Как заполнить много документов ворд через эксель

Обратите внимание, что форматирование используется разное при вставке ячеек и таблиц:

При вставке ячеек используется форматирование в Word для
При вставке таблиц таблица вставляется вместе со своим форматированием — как оно сделано в Excel.

Вставка изображений

Робастик вставляет в шаблон Word также изображения: фотографии, схемы и графики, сканы и скриншоты, рисунки и прочие иллюстрации. Как организовать автозаполнение таблиц изображениями и формирование фототаблиц в шаблоне Word читайте в статье Автоматически добавляем фототаблицы с изображениями и рисунками в шаблонные документы

Как избежать ошибок при заполнении шаблона Word из Excel

Хотя в целом макрос формирует документы безошибочно, его настройка и исходные данные для вставки в поля формы все еще требуют контроля. Для решения этой задачи в Робастике предусмотрены специальные возможности, позволяющие свести к минимуму ошибки из-за человеческого фактора при автоматической загрузке данных из таблицы Excel в поля формы Word.

Демонстрационные примеры

Демонстрационные файлы Робастика разработаны для бысторого знакомства с настройкой автозаполнения шаблонов Word данными из Excel. Что это за файлы, как они устроены, как ими пользоваться для настройки заполнения своих шаблонов — наглядно показано в статье Разбор примеров шаг за шагом.

Дополнительные функции

1. Для работы с ФИО есть функции склонения (кому, кого), определения пола (-ый, -ая) и сокращения инициалов. Например: директор Иванов Иван Иванович можно изменить на директору Иванову И.И.
2. Несколько вариантов написания чисел словами (суммы прописью), например: 3,33 → Три рубля 33 коп.
3. Определение расстояния в метрах между географическими точками по долготе и широте.

Примеры использования функций находятся:

1. в демонстрационных примерах в файлах .xlsx (идут в комплекте с Робастиком),
2. в инструкции Руководство пользователя в.14.pdf (тоже в комплекте),
3. в Настройки → Функции → Сумма прописью → знак ? справа в пункте меню. (также в других функциях)

Техподдержка

Вопросы по использованию Робастика можно обсудить здесь:

Автозаполнение из Excel в один клик

для типовых документов, форм, бланков и шаблонов Word

Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

• В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
• Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

• В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
• Все имена полей должны быть уникальными.
• В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
• В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

1. Щелкните Шаблон.
2. Щелкните Выбор шаблона.
3. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

1. Щелкните Существующий документ.
2. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
3. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
2. Нажмите кнопку Обзор.
3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

Шаг 4. Выбор получателей

1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
2. Укажите получателей с помощью флажков.

Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
2. Щелкните один из следующих параметров:
   • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
   • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
   • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

• Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
• Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
2. Вставьте один из следующих параметров.
3. Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
   1. Щелкните Блок адреса.
   2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

   1. Щелкните Строка приветствия.
   2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
   3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
   4. Нажмите кнопку ОК.
   5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
   • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
   • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
   Щелкните Почтовая марка.

   • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
   • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

   Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

   26 февраля 2002 г.

   AddressBlock

   GreetingLine

   Введите свое имя.

   Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

   На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

   Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

   Изменение формата объединенных данных

   Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

   1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).
   2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

   Форматирование с помощью кодов полей

   Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

   Ниже приведены примеры использования ключей.

   • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
   • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
   • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

   Шаг 6. Сохранение документа

   Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

   В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

   Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

   При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

   Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

   26 февраля 2002 г.

   Александр Демидов
   ул. Морская, 124
   Пенза, 140052

   Уважаемый Александр Демидов!

   Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

   • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
   • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

   При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

   • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
   • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

   Шаг 8. Завершение слияния

   Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

   Персонализация отдельных писем

   Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

   1. Щелкните Изменить часть писем.
   2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
   3. Нажмите кнопку ОК.

   Печать писем

   Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

   Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
   В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

   1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
   2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
      • Для печати всех документов щелкните Все.
      • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
      • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
   3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

   Сохранение объединенных писем для последующего использования

   При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

   1. Щелкните Изменить часть писем.
   2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
      • Для объединения всех документов щелкните Все.
      • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
      • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
   3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

   Ссылки

   Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

   318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

   318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

   318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

   294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

   290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

   294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

   294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

   294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

   Как заполнить много документов ворд через эксель

   Версия от 22.10.2021

   Операционная система: Windows

   Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019/365

   Надстройка для Excel позволяет пользователям заполнять любое количество документов Word (.doc, .docm, .docx) данными, хранящимися в Excel-файлах (.xls, .xlsm, .xlsx).

   * вид диалогового окна на видео может отличаться от вида диалогового окна в надстройке последней версии.

   Для работы с надстройкой необходимо:

   1. Скачать архив с файлами (надстройка, комплект пользовательских функций, образец файла с исходными данными, вспомогательный файл для тестирования надстройки), который станет доступен для скачивания сразу после оплаты (порядок оплаты);

   2. Внести в столбцы «C» и «D» файла Excel (образец файла входит в комплект) данные для их дальнейшего использования в документах Word;

   Организовать внесение данных на листе Excel можно по-разному, от ручного ввода до автоматической подстановки значений при помощи различных функций.

   На изображении представленном ниже, данные вносятся в ячейки с зеленой заливкой, а в столбце «С» преобразуются в такой вид, в котором будут отображаться в итоговом документе. При помощи стандартных функций Excel числа переведены в текстовый формат, из фамилии, имени и отчества сформировано полное имя и инициалы.

   

   Кроме основной надстройки в комплект входит вспомогательная надстройка с пользовательскими функциями, которые после установки этой надстройки добавляются в приложение Excel в раздел функций «Определенные пользователем».

   В состав вспомогательной надстройки входят следующие функции:

   СуммаПрописьюРубли — преобразует число в текст прописью и подставляет рубли;

   СуммаПрописьюЕвро — преобразует число в текст прописью и подставляет евро;

   СуммаПрописьюДоллары — преобразует число в текст прописью и подставляет доллары;

   СуммаПрописьюГривны — преобразует число в текст прописью и подставляет гривны;

   СуммаПрописьюТенге — преобразует число в текст прописью и подставляет тенге;

   ЧислоПрописью — преобразует целое число в текст прописью как в мужском, так и в женском роде (ИСТИНА — мужской, ЛОЖЬ — женский);

   РодПадежФИО — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в разных ячейках);

   РодПадежФИО_2 — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в одной ячейке);

   РодПадежИО_2 — преобразует имя и отчество в родительный падеж (ИО в одной ячейке);

   РодПадежДолжность — преобразует должность в родительный падеж;

   ДатаСтрокой — преобразует дату к формату «dd» month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ИСТИНА, или к формату dd month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ЛОЖЬ;

   ВалютаРубли — определяет окончание целой части валюты по указанному числу;

   ВалютаКопейки — определяет окончание дробной части валюты по указанному числу;

   ДробноеЧислоПрописью — преобразует дробное число в текст прописью до тысячных.

   При помощи пользовательских функций, входящих в комплект надстройки даты можно быстро преобразовать к определенному формату, суммы преобразовать в текст прописью, а ФИО и должность перевести в родительный падеж.

   

   Использование проверки данных позволяет выбирать нужные значения из выпадающего списка, а функция ВПР позволяет автоматизировать подстановку взаимосвязанных данных, используя базы данных, расположенные на соседних листах. Например по названию организации или по ее ИНН при помощи функции «ВПР» можно получить любые реквизиты этой организации из базы данных.

   

   Инструменты Excel позволяют достичь достаточно высокой степени автоматизации при подготовке исходных данных.

   3. Подготовить шаблоны документов Word, для этого необходимо внести в документы Word специальные метки в строгом соответствии с заданными кодами файла Excel;

   

   4. Установить надстройку (и при необходимости комплект пользовательских функций), следуя пошаговой инструкции по установке для различных версий Excel;

   5. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке «Надстройки»;

   

   6. Выбрать в диалоговом окне шаблон/шаблоны документов Word;

   7. При необходимости выбрать один либо несколько дополнительных параметров;

   7.1. указать путь к папке для заполненных документов, по умолчанию заполненные документы сохраняются в ту папку, в которой находится шаблон документа;

   7.2. указать ячейку, значение которой подставляется перед именем заполненного документа;

   7.3. по умолчанию к имени заполненного документа подставляется текущая дата и время для поддержания уникальности имен документов, установка флажка в поле «Отключить дату» позволяет исключить дату и время из имени документа;

   7.4. создать копии в PDF позволяет автоматически получать копии заполненных документов в этом формате;

   7.5. закрыть после заполнения — автоматически закрывает заполненные документы с сохранением изменений;

   7.6. по умолчанию, после заполнения каждого документа программа выдает сообщение об имени и пути сохранения этого документа, когда на заполнение отправляется несколько шаблонов, предусмотрена возможность отключить программные сообщения;

   7.7. установка флажка в поле «Внести в реестр» позволяет сохранять построчно исходные данные на листе, имя которого выбирается в выпадающем списке. Выпадающий список имен листов формируется автоматически. Таким образом есть возможность вести несколько реестров (например, отдельно для физ. лиц и юр. лиц) на разных листах в пределах одной рабочей книги.
   

   

   8. При необходимости копирования и вставки в шаблон документа Word таблиц, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле «Вставить таблицы в шаблон» и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: адреса диапазонов, имена листов с диапазонами, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);

   

   9. При необходимости вставки в шаблон документа Word изображений, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле «Вставить изображения в шаблон» и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: полные имена файлов, размеры изображений, способ обтекания текстом, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);

   

   10. Сохранить сделанные в диалоговом окне установки, чтобы не повторять их в следующий сеанс работы;

   11. Нажать кнопку «ОК».

   1) автоматически заполнять как один, так и несколько документов Word данными из активного рабочего листа книги Excel;

   2) автоматически сохранять заполненные документы под уникальными именами и сообщать пользователю имя файла и путь к папке, в которую он сохранен;

   3) задавать путь к папке для сохранения заполненных документов (по умолчанию документы сохраняются в ту же папку, в которой расположен шаблон заполняемого документа);

   4) использовать значение заданной ячейки в именах заполняемых документов;

   5) автоматически закрывать заполненные документы;

   6) отключать вывод сообщений об именах заполненных документов и путях к папкам, в которые они сохранены;

   7) автоматически записывать исходные данные на отдельный лист, формируя таким образом реестр заполненных документов;

   8) автоматически создавать копии заполненных документов в формате pdf;

   9) копировать таблицы из рабочей книги с исходными данными и вставлять их в шаблон документа Word;

   10) вставлять изображения с заданными размерами и обтеканием текста в шаблон документа Word;

   11) сохранять настройки для последующих сеансов работы с надстройкой.

   + помощь при установке

   + помощь при настройке

   + бесплатные обновления

   + без привязки к компьютеру

   *В случае, если в надстройку будут вноситься какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы будете получать бесплатно в течение одного года со дня покупки.

   Читать:

   Как сохранить изменения в реестре windows 10