Как закрыть путевой лист в 1с
Дата публикации 19.11.2019
Использован релиз 3.0.74
В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с релиза 3.0.74 автоматизирован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:
- добавлен новый документ «Путевой лист»;
- добавлен новый вид операции «Топливо» к документу «Поступление (акт, накладная)»;
- в «План счетов» к субсчету 10.03 добавлены новые субсчета:
- 10.03.1 «Топливо на складе» — на этот счет перенесены все движения, ранее отраженные на счете 10.03 «Топливо» (можно продолжить ведение учета топлива на счете 10.03.1 без использования документа «Путевые листы»);
- 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — предназначен для учета топлива по путевым листам, на этом счете можно вести учет топлива по каждому автомобилю по субконто «Транспортные средства». Для начала учета топлива по путевым листам в программе необходимо отразить остаток топлива в баке по каждому автомобилю проводкой Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01 (документ «Операция»).
Первоначальные настройки (рис. 1):
- Раздел: Главное — Функциональность.
- На закладке «Запасы» установите флажок «Путевые листы».
Документ «Путевой лист» (рис. 2 — 4):
- Раздел: Покупки — Путевые листы.
- Кнопка «Создать» (рис. 2).
- По ссылке «Счет затрат» можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо (рис. 3).
- На закладке «Топливо» указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке «Документ» выберите вариант покупки топлива — «Топливная карта» или «Кассовый чек» и заполните необходимые данные (рис. 3).
- На закладке «Маршрут» по кнопке «Добавить» заполните табличную часть — укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле (рис. 4).
- По кнопке «Печать» можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа «Авансовый отчет»).
- Кнопка «Провести и закрыть».
По кнопке посмотрите результат проведения документа.
При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).
При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо», который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
Счет 76.15 «Приобретение по топливным картам» используется как вспомогательный.
При выполнении регламентной операции «Корректировка стоимости номенклатуры» в составе обработки «Закрытие месяца» формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.
Смотрите также
- Транспортные расходы организации
- Учет ГСМ по топливным картам
- Учет ГСМ по талонам
Подпишитесь на новости
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:- десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
- рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
- ваш e-mail не передается третьим лицам;
Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция
«Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» — довольно частый запрос в свете недавних нововведений в правила оформления путевых листов. Рассмотрим, где найти путевые листы в 1С, как их создать, а также изучим порядок отображения покупки топлива и распечатки созданного документа.
- Путевые листы в 1С 8.3 бухгалтерия
- Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения
- Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа
- Шаг 1. Формирование документа
- Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать
- Шаг 3. Печать документа
- Шаг 4. Проведение документа
- Нюансы при оплате топливной картой
Путевые листы в 1С 8.3 бухгалтерия
Учет путевых листов в 1С доступен с версии 3.0.74. Процесс автоматизирован. Даная версия позволяет:
- создавать, распечатывать листы, вести их учет;
- отображать покупку топлива при помощи карты (банка, топливной), его учет и списание.
Последние привнесенные изменения касаются введения новых документов, операций, счетов, субсчетов, а также некоторых справочников. Данные по ним приведены далее в таблице.
К субсч. 10.3 ввели:
- Субсч. 10.03.1 «Топливо на складе» (допускает учет без путевых).
- Субсч. 10.03.2 (учет по путевым). Возможен по каждому авто через субконто «ТС»). Тогда начинают с отображения топливных остатков у каждого авто.
Напомним: путевой лист позволяет отслеживать движение (маршрут следования), подтверждать, экономически обосновывать сопутствующие расходы и затраты на оплату труда водителя. То есть он может служить первичным документом, удостоверяющим соответствующие расходы.
Госкомстат рекомендует использовать бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, предназначенные для следующих ТС:
- легкового автомобиля (№ 3);
- грузового автомобиля (повременную форму № 4-П и сдельную 4-С);
- спецавтомобиля (№ 3-спец);
- легкового такси (№ 4) и др.
Эти же формы можно брать за основу при разработке собственных банков.
Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения
1. Для активации опции «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия нужно:
- выбрать сначала «Администрирование», далее – «Функциональность», затем – «Запасы»;
ВНИМАНИЕ! Работая с 1С:Бухгалтерией в упрощенном интерфейсе, функциональность нужно искать в настройках!
- выделить галочкой строчку «Путевые листы».
После этого документ (путевой лист) станет доступным для работы и использования в меню «Покупки» (разд. «Документы» упрощенного интерфейса).
2. Для указания данных о служебном авто (арендованном, личном), на котором будут ездить, нужно вручную:
- выбрать «ТС» в «Справочниках» (ОС и НМА);
- внести информацию о марке, VIN, госномере, собственнике (организация, контрагент), используемом топливе и его норме расхода.
Указанные здесь данные авто будут автоматически заполняться при формировании, заполнении путевого листа.
Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.
3. Для указания данных водителя авто (его водительских прав) нужно:
- открыть карточку водителя (физлица);
- перейти по ссылке «Все документы»;
- добавить новый документ «Водительское удостоверение»;
- указать в сформированном документе инициалы водителя, серию и номер прав, где, кем, когда они выданы.
Указанные сведения будут использоваться при создании путевого документа.
Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа
Разберем пошагово, как работать с путевыми листами в 1С при командировках на легковом авто.
Шаг 1. Формирование документа
Найти разд. «Покупки», выбрать «Путевой лист», кликнуть «Создать».
Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать
- название организации;
- когда создавался документ;
- данные об авто и сотруднике (водителе);
- норму расхода топлива по данным Минтранса либо документации (появляется автоматически при выборе авто, но, если данные указаны вручную, их можно сохранить для последующего использования);
- учет затрат – можно поменять на истраченное топливо (см. ссылку, счет затрат):
- по топливу – вариант покупки (кассовый чек, топливная карта), объем топлива, залитого в автомобильный бак, его цену, дату;
- по маршруту – пункт, дату и время отправки (назначения), показания одометра (на начало и конец маршрута), при этом расстояние и расход топлива рассчитывается и заполняется автоматом.
Шаг 3. Печать документа
Распечатать можно путевой для легкового авто (ф. № 3), его упрощенную версию и авансовый отчет (при оплате топлива наличными либо картой банка). Сквозная нумерация отчетов в этом случае меняется, поэтому требуется правка номера в печатной версии документа и последующего создаваемого «Авансового отчета».
Шаг 4. Проведение документа
Кликнув на «Провести и закрыть», далее можно просмотреть следующий результат проведения (проводки):
- Дт 10.03.2 – заправка топлива (объем, цена);
- Кт 10.03.2 – операция его списания на указанный ранее счет затрат (конкретное списанное количество);
- на момент закрытия месяца запись «Кт 10.03.2» реализуется через операцию «Корректировка стоимости номенклатуры».
Нюансы при оплате топливной картой
Формируя путевые листы в 1с 8.3, действуют так:
1. При формировании документа «Путевой лист» выбирают именно «Топливную карту», вносят данные о количестве топлива без указания суммы, цены. Далее – заполняют по аналогии, как указано выше. После проведения сформированного путевого листа, результат будет следующим:
- Дт 10.03.2 – заправка топлива (только объем, сколько залили, без цены).
2. Чтобы показать сумму, создают новый документ «Поступление (акт, накладная)» с видом «Топливо». Тогда по Дт 10.03.2 отобразится сумма без количества заправленного топлива.
Итоги
- Работать с путевыми листами можно в 1С с версии 3.0.74. Для этого нужно активировать соответствующую опцию через функциональность программы.
- Для автоматизации процесса заполнения заранее можно указать данные водителя (Ф. И. О., реквизиты прав) и служебного авто.
- Путевой лист создают в разделе «Покупки», заполняя предложенную форму. В случае оплаты топливной картой формируют еще один документ – «Поступление (акт, накладная)».
- Распечатать можно путевой лист легкового авто (ф. № 3), в т. ч. его упрощенный вариант и авансовый отчет.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Путевой лист – это учетный бланк, который компания должна использовать для контроля деятельности водителей, учета и подтверждения растрат на необходимые материалы для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогового обложения «Доходы, уменьшенные на величину растрат». Показания этого документа можно использовать, как обоснование для перечисления зарплаты водителям.
Организация может использовать как типовую форму документа по виду авто и организационно-правовой формы компании, так и создать свой бланк, главным условием разработки которого считается отражение набора всех реквизитов обязательных, утвержденных приказом Минтранса РФ от восемнадцатого сентября 2008 № 152. Бланк листа должен быть закреплен в УП предприятия и храниться не менее 5 лет.
Такой листок оформляется от одного дня или на срок не более одного месяца с обязательной регистрацией при помощи сплошной нумерации в журнале по учету путевых документов. Заполнение бланка осуществляется именно водителем с обязательными пометками механика – о пред — и послерейсовом осмотре с записью показаний спидометра, врача – о выполнении осмотра.
Внимание! В случае длительной командировки работника на служебном транспорте все контрольного типа проверки осуществляются перед выездом, выставляются разовые отметки, которые действительны на протяжении всей поездки.
Путевые листы в 1С Бухгалтерия
Бухгалтерской службой компании, чаще всего, производится контроль заполнения документа, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из записанного километража в бланке, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а еще, при потребности, расчет зарплаты водителя по путевому листку.
Важно! Нормы топливных расходов определяются внутри компании на основе расчета размера предельного, исходя из марки, тех. характеристик и года выпуска машины, а еще использованных надбавок с учетом времени года, работы транспорта в населенных пунктах с конкретной плотностью, обкатки нового авто, закрепленных приказом руководства.
Типовым функционалом не предусматривается возможность оформления путевых листков в 1С. Программа помогает внести доработки функционала в виде внешней документации и обработок программистами, но, форма должна самостоятельным образом оценить выгоду и экономический эффект от того, что будут автоматизирован процесс заполнения и учет путевых документов и ГМС в 1С.
1С:Предприятие 8: 1С Управление автотранспортом (1С УАТ)
- Управленческий и оперативный учет в автотранспортных предприятиях
- Управление складом и логистикой
- Управление транспортом
- Управления заказами, выписками и обработками путевых листов
Разберем инструкцию по отражению манипуляций учета ГСМ в бух. программе 1С Бухгалтерия, сформированной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В табличке рассматривается документооборот в зависимости от варианта покупки ГСМ компанией.
Операция учета
Подотчет работника
Покупка талонов на ГСМ
Поступление ГСМ с распределением по картам топливным
Принятие к учету ГСМ
- Выдача денег подотчет
- Оформление авансовой отчетности
- Поступление талонов на ГСМ
- Передача талонов работнику в подотчет
- Оформление авансовой отчетности
- Приобретение карт топливных
- Передача топливной карты работнику
- Поступление ГСМ от поставщиков на всеобщий склад
- Перемещение ГСМ на транспорт
Списание ГСМ на растраты
Подробнее о таблице.
Подотчет сотруднику
Работнику перечислены деньги в подотчет на покупку ГСМ.
Документом созданы следующие проводки:
Работник представил авансового типа отчет в бухгалтерию.
Документом созданы следующие движения:
На складе компании отражается поступление ГСМ.
Покупка талонов на ГСМ в 1С
Компания купила талоны на ГСМ.
Документом созданы следующего типа проводки:
Кассир выдал талоны работнику для заправки машины.
Документом созданы движения:
Сотрудник принес авансовую отчетность в бухгалтерию.
Документом созданы движения:
На складе отражается поступление ГСМ.
Поступление ГСМ в 1С с распределением по топливным картам
Когда компания подписала договор с АЗС на покупку карт топливных и распределение ГСМ работникам по выставленным организацией лимитам, используем третий вариант документооборота в 1С.
Отображение в учете покупки топливных карт.
В учете созданы движения:
Топливного типа карты передали работникам для использования.
В учете сформированы движения (карта топливная привязана к рабочему).
Разрешено отражать покупку карт топливных через поступление услуг с применением ручного учета карт на счете забалансовом 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать машину, то карта во 2 варианте учета будет привязана к автотранспорту.
Получена бумага на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.
В учете созданы движения:
Сформированы перемещения ГСМ с общего склада на авто (склад) на основании путевых бланков работников.
В учете разработаны движения:
На складе отражается движение ГСМ.
Списание ГСМ со склада на расходы осуществляется бух. службой идентичным образом для всех способов поступления ГСМ на базе путевых бланков и норм растрат ГСМ, определенными приказом компании.
Для примера рассмотрим движение горючего в путевых бланках.
Для отражения списания ГСМ применяется документ «Требование-накладная»
- Если фактического типа расход равен или менее заданной нормы:
- Движения в учете:
- Если фактического типа расход ГСМ больше заданной нормы (подсчитывается количество топлива по норме):
- ГСМ по путевому бланку сверх норм списывается на непринимаемые растраты определенного периода:
Предоставление путевых документов осуществляется в соответствии с разработанным внутри компании графиком документооборота (раз в сутки, раз в неделю, раз в месяц). Списание ГСМ на расходы, чаще всего, проводится один раз в месяц.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылкуПутевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция их создания описана в нашем обзоре. Как создать ПЛ в 1С? Как будет отражено списание ГСМ при этом? Рассматриваем порядок работы с ПЛ в 1С в нашем обзоре.
Вам помогут документы и бланки:
- Новшества в порядке применения путевых листов
- ПЛ в программе «1С»
- Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С
- Итоги
Новшества в порядке применения путевых листов
С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
Напомним также, что с 01.03.2023 путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?
Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД:
Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.
Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.
На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.
Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».
Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.
Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
ПЛ в программе «1С»
Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.
Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы».
Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.
Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы.
Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица:
Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение.
Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.
Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»:
Мы рассказали, как настроить функционал для работы с путевыми листами в 1С 8.3 Бухгалтерия. Далее покажем, где в 1С 8.3 путевые листы.
Об особенностях путевого листа ИП мы писали здесь.
Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С
Чтобы в 1С найти путевые листы, необходимо пройти путь: Покупки – Путевые листы.
Нажав на кнопку «Создать» попадаем в форму создания путевых листов в 1С:Предприятие.
Заполняем открывшуюся форму своими данными. При этом в карточке транспортного средства должны быть заполнены данные по топливу: его вид и плановый расход.
В форме путевого листа легкового автомобиля в 1С заполняем сначала данные о топливе. Также в шапке не забываем указывать счет затрат:
Во вкладке «Маршрут» заполняем точки отправления и прибытия, дату, время и показания одометра. Расчетные величины (расстояние и расход) можно внести вручную или оставить расчет программы. После заполнения нажимаем «Провести и закрыть»:
В программе сформированы следующие проводки:
Как видим по данной операции, программа сделала следующие проводки:
- отразила поступление ГСМ от подотчетного лица (Дт 10.03.2 Кт 71.1);
- списание потраченного бензина на расходы (Дт 20 Кт 10.03.2);
- начисление НДС (Дт 19.03 Кт 71.1);
- списание НДС на прочие расходы, так как отсутствует счет-фактура (Дт 91.2 Кт 19.03).
Для ведения учета ГСМ с учетом по путевым листам в 1С введен субсчет 10.03.2 «Топливо в баке».
Подробности учета ГСМ по путевым листам представлены в нашем материале.
Также можно скачать из 1С путевой лист в печатном виде из реестра путевых листов. Доступны два варианта:
- упрощенная печатная форма;
- привычная печатная форма № 3.
Упрощенный вид ПЛ:
Форма № 3 представлена в следующем виде:
Об ответственности за отсутствие путевого листа рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Итоги
В 1С можно создавать путевые листы и вести учет ГСМ. Для работы с электронными путевыми листами, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД.