Как найти договор в 1с документооборот

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Карточка договора

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Лист согласования

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Как создать шаблон договора в 1С:Документооборот?

Во вкладке «Шаблон документа» можно указать реквизиты документа, перейдя в соответствующую вкладку. Можно указать гриф доступа, папку, проект, подразделение и ответственного при необходимости.

Во вкладке «Файл» можно прикрепить файл, который будет автоматически добавляться при создании документа. К примеру, это может быть шаблон договора. Кроме того, для файла можно указать настройку автозаполнения, чтобы реквизиты из карточки документа в системе автоматически переносились в файл при его создании. В текстовом файле появятся наименования выбранных реквизитов, выделенные серым цветом. Их нужно перенести в необходимые места в шаблоне Договора. Вместо них система будет подставлять подходящие данные.

Создание договора

Для создания договора, нужно во вкладке «Внутренние документы» нажать кнопку создать и выбрать созданный ранее вид документа.

В открывшемся окне вы увидите, что большинство настроек подтянулись автоматически из шаблона документа. Таким образом, нужно заполнить оставшиеся поля. Остаётся только заполнить список сторон.

После нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система либо просто сохранит договор, либо предложит его запустить по процессу (в случае, если вы заранее создали автоматический старт процесса. О том, как создать процесс, вы можете узнать в нашей базе знаний).

Таким образом, один раз правильно настроив шаблон, вы можете значительно сократить время, затрачиваемое на создание договора. Можете убедиться в этом сами, записавшись на бесплатную демонстрацию «1С:Документооборота» или попробовав демоверсию.

Управление договорами в 1С Документооборот

Договорная работа – важнейшее звено в организации ведения дел любого хозяйствующего субъекта. И здесь важен не только сам процесс обсуждения и подписания договоров, но и их корректное (структурированное) хранение, при котором присутствует возможность оперативного поиска и просмотра всей истории хозяйственной деятельности. Помочь в этом сможет «1С:Документооборот» — система электронного документооборота от 1С.

Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:

• реквизитами;
• нумерацией;
• четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

• во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
• во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

• Появится возможность отслеживать статус документа: «Подписан / Отклонен» и процесс (режим) «Подписание», при котором можно будет отследить, кто из ответственных лиц подписал данный документ и когда.
• Можно будет вести классификацию договоров в зависимости от наименований контрагентов (собственная компания выбирается в поле «Стороны»). Более того, можно выбирать сразу несколько контрагентов.
• Доступен режим «Мы и контрагенты» (вариант подписания).
• Можно установить срок действия договора (следует проставить реквизит-признак «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления»).
• Можно указать финансовые признаки договора (поле «Сумма», «Валюта» и отдельно – «НДС»).
• Есть возможность отфильтровывать неактуальные договоры, потерявшие свою юридическую силу. (Система «1С:Документооборот» будет самостоятельно отслеживать другие документы, которые делают данный договор недействительным, или же отслеживать дату его истечения, и проставлять флаг «Расторгнут» и ссылку на обосновывающий этот статус документ).

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

• «Заполнение рабочей группы является обязательным»;
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Присвоение номера

На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».

Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.

Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:

• минимизируется риск совершения ошибок;
• сокращаются сроки подготовки документов;
• практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
• если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).

Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

• автоматически заполнились все реквизиты документа;
• заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:

• файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
• присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
• доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
• состояние контроля договора.

Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»

У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

1. простые дискретные процессы (последовательно: «Согласование»; «Подписание»; «Регистрация»; «Рассмотрение»; «Исполнение или ознакомление»);
2. комплексные процессы (в них предусмотрены условия маршрутизации; эскалации; проверки условий выполнения и пр.).

В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

• Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
• Составление блок-схемы бизнес-процесса.
• Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
• Определение исполнителей каждой из задач.
• Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
• Определение перечня применяемых программ (баз данных).
• Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
• Показатели эффективности (их определение и обоснование).
• Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
• Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

• специалисты из отдела безопасности компании;
• юристы предприятия;
• специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

«1С:Документооборот» — это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. Наши компетентные специалисты сделают бизнес-процессы по теме контрактации и учета договоров на вашем предприятии намного более эффективными!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как быстро и просто настроить работу с договорами в 1С:Документооборот и получить преимущества работы с электронными документами

В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:

• Затягиваются сроки согласования
• Большой объем бумаг
• Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
• Внесение правок в документы создает проблемы
• Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
• Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
• Из-за этого возникают конфликты в коллективе
• Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
• Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем

Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?

Как помочь своей компании?

В СЭД «1С:Документооборот» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

• Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
• Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
• Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».

«1С:Документооборот 8» — идеальное решение для компаний, которые уже работают с 1С, тем более, что можно сделать единую систему с бесшовной интеграцией с программой, в которой сейчас ведется учет деятельности предприятия.

Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:

· четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;

· определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;

· приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;

· сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Создание договора

Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно много времени.

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

• черновики,
• коммерческие предложения,
• файлы расчетов,

и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

• кто,
• в какой очередности,
• какие документы, должен и может согласовывать.

В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:

• по объему контракта,
• по типу контрагента,
• по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

• список лиц,
• их приоритет,
• очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

Что предлагает «1С:Документооборот»?

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.

В «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.

Сроки и этапы договоров

Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Заключение

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и согласования договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно «изобретать велосипед». Программа позволит работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

Заказывайте бесплатную демонстрацию программы, которую мы проводим дистанционно или очно — http://edo.1c-br.ru/ На демонстрации мы ответим на ваши вопросы, расскажем как «1С:Документооборот» поможет вам организовать работу с договорами и другими документами!

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» поможет в решении любых бизнес-вопросов!