Как создать и отправить служебную записку в «1С:Документооборот»?
Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка» .
В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.
Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.
После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса» . В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».
Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.
Решаем задачу работы со служебными записками в программе 1С:Документооборот. Часть 1
Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.
Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности
Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.
Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)
Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:
- регистрационный номер и дата;
- вид документа;
- содержание;
- автор документа;
- адресат.
Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.
Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.
Перейдем к практической части нашей статьи.
Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:
- вид документа и нумератор;
- шаблон карточки документа;
- права доступа сотрудников;
- шаблон файла (печатной формы) (при необходимости);
- шаблон процесса обработки документа.
Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.
Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:
- Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности;
- Служебная записка на оплату счета;
- Служебная записка на предоставление транспорта;
- Служебная записка на командировку;
- Служебная записка (свободной формы) и другие.
Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.
Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:
.jpg)
Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:
Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:
- выписать доверенность на имя;
- начало действия доверенности;
- на получение от;
- документ оплаты;
- ТМЦ к получению;
- дата и номер оформленной доверенности.
Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:
Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.
Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:
На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.
Настроим шаблон процесса обработки:
После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:
В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:
Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:
1. В полномочия «Пользователи» добавлена роль «Регистрация внутренних документов»
2. В политиках доступа указан уровень доступа «Регистрация» для вида документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности»
3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:
Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.
Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.
Организация работы со служебными записками на закупку в 1С:Документообороте
Одним из часто используемых документов в компании является служебная записка на закупку. Записка – инструмент для внутренней коммуникации. Цель такой записки – донести сведения от одного работника другому, а именно уведомить руководство о необходимости приобретения тех или иных товаров с обоснованием причин покупки.
Однако бывает такое, что информация поступает с запозданием или вовсе не доходит до ответственных лиц в связи с потерей документа где-то по пути. И это может быть не единственной проблемой, возникающей в ходе обработки документа. В таких случаях стоит рассмотреть другой способ обработки. И 1С:Документооборот является отличным вариантом.
Возможности 1С:Документооборота
Помимо удобного хранения и поиска документов, программа содержит и другие возможности для того, чтобы организовать работу со служебными записками на закупку в электронном виде. Рассмотрим их.
Механизм процессов и задач. Маршрут обработки, или процесс, настраивается заранее и привязывается к виду документа, а это значит, что все служебки будут обрабатываться правильно. При этом маршрут может быть довольно гибким за счёт настраиваемой очерёдности поступления задач, ролевой маршрутизации, а также произвольных условий маршрутизации – наборов правил, которые определяют, как будет выполняться процесс. К примеру, условие может быть таким: «Если сумма закупки больше 100 000 рублей, то её должен согласовать руководитель планово-экономического отдела».
2. Следующий механизм, который сделает работу со служебной запиской в электронном виде удобнее, это Создание на основании. Он обеспечивает связь между документами, а также заполнение части реквизитов по данным уже существующей служебной записки. Так, при создании документа «Закупка» на основании «Служебной записки на закупку» некоторые реквизиты уже будут заполнены, не нужно будет их дублировать.
3. Для того, чтобы сотрудникам было удобно ориентироваться, в карточке документа есть возможность разместить краткую инструкцию по заполнению реквизитов.
4. Дополнительные реквизиты позволят максимально полно и верно заполнить документ. Сотрудники не будут выдумывать формулировки, всё можно будет выбрать из выпадающего списка или справочника. Либо у сотрудника будет подсказка, как заполнить тот или иной реквизит.
5. В карточке документа можно вести учёт товаров и услуг в отдельной табличной части. Это удобно тем, что итоговая сумма по всем строчкам будет автоматически рассчитана и сопоставлена с типовым реквизитом Сумма.
6. Заполненные реквизиты автоматически подтягиваются в шаблон файла в нужном формате, падеже, что исключает двойной ввод информации. К тому же в карточке документа будет присутствовать актуальный шаблон файла и все служебные записки будут заполнены по одному образцу.
7. Служебные записки на закупку можно поставить на контроль. В этом случае инициатор всегда будет в курсе, на каком этапе находится документ. Мониторинг – это ещё не всё. Автор документа будет получать уведомления о состоянии – задачи на ознакомление с результатом согласования.
8. Подлинность визы согласования можно подтвердить квалифицированной электронной подписью (КЭП). При использовании КЭП в процессе согласования подписываются данные о результате согласования документа владельцем КЭП. Это позволяет средствами криптографии проверить достоверность установленной визы согласования.
9. Состояния документа позволят отобрать согласованные или уже утверждённые служебки. Полученный список можно будет использовать в качестве реестра согласованных / утверждённых документов для комиссии.
Подытожим, в чём плюсы использования «1С:Документооборот»?
Перевод служебных записок на закупку в электронный вид – это не страшно. Страшно, когда они не контролируются или вовсе теряются. Учёт и обработка записок в электронном виде исключает состояние неизвестности, в котором могут находиться документы. Работа со служебной запиской на закупку посредством 1С:Документооборота обеспечит уверенность в том, что ответственный получит документ и он будет своевременно обработан даже при отсутствии ответственного в офисе. А ознакомление сотрудника с состоянием его записки позволит больше не тревожить коллег из финансового отдела.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Как автоматизировать документооборот в отделе продаж производственного предприятия
Компания «Профлист-С» – официальный представитель металлургических предприятии? ОАО «НЛМК» и ОАО «СеверСталь». Основной производственный комплекс расположен в Липецкой области. Компания работает с 2007 года. Предприятие выполняет поставки профлиста, металлочерепицы, сэндвич панелей, фасадных систем по всей территории России. Работает собственная логистическая компания.
Количество автоматизированных рабочих мест
Описание проекта
На предприятии работает более 150 менеджеров по продажам, каждый из которых отвечает за свои регионы и направления. Первоначально компания обратилась Первый Бит с запросом по автоматизации отдела продаж, потому что предприятие активно растет с каждым годом, а его управляемость снижается. Существующие бизнес-процессы генерируют множество документов, работа с которыми требует значительных трудозатрат. Руководителям отделов продаж и коммерческому директору приходилось тратить почти половину рабочего времени на подписание счетов и служебных записок, согласование запросов менеджеров. Существующая ситуация, требовала решения как в части управления отделом продаж, так и управления документооборотом между сотрудниками Компании и подразделениями.
Специалисты компании Первый Бит провели обследование на предмет внедрения средств автоматизации отдела продаж, подробно опросили руководителей структурных подразделений, изучили работу их отделов. По результатам предприятию был представлен расчет, в котором присутствует несколько этапов. Изучив результаты, совместно с клиентом было принято решение начать автоматизацию с внедрения 1С:Документооборот.
Автоматизацию начали со служебных записок, которые являлись средствами коммуникации и фиксации задач между подразделений и составляли практически 80% документов, которые готовятся в коммерческом отделе. На предприятии было порядка 19 видов служебных записок для различных бизнес-процессов, в процедуре обработки участвовали практически все структуры, начиная от производства и склада и заканчивая бухгалтерией и кассирами.
Все служебные записки готовили сотрудники коммерческой службы и тратили до 15-20 минут на оформление, печать, согласование и выяснение статуса каждой служебной записки, не считая время, затрачиваемое руководителями подразделений на отвлечение от текущих задач, для подписания этих документов.
Для начала в 1С:Документооборот запустили один бизнес-процесс для согласования всех видов служебных записок, прикрепив к нему шаблоны в формате Word. Их согласование проходило через подписание электронной цифровой подписью. Т.е. менеджеры уже не на бумаге, а в программе создавали служебную записку, после чего она шла на согласование руководителю отдела продаж и далее на подписание коммерческому директору. Далее служебная записка в электронном формате приходила адресату для исполнения поставленной задачи (в отдел проектирования, бухгалтерию, склад и т.д.).
Уже после запуска первого этапа внедрения 1С:Документооборот удалось свести к нулю очереди к руководителям отделов продаж и коммерческому директору. Менеджеры направляли служебные записки в программе и занимались дальше своими делами, не тратя время на отстаивание в очередях. За неделю в программе прошли согласование более 300 служебных записок.
Учитывая положительный эффект первого этапа, предприятие продолжило модернизацию проекта. В системы были выделены отдельные виды документов и для каждого создан свой процесс обработки, в том числе 19 видов служебных записок. Для каждой были настроены свои реквизиты: клиент, склад, номенклатура, причина отмены заказа, город отгрузки, расстояние и т.д. Добавлены шаблоны печатных форм (в формате MS Word), стандартизировано и настроено автозаполнение.
Благодаря переводу служебных записок в электронный формат на 30% освободилось время сотрудников коммерческого отдела, которое ранее они тратили на заполнение вручную. Также свелась к нулю возможность пропажи служебной записки. Раньше менеджер относил записку на склад или в бухгалтерию и тд, и она, если не была передана лично в руки исполнителю, часто терялась среди других документов.
Помимо служебных записок в системе был настроен документооборот и других типов документов:
Заявки на расчет проекта
Помимо менеджера, запросы от клиента обрабатывает и проектный отдел. Т.е. он считает, сколько и каких материалов необходимо поставить, например, для отделки фасада здания и пр. Ранее менеджеры заявку на расчет проекта направляли в проектный отдел по электронной почте. Далее заявка согласовывалась руководителем проектного отдела и руководителем отдела продаж и только после этого она бралась в работу. Список заявок на расчет проекта обсуждался на ежедневных общих планерках руководителей предприятия. При этом менеджеру для того, чтобы узнать взяли ли его заявку в работу, необходимы было лично обращался в проектный отдел. Теперь заявки на расчет проекта подаются через 1С:Документооборот. В шаблоне менеджер вносит конкретные данные, относительно заказа. После заполнения, заявка отправляется на согласование руководителю и далее в проектный отдел, где ее видят сразу все специалисты, после того как свободный сотрудник берет заявку в работу, она скрывается из списка задач всех остальных сотрудников проектного отдела. Когда расчет со схемой и сметой готов, заявка попадает обратно в отдел продаж, у менеджера в программе появляется задача согласовать расчет. Если клиент принимает расчет, то заявка в 1С:Документооборот закрывается, если нет – направляется обратно в проектный отдел для пересчета, но уже тому сотруднику, кто делал первоначальный расчет.
Также специалисты Первого Бита разработали отчет для отделов продаж, в котором отражена загрузка проектного отдела. В нем они видят список проектов, находящихся в работе проектного отдела, они выстроены в порядке приоритета даты создания задачи или того, что заявка предоплачена.
Таким образом сократились к минимуму время менеджеров. Раньше на написание/согласование каждой заявки тратилось по 15-20 минут, не считая времени на переписки по электронной почте и звонки в проектный отдел для выяснения ее дальнейшей судьбы.
Сотрудники коммерческого отдела могут в программе посмотреть у кого в работе заявка, и какая она в очереди. Также стало проще управлять и контролировать работой проектного отдела, т.к. в 1С: Документооборот можно отследить загрузку каждого специалиста.
Счет на оплату
Ранее счет на оплату согласовывался в бумаге. Менеджер печатал счет из программы, шел к руководителю отдела продаж или коммерческому директору за подписью. Далее сканировал и отправлял скан сначала клиенту, а после оплаты операторам, ответственным за отгрузку.
Теперь сотрудники отдела продаж подгружают счет из основной учетной системы 1С:Управление торговлей в 1С:Документооборот. Он автоматически подает на согласование руководителю, после того как электронная подпись поставлена, менеджер отправляет подписанный счет напрямую клиенту в электронном виде. Таким образом, значительно экономится время сотрудников и руководителей на подписание, сканирование и отправку счетов. Все делается в электронном виде.
Задачи проекта
Создание единого информационного пространства для автоматизированной подготовки и обработки документов на предприятии.
Формирование документов по единым стандартам, с указанием обязательных реквизитов для их эффективной обработки.
Перенос бизнес-процессов подготовки, согласования, подписания и учета служебных записок, договоров, спецификаций и счетов на оплату полностью в цифровой формат.
Сокращение трудозатрат сотрудников коммерческого отдела на процедуры подготовки и согласования документов.