Как в 1с зуп поменять паспортные данные при смене паспорта
Дата публикации 11.04.2023
Использован релиз 3.0.134
Паспортные данные сотрудника можно изменить разными способами.
- В справочнике «Физические лица» (раздел Зарплата и кадры – Физические лица) в разделе «Документы, удостоверяющие личность» укажите новые паспортные данные. В поле «Сведения о документе действуют с . » укажите дату, с которой действуют новые данные. Кнопка «Записать». При этом программа выдаст сообщение, что при редактировании изменены сведения о документе, удостоверяющем личность. Нажмите кнопку «Изменился документ, удостоверяющий личность» (рис. 1).
- Также паспортные данные можно изменить в специальной форме «История изменения документа, удостоверяющего личность» справочника «Физические лица», нажав на ссылку «Предыдущие удостоверения личности», или по ссылке «История» справочника «Сотрудники». В форме нажмите на кнопку «Добавить» и заполните строку новыми паспортными данными (рис. 2, рис. 3). Выберите ее. Кнопка «ОК». Если в справочнике «Сотрудники» вносятся новые данные сразу в раздел «Паспортные данные», то история изменений данных не будет сохранена.
Смотрите также
Подпишитесь на новости
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
- десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
- рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
- ваш e-mail не передается третьим лицам;
Изменение персональных данных сотрудников в программах 1С
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Автор статьи: Ольга Долгих
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Если у сотрудника изменились паспортные данные как изменить его фамилию в программе?
Для того, чтобы откорректировать фамилию на новую, необходимо в карточке физического лица (меню «Сотрудники» — «Физические лица»), по кнопке «Подробнее» внести изменения и указать дату с которой изменения вступят в силу.
Заказать бесплатную консультацию эксперта!
Читайте также
Задать вопрос
Не нашли ответ? Спросите нас! Задать вопрос можно в любое время суток,
где бы вы ни находились. Сотрудник службы поддержки ответит на ваш
вопрос, и вы получите уведомление на e-mail, указанный в форме.
Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности
Бесплатная линия консультаций 24/7
Заказать звонок
Отраслевые решения
Все указанные на сайте цены носят информационный характер и не являются публичной офертой (ст. 437 ГК РФ). Условия возврата
Изменение паспортных данных
Добрый день, подскажите как в ЗУП изменить паспортные данные по сотруднику ,(получение нового паспорта по наступлению 45 лет) . Когда я просто исправила(изменила старые данные на новые) в истории изменения документа нет данных по предыдущему,или исправлять нужно как то по другому?
Обсуждение (3)
Антошкина Оксана Подписчик БухЭксперт8 :
- Воспользоваться 2-м вариантом и сначала ввести данные предыдущего документа, где последнюю колонку «Действует с …» оставить пустой.
- Затем, добавить данные нового паспорта, а в последней колонке «Действует с …» заполняете в соответствии с датой изменения данных (например, дата приказа).
В итоге у Вас в таблице «История изменения документа, удостоверяющего личность» появится 2 строчки (данные старого и нового паспорта). Далее нажимаем кнопку «ОК» и сохраняем изменения. Можете опять зайти в карточку Сотрудника и убедиться, что данные сохранились: вкладка Личные данные и нажав ссылку «История изменения документа, удостоверяющего личность».
Если сейчас у Вас уже введены данные нового паспорта, то необходимо проверить дату начала действия в колонке «Действует с …» и ввести строку с данными предыдущего паспорта, где колонку «Действует с …» оставить пустой.