Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
Группировка позволяет выделить для анализа определенное подмножество данных сводной таблицы. Например, вы можете захотеть сгруппировать поля даты и времени из громоздкого списка в сводной таблице по кварталам и месяцам.
Группировка данных
- Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
- В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения.
- В разделе С шагом выберите период времени. Для числовых полей введите число, которое указывает интервал для каждой группы.
- Нажмите кнопку ОК.
Группировка выделенных элементов
- Удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите несколько значений.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
Группировка по дате и времени
Приложение автоматически обнаруживает связи между значениями соответствующих полей и группирует их, когда пользователь добавляет в сводные таблицы строки полей времени. Созданную группу можно перетащить в сводную таблицу для анализа.
Присвоение имени группе
- Выберите группу.
- На вкладке Анализ нажмите кнопку Параметры поля. На вкладке Сводная таблица вАктивном поле щелкните Параметры поля.
- Измените пользовательское имя, как вам нравится, а затем нажмите кнопку ОК.
Разгруппировка сгруппированных данных
Группировка в сводной таблице Excel
Часто возникает необходимость выполнить группировку в сводной таблице по заголовкам строки или столбца. Для численных значений Excel может сделать это автоматически (в том числе для дат и времени). Далее это продемонстрировано на примерах.
Пример 1: Группировка в сводной таблице по дате
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая показывает данные продаж для каждого дня первого квартала 2016 года.
Если нужно выполнить группировку данных о продажах по месяцам, то это можно сделать вот так:
- Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с датами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для дат.
- Выберите Месяцы (Month) и нажмите ОК. Данные таблицы будут сгруппированы по месяцам, как показано в сводной таблице ниже.
Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая группирует список из 150 детей по возрасту. Группы делятся по возрастам от 5 до 16 лет.
Если нужно пойти еще дальше и объединить возрастные группы в категории 5-8 лет, 9-12 лет и 13-16 лет, то можно поступить вот так:
- Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с возрастами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для чисел.Excel автоматически заполнит поля Начиная с (Starting At) и По (Ending At) минимальным и максимальным значениями из наших исходных данных (в нашем примере это 5 и 16).
- Мы хотим объединить возрастные группы в категории по 4 года, следовательно, в поле С шагом (By) вводим значение 4. Жмём ОК.Таким образом возрастные группы будут объединены в категории начиная с 5-8 лет и далее с шагом по 4 года. В итоге получится вот такая таблица:
Как разгруппировать сводную таблицу
Чтобы разгруппировать значения в сводной таблице, нужно:
- Кликнуть правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец, содержащий сгруппированные значения);
- В появившемся меню нажать Разгруппировать (Ungroup).
Распространённые ошибки при группировке в сводной таблице
Ошибка при группировке в сводной таблице: Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection).
Иногда при попытке выполнить группировку в сводной таблице оказывается, что команда Группировать (Group) в меню не активна, или появляется окно с сообщением об ошибке Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection). Это происходит чаще всего потому, что в столбце данных в исходной таблице содержатся нечисловые значения или ошибки. Чтобы исправить это, нужно вместо нечисловых значений вставить числа или даты.
После этого кликните правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажмите Обновить (Refresh). Данные в сводной таблице будут обновлены, и теперь группировка строк или столбцов должна быть доступна.
Сортировка данных в сводной таблице или сводной диаграмме
Сортировка данных полезна при наличии больших объемов данных в сводной таблице или сводной диаграмме. Вы можете выполнить сортировку в алфавитном порядке, в порядке убывания или в порядке возрастания. Сортировка — один из способов организации данных, который упрощает поиск данных для тщательного изучения.
Перед сортировкой
При сортировке данных учитывайте приведенные ниже сведения.
- Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе «Региональные параметры» или «Язык и региональные стандарты» задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить языковой стандарт, см. в справке Windows.
- Данные могут содержать начальные пробелы, которые влияют на результаты сортировки. Для получения оптимальных результатов следует удалить такие пробелы перед сортировкой.
- Нельзя сортировать текстовые значения с учетом регистра символов.
- Нельзя сортировать данные по определенному признаку форматирования, такому как цвет ячеек или шрифта. Также нельзя сортировать данные по индикаторам условного форматирования, например наборы значков.
Сортировка меток строк или столбцов
- В сводной таблице щелкните маленькую стрелку рядом со списком Названия строк или Названия столбцов.
- Щелкните поле в строке или столбце, которые требуется отсортировать.
- Щелкните стрелку в списке Названия строк или Названия столбцов, а затем выберите нужный параметр.
Чтобы отсортировать данные в порядке возрастания или убывания, нажмите кнопки Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.
Текстовые элементы будут сортироваться в алфавитном порядке, числа — от минимального к максимальному или наоборот, а значения даты и времени — от старых к новым или от новых к старым.
Сортировка по столбцу, который не имеет кнопки со стрелкой
Можно сортировать по индивидуальным значениям или промежуточным итогам, выбрав команду Сортировать и способ сортировки. Порядок сортировки применяется ко всем ячейкам одного уровня в столбце, содержащем ячейку.
В приведенном ниже примере данные на уровне категории (шлем, дорожная сумка) сортируются в алфавитном порядке от А до Я.
Чтобы просмотреть общие итоги для продуктов, отсортированных по убыванию, выберите любое число в столбце Общий итог и отсортируйте по нему.
Совет: Чтобы быстро найти нужные данные в сводной таблице или сводной диаграмме, можно сгруппировать и отфильтровать их, а также применить условное форматирование.
Установка собственных параметров сортировки
Чтобы отсортировать элементы вручную или изменить порядок сортировки, можно задать собственные параметры сортировки:
- Щелкните ячейку в строке или столбце, которые требуется отсортировать.
- Щелкните стрелку на вкладке Метки строк или Метки столбцов, а затем выберите Дополнительные параметры сортировки.
В диалоговом окне Сортировка выберите необходимый тип сортировки:
- Чтобы изменить порядок элементов перетаскиванием, щелкните Вручную. Наведите указатель мыши на границу элемента, чтобы увидеть четырехконечную стрелку, затем перетащите ее.
- Элементы, которые отображаются в области значений списка полей сводной таблицы, нельзя перетаскивать.
- Щелкните По возрастанию (от А до Я) по полю или По убыванию (от Я до А) по полю и выберите поле для сортировки.
- Чтобы увидеть другие параметры сортировки, нажмите щелкните на пункте Дополнительные параметры, затем в диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки выберите подходящий вариант:
Примечание: Сортировка по настраиваемым спискам не сохраняется после обновления данных в сводной таблице.
Совет: Чтобы восстановить исходный порядок элементов, выберите вариант Как в источнике данных. Он доступен только для источника данных OLAP.
Перед сортировкой
При сортировке данных учитывайте приведенные ниже сведения.
- Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе «Региональные параметры» или «Язык и региональные стандарты» задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить языковой стандарт, см. в справке Windows.
- Данные могут содержать начальные пробелы, которые влияют на результаты сортировки. Для получения оптимальных результатов следует удалить такие пробелы перед сортировкой.
- Нельзя сортировать текстовые значения с учетом регистра символов.
- Нельзя сортировать данные по определенному признаку форматирования, такому как цвет ячеек или шрифта. Также нельзя сортировать данные по индикаторам условного форматирования, например наборы значков.
Сортировка меток строк или столбцов по возрастанию или убыванию
- Щелкните ячейку в строке или столбце, которые требуется отсортировать.
- Щелкните стрелку на списке Названия строк или Названия столбцов, а затем выберите нужный параметр сортировки.
Текстовые элементы будут сортироваться в алфавитном порядке, числа — от минимального к максимальному или наоборот, а значения даты и времени — от старых к новым или от новых к старым.
Сортировка меток строк или столбцов вручную
Помимо сортировки по возрастанию или убыванию, можно вручную отсортировать каждую из подписей строк или столбцов.
- Наведите указатель мыши на границу элемента, пока не увидите курсор перемещения, а затем перетащите его.
- Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши метки строк или столбцов и выбрать любой из параметров Переместить:
Примечание: Элементы, которые отображаются в области значений списка полей сводной таблицы, нельзя перетаскивать.
Сортировка по определенному значению
- Щелкните стрелку на списке Названия строк и выберите пункт Сортировка по значению.
Перед сортировкой
При сортировке данных учитывайте приведенные ниже сведения.
- Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе «Региональные параметры» или «Язык и региональные стандарты» задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить языковой стандарт, см. в справке Windows.
- Данные могут содержать начальные пробелы, которые влияют на результаты сортировки. Для получения оптимальных результатов следует удалить такие пробелы перед сортировкой.
- Нельзя сортировать текстовые значения с учетом регистра символов.
- Нельзя сортировать данные по определенному признаку форматирования, такому как цвет ячеек или шрифта. Также нельзя сортировать данные по индикаторам условного форматирования, например наборы значков.
Сортировка меток строк или столбцов
- В сводной таблице щелкните маленькую стрелку рядом со списком Названия строк или Названия столбцов.
- Щелкните поле в строке или столбце, которые требуется отсортировать.
- Щелкните стрелку в списке Названия строк или Названия столбцов, а затем выберите нужный параметр.
Чтобы отсортировать данные в порядке возрастания или убывания, нажмите кнопки Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.
Текстовые элементы будут сортироваться в алфавитном порядке, числа — от минимального к максимальному или наоборот, а значения даты и времени — от старых к новым или от новых к старым.
Сортировка по столбцу, который не имеет кнопки со стрелкой
Можно сортировать по индивидуальным значениям или промежуточным итогам, выбрав команду Сортировать и способ сортировки. Порядок сортировки применяется ко всем ячейкам одного уровня в столбце, содержащем ячейку.
В приведенном ниже примере данные на уровне категории (шлем, дорожная сумка) сортируются в алфавитном порядке от А до Я.
Чтобы просмотреть общие итоги для продуктов, отсортированных по убыванию, выберите любое число в столбце Общий итог и отсортируйте по нему.
Совет: Чтобы быстро найти нужные данные в сводной таблице или сводной диаграмме, можно сгруппировать и отфильтровать их, а также применить условное форматирование.
См. также
- Создание сводной таблицы для анализа данных на листе
- Создание сводной таблицы для анализа внешних данных
- Создание сводной таблицы для анализа данных в нескольких таблицах
- Фильтрация данных в сводной таблице
- Группировка и отмена группировки данных в отчете сводной таблицы
- Применение условного форматирования в сводной таблице
Как сгруппировать столбцы в excel в сводной таблице
Часто возникает необходимость выполнить группировку в сводной таблице по заголовкам строки или столбца. Для численных значений Excel может сделать это автоматически (в том числе для дат и времени). Далее это продемонстрировано на примерах.
Пример 1: Группировка в сводной таблице по дате
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая показывает данные продаж для каждого дня первого квартала 2016 года.
Если нужно выполнить группировку данных о продажах по месяцам, то это можно сделать вот так:
- Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с датами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для дат.
- Выберите Месяцы (Month) и нажмите ОК. Данные таблицы будут сгруппированы по месяцам, как показано в сводной таблице ниже.
Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону
Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая группирует список из 150 детей по возрасту. Группы делятся по возрастам от 5 до 16 лет.
Если нужно пойти еще дальше и объединить возрастные группы в категории 5-8 лет, 9-12 лет и 13-16 лет, то можно поступить вот так:
- Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с возрастами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для чисел.Excel автоматически заполнит поля Начиная с (Starting At) и По (Ending At) минимальным и максимальным значениями из наших исходных данных (в нашем примере это 5 и 16).
- Мы хотим объединить возрастные группы в категории по 4 года, следовательно, в поле С шагом (By) вводим значение 4. Жмём ОК.Таким образом возрастные группы будут объединены в категории начиная с 5-8 лет и далее с шагом по 4 года. В итоге получится вот такая таблица:
Как разгруппировать сводную таблицу
Чтобы разгруппировать значения в сводной таблице, нужно:
- Кликнуть правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец, содержащий сгруппированные значения);
- В появившемся меню нажать Разгруппировать (Ungroup).
Распространённые ошибки при группировке в сводной таблице
Ошибка при группировке в сводной таблице: Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection).
Иногда при попытке выполнить группировку в сводной таблице оказывается, что команда Группировать (Group) в меню не активна, или появляется окно с сообщением об ошибке Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection). Это происходит чаще всего потому, что в столбце данных в исходной таблице содержатся нечисловые значения или ошибки. Чтобы исправить это, нужно вместо нечисловых значений вставить числа или даты.
После этого кликните правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажмите Обновить (Refresh). Данные в сводной таблице будут обновлены, и теперь группировка строк или столбцов должна быть доступна.
Группировка данных в сводной таблице
Основное предназначение сводной таблицы — анализ данных. И для этого она снабжена достаточным довольно обширным функционалом, включая группировку элементов. Для чего она нужна. Предположим, имеется таблица примерно такого вида:
И необходимо проанализировать данные в разрезе месяца или квартала или на основании групп артикулов с определенным шагом.
ГРУППИРОВКА ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
Если необходимо просмотреть суммарную стоимость предложений по кварталам, то пригодиться группировка по датам.
- Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
- Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
- В поле Начиная с (Starting at) ввести начальную дату для группы;
- В поле по (Ending at) ввести конечную дату для группы;
- В поле с шагом (By) выбрать диапазон группировки: секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы, годы (seconds, minutes, hours, days, months, quarters, years) ;
- Нажать OK
Начиная с 2016 версии Excel группировка полей с датой и временем создается автоматически сразу при добавлении поля в область сводной таблицы. Чтобы отключить автогруппировку перейдите в: Файл (File) —Параметры (Options) —Данные (Data) -снять галочку с пункта Отключить автоматическое группирование столбцов даты и времени в сводных таблицах (Disable automating grouping of Date|Time columns in PivotTables) .
ГРУППИРОВКА ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ
Может пригодиться для группировки по занятым местам или по ценам предложений. Например, можно отобрать все предложения от 110 000р до 130 000р с шагом 10 000р. В данном случае получим таблицу, в которой будут интересующие предложения из указанного диапазона, разбитые с нужным шагом. Если какие значения превышают указанную сумму(130 000р), то будет отдельная группа: >130000, если меньше:
- Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
- Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
- В поле Начиная с (Starting at) ввести первый элемент группы (110000);
- В поле по (Ending at) ввести последний элемент группы (130000);
- В поле с шагом (By) указать шаг для детализации в каждой группе (10000).
Что делать, если данные не группируются
При группировке дат и числовых полей есть небольшой нюанс: иногда, при наличии дат или чисел в ячейках и вызове группировки можно получить сообщение «Выделенные объекты нельзя объединить в группу.«:
И вроде бы в ячейках даты/числа и все равно. В данном случае следует проверить — а действительно ли числа это числа, а даты — даты? Потому как бывает и так, что выглядят в ячейках данные как числа или даты, а на деле это просто текст. В большинстве случаев Excel подсвечивает такие ячейки зелеными треугольничками в левом верхнем углу:
В этом случае все просто: находим самую первую ячейку с таким треугольничком и выделяем все нижестоящие ячейки(до конца таблицы(Ctrl+Shift+стрелка вниз)). После чего прокручиваем лист обратно к этой ячейке, нажимаем на значок с воскл.знаком левее ячейки и в раскрывшемся меню выбираем Преобразовать в число(дату).
После этого обязательно необходимо перейти в сводную таблицу и обновить её(выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) ). Вполне возможно, что это действие придется повторить еще один-два раза.
Но может быть и так, что зеленых треугольников нет, а группировка не работает. Для начала следует убедиться, что в столбце нет ячеек с явным текстом, а так же ячеек с пробелами. По хорошему — пустые ячейки тоже лучше убрать или заменить нолями. Опять обновить пару раз сводную.
Если после этого группировка все равно отказывается работать — значит где-то еще есть числа/даты, записанные как текст. Но они могут быть не подсвечены зеленым треугольником. Такое поведение часто наблюдается в файлах, выгруженных из 1С или иных программ. Часто побеждают это очень упорным трудом: выделяют ячейку, жмут F2(чтобы войти в режим редактирования ячейки) и Enter. Тогда Excel преобразует дату/число в настоящие дату/число. Но если таких ячеек хотя бы 100 — это уже не на пару минут рутины. Благо, все это можно сделать за пару секунд. Чтобы быстро преобразовать ячейки с датами/числами, записанными как текст в реальные даты/число необходимо:
- скопировать любую пустую ячейку на листе
- выделить все ячейки с датами/числами
- правая кнопка мыши -Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбрать Значения (Values) , операция — Сложить (Multiply)
- ОК
Excel автоматом преобразует даты и числа в нормальные данные. Возможно, придется заново задать формат датам — но это уже совершенно не сложно: правая кнопка мыши —Формат ячеек (Format Cells) -Дата (Date) .
Про другие возможности Специальной вставки можно прочитать в этой статье: Как быстро умножить/разделить/сложить/вычесть из множества ячеек одно и то же число?
ГРУППИРОВКА ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ
- Выделить ячейку из области строк или столбцов с одним из элементов поля для группировки;
- Удерживая CTRL или SHIFT выделить другие элементы (ячейки) этого поля;
- Щелкнуть правой кнопкой по любой выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) или на вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Группа по выделенному (Group Selection);
- При необходимости задать свое имя группе
В полях с уровнями можно группировать только элементы, имеющие одинаковые подуровни. Например, если в поле есть два уровня «Страна» и «Город», нельзя сгруппировать города из разных стран.
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ГРУППЫ ПО УМОЛЧАНИЮ
При группировке элементов Excel задает имена групп по умолчанию, например Группа1 (Group1) для выбранных элементов или Кв-л1 (Qtr1) для квартала 1(если работаем с датами). Задать группе более понятное имя совсем несложно:
- Выделить имя группы;
- Нажать клавишу F2;
- Ввести новое имя группы.
- Выделить группу элементов, которые требуется разгруппировать;
- На вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Разгруппировать (Ungroup) (или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Разгруппировать (Ungroup) ).
- Как привязать номер к стиму дота 2
- Как применить фильтр в excel к нескольким столбцам
- Как проверить wifi модуль на ноутбуке
- Как проверить датчик приближения андроид
Для числовых полей или полей даты и времени все группы для поля будут разгруппированы. При выборе групп будут разгруппированы только выбранные элементы, а поле группы не будет удалено из списка полей сводной таблицы, пока все группы в поле не будут удалены.
Как сгруппировать столбцы в excel в сводной таблице
Группировка позволяет выделить для анализа определенное подмножество данных сводной таблицы. Например, вы можете захотеть сгруппировать поля даты и времени из громоздкого списка в сводной таблице по кварталам и месяцам.
Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения.
В разделе С шагом выберите период времени. Для числовых полей введите число, которое указывает интервал для каждой группы.
Нажмите кнопку ОК.
Удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите несколько значений.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
Приложение автоматически обнаруживает связи между значениями соответствующих полей и группирует их, когда пользователь добавляет в сводные таблицы строки полей времени. Созданную группу можно перетащить в сводную таблицу для анализа.
На вкладке Анализ нажмите кнопку Параметры поля. На вкладке Сводная таблица вАктивном поле щелкните Параметры поля.
Измените пользовательское имя, как вам нравится, а затем нажмите кнопку ОК.
Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент в группе.
Выберите команду Разгруппировать.
Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения.
В разделе С шагом выберите период времени. Для числовых полей введите число, которое указывает интервал для каждой группы.
Нажмите кнопку ОК.
Удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите несколько значений.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
Приложение автоматически обнаруживает связи между значениями соответствующих полей и группирует их, когда пользователь добавляет в сводные таблицы строки полей времени. Созданную группу можно перетащить в сводную таблицу для анализа.
На вкладке Анализ нажмите кнопку Параметры поля. На вкладке Сводная таблица вАктивном поле щелкните Параметры поля.
Измените пользовательское имя, как вам нравится, а затем нажмите кнопку ОК.
Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент в группе.
Выберите команду Разгруппировать.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Похожие публикации: