Как повысить эффективность планёрок с помощью доработки Битрикс24
Расскажем, как с помошью IT поднять эффективность проведения планерок и собраний. Как собирать и учитывать время, которое сотрудники тратят на планёрки. Как оцифровать процесс и понять, во сколько это обходится компании.
Проблема
Чем больше в компании становится сотрудников, которые имеют характерную особенность общаться друг с другом, проводить планёрки, стендапы, собеседовать соискателей и митинговать митинги по разным вопросам, тем острее стоит вопрос об эффективности проведения этих мероприятий.
Можно ввести правило, что участие в планёрке — точно такая же задача, как любая другая работа, поэтому перед тем, как приходить на собрание — нужно создать себе задачу на Битрикс24 и начать её выполнение. Однако сам список планёрок и их участников всё же удобнее вести в модуле календаря, а не в модуле задач.
Получается много рутинных действий: открой планерку, скопируй название, перейди в задачи, создай задачу, поставь название, поставь планируемое время, поставь проект, сохрани. И так для каждого из участников. К тому же, если человек забудет создать задачу по событию, время учитываться не будет, а это важно для анализа временных затрат на планёрки. Рутина раздражает. В один момент она нам надоела и мы автоматизировали описанные выше действия. Разработали модуль, интегрирующий модуль задач и модуль календаря.
Процесс
Нужно было сделать так, чтобы при подтверждении участия в событии у сотрудника создавалась бы задача с автоматически заполненными названием, проектом, планируемой длительностью и крайним сроком. Задача должна создаваться у всех, включая организатора митинга. При отказе от участия в митинге задачи создаваться не должно, либо она должна удаляться, если участник уже успел подтвердить своё участие.
Все события календаря хранятся в базе данных в таблице «b_calendar_event». При создании собрания в неё вставляется запись для самого организатора митинга и в ней сохраняются все заполненные им поля. Затем для каждого участника собрания в ту же таблицу добавляется копия этой записи, независимо от того, согласился он участвовать или же отказался. Отследить момент создания записи в таблице и добавить дополнительную логику можно, используя систему событий фреймворка Битрикс24:
Это же событие будет вызываться при каждом редактировании события, поэтому нам хватит одного обработчика. Например, если событие переименуют, у всех созданных для этого события задач, название тоже поменяется. Но это работает только для организатора события. Подтверждение и отказ от участия создаются через другие методы API модуля календаря, в которых не предусмотрено никаких событий, на которые можно подписаться, поэтому пришлось искать обходной путь.
Есть три способа подтвердить своё участие в митинге:
1. Из ленты уведомлений
2. Из живой ленты
3. Из карточки события
Нужно было найти способ добавить свою логику на эти три варианта. С первым просто — в момент нажатия на кнопку на сервер через открытый вебсокет отправляется информация о том, какое уведомление было показано (модуль Push and Pull).
Можно добавить собственный обработчик, который будет вызван после того, как отработает подтверждение участия. Внутри обработчика мы имеем полный доступ ко всей информации по совершённому действию — какой участник и на какой митинг согласился. Поэтому без труда можем создать для него задачу. Со вторым и третьим немного сложнее. Для этих кнопок не предусмотрено вообще никаких событий — это просто AJAX-запрос к скрипту на сервере. Единственный вариант — добавить обработчик на OnProlog, который вызывается вообще на каждом хите и внутри него проверять, не относится ли текущий хит к этим кнопкам, по косвенным признакам:
После того, как разобрались с этим вопросом всё, что осталось — реализовать создание и удаление задач. Для этого создали отдельную таблицу для хранения привязки «Пользователь — Задача — Событие».
Для этого создали отдельную таблицу для хранения привязки «Пользователь — Задача — Событие»
Сами методы создания и удаления тривиальны и используют стандартное API модуля задач, сохраняя привязку в созданной ранее таблице. Правда, обнаружилось два интересных момента:
- Звонки из CRM тоже хранятся как события календаря. Для них никаких задач создаваться не должно, поэтому перед созданием задачи нужно проверить, что событие является именно планёркой, а не звонком.
- В начальном варианте создание задачи выполнялось от имени авторизованного пользователя. Как потом оказалось, системе прав доступа не понравится, если пользователь попытается добавить задачу в проекте, членом которого он не является — и она запретит создание задачи. Но сотрудника вполне могут пригласить на обсуждение по проекту, над которым он обычно не работает, поэтому во второй версии модуля пришлось сделать так, чтобы задачи создавались от имени администратора.
Итог
Интеграция фиксирует все планёрки и затрачиваемое на них время в единой форме в виде задач. На основании этого можно подсчитать сколько времени и денег каждый отдел тратит на планёрки, собрания, митинги. Уже в первый месяц такая аналитика позволила принять решения по улучшению работы отделов и компании в целом.
- Мы увидели, что митинги часто затягиваются и ввели правило придерживаться таймингов.
- Один и тот же вопрос обсуждается по многу раз на разных митингах, и ввели правило вести протокол и аудиозапись митинга.
- Мы увидели, что в планёрках участвует слишком много людей, и ввели правило минимизировать их количество. В планёрке участвуют только те, кто включён в конкретную задачу или процесс.
Об эффективности выполняемых задач в Bitrix24
Возможность отображать задачи по статусам уменьшит исполнителю время мониторинга своих проектов. Отфильтровав задачи со статусом «В работе» исполнитель может посмотреть, какие именно проекты у него активны. Также в списке появятся задачи, в которых он указан как «Соискатель».
Замечания к задачам
В случае если задание была просрочено, текущая задача окрасится красным цветом и попадет в замечания к задачам. Исполнитель имеет возможность просмотреть список срочных заданий и оперативно отреагировать на них.
Расчет эффективности
Степень «просроченности» задач также фиксируется. Одна и та же задача может быть несколько раз просрочена, когда крайний срок выполнения передвигается вперед и вновь исполнитель не успевает ее выполнить. Каждая такая просрочка учитывается при расчете эффективности. И чем больше просрочена задача, тем меньше процент эффективности по ней.
Невыполненные в указанный срок задачи остаются в работе, пока исполнитель их не завершит. При этом виден период, выделенный на выполнение и дополнительное время, потребовавшееся исполнителю для завершения задачи при ее просрочке.
Основные показатели эффективности:
● Выполнено — Общее количество проектов, выполненных в текущий отчетный период.
● Просрочено — количество просроченных задач.
● Общее количество — общее количество активных и завершенных задач за указанный период.
Битрикс24 — повышение эффективности менеджера
Работа в Битрикс24 строится по задачам. Важно, чтобы все они были исполнимы, а сотрудники в них не тонули.
Фиксация всех контактов, переписки, запланированных и состоявшихся встреч в Битрикс24 позволяет ничего полезного не утратить. Но когда информации становится много, легко можно что-то упустить, а планы вдруг начинают наслаиваться друг на друга и друг другу противоречить. И при кажущемся изобилии возможностей эффективность менеджера порой заметно снижается. Как этого избежать и повысить эффективность менеджера? Задачи в Битрикс24 может ставить руководитель подчинённому, каждый сам себе и любому другому в системе – ограничений нет. При постановке задачи самому себе сотрудник может указать своего руководителя в качестве наблюдателя. Это предъявляет высокие требования к точности постановки задач. Битрикс позволяет ставить задачи с указанием сроков, нюансами и комментариями. В них, кроме того, можно указать соисполнителей, ответственных и наблюдателей. Это даёт полноту картины по каждой задаче. Кстати, с помощью задач можно управлять и проектными группами – можно ставить задачи, контролировать их выполнение и менять статус.
Желаете быстро освоить CRM bitrix24? Воспользуйтесь выгодным предложением и проведите ОБУЧЕНИЕ КОМАНДЫ .
В задачах есть счётчики, которые помогают следить за выполнением запланированного, за соблюдением сроков – и дают контроль над выполнением задач сотрудников. Счётчики показывают количество задач по разделам: Делаю, Помогаю, Поручил, Наблюдаю. В них вы сразу видите, какое количество задач требует выполнения.
Контролировать своевременность выполнения задач позволяет и диаграмма Ганта. Разворачивая в линейной диаграмме во времени (по срокам) все свои задачи, сотрудник видит количество своих задач, какие из них «горят» или уже просрочены, а что идёт по плану. Это позволяет не только понять, на какие именно задачи обратить внимание в первую очередь, но и оценить качество своего планирования, пересмотреть подходы к нему. При наведении курсора на задачу или при просмотре одной задачи в диаграмме Ганта демонстрируются данные не только по исполнителям и срокам, но и по статусам, приоритетам и дедлайнам.
Другим методом оценки планирования и контроля выполнения задач служит, конечно же, Воронка продаж. Этот инструмент демонстрирует состояние ваших продаж на конкретный момент: количество задач в разных стадиях – В обработке, Уточнение информации, Коммерческое предложение, Переговоры в процессе, Сделка заключена. Воронка продаж строится на основе Сделок и наглядно расставляет приоритеты: какая задача должна быть выполнена первой (разумеется, та, что находится на стадии максимальной близости к оплате), какая – следующей, и далее по порядку. Умение планировать включает в себя умение корректировать планы. Инструменты контроля выполнения задач Битрикс24 помогают учиться планировать более эффективно. Подключите свою площадку Битрикс24 по тарифу Проект и оцените все преимущества комфортной и эффективной работы с клиентами на собственной площадке: http://www.bitrix24.ru/?p=635428! Если у Вас появились какие-либо вопросы по теме увеличения эффективности менеджера напишите нам на электронный ящик: ORDER@PINALL.RU или звоните по телефону: +7 (499) 350-31-25
Задавайте ваши вопросы и специалисты с радостью ответят на них в кратчайшее время.
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Как повысить эффективность менеджеров, работающих в CRM
Вспомните, как мы готовимся к знакомству с родителями девушки, к собеседованию, к первому рабочему дню на новом месте. То, какое впечатление мы произведем, будет нам дальше либо помогать, либо мешать. Если сможем произвести хорошее впечатление, то нам будет проще уехать с девушкой на выходные, получить должность или влиться в новый для нас коллектив.
В продажах это еще важнее. От того, какое впечатление получит клиент от первого контакта с нами, будет зависеть весь процесс взаимодействия во время продажи. Как он будет реагировать на коммуникацию с ним, насколько критично он будет смотреть на наше коммерческое предложение и т.д.
Коко Шанель говорила:
«У Вас не будет второго шанса, чтобы произвести первое впечатление».
Оставьте о себе хорошее впечатление сразу, еще до того, как сотрудник успеет обработать заявку. Помогите сотруднику начать коммуникацию с клиентом, который решает кому отдать свои деньги, с хорошего настроения и правильного отношения к компании и ее сотрудникам!
Многие компании уделяют огромное внимание сайту, его дизайну, юзабилити и прочему. Это правильно, это нужно. Нужно, чтобы заинтересовать клиента оставить заявку или заказ. Но самый лучший сайт, как и яркая вывеска на улице, не продают, а только приводят к вам клиента. Вашим продавцам еще предстоит ему продать. Вспомните свои ощущения, когда, придя в магазин и нуждаясь в помощи с выбором, вы долго бродите в поисках продавца. Не найдя его, вы готовы уйти из этого магазина, не купив и навсегда сохраняя в памяти негативное отношение к этому магазину.
Уверен, что каждый владелец бизнеса хочет, чтобы обслуживание клиентов его компании было на высшем уровне. Но что делать, если имеющиеся сотрудники «зашиваются», не всегда имеют возможность мгновенно реагировать на заявку и регулярно коммуницировать с клиентом на всем протяжении сделки, а нанимать дополнительный персонал становиться нерентабельным для бизнеса?
Мой совет – автоматизируйте все возможные точки касаний с клиентами. И начните непременно с приветственного письма! Произведите первое положительное впечатление на клиента автоматически! Пока ваши сотрудники еще не успели взять заявку клиента в работу, он уже может быть впечатлен качеством и искренностью Вашего сервиса.
Например, клиенты компании G-WOOD , которые после того, как оставляют на сайте заявку или подписываются на рассылку , получают вот такое письмо:
Клиент получает полезную информацию, пропитывается идеями и ценностями компании и ее основателя и с первым положительным опытом работы с этой компанией готов к выстраиванию с ними дальнейшего диалога и, возможно, сотрудничества.
Что для это нужно?
Настройте роботов в CRM, которые при создании Лида с определенными исходными данными (например, источник – форма подписки на рассылку) будут автоматически отправлять письмо клиенту. В данном случае письма идут непосредственно от Кирилла, но можно и по-другому.
Например, у нас в компании письмо генерируется автоматически от лица и с данными сотрудника, кто назначен ответственным за Лида. Имя, подпись, контактные данные и пр. тянуться из карточки сотрудника на портале. Для этого нам пришлось отказаться от таких должностей как мученик-еретик и других веселых формулировок, но это того стоило.
Заканчивая сотрудничество с клиентом по Сделке (не важно с положительным или отрицательным результатом), тоже можно оставить правильное впечатление о компании, повысить шансы на то, чтобы клиент обратился к вам еще раз и всегда был готов при упоминании вашей компании сказать – «О да, они классные. »
Внедрение Битрикс24 от «Соль»
Вы можете задать вопрос о внедрении и наши специалисты обязательно помогут! Задать вопрос
Как это организовано?
Как и в предыдущем примере – настраивается робот, который при переводе Сделки в стадию «провал» – отправляет клиенту письмо. В письмо можно добавить какой-нибудь бонус или иную плюшку, которая может вернуть клиента или начать с ним работу по новой сделке (на другую услугу или товар).
Это очень полезные приемы для бизнеса. Они повышают лояльность клиента к вашей компании, увеличивают шансы того, что клиент вернется к вам, причем возможно сразу. Ну и согласитесь, приятно быть клиентом такой компании! Пусть они и делают это автоматически.
А что, если я скажу, что продавать можно без участия менеджера в принципе? Совершать первое касание, делать предложение, совершать продажу и отгрузку. Все-все делать автоматически и даже не привлекать менеджера (ну или привлекать в исключительных случаях). Это возможно.
Конечно, это подходит не для всех видов бизнеса, но такое не трудно организовать с помощью настроенной автоворонки и понятными призывами к действию для клиента на каждом шаге (просьбой заполнить нужную форму, ответить на вопрос и т.д.). Однажды мы реализовывали проект, в котором было использовано огромное количество маркетинговых инструментов, которые помогали клиенту продвигаться по воронке – начиналось все с контекстного объявления, в рамках которого клиент заполнял нужные формы, в зависимости от них, он получал определенные виды писем, для подогревания интереса к теме он получал цепочки специально подобранных статей (как по почте, так и через таргетированные на него объявления) и т.д. Это был очень интересный опыт. Очень здорово наблюдать, как клиент проходит все этапы воронки без участия продавцов. Но это редкий случай и достаточно большие трудозатраты на изучение рынка, портретов клиента и проектирование правильного процесса.
В этой статье разберем более тривиальные кейсы, доступные каждому.
Хочу немного рассказать о том, как работаем мы. У нас есть разработанные нами приложения для Маркетплейс Битрикс24 . Устанавливают наши приложения достаточно активно, отреагировать на каждого клиента у нас возможности, к сожалению, нет, а предложить свои услуги и помочь клиенту сделать так, чтобы CRM начала наконец приносить пользу, а главное прибыль (!) компании, мы очень хотим. Потому знаем, что можем делать это очень круто!
Что мы для этого придумали — когда клиент устанавливает наше приложение, ему автоматически приходит приветственное письмо с контактными данными менеджера, закрепленного за ним, информацией куда он может обращаться с вопросами, ссылками на другие приложения, которые могут быть ему полезны, исходя из его выбора, и информацией о небольшом бонусе в случае обращения в нашу компанию.
Клиент может отреагировать на письмо, ответственный менеджер сразу получит уведомление об этом, задание связаться с клиентом и начать активную работу по нему. Или клиент может не отреагировать. Тогда через два дня он получит новое письмо с вопросами о том, все ли понятно в работе наших приложений и информацию о бонусе, если он хочет воспользоваться нашими услугами (например, получить наше приложение в подарок, если речь о платном приложении) или скидку на услугу запуска CRM. Наши приложения в основном для оптимизации работы в CRM, поэтому это логично.
Если клиент не отреагировал и на это письмо, то CRM (в лице нашей чудесной помощницы Лизы ) спросит менеджера что делать – отправить третье письмо или менеджер хочет набрать клиента (возможно, у нас есть данные для связи с ним). Если менеджер выбирает звонок, то, по сути, перехватывает автопилот в ручное управление.
Если отправить письмо — процесс продолжается и клиенту уходит третье, финальное, письмо, в рамках которого мы пишем, что рады были предложить свои услуги, но так как ответа не последовало, то мы делаем вывод, что CRM Битрикс24 в вашей компании полностью настроена, внедрена и приносит ощутимую пользу бизнесу. Чему мы искренне рады и желаем дальнейших успехов. Как показывает практика, это самое эффективное письмо, на котором люди срываются и начинают нам писать, что ничего не внедрено, надо все настроить и без нашей помощи не обойтись.
Тут включается в работу менеджер и начинает активную работу по выяснению причин того, что не работает и как мы можем помочь исправить ситуацию. Клиент готов к диалогу и вероятность заключения договора с ним весьма высока. Если реакции так и не было, Лид автоматически конвертируется в Контакт и цепочка писем прекращается.
Конечно, это всего лишь некоторые примеры того, что можно реализовать для повышения эффективности коммуникации с клиентом. Но это очень простые шаги, которые вы можете сделать в своем Битрикс24 быстро, а пользу получить огромную!
Надеюсь, статья была полезна для вас! Желаю вам эффективной работы!