Шаблоны документов в CRM: как настроить, чтобы быстро отправлять счета и акты
На каждом портале Битрикс24 есть набор стандартных шаблонов для счетов, актов, коммерческих предложений. Это макеты документов, в которые вы можете добавить собственные данные. Расскажем, как их найти и как с ними работать.
Как найти шаблоны документов на портале
В CRM есть карточки элементов — это лиды, сделки, контакты, компании и другие. Откройте карточку элемента, в котором вы хотите создать документ. Нажмите Документ > Добавить новый шаблон.
Откроется список всех шаблонов, которые есть на портале. По умолчанию в нем показаны название шаблона, привязка к разделам и дата изменения.
Нажмите на шестеренку, чтобы настроить колонки. Выберите нужные поля и примените изменения.
Как настроить шаблон
Перед тем как использовать стандартный шаблон, вы можете изменить настройки: права доступа, название и другое. Настройки шаблона открываются через меню, которое появится, если нажать на три полоски возле названия шаблона. В меню выберите опцию Изменить.
Название шаблона. Влияет на название документа. Если шаблон не переименовать и отправить клиенту по e-mail, он получит письмо с вложением Счет (Россия) и может посчитать его спамом. Лучше изменить название шаблона на название своей компании — OOO «Кедровый берег» (Счет). Если работаете с разными странами, то оставьте название страны в документе для быстрого поиска шаблона, например OOO «Кедровый берег» (Счет Россия).
Активность. По умолчанию этот пункт всегда включен, когда вы создаете новый шаблон. Это означает, что вы сможете создать документ на основе данного шаблона. Когда перестанете использовать его снимите галочку Активность.
С подписями и печатью. Если вы поставите галочку в пункте С подписью и печатью, то при генерации документа CRM подставит в него подпись и печать из ваших реквизитов. Если галочка не стоит, то документ будет создан без подписи и печати.
Табличная часть. Выберите, что должно быть в распечатанном документе: только товар, только услуга или и то, и другое.
Привязка к разделам CRM. Если у вас два разных бизнеса и две воронки продаж, то вам нужны разные шаблоны. Когда будете создавать шаблон, в пункте Привязка к разделам CRM выберите к какой воронке он будет привязан. Так вы сможете создать абсолютно разные счета для каждого бизнеса и сотрудники не увидят шаблоны, которые не относятся к их воронке.
Кто будет работать с шаблоном. Настройте права доступа к шаблону. Выберите нужных сотрудников или отдел.
Привязка к стране. Привязка к стране влияет на формат даты, времени и имени. Например, в России дату пишем ДД.ММ.ГГГГ., а в США ММ.ДД.ГГГГ. Если нужной страны нет в списке, добавьте ее сами, для этого нажмите Создать.
Используемый нумератор. Выберите набор правил, по которым Битрикс24 создаст индивидуальный номер для документа — нумератор. Это может быть последовательный номер, дата, ID компании или клиента и так далее. Если вы выберете последовательный номер, то документы получат номера 1,2,3 и далее.
Шаблон готов. Можно использовать его в сделках.
Шаблоны документов для других стран
В разных странах документы отличаются друг от друга, шаблоны для России и США будут выглядеть по-разному. Для того чтобы найти шаблоны, нажмите на шестеренку, кликните Загрузить шаблоны по умолчанию и выберите страну из списка.
Нажмите Установить, чтобы добавить шаблон в свой список.
Проверьте настройки шаблона. Если надо использовать шаблон в сделках, то добавьте эту опцию.
Теперь вы можете использовать этот шаблон, чтобы создать счет из карточки сделки.
Сортировка шаблонов в списке
В списке шаблонов можно поменять сортировку и передвинуть часто используемые в начало. Нажмите Добавить новый шаблон, чтобы открыть список.
Кликните на шестеренку, поставьте галочку в поле Сортировка и нажмите Применить.
Для того чтобы расставить шаблоны в нужном порядке, наведите курсор на строку и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее.
Сортировка в меню Документ будет совпадать с сортировкой в списке шаблонов.
Коротко
Полезные ссылки:
- Как изменить стандартный шаблон документа в СRM
- Как загрузить свой шаблон документа в CRM
Собираем шаблон для генератора документов Битрикс24
Каждая компания ежедневно работает с большим количеством документов, таких как акты, счета, накладные, доверенности и многие другие. Обычно каждый документ представляет собой установленный в организации образец (шаблон) с некоторыми переменными данными. В CRM Битрикс24 можно создавать шаблоны для формирования конечных документов.
Для чего нужны шаблоны в Битрикс24
Шаблон документа в Битрикс24 — это макет договора, счета, доверенности или другого стандартного документа компании, в котором есть постоянные и переменные поля с датами. Загрузив шаблон в CRM один раз, менеджер сможет готовить документы к печати за несколько секунд для каждой сделки независимо от проекта. Шаблоны позволяют выстроить четкий процесс работы с клиентами. Бланки всегда под рукой, их можно использовать в любой момент. Кроме того, шаблоны не только экономят время сотрудников, но и позволяют избежать ошибок при ручном составлении документа. В CRM есть готовые форматы шаблонов, но можно добавить собственные.
Предустановленные шаблоны документов в Битрикс24
- Нажмите кнопку Документ.
- Из появившегося списка выберите Добавить новый шаблон.
- Появится список доступных бланков, их можно скачать и отредактировать.
- Нажмите кнопку Изменить в строке с файлом, чтобы внести изменения в шаблон. После этого вы попадете на страницу настроек выбранного бланка.
Редактор шаблонов документов в Битрикс24 включает разные возможности. Так, можно скачать шаблон и добавить новый, восстановить бланк по умолчанию, изменить название документа, выбрать привязку к CRM, стране и т. д.
После того как вы изменили шаблон, сохраните правки. Готово: теперь документ доступен всем пользователям, у которых есть доступ к шаблонам.
Настройка собственного шаблона документов в Битрикс24
Готовые шаблоны — удобное решение, но часто они не подходят задачам бизнеса. Поэтому многие компании добавляют в Битрикс24 свои бланки для заполнения данных и последующей печати, отправки по электронной почте и т. д.
Рассмотрим, как составить новый шаблон документа в Битрикс24, на примере коммерческого предложения.
Чтобы загрузить свой шаблон договора в Битрикс24 или бланк другого документа, сначала нужно определить, какие значения в файле будут изменяться. Это могут быть товары, фамилия, имя, отчество клиента, даты, фамилия и имя менеджера и так далее.
Рекомендуем выделять данные значения, чтобы с легкостью ориентироваться, с какими показателями из CRM предстоит работать в коммерческом предложении, и понимать, заполняется ли нужное поле в карточке CRM.
Замените выделенные слова на коды полей из CRM Битрикс24, чтобы система понимала, куда и какие значения нужно подставлять в документ.
Чтобы перейти в список кодов полей, необходимо открыть любую из сущностей CRM (лид, сделку, контакт, компанию) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:
В открывшемся окне выберете значок « Шестеренка » > Список полей:
Откроется список со всеми названиями полей и их символьным кодом в CRM:
Действие Скопировать позволяет скопировать код в буфер обмена.
Теперь найдите в списке полей нужные показатели для коммерческого предложения. Воспользуйтесь фильтром, чтобы найти код поля с названием компании.
Но есть такие значения, которые нельзя найти в списке кодов полей Битрикс24.
Например, обращение «Уважаемый/ая имя отчество».
Находим все коды нужных полей и вставляем их в файл:
В коммерческом предложении есть поле, в котором могут встретиться несколько значений. Разберемся, каким образом работать с кодом при множественных значениях.
Найдите код нужного вам поля в списке полей (см. выше) – .
Далее необходимо определить, в каком виде будут отображаться множественные значения. Добавьте к коду «~mseparator=2».
Теперь код выглядит следующим образом . При таком коде множественные значения будут располагаться с новой строки.
Остается добавить оператора, отвечающего за вывод множественных полей в документ «all=y». Конечный код будет выглядеть следующим образом:
Разберем ситуацию, когда в коммерческом предложении используется перечень товаров с картинками. Вы можете настроить автоматическую подстановку картинок к соответствующим товарам.
Для этого необходимо в Word перейти в раздел Формат > Специальные возможности > Замещающий текст:
Вставьте в описание код из списка полей: .
Теперь при каждой новой позиции товара в документе будет отображаться фотография этого самого товара.
После того как шаблон документа в файле Word подготовлен, его необходимо загрузить на портал. Чтобы это сделать, снова откройте любую из сущностей CRM (лид, сделку, контакт, компанию) и выберите Документ > Добавить новый шаблон:
В открывшемся окне выберите Загрузить :
Загрузите в формате docx файл с шаблоном документа со своего ПК на портал:
После загрузки шаблона необходимо произвести его настройки:
- Активность позволяет включить возможность использования шаблона
- С подписями и печатью позволяет добавить подпись и печать на шаблон
- Привязать к разделам CRM отвечает за доступность в использовании данного шаблона в различных сущностях CRM:
- Кто будет работать с шаблонами позволяет настроить права доступа к использованию вашего шаблона документа
- Привязать к стране позволяет присвоить шаблон к определенной стране из списка шаблонов документов.
- Используемый нумератор определяет по какому принципу загруженный шаблон будет нумеровать в списке шаблонов документов.
После сохранения настроек загружаемый шаблон появится в списке шаблонов:
Теперь вы можете работать с данным шаблоном и создавать по нему новые документы.
Как создать документ из шаблона
Рассмотрим, как сформировать документ из шаблона в Битриксе.
Перейдите в сущность, по которой необходимо создать документ, и выберете нужный шаблон:
Откроется окно, в котором будет конвертироваться готовый документ:
Вы можете распечатать полученный документ, скачать его в формате PDF и DOCX, отправить по электронной почте или сгенерировать публичную ссылку на него.
Благодаря созданию шаблонов вам больше не нужно тратить время и силы на составление тех или иных документов: достаточно перейти в нужную сущность CRM и выбрать подходящий шаблон, после чего он сам сформируется, и его можно будет использовать при работе с клиентами и проектами.
Вы можете сделать шаблон самостоятельно или обратиться за настройками к нам. Компания «Соль» помогает бизнесу внедрять Битрикс24. Берем на себя все этапы — от первичной настройки до технической поддержки CRM.
Шаблоны документов в Битрикс24
Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, содержащий постоянные и переменные поля с данными. Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно когда речь идет о документальном оформлении продаж. С Битрикс24 подготовить бумаги по сделке можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.
В Битрикс24 для профильной работы с шаблоном задается доступ – устанавливается один или группа пользователей, которая будет формировать документ. Для предустановленных стандартных шаблонов по умолчанию задан общий доступ.
Обратите внимание, что документы в CRM и настройка прав к ним доступны не на всех тарифах Битрикс24.
В статье расскажем:
- Где найти предустановленные шаблоны документов в Битрикс24 и как их отредактировать?
- Как загрузить свой файл с кодами для подстановки данных CRM?
- Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?
- Как отправить готовый документ из Битрикс24 клиенту?
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.
Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:
Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:
Из выпадающего списка можно сформировать документ, содержащий параметры вашей сделки.
Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.
Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон. После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:
После чего вы попадете на страницу для работы с настройками выбранного бланка.
Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:
- восстановить версию шаблона по умолчанию
- скачать шаблон
- загрузить новый
- отредактировать название документа
- задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
- выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
- определить права доступа для работы с бланком
- сделать привязку к стране
- назначить нумератор через дополнительный конструктор
После внесения правок в шаблон – не забудьте сохранить сделанные изменения. Отредактированный документ сразу будет доступен пользователям портала, которым разрешена работа с шаблоном.
Готовые шаблоны помогут начать работу с документами внутри портала, а при желании на их основе можно разработать и использовать свой набор документации для сопровождения клиентов.
Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?
Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса. В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?
Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.
После загрузки файла откроется уже знакомый нам редактор, где мы сможем определить дополнительные параметры для нашего бланка. Добавленный шаблон появится в списке доступных для генерации документов на портале.
Основное преимущество генератора готовых документов Битрикс24 в том, что он забирает данные, содержащиеся в полях сущности CRM, и выводит их в наш бланк.
Но где же взять шаблон для загрузки в Битрикс24 с прописанными кодами полей подстановки?
Существует 2 способа скопировать символьный код:
- взять информацию по нужным подстановкам из готового шаблона Битрикс24 и использовать у себя
- воспользоваться справочником символьных кодов Битрикс24, встроенным в конструктор документов
Первый вариант подойдет, если поля для подстановки простые, есть в предустановленных шаблонах, и вы быстро можете найти нужные параметры. Второй вариант удобен, когда вы используете для подстановки данных не только штатные, но и пользовательские поля сущностей и работаете с объемом больше 5 кодов подстановки.
Справочник символьных кодов доступен по кнопке Документ –> Добавить новый шаблон, далее переходим в шестеренку и выбираем Список полей:
Откроется список доступных символьных кодов. С помощью фильтра ищем нужный параметр:
Копируем код и используем в шаблоне создаваемого бланка для загрузки. Импортируем наш файл, настраиваем параметры доступа и готово – шаблон документа, созданный по уникальному бланку с элементами автоподстановки, будет всегда под рукой вашего менеджера внутри CRM.
Печать и подпись в документах Битрикс24
Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).
Разберем как работает подстановка печати в Microsoft Word.
Открываем наш готовый шаблон документа, в который требуется подставить печать. На добавленном рисунке, который будет отображать нашу печать, выбираем Формат –> Специальные возможности –> Замещающий текст:
Вставляем описание параметра печати — >. Готово. Можно загружать наш файл и использовать. В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.
В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:
- логотип компании
- печать организации
- подпись директора
- подпись бухгалтера
Используйте подстановку имени для изображений в шаблоне согласно справочнику кодов CRM.
Настройку и загрузку шаблона нужно выполнить единожды, далее использовать для генерации документов из CRM. При необходимости всегда можно внести изменения.
Отправка документов из Битрикс24
Документ из шаблона формируется в один клик. Готовый файл вы можете:
- просмотреть в браузере
- распечатать
- скачать в формате PDF или DOC
- сформировать с подписями и печатью
- отправить через публичную ссылку
- редактировать, как шаблон
- редактировать, как готовый документ
- заполнить или внести изменения в реквизиты компании
Документ можно отправить сразу на email из карточки или вернуться к нему позже – он сохранится в истории сущности CRM.
Если вы захотите повторно сформировать новый документ из шаблона внутри одной сущности, система выдаст предупреждение. Битрикс24 предложит задать для документа новый номер или выбрать предыдущий.
Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:
- склонение имен;
- сложная логика подсчета значений;
- связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.
Три причины использовать шаблоны документов в Битрикс24:
- сокращение времени на документальное сопровождение клиента;
- исключение ошибок ручного ввода данных;
- под рукой менеджера всегда актуальные шаблоны компании.
Для решения задач по настройке и загрузке шаблонов в CRM Битрикс24 обратитесь в нашу компанию по телефону или через форму ниже.
Заказать обратный звонок
Вас также может заинтересовать:
Услуги по настройке Битрикс24
Интеграция CRM Битрикс24
Как загрузить свой шаблон документа в CRM
В Битрикс24 есть набор предустановленных шаблонов для документов: счетов, актов и коммерческих предложений. Вы можете создать собственный шаблон на основе документа, который уже используете в компании. Есть два способа это сделать:
- Отредактировать стандартный шаблон в Битрикс24.
- Создать шаблон из собственного документа.
В этой статье расскажем, как создать свой шаблон, но для этого сначала разберемся с символьными кодами.
Символьные коды: что это и зачем они нужны
Символьный код в Битрикс24 — это символьное обозначение полей в карточке элемента в CRM. Они нужны, чтобы CRM нашла нужное поле и подставила его в документ.
Чтобы посмотреть список символьных кодов, сначала откройте шаблоны. В карточке элемента, нажмите Документ > Добавить новый шаблон. В шестеренке нажмите Список полей, чтобы открыть список символьных кодов.
Для удобства мы собрали список часто используемых кодов.
Список символьных кодов
Реквизиты компании
Сокращенное наименование организации
Полное наименование организации
Дата государственной регистрации