Что такое префикс в 1с
Дата публикации 08.11.2019
Использован релиз 3.0.73
Если в одной информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то для каждой из них можно установить свой префикс – набор символов, которые указываются перед номером документа и обеспечивают уникальность сквозной нумерации документов по организации.
Префикс указывается в карточке организации (раздел: Главное – Организации) и может содержать от 1 до 2 символов (цифр или букв) (рис. 1).
При создании документов по организации, у которой указан префикс, он включается в состав номера документа (рис. 2).
Смотрите также
Подпишитесь на новости
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
- десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
- рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
- ваш e-mail не передается третьим лицам;
Префикс документов в программах системы 1С:Предприятие
Акция. Скидка до 50% на переход с базовой версии 1С в облако 1С:Фреш !
Льготный переход с базовых версий 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Розница и 1С:Зарплата и управление персоналом в облако 1С:Фреш со скидкой более 50% !
Облачные версии программ 1С не требуют активации программных лицензий и ввода пинкодов, не привязываются к какому-то конкретному компьютеру и позволяют работать с любого устройства, имеющего доступ в интернет, в том числе на компьютерах от компании Apple с операционной системой MacOS, а также на мобильных устройствах с iOS или Android.
Типовые конфигурации системы «1С:Предприятие 8», разработанные на основе Библиотеки Стандартных Подсистем (БСП), поддерживают автоматическое формирование номера документов с назначением префиксов, в которых содержаться уникальные идентификаторы организаций, информационных баз и другой дополнительной информации.
Начиная с версии БСП 2.2 номер документов имеет следующий формат, который определяет месторасположение и длину префиксов:
AA BB — DD 000123
- AA – Префикс организации.
- BB – Префикс информационной базы.
- DD – Дополнительный пользовательский префикс.
- 123 – Порядковый номер документа.
Для конфигураций, использующих более ранние версии БСП, или разработанных без использования БСП, формат префиксов может отличаться.
Префикс организации
Первые два символа префикса являются идентификатором организации и задаются в справочнике организаций.
Для некоторых первичных документов требуется непрерывная последовательная нумерация в рамках каждой организации. Если в одной информационной базе программы 1С ведется учет от имени нескольких организаций, то для каждой следует задать внутренний префикс номеров документов, который внутри данной базы будет являться уникальным идентификатором документов данной организации, что позволит организовать непрерывную последовательную нумерацию документов отдельно для каждой организации.
Префикс организации указывается в соответствующем поле карточки Организации.
Рекомендуем устанавливать префикс организаций таким образом, чтобы он соответствовал ее названию, для максимально наглядной и интуитивно понятной идентификации документов в списках. Например, для организаций с названиями ООО «МегаСервис» и ИП Иванов А.Н., учет по которым ведется в одной программе, можно задать префиксы МС и ИП соответственно.
Обратите внимание, что задать префикс организации необходимо до начала ввода первичных документов.
Если префикс организации не установлен, то при формировании номера документа он принимает значение «00» (ноль-ноль).
Если префикс не установлен у нескольких организаций (или у нескольких организаций задан общий префикс), то для этих организаций будет использоваться общая нумерация при формировании номеров документов.
Префикс организации в печатных формах документов не печатается, т.к. наименование организации и так отображается в печатной форме документа и печать отдельного идентификатора организации не требуется.
Если в карточке организации нет поля Префикс
Если в карточке организации нет такого поля Префикс, то в правом верхнем углу формы нажмите кнопку Ещё и нажмите Изменить форму.
В открывшемся окне настройки формы в левом окне в дереве элементов формы откройте
Список реквизитов > Колонки шапки > Колонка справа
и поставьте флаг у элемента Префикс.
Нажмите ОК для сохранения изменений.
Если поле Префикс не появилось в форме организации, то закройте программу и войдите снова.
Важно!
Перед изменением префикса рекомендуем сделать архивную копию информационной базы, т.к. после его изменения могут возникнуть проблемы с синхронизациями и обменами, которые были настроены в базе.
Префикс информационной базы (Префикс ИБ)
Третий и четвертый символ являются идентификатором информационной базы.
Префиксы информационных баз используются при настройке синхронизации информационных баз различных конфигураций (например, БП и УНФ) или при настройке синхронизации распределенных бах одноименных конфигураций (РИБ) с целью избежания дублирования кодов элементов справочников и номеров документов, создаваемых в процессе работы в разных информационных базах.
При использовании распределенной информационной базы номер префикса ИБ определяет номер узла РИБ.
Для того чтобы задать или изменить префикс информационной базы, включите флаг Синхронизация данных в разделе «Администрирование» > «Синхронизация данных».
При работе в облачном сервисе «1С:Фреш» номер префикса ИБ определяет порядковый номер информационной базы, если для одной учетной записи создано несколько информационных баз.
Префиксы ИБ автоматически присваиваются всем документам и элементам справочников, которые имеют автоматически назначаемый код и номер.
Если префикс информационной базы не указан, то используется префикс по умолчанию «00»(ноль-ноль).
Категорически не рекомендуем изменять или удалять Префикс ИБ в случае, если в данной базе настроен обмен данными с другими конфигурациями или организована синхронизация данных с помощью механизма распределенной информационной базы (РИБ).
При изменении или удалении Префикса ИБ нумерация всех документов начнется «с нуля». Для продолжения работы, предотвращения дублирования номеров документов и возвращения автоматической нумерации документов для каждого вида документа необходимо будет вручную исправить номер первого созданного документа на необходимый для продолжения сквозной нумерации (при исправлении номера необходимо сохранить количество символов в номере и не удалять незначащие нули, например порядковый номер последнего созданного документа до изменения префикса был №356, а после изменения префикса программа предлагает создать новый документ с номером ОК01-000001. Для восстановления автоматической нумерации необходимо изменить номер на ОК01-000357).
Дополнительный пользовательский префикс
Дополнительный пользовательский префикс является необязательным и как правило применяется в «особых» случаях, например, префикс «А» использовался для отдельной нумерации счетов-фактур на аванс, префикс «П» присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» при выгрузке документа Поступление товаров и услуг, оформленного в «Управление торговлей», а префикс «У» присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» при выгрузке документа Поступление услуг и прочих активов, оформленного в «Управление торговлей», также префиксы «У», «Т» и «М» присваиваются при переносе документов в «Бухгалтерия предприятия» из старой версии «1С:Бухгалтерии 7.7» (документы переносятся с префиксами «У» — услуги, «Т» — продажи, «М» — материалы).
В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприяия, редакця 3.0» поддерживается как единая нумерация всех счетов-фактур, так и отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с пользовательским префиксом «А».
Открыть форму настройки нумерации счетов-фактур на аванс можно с помощью команды «Перейти по ссылке. » (Shift+F11), в окне которой необходимо будет указать текст ссылки
e1cib/app/ОбщаяФорма.НДС
В окне настройки параметров учета выберите нужный порядок нумерации счетов фактура на аванс:
- Единый порядок нумерации всех выданных счетов-фактур;
- Отдельная нумерация счетов фактур на аванс с префиксом «А».
Префиксы и нумерация документов в 1С
В данной статье мы поговорим о том, как в типовых прикладных решениях формируются номера документов и какие параметры и настройки влияют на это.
В этой статье мы не будем касаться различных специфических документов и случаев с отдельными нумераторами. Мы рассмотрим стандартные документы, такие как Счета на оплату, Поступления товаров или Реализации. Частично, данная информация будет справедлива и для справочников, с той лишь разницей, что их нумерация не является уникальной в течении определенного периода
Префиксы в номере документа
Как правило, стандартная длина номера документа в 1С составляет 11 символов. Номера присваиваются автоматически при вводе новых документов. Каждый следующий документ увеличивает этот показатель на единицу.
Давайте рассмотрим пример типового документа. В общем случае, номер имеет примерно такой вид ТДБП-000001. Первые пять символов номера являются служебными и используются системой в качестве общего префикса. Таким образом, остается только 6 знаков для использования в качестве непосредственно номера документа. И с учетом того, что уникальность документов одного вида контролируется в течение года, у вас есть миллион числовых комбинаций – этого хватит в 99,9% случаев.
Префикс организации
Пять первых символов система занимает не просто так. Первые два из них являются префиксом организации. Он используется для случая, когда в одной базе у вас ведется учет по нескольким организациям. Он позволяет вести независимую и уникальную нумерацию для каждого юридического лица. Кроме того, с помощью него удобно отличать документы различных организаций друг от друга, если вы просматриваете их в общем списке. Данный префикс задается в карточке организации и рекомендуется к заполнению, если в вашей базе в справочнике Организаций у вас присутствует два и более юридических лица.
В противном случае нумерация документов будет вестись без учета организации, но отдельно для каждого вида документа. При этом если префикс не установлен, то по умолчанию в номерах документов первые два символа будут принимать значение «00».
Префикс базы данных
Третий и четвертый символы – это префикс базы данных. В современном реалиях, очень часто несколько различных баз работают совместно и обмениваются документами друг с другом. В качестве примера можно привести обмен между программами 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8. При этом, документы одного типа могут создаваться одновременно в двух базах, и по префиксу базы данных можно понять и однозначно определить, в какой именно базе этот документ был создан. Устанавливается и настраивается этот префикс в разделе Администрирование – Синхронизация данных
Еще один символ из 11 доступных забирает тире или дефис “-“. В записи номера документа он является вспомогательным и служит для того, чтобы отделить служебные символы префиксов от данных выводимых на печать. Таким образом оба префикса и дефис не будут выводиться на печать и в формируемый бланк попадет только та часть номера, которая расположена справа от дефиса.
Обратите внимание, если не заполнить префиксы организации и базы, то номера документов в программе будут выглядеть «0000–000001». То есть незаполненный префикс базы данных тоже примет значение «00».
Что произойдет, если не устанавливать префиксы заранее
Если вы только начали вести учет в программе, то лучше сразу установите префиксы для базы и организации. В дальнейшем, если добавятся новые организации в базу или вы решите синхронизировать вашу учетную систему с другой, вам будет проще. Но если вы точно знаете, что этого никогда не произойдет, то на префиксы можно не обращать внимания и оставить их нулевыми.
В случае, если вы уже вели учет в программе и решили установить префиксы, то проследите за тем, чтобы после указания префиксов автоматическая нумерация продолжилась с нужного вам номера. Если этого по какой-то причине не произошло, то для того, чтобы в дальнейшем при создании нового документа программа знала, какой номер должен быть следующим, задайте ему номер вручную. Далее система продолжит нумерацию правильно. Другими словами, если у вас до ввода префикса номер последней накладной имел вид «ТДБП-000014», то следующий номер должен быть «ТДБП-000015»
Дополнительные префиксы (на примере Бухгалтерии 3.0)
Программой, в некоторых случаях для определенных видов документов, могут устанавливаться дополнительные префиксы. Например, для документа Счет-фактура выданный на аванс, в случае если в настройках системы в Разделе Справочники — Налоги — НДС задана отдельная нумерация авансовых счетов-фактур будет устанавливаться дополнительный префикс А. Так же в при некоторых настройках обмена и переносе данных из других конфигураций, могут также устанавливаться дополнительные префиксы. Обычно это происходит когда два разных вида документа из одной системы, выгружаются в один и тот же тип документа в нашей системе.
На этом все. Приятной и удобной работы!
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.
Поделитесь ссылкой, если Вам понравилась эта статья.
Префиксы в 1С
В 1С нумерация документов по умолчанию имеет сквозной характер, независимо от того, по какой организации оформляется документ.
Префиксы в 1С
Поделиться
В 1С реализована автоматическая нумерация документов и других основных объектов конфигурации, с назначением префиксов базы 1С. Префикс представляет собой набор символов, который указывается перед номером документа для обеспечения уникальности сквозной нумерации документов. Структура номера документа представлена на рисунке 1. Рис. 1. Структура номера документа Важно! После установки префикса нумерация в базе начнется сначала.
Префикс организации
Префикс организации используется для разделения диапазонов нумерации документов, которые принадлежат разным организациям. Для Установки данного префикса нужно зайти в раздел Главное — Настройки — Организации. Затем открыть карточку организации и заполнить реквизит «Префикс», после чего префикс будет настроен (Рисунок 2). Обратите внимание! Префикс нужно брать такой, чтобы он соответствовал названию организации, то есть посмотрев на номер документа стало сразу понятно, к какой организации он принадлежит. 
Рис. 2. Настройка префикса организации на примере «Магазин №23» Если распечатать документ, содержащий данный префикс, то он не будет выведен. Так как при печати выбранного документа данный префикс автоматически будет удален из номера документа, поскольку в печатные формы в отдельное поле выводится наименование организации (рисунок 3). 
Рис. 3. Пример печатной формы без префикса организации Важно! Данный префикс устанавливается в том случаем, если ведется учет в базе по нескольким организациям. И префиксы организаций совпадать не должны!
Префикс информационной базы
Префикс информационной базы (ИБ) используются в том случае, если применяется синхронизация с другими базами 1С для предотвращения дублирования номеров документов и кодов элементов справочников, создаваемых в процессе работы в разных информационных базах. Для Установки данного префикса нужно зайти в раздел Администрирование ® Синхронизация данных. Затем включить синхронизацию данных и задать префикс этой базы (Рисунок 4). 
Рис. 4. Настройка префикса ИБ При печати документа данный префикс отображается в номере. Например, распечатаем расходную накладную (рисунок 5). 
Рис. 5. Пример печатной формы Данный префикс можно настроить так, чтобы он не выводился на печать. Рассмотрим способы его отключения на примере баз: 1С: Управление нашей фирмой (УНФ), 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С: Бухгалтерия предприятия (БП). В базе УНФ можно настроить печать номер документа, убрав или оставив тот или иной префикс. Данная настройка происходит в окне, чтобы его открыть нужно зайти в раздел «Настройки» — Еще больше возможностей — Общее или воспользоваться командой «Перейти по ссылке» и вставить следующую ссылку: e1cib/command/Обработка.НастройкаПрограммы.Команда.ЕщеБольшеВозможностей (рисунок 6). 
Рис. 6. Окно настройки префиксов в УНФ В базе ЗУП также можно убрать при печати префиксы организации и информационной базы. Окно этой настройки находится по следующему пути: раздел «Настройка» ® Дополнительные настройки или воспользоваться командой «Перейти по ссылке» и вставить следующую ссылку: e1cib/command/РегистрСведений.ДополнительныеНастройкиЗарплатаКадры.Команда.ДополнительныеНастройкиЗарплатаКадры (рисунок 7). 
Рис. 7. Окно настройки префиксов в ЗУП В базе БП дело обстоит иначе. В ней есть регистр сведений «Префиксы информационных баз», который можно открыть из Сервис и настройки ® Функции технического специалиста, и затем выбрать нужный регистр или воспользоваться командой «Перейти по ссылке» и вставить следующую ссылку: e1cib/list/РегистрСведений.ПрефиксыИнформационныхБаз. После чего открыть нужный префикс и снять галку напротив «Печатать префикс», если не нужно выводить его на печать, записать настройки и перезайти в базу (рисунок 8). 
Рис. 8. Окно настройки префикса в БП Для примера работы настроек в базе БП был напечатана реализация товаров с номером в базе «23БП-000001». Если стоит в регистре, описанном выше галка, то префикс выведется, а если не стоит – то его не будет (рисунок 9). 
Рис. 9. Сравнение работы настроек Для более наглядного представления о виде префиксов в номере документа и на печати была составлена таблица 1.
| Префикс организации | Префикс ИБ | Номер | Номер на печати |
| – | – |  |
 |
| – | БП |  |
 |
| 23 | – |  |
 |
| 23 | БП |  |
 |
Хочется отметить, что если только начали в базе вести учет, то сразу установите описанные выше в этой статье префиксы. Для Вас это будет преимуществом, так как если захотите синхронизировать учетные системы и/или появятся новые организации, то Вам будет проще потом понять какие документы к чему относятся. Но если Вы всё-таки ведете учет и решили использовать префиксы, то нужно обязательно проследить за работой автонумерации, то есть чтобы нумерация продолжилась с нужного номера. Если нумерация сбилась, то для того, чтобы в дальнейшем при создании нового документа программа знала, какой номер должен быть следующим, задайте ему номер вручную.
Нужна помощь с 1С? Специалисты компании «Легасофт» помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала! Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: 8-800-707-01-02. Мне нужна консультация