Как контролировать отрицательные остатки в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция
Отрицательные остатки в программе 1С представляют собой итоговое сальдо в минусе, находящееся на счетах для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Подобный показатель указывает на то, что продукция, товары и материалы списывались с превышением количества фактических запасов на складе. Благодаря контролю минусовых остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 можно влиять на отгрузки сверх остатков товарно-материальных ценностей на складских помещениях.
Большинство бухгалтеров ежедневно сталкиваются с необходимостью отгружать товарно-материальные ценности, даже когда они отсутствуют в складских помещениях. В таких ситуациях провести реализацию в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 можно, предварительно выставив определенные настройки. Важно понимать, что в данном случае себестоимость товарно-материальных ценностей не будет списана в бухгалтерии. Чтобы их списать, понадобится перепровести документы после поступления их на склад.
Далее описана инструкция для контроля отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3.
Отключение контроля остатков в 1С
Стандартные установки программного обеспечения 1С не дают возможности провести реализацию или списание, когда в складском помещении не хватает количества указанной товарно-материальной ценности. Тем не менее есть параметр для деактивации контроля остатков. Сделать это можно в меню «Администрирование», нажав на надпись «Проведение документов».
В отобразившемся окне необходимо поставить галочку у пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
После этого возможность реализовывать, списывать с остатков товарно-материальные ценности будет возможна даже при отсутствии их в достаточном количестве на складе.
Важно, что настройка устанавливается сразу для всех компаний, учет по которым ведется в программе. Включить и выключить функцию в разрезе организаций невозможно.
Следует отметить, что для корректного проведения регламентной операции «Закрытие месяца» минусовых остатков быть не должно. Поэтому перед закрытием нужно навести «порядок» в учете ТМЦ.
Причины возникновения минусовых остатков:
- не проведено поступление товарно-материальных ценностей от поставщика;
- отражение поступления товарно-материальных ценностей с ошибками;
- в документах по списанию и реализации некорректно указано количество.
Чтобы определить причины отрицательных остатков, можно сформировать соответствующий отчет. Об этом рассказано в следующем шаге.
Отображение отрицательных остатков
В случаях, когда функция списания при отсутствии товарно-материальных ценностей на складе включена, необходимо контролировать отрицательные остатки. Особенно важно это делать перед тем, как закрывать период, чтобы себестоимость для составления налоговых и управленческих отчетов была списана корректно.
Контроль отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 может осуществляться инструментом «Контроль отрицательных остатков».
Для этого нужно:
- открыть меню «Склад»,
- кликнуть на надпись «Контроль отрицательных остатков».
В отобразившемся окне необходимо провести следующие настройки:
• выбрать компанию с периодом для показа минусовых остатков;
• после этого надо кликнуть на надпись «Сформировать».
В отчетности будут указаны такие сведения:
- наименование номенклатуры с отрицательными остатками;
- начальный остаток;
- документ расхода, вследствие которого образовался отрицательный остаток;
- конечный остаток;
- расход (количество).
Если все сделано правильно, никаких отрицательных остатков не будет. А отчет поможет выявить места, в которых были допущены ошибки.
Как убрать отрицательные остатки в 1С
Данная обработка устраняет отрицательные остатки по количеству на выбранных счетах учета ТМЦ по конкретной организации на указанную дату.
Это готовое решение для 1С Установка в базу занимает пару минут. Отправим вам инструкцию.
При необходимости подключимся удаленно и поможем. Не влияет на обновления Конфигурация остается «на замке», без изменений Бесплатная техподдержка В течение трех месяцев
| Артикул | 200 |
| Обновлено | 21.12.2022 |
| Исходный код | Открыт |
| Изменение конфигурации | Не требуется |
| Входит в подписку | Премиум |
| Ограничение | Не подходит для 1С:Фреш |
| Покупок | 7 |
- Бухгалтерия предприятия 3.0
Обработка устраняет отрицательные остатки по количеству на выбранных счетах учета ТМЦ по конкретной организации на указанную дату.
Допустим, в нашей базе есть проблемы с учетом номенклатуры («краснота» в отчете):
Открываем обработку и заполняем необходимые поля на форме. Указываем дату, на которую нужно анализировать остатки, организацию, в поле «Счета» указываем список счетов учета, на которых мы хотим убрать «минусы» (можно выбирать групповые счета). Необходимо выбрать статью доходов для заполнения аналитики (устранение минусов будет выполняться путем создания оприходования товаров). После этого нажимаем Создать документы:
Видим, что создано два документа оприходования (просто записаны), для их проведения нужно нажать одноименную кнопку.
На второй вкладке видим таблицу ошибок — это те «минусы», которые нельзя убрать простым оприходованием. В первой строке видим количество без суммы, а во второй количество отрицательное, а сумма положительная. Если такие строки добавить в оприходование, то документ не проведется.
Единственный вариант для таких случаев — создание ручной операции:
В результате создается такая бухгалтерская справка:
Ответы на частые вопросы
- 50 USD
- 42 EUR
- 14500 KZT
Минусовые остатки по товару в 1С
1С — программа гибкая. При достаточном уровне прав позволяет пользователю проводить документы с товаром , которого нет в наличии. Таким образом , в программе возникают отрицательные остатки. Сказать однозначно, что этого нельзя допускать — нет, а то что это неправильно и то что это ошибка — да.
Почему пользователям иногда может понадобится проведение остатка в минус? Если у вас не ювелирный завод, в 99 % остатки товара на складе (фактические) не совпадают с остатками в программе. А это значит, что при выписке товара со склада или магазина по факту возникнут трудности с выпиской расходных документов. Программа не сможет провести операцию «в минус», если у пользователя стоит ограничение. Возникшая внештатная ситуация несомненно приведет к простою, задержке, выяснению причин и т.д. Но не каждая компания может позволить себе простой или задержку, если, к примеру это приведет к дополнительной оплате простоя наемного автотранспорта или штрафам за несвоевременную доставку товара покупателю. Если затраты от простоя значительно больше, нежели издержки от неточных оперативных остатков целесообразно разрешить пользователю проведение товара в минус. Мы хотим сказать, что политика прав и запретов в 1С не должна накладывать негативный отрицательный отпечат ок в целом на бизнес-процессы компании. Важно понять разницу между вынужденными, правильными мерами ограничения и «палками в колесах». Оценку данному вопросу должны дать руководители отделов непосредственно отвечающих за бизнес-процессы и финансовые результаты компании.
ПРОВЕДЕНИЕ ТОВАРА В МИНУС ОПРАВДАНО:
— издержки от несвоевременного выполнения бизнес-процесса значительно больше, чем издержки от неправильных остатков в программе
— отображение операций в программе отстает от фактического движения товара на складе. Например: принята возвратная тара от покупателей, выгружена на тарный склад и загружена кладовщиком в приехавшую машину поставщика тары. Операционисты не успевают провести операции по возвр а ту таре в 1С, соответственно не могут сделать расход поставщику, потому что нет остатков. В данной ситуации, либо будет простой на складе, либо тара будет отгружена не в этой поставке, что приведет к занятию дополнительных складских площадей.
— на складе давно не проводилась инвентаризация, поэтому некоторые номенклатурные позиции хранятся с неправильным остатком. Пересчитать склад невозможно, так как операции с товаром осуществляются 7 дней в неделю. Соответственно остановка склада для пересчета на 1-3 дня, а соответственно остановка отгрузки товара покупателям влечет большие потери нежели незначительные неточности в товарных остатках
ПРОВЕДЕНИЕ ТОВАРА В МИНУС НЕ ОПРАВДАНО:
— Проведение продукции в минус приведет к неисправимой цепочке дальнейших ошибок.
— Товар очень дорогой. Даже продажа одной единицы товара в минус означает то что на складе или пересортица или недостача в крупных размерах. Разбирательство данной ошибки должно быть немедленным. Например, дорогая группа товаров: промышленное оборудование, автомобили, комплектующие.
— Неправильный отпуск товара приведет к дальнейшей неправильной калькуляции и себестоимости.
Как возникают минусовые остатки в 1С?
Если права пользователей в программе настроены правильно отрицательных остатков возникнуть не может. К расширенным правам проведения товара в минус относятся:
— возможность редактировать документы задним числом
— у пользователя в настройках дополнительных прав включена возможность проводить документы без контроля отрицательных остатков
— у компании распределенная база данных 1С. При обмене данными происходит некорректное списание остатков. Тот случай, когда один и тот же товар списали в разных узлах (филиалах) информационной базы.
— внутренняя ошибка базы данных 1С
Поиск ошибок и минусовых остатков в 1С
Удобнее всего искать минуса в 1С с помощью группового перепроведения документов. При выполнении данной обработки в служебных сообщениях всплывут все минуса и недочеты.
Также еще можно воспользоваться отчетом «Ведомость по товарам на складах». Для этого ее нежно должным образом настроить. Обязательно выведите в группировку номенклатуру, а под ней документ-движение. Прокручивая ведомость вы увидите минуса по конечному остатку, примите решение что с ними делать. Обычно недостающий товар оприходуют, а вместо него что-то списывают. Делают мини-инвентаризацию, если нет возможности провести полноценную.
нажмите по картинке, чтобы увеличить изображение
Таким образом известны основные причины минусовых остатков и способы их поиска и устранения. Также нами разработана специальная обработка для автоматического оприходования товара на базе отрицательных остатков. Если вам нужен такой инструмент, ознакомьтесь с его описанием и закажите внедрение данного помощника.
Контроль за отрицательными остатками в 1С 8.3 Бухгалтерия
Когда речь идет об отрицательных остатках, имеется ввиду отрицательное итоговое сальдо на счетах учета товарно-материальных ценностей. Такая ситуация говорит о том, что количество списанной за рассматриваемый период продукции (материалов, товаров) превышает ее запасы, принятые к учету на складе. Т.е. продали (пустили в работу, в переработку и т.п.) больше, чем фактически приобрели. Функция контроля отрицательных остатков – это возможность управлять отгрузкой ТМЦ без наличия необходимого количества на складе.
Ситуация, когда бухгалтеру необходимо провести отгрузку товара в количестве, превышающем его фактическое наличие, встречается довольно часто. Проведение такой реализации в 1С Бухгалтерия 3.0 допустимо, но только при наличии определенных настроек. При этом важно понимать, что в этом случае в бухучете не произойдет списания себестоимости товаров. В данной ситуации потребуется повторно провести реализацию уже после того, как товар окажется на складе, и это будет соответствующим образом отражено в учете. Настоящая статья содержит подробную инструкцию о том, как осуществлять контроль отрицательных остатков в программе 1С: Бухгалтерия 3.0.
Как отключить контроль остатков в 1С 8.3
Изначально 1С настроена таким образом, что провести отгрузку отсутствующего на складе товара невозможно. Однако в программе предусмотрена специальная настройка, которая позволяет отключить запрет на подобные операции. Это можно сделать очень просто. В разделе «Администрирование», пройдя по ссылке «Проведение документов», где открывается окно настройки проведения.
В окне установки напротив строки «Разрешить списание запасов при отсутствии списания МПЗ, зачета авансов и погашения задолженности» нужно установить галочку. Готово. Теперь товар может быть списан даже в том случае, если он отсутствует на складе.
Если в базе 1С ведется учет для нескольких организаций, то выполненные настройки распространяются на все эти организации. Включить опцию для одной компании и выключить для другой невозможно. О наличии включенного разрешения списания при отсутствии необходимого количества товаров необходимо помнить и при закрытии периода не забыть проверять отсутствие отрицательных показателей. Если таковые имеются, то причины могут быть следующие:
- в учете не отражено поступление продукции от поставщика;
- поступление продукции от поставщика отражено с ошибкой;
- в документах реализации сведения о товаре указаны неверно.
Где посмотреть отрицательные остатки в 1С 8.3
Если в программе уже включено разрешение на списание при фактическом отсутствии товаров, необходимо контролировать наличие отрицательных остатков. Это особенно актуально при закрытии отчетного периода, когда необходимо считать разные показатели для целей налоговой и управленческой отчетности. Контролировать отрицательные остатки можно, используя специальный отчет – «контроль отрицательных остатков». Его можно сформировать в разделе «Склад», нажав на соответствующую ссылку. Откроется окно отчета следующего вида.
В появившемся окне нужно указать организацию и период, за который необходимо получить информацию по отрицательным остаткам. После этого нужно нажать кнопку «Сформировать». На экране появится готовый отчет по отрицательным остаткам.
В появившемся отчете будут содержаться следующие сведения:
- наименование материальных ценностей, по которым выявлены отрицательные остатки;
- количество таких остатков;
- бухгалтерский счет, где учитываются отрицательные остатки;
- данные документа, который был проведен при отсутствии необходимого количества остатков;
- остаток ТМЦ на начало периода;
- расход ТМЦ за рассматриваемый период.
Важно помнить: на конец периода на счетах не должны отражаться отрицательные остатки. Отчет контроля отрицательных остатков содержит все необходимые показатели для того, чтобы можно было своевременно выявить и устранить наличие отрицательных остатков и возможные ошибки при осуществлении операций бухгалтерского учета.
Настроим 1с под ваши нужды прямо сейчас!
- Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
- Выезд специалиста на следующий день
- 24/7 принимаем ваши заявки
- Получите подарок при покупке любых программ и услуг 1С на сумму от 33 000 рублей!