
• сформировать внутренние накладные – одну или несколько, это может понадобиться при распределении документов по разным отделам или же для закрепления за ответственными сотрудниками субъекта хозяйственной деятельности;
• распечатать ярлыки и внутренние накладные определенных размеров с возможностью сохранения для последующей распечатки;
• конструирование собственного дизайна и стиля макета накладных, этикеток и схожих документов.

Основное условие для полноценной работы модуля – установка совместимой с текущей версией ОС программного пакета MS Office. Результат можно выгрузить в печатную форму, а затем в файл. Предоставляется возможность передачи и на другую рабочую машину.

Еще одна не менее функциональная программа — e-Ценник. Приложение позволяет выполнить следующие задачи:

• ведение справочников продукции;
• создание и последующее хранение прейскурантов, созданных на основе баз данных из других программных обеспечений;
• распечатка этикеток, прайс-листов и ценников, в том числе из табличного процессора.

В программе встроен инструмент изменения масштаба элементов наклеек. Доступны несколько опций:

• подбор оптимальных значений для макета лейблов, включая информативное написание цены, размер шрифта, осуществляется в автоматическом режиме;
• есть горячие клавиши, предназначенные для ввода, изменения и поиска позиций продукции в справочнике цен;
• поддерживается работа с таблицами Excel;
• установлен универсальный комплект макетов ценников, дополнительные шаблоны можно найти на сайте разработчика.

В ПО также можно указать число ценников для каждой позиции.

Для печати этикеток из Excel не понадобятся особые знания и умения. С помощью нескольких приложений и обычного принтера можно создать шаблон, указать персональные параметры и получить этикетки, ценники и штрихкоды без больших затрат.

Печать ценников из таблиц Excel

Максимально простая работа с таблицами Excel — не требующая никаких настроек, экспорта данных или других дополнительных операций.

Возможность работы с таблицами Excel любой структуры, включая сложные формы накладных, счет-фактур и других первичных документов.

Функция работы с таблицами Excel встроена в программу е-Ценник и не требует наличия на компьютере Microsoft Excel или других программ.

Демонстрационное видео

Что бы понять, насколько просто с помощью е-Ценник печатать ценники из Excel таблиц, рекомендуем посмотреть небольшой видеоролик.

В видеоролике показано, как из Excel файла печатать ценники, а также представлены основные возможности программы при работе с таблицами Excel.

Продолжительность ролика 4 минуты 12 секунд.

Печать ценников из Excel — это просто

Для того что бы распечатать ценники из Excel, нужно сделать всего несколько шагов:

Шаг 1 — Нажмите кнопку «Открыть прайс-лист из файла Excel» и выберете таблицу, из которой нужно напечатать ценники.

Шаг 2 — Выделите ячейки и с помощью цветовых маркеров укажите, какие ячейки таблицы соответствуют каким полям прайс-листа.

Шаг 3 — Нажмите кнопку «Открыть», перейдите в режим печати и распечатайте ценники.

Удобство работы с программой

е-Ценник запоминает назначения ячеек и при повторном открытии файла Excel не требуется заново «раскрашивать» ячейки цветовыми маркерами.

Возможна работа с Excel таблицами любой структуры, в том числе, когда значения разбросаны по разным ячейкам таблицы или находятся в нескольких ячейках. Например, наименование товара следует «склеить» из значения двух ячеек.

Программа проверяет данные Excel и если возможны затруднения при открытии прайс-листа, программа сообщает об этом пользователю с помощью подсказок. Например, если невозможно преобразовать значение строки в цену товара, текст строки будет окрашен в красный цвет и на ячейке появится информационная подсказка.

Автоматическая печать ценников при помощи MS Office 2007

Эту статью я начну с фрагмента одного из писем, поступивших на почту редакции: «Уважаемый «Б & К»! Я работаю на предприятии, у которого имеется достаточно большая сеть для розничной торговли. Цены на товары периодически изменяются. И каждый раз после такого изменения мы корректируем прайс-лист, затем печатаем новые ценники, чтобы передать их на все торговые точки. Подскажите, как можно автоматизировать этот процесс? В нашей бухгалтерии мы используем программы MS Office версии 2007…» Думаю понятно, что речь в нашей статье пойдет о формировании серийных документов. Только на это раз мы поговорим не о поздравительной рассылке, а о практической бухгалтерской задаче.

Николай КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

На страницах нашего издания мы уже поднимали тему работы с серийными документами (или так называемыми рассылками). Например, подробную статью о работе с рассылками в MS Office 2007 можно найти в «Б & К», 2011, № 4. Напомню, что тогда речь шла об организации поздравительной рассылки. Когда есть текст поздравления в формате программы MS Word, адресная книга в Outlook или MS Excel. А наша задача — сформировать итоговый документ, в котором будут собраны персональные поздравления для каждого получателя из адресной книги. Работа с ценниками во многом похожа на эту задачу. Но в ней есть своя специфика. В чем она состоит, мы сейчас и разберемся.

Прежде чем приступить к решению задачи, нужно понять, чем мы располагаем. Итак, по порядку. У нас есть прайс-лист, подготовленный в программе Excel. В качестве примера я использовал документ, фрагмент которого показан на рис. 1. Разумеется, в вашем случае форма прайс-листа может отличаться, но принципы подготовки данных и организация рассылки останутся неизменными. И я уверен, что применить их в каждом конкретном случае не составит труда.

Итак, в прайс-листе на рис. 1 есть заголовок (шапка с общими сведениями об организации) и табличная часть. Розничные цены в табличной части (колонка «

Розн.») введены вручную. Мелкооптовая, оптовая и специальная цены рассчитаны по формулам как розничная цена минус соответствующая скидка. Размер скидок указан в ячейках «D9:D11». Формулы для определения мелкооптовой, оптовой и специальной цен в ячейках «D14», «E14», «F14» выглядят так: «=C14*(1-$D$9)», «=C14*(1-$D$10)», «=C14*(1-$D$11)». Эти формулы скопированы на всю высоту табличной части документа.

Таким образом, вся нужная нам информация (наименования товаров и цены) в документе есть. Но к сожалению, в таком виде наш прайс-лист нельзя использовать для организации рассылки — мешает шапка таблицы. Нам нужен не просто документ, а база данных, где собрана информация о ценах и товарах. То есть прежде чем работать с рассылками, мы должны на отдельном листе сформировать такую базу и затем воспользоваться ею. Сразу отмечу, что никакой проблемы или неудобства здесь нет. Такая работа должна быть проделана всего один раз. А затем вы просто пополняете базу и пользуетесь ей по мере необходимости.

Относительно документа на рис. 1 я предлагаю поступить так. Выделить табличную часть документа и перенести ее на отдельный лист. В самом документе «Прайс-лист» проставить ссылки на ячейки в базе данных. С этого момента все корректировки цен мы будем делать на листе с базой данных. Кстати, это еще удобнее, чем оперировать документом, где есть громоздкая шапка… Благодаря ссылкам все данные об изменении цен из базы будут автоматически попадать в основной документ. Его мы будем использовать для распечатки прайс-листов. А для печати ценников мы сможем задействовать базу данных. Делаем так:

1) открываем документ «

Прайс», изображенный на рис. 1;

Shift+F11» (добавляем новый рабочий лист). Можно воспользоваться специальной кнопкой «Вставить лист» в области ярлычков MS Excel 2007. Или щелкнуть правой кнопкой на любом ярлычке и выбрать из контекстного меню «Вставить…», а затем «Лист»;

3) щелкаем правой кнопкой мыши на ярлычке нового листа, из контекстного меню выбираем «

Переименовать». Станет доступным для редактирования название листа;

4) вводим новое имя, например «

БазаЦен», и нажимаем «Enter»;

5) переходим на лист «

6) выделяем блок с табличной частью. В документе на рис. 1 это блок «

Ctrl+X» (вырезаем табличную часть в буфер обмена);

8) переходим на лист «

Прайс», становимся на ячейку «A1»;

Ctrl+V» (вставить из буфера). Результат нашей работы (лист «БазаЦен») показан на рис. 2.

Важно! В данном случае копирование ячеек на лист «БазаЦен» недопустимо — это приведет к ошибке. Здесь ситуация такова. Данные на лист «БазаЦен» мы вставляем с первой строки (ячейка «A1»). На листе «Прайс» эти формулы расположены начиная с четырнадцатой строки (рис. 1). Причем они ссылаются на значения скидок, которые расположены выше (ячейки «D9:D11» листа «Прайс»). При копировании формул на лист «БазаЦен» Excel откорректирует в них адреса. И тогда получится, что ссылки на размер скидки будут указывать за пределы листа «БазаЦен», а формулы для расчета цен вернут сообщение об ошибке. Если же мы будем перемещать данные с листа на лист (использовать функцию «Вырезать»), правила преобразования адресов сработают по-другому. В этом случае в формулах на листе «БазаЦен» Excel проставит ссылки на ячейки листа «Прайс». И все будет работать правильно.

Посмотрим, как это выглядит на самом деле:

1) делаем активным лист «БазаЦен»;

2) щелкаем на ячейке «D2». В строке формул видим выражение «=C2*(1-Прайс!$D$9)». В этой формуле появилась ссылка на ячейку «D9» листа «Прайс». Благодаря такой ссылке формула работает правильно.

Теперь наша задача — значения в табличной части листа «Прайс» заменить ссылками на соответствующие ячейки из «БазаЦен». В принципе это можно сделать обычным способом — написать одну формулу со ссылкой и скопировать ее на всю область таблицы. Но мы поступим иначе — воспользуемся инструментом специальной вставки. Делаем так:

1) на листе «БазаЦен» выделяем блок с базой данных (на рис. 2 это фрагмент «A1:F12»);

2) нажимаем «Ctrl+С» (копировать фрагмент в буфер обмена);

3) переходим на лист «Прайс», становимся на ячейку «A13»;

4) вызываем меню «Главная». В группе «Буфер обмена» щелкаем на значке выпадающего списка иконки «Вставить». Откроется список, как на рис. 3;

5) из этого списка выбираем «Вставить связь». На листе «Прайс» появится табличная часть документа. Внешне документ остался таким же, как на рис. 1, но содержимое его изменилось.

Щелкаем левой кнопкой мыши на ячейке «D2» листа «Прайс». В строке формул видим выражение: «=БазаЦен!D2». Это значение мелкооптовой цены для товара «Блокнот», взятое из ячейки «D2» листа «БазаЦен». В данном случае инструмент «Вставить связь» себя оправдал — мы не стали вводить и копировать формулы вручную, Excel сделал это автоматически.

Совет Чтобы заполнить часть рабочего листа ссылками на ячейки другого листа, используйте вставку из буфера в режиме «Вставить связь». При работе с большими объемами данных это существенно сэкономит ваше время. Еще большую экономию вы получите, создавая таким способом ссылки между разными рабочими книгами.

Прайс практически готов к работе. Нам остается дополнить его двумя колонками, которые понадобятся при печати ценников. Здесь ситуация такова. На ценнике часто пишут значение в виде суммы в гривнях и копейках, разделенных символом «-» (дефис). Например, цена «5 грн. 70 коп.» может быть представлена в виде «5-70». То есть для формирования ценников нам нужно получить отдельно целую часть цены в гривнях и остаток в копейках. Решать такую задачу в программе Word неудобно. Мы воспользуемся Excel. Делаем так:

1) переходим на лист «БазаЦен»;

2) в ячейку «G1» пишем заголовок «РознГрн»;

3) в ячейку «G2» вводим формулу «=ЦЕЛОЕ(C2)» и копируем ее на всю высоту базы данных. Эта формула определит часть розничной цены в гривнях;

4) в ячейку «H1» вводим заголовок «РознКоп»;

База данных для организации рассылки у нас есть. Настало время создать документ в программе Word, на котором будут сформированы ценники. Этот документ имеет одну особенность. Размер одного ценника обычно невелик. На одной странице вполне поместятся один-два десятка таких элементов. Поэтому документ с ценниками имеет смысл оформить в виде таблицы из нескольких строк и колонок, а в каждой ячейке таблицы сформировать ценник для одного конкретного товара. Иными словами, в каждой ячейке таблицы мы должны поместить информацию из одной записи листа «

БазаЦен». Весь документ будет представлять собой набор ценников для каждого товара. Чтобы размножить эти ценники для нескольких торговых точек, достаточно напечатать документ несколько раз. На мой взгляд, такая организация документа вполне естественна и очень удобна. Остается реализовать ее на практике.

Среди инструментов слияния в программе Word 2007 для описанной задачи лучше всего приспособлено средство печати наклеек. При этом все, что нам нужно сделать, — это определить размер одной наклейки, связать документ с источником данных и выполнить слияние. Программа Word автоматически создаст таблицу и поместит в нее информацию из базы данных. Делаем так:

1) вызываем программу Word, создаем новый документ (комбинация «

2) переходим к меню «

3) в группе «Начать слияние» щелкаем на одноименной иконке «Начать слияние». Откроется список, как на рис. 6;

4) из этого списка выбираем вариант «Наклейки…». Откроется окно «Параметры наклейки», изображенное на рис. 7;

5) в этом окне параметр «Принтер» ставим в положение «Печать по страницам». Теперь укажем размеры наклейки. Их можно выбрать из списка «Поставщик наклеек:». Но мы введем эти параметры вручную;

6) в окне «Параметры наклейки» щелкаем на кнопке «Настройка…» (рис. 7). Откроется окно, изображенное на рис. 8;

7) в этом окне вводим параметры, как показано на рисунке: высота наклейки 5 см, ширина 3 см, число по вертикали 6, число по горизонтали 5 и т. д. (рис. 8);

8) нажимаем кнопку «ОК»;

9) в окне «Параметры наклейки» тоже нажимаем кнопку «ОК». На листе Word появится таблица из пяти строк и шести колонок. Каждая ячейки таблицы имеет размер 3х5 см;

10) щелкаем на иконке «Выбрать получателей» (рис. 5). Откроется меню, как на рис. 9;

11) из предложенного списка выбираем вариант «Использовать существующий список…». Откроется меню Проводника, которое называется «Выбор источника данных» (рис. 10);

12) в этом окне находим папку с файлом «Прайс» и выбираем ее. Появится промежуточное окно с перечнем листов в рабочей книге «Прайс» (рис. 10);

13) выбираем лист «БазаЦен» и нажимаем «ОК»;

14) в документе Word cтановимся на левую верхнюю ячейку таблицы;

15) в группе «Составление документа и вставка полей» щелкаем на иконке «Вставить поле слияния» (рис. 5);

16) из открывшегося списка (рис. 11) выбираем «Наименование». В ячейке таблицы появится надпись с названием этого поля (рис. 12);

17) нажимаем «Enter», чтобы перейти на другую строку в ячейке таблицы;

18) опять щелкаем на иконке «Вставить поле слияния» и добавляем в таблицу элемент «РознГрн»;

19) не переходя на новую строку, печатаем символ «-» (дефис) за ним вставляем поле «РознКоп». После наших действий первая ячейка документа выглядит, как показано на рис. 12;

20) в группе иконок «Составление документа и вставка полей» нажимаем кнопку «Обновить наклейки». Word заполнит таблицу данными из базы «БазаЦен». Но в настоящий момент в документе реальных значений мы не видим — вместо них отображаются имена полей;

21) в группе «Просмотр результатов» (рис. 5) щелкаем на одноименной иконке «Просмотр результатов». Документ примет вид, как на рис. 13;

22) в первой ячейке таблицы выделяем поле с названием товара;

23) переходим в меню «Главная», выбираем для названия шрифт «Calibri» размером «14 пт»;

24) выделяем поле с ценой товара, присваиваем шрифт «Calibri» размером «20 пт»;

Совет При создании макета рассылки в какой-то момент времени поля в документе могут исчезнуть. Иногда это происходит, например, при изменении формата полей или при их перемещении. Ничего страшного в этом нет, информация остается на месте. Чтобы снова появились поля, нужно щелкнуть на иконке «Изменить список получателей» (группа «Начать слияние» меню «Рассылки»). В появившемся окне для настройки списка получателей просто нажимаем «ОК». Word обновит документ, и все данные снова появятся на экране.

25) щелкаем на иконке «Найти и объединить»;

26) из предложенного списка выбираем «Изменить отдельные документы…». Программа Word выполнит слияние и заполнит таблицу ценников значениями из листа «БазаЦен».

Документ с рассылкой готов. Он представляет собой таблицу Word из пяти строк и шести колонок. В каждой ячейке этой таблицы расположен один ценник. Все, что остается сделать, — отправить документ на печать.

Для большей наглядности и простоты понимания цены в примере приведены без учета НДС, поэтому описанное в статье решение без каких-либо изменений подходит для плательщиков единого налога по ставке 10 % и частных предпринимателей, не являющихся плательщиками НДС. В следующем номере мы отдельно расскажем, какие дополнения нужно внести плательщикам НДС, чтобы ценники печатались в соответствии с требованиями законодательства.

Удачной работы! Жду ваших вопросов, предложений и замечаний на