Как в 1с настроить штатное расписание

Настройка и изменение штатного расписания 1С

Сегодня расскажем как правильно провести формирование штатного расписания (далее ШР) и каким образом вести его в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Настройка штатного расписания

Чтобы вести штатное расписание 1С необходимо проделать некоторые операции по настройке функционала.

В принципе это не сложно, надо использовать помощник начальной настройки либо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В появившимся окне активировать требуемые опции.

При регистрации кадровой документации ПП 1С сам проведет их сверку. Надо установить флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию».

Функция «Ведется история изменений штатного расписания» подключается с целью сохранения правок, которые были внесены, и для формирования приказов об изменении штатного расписания.

Если не активировать эту опцию, то тогда не отобразится хронология изменений, и все данные зафиксируются прямо в справочнике «Штатное расписание».

Чтобы иметь возможность указывать оклад и надбавки — надо подключить опцию, где речь идет о «вилке» окладов/надбавок.
Когда надо ставить разряд, либо категорию, то активируем «В позиции штатного расписания используются разряды и категории».

В ПП 1С внедрен функционал, который будет отражать надбавки при распечатке документа. Надо выбрать подходящий способ: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэффициент и т.д.».

Еще один удобный функционал — бронирование позиции ШР и количества ставок перед тем, как оформлять прием сотрудника, либо делать перемещение. Для активации опции надо поставить соответствующую отметку напротив «Использовать бронирование позиций».

Ввод и изменение штатного расписания

Штатное расписание в 1С ЗУП — это список позиций, которые хранятся здесь: «Кадры» – «Штатное расписание». Позиция — это строка, где прописана точная должность в определенном отделе организации с установленными условиями труда, там же проставлено число штатных единиц.

В приказах по приему, переводам и т.п. должность надо будет подбирать из перечня позиций конкретного отдела. Документы программа сама сформирует согласно условиям, которые были ранее обозначены. Причем, есть право менять условия прямо в приказах.

В организациях зачастую происходят перестановки — открывают одни позиции, убирают другие, меняют условия труда и т. п. ПП 1С позволяет вносить эти корректировки и сохранять их.

Есть два варианта работы с ШР. Основной критерий — активирована ли функция «Ведется история изменений штатного расписания».

1. Опция отключена. Позиции заносят в справочник «Штатное расписание», а редактируются в карточке позиции. Стоит обратить внимание на то, что прежние условия не фиксируются, удаляются позиции прямо в карточке.

2. Опция подключена. Когда в 1С сохраняется история изменений, то работаем по следующим документами: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Они позволяют вносить очередные позиции, редактировать и убирать текущие.

Работа в программе без сохранения истории

Это возможно в том случае, когда во время настройки был убран активатор «Ведется история изменений штатного расписания».

Итак, все по порядку:

1. Перед тем, как формировать ШР надо составить справочники: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения»; и «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности».

2. Чтобы ввести и редактировать данные о позициях — открыть справочник «Штатное расписание».

3. После активации кнопки «Создать» можно вводить позиции — откроется стандартная форма, там и описать позицию.

4. Каждую отдельную позицию возможно скорректировать: ставки, начисления и т.п., либо закрыть ее.

5. Утверждается ШР так: в «Штатное расписание» проваливаемся отдельно в каждую позицию, кликаем в разделе «Позиция утверждена» и ставим число, когда вышел приказ.

Ввод и изменения с сохранением истории

Этот вариант возможен в 1С тогда, когда в шаблоне «Настройка штатного расписания» в подразделе «Ведется история изменений штатного расписания» стоит отметка активации.

1. Если на предприятии оформляют документы по штату с фиксацией истории их создания, то изменять число ставок, исключать позиции и изменять разного рода критерии следует документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

2. В журнале отобразятся ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».

3. Чтобы внести позиции и отобразить имеющиеся изменения, проделывают следующие: «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания». Описывают правки, касающиеся нескольких подразделений компании, что в конечном итоге приведет к написанию нового расписания.

4. Изменения, которые вносят, соответствуют тому или иному месяцу и вступают в силу с первого его числа.

5. Первичное заполнение «Утверждение штатного расписания» (до тех пор, пока в ПП не описан весь процесс) осуществляется вручную.

6. Для внесения новой единицы штата надо кликнуть на «Добавить позицию», указать позицию, обозначить отдел, должность, число ставок, рабочий график и т.д.

7. Исключить штатную единицу еще проще — выделить строку с ненужной графой и активировать «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения незначительных изменений, которые не отразятся на имеющейся структуре организации, следует использовать следующий алгоритм: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания».

Этот процесс очень подходит для мелких корректировок, к примеру, в отдельно взятом отделе. Кроме этого, документ дает право регистрации изменений с какой угодно даты. Все остальное проходит, как и в разделе «Утверждение штатного расписания».

Если пройти по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание», то появится возможность видеть все документы, которые так или иначе касаются кадрового делопроизводства компании.

Индексация заработка

Если активируете «Выполняется индексация заработка сотрудников», то отразится индексация зарплаты работника.

Рассмотрим, каким образом можно зарегистрировать индексацию з/п. Лучший помощник в этом — документ «Изменение штатного расписания».

1. В справочнике «Штатное расписание» перейти на «Изменить текущее штатное расписание».

2. Отобразится документ «Изменение штатного расписания». Чтобы подобрать индексируемые позиции жмем «Изменить позицию», появится форма, в ней выбрать нужные позиции.

3. На кнопке «Заполнить показатели» установить показатели, которые надо проиндексировать.

4. Как только индексация будет отражена в ШР, то можно отразить ее и на плановых начислениях сотрудников. Если этого всего не проделать, то индексации по факту не случится.

5. Чтобы подстраховаться от этого — надо проделать следующие: создать «Изменение плановых начислений» — перейти к «Изменить начисления сотрудников» (находится внизу таблицы). Все произойдет само по себе, согласно существующей расстановке специалистов, ПП сам активирует опцию «Учитывать, как индексацию заработка».

Главный итог всего выше описанного: планируемую в компании индексацию, рекомендуем вначале отразить в ШР, а уже потом в плановых начислениях работников.

По большому счету, все, о чем мы писали сегодня, можно проделать самостоятельно. Но, при возникновении сложностей, рекомендуем все же обратиться за консультацией к опытным специалистам МастерСофт.

Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Иногда в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи с реорганизацией фирмы, изменением количества штатных единиц в меньшую или большую сторону, изменением законодательства (такие изменения необходимо вносить незамедлительно), для улучшения трудовой деятельности, изменения оплаты труда и т.п. Расскажем, как сделать это в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Что такое «штатное расписание»

Для правильной организации рабочих мест на предприятии необходимо вести штатное расписание. Данный документ содержит всеобъемлющие сведения о количестве работников в организации и имеющихся должностях. Также в нем указывается размер оплаты труда по должности со всеми причитающимися надбавками, если таковы имеются в соответствии с законодательством или предусмотрены спецификой деятельности организации.

Как и любой другой документ, «Штатное расписание» имеет некоторый перечень функций. Основными же являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала.
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам.
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников.
• Составление правил внутреннего распорядка дня.
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т. д.

Изменение штатного расписания в «1С»

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1. поддерживается возможность ведения штатного расписания, как без истории изменения, так и вместе с ней – доступны документы по утверждению и изменению штатного расписания.

Рассмотрим вариант ведения штатного расписания с историей изменения, так как именно при таком режиме доступна индексация штатного расписания и оплаты труда сотрудников организации.

Для того чтобы в данной программе был доступен данный вариант, необходимо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – ссылка «Настройка штатного расписания» и поставить две галочки: «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Также необходимо установить галочку «Выполняется индексация заработка сотрудников». Сделать это можно, зайдя в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты». После произведенной настройки обратиться к созданию или же изменению штатного расписания можно из раздела «Кадры» – «Штатное расписание».

Предположим, что у вас уже имеется штатное расписание, которое необходимо проиндексировать с нового года. Для этого необходимо зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание» или же зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и по кнопке «Создать» открыть новый документ «Изменение штатного расписания».

Далее в табличную часть открывшегося документа следует подобрать индексируемые позиции вашего штатного расписания, нажав на кнопку «Изменить позицию», и в открывшейся форме выбрать позиции, в которых необходимо внести изменения по оплате труда (для выделения сразу всех позиций необходимо нажать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A). Далее по кнопке «Заполнить показатели» указать показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации. Документ следует провести, но закрывать его не стоит, ведь вы проиндексировали только само штатное расписание, а необходимо еще сделать так, чтобы оклады у сотрудников, которые работают на проиндексированных позициях вашего штатного расписания были повышены при начислении заработной платы. Для этого в нижнем правом углу документа необходимо нажать на кнопку «Изменить начисления сотрудников», после чего открывается документ «Изменение плановых начислений». Документ заполняется автоматически, согласно текущей штатной расстановке сотрудников, работающих на проиндексированных позициях, и по умолчанию будет установлен флажок «Учитывать как индексацию заработка». Заполнение документа следует проверить, после чего провести его и закрыть. Из данного документа есть возможность распечатать «Приказ об индексации заработка».

Утверждение штатного расписания

Следует отметить, что, если изменения, вносимые в штатное расписание, кардинальные, то стоит воспользоваться документом «Утверждение штатного расписания». Как правило, такое случается редко, при смене руководства организации или же при изменении ее структуры. Во всех остальных случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание при помощи документа «Изменение штатного расписания».

Штатное расписание – не обязательный, но довольно важный документ для организации, ведь на основании него можно проанализировать количество занятых и вакантных должностей, получаемую заработную плату сотрудниками, также можно уволить сотрудника и принять нового. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, на основании штатного расписания начисляется заработная плата сотрудникам.

Как изменить штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3

Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами: 1. Без истории изменения ШР 2. Вести учет изменения ШР. Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.
1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории. Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку. Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.
В настройках устанавливаем галочку «Ведется штатное расписание», галочку «Ведется история изменения штатного расписания» не ставим. Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение: В настройках можно установить, что использовать в ШР «вилку» окладов и надбавок, а также вести учет категорий и разрядов. Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:

• вновь открытая позиция в штатном расписании добавляется непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
• для того чтобы позиция была действующая, устанавливаем галочку «Позиция утверждена»;
• для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;
• для закрытия позиции необходимо в карточке установить отметку «Закрыта и больше не используется».

На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

По кнопке «Создать» создаем новую позицию в ШР.

В открывшейся карточке заполняем необходимые поля и ставим галочку «Позиция утверждена» и указываем дату утверждения новой позиции.

В справочнике «Штатное расписание» можно будет увидеть данную позицию и дату её утверждения:

В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:

2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

В настройках устанавливаем галочку «Ведется ШР» и «Ведется история изменения ШР».

С данной настройкой появляется возможность вести учет изменений в ШР, при этом все изменения вносятся через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.

Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.

Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.

Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

Переходим по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание».

В данном журнале хранятся все документы, которыми вносились изменения в ШР. По кнопке «Создать» программа предлагает создать документы «Утверждение ШР» или «Изменение ШР».

Документ «Утверждения ШР» вводится в случае первоначального ввода всех позиций ШР. Однако его можно использовать и в случае когда происходит глобальное изменение ШР, которое затронет многие подразделения или позиции.

Если изменения в позициях ШР небольшие, например открыта новая должность, или внесены изменения по окладам, количествам ставок, то можно воспользоваться документов «Изменение ШР».

Добавим позицию в уже имеющееся ШР, для этого воспользуемся документом «Изменение ШР».

Т.к данная позиция новая, то в документе по кнопке «Добавить» добавляем новую позицию и заполняем поля:

В документе позиции ШР отражаются разными цветами:

• зеленый — добавлена новая позиция;
• красный — закрыта позиция;
• синий — изменения по существующей позиции;
• черный — изменений в позицию не вносились.

После сохранения документа, в справочнике «Штатное расписание» отразится новая позиция с датой открытия 01.04.2021г.

Если в справочнике установлены галочки «Показывать не утвержденные позиции» и «Показывать закрытые позиции», то справочник будет отражаться следующим образом:

Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).

Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).

В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Ведение штатного расписания и его настройка в 1С:ЗУП

Штатное расписание — это документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность сотрудников организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. Оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру организации (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Штатное расписание по форме № Т-3 оформляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, и организация вправе разработать собственную форму данного документа, утвердив ее приказом руководителя (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

• организационная структура организации (вводятся или сокращаются отделы, управления, департаменты и т.д.);
• количество штатных единиц;
• наименования должностей, специальностей, профессий;
• иные данные штатного расписания, касающиеся сотрудников организации (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Настройка штатного расписания в программе 1С:ЗУП

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника (рис. 1).

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка — Кадровый учет (рис. 2).

1. Флажок Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.
2. Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:
   • флажок Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
   • флажок Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
   • флажок Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;
   • флажок Используется «вилка» окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;
   • флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;
   • способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
   • флажок Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.
3. Кнопка Применить и закрыть.

Ввод и изменения штатного расписания

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флажок Ведется история изменений штатного расписания в форме настройки штатного расписания.

Если история изменений штатного расписания не ведется (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят):

• новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание;
• изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются;
• закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания установлен):

• штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;
• ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны;
• все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания;
• можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения;
• можно произвести в организации индексацию заработка на штатном расписании с помощью документа Изменение штатного расписания по кнопке Заполнить показатели.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) снят флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 3).

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры — Подразделения) и Должности (раздел Кадры — Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание).

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу) (рис. 4).

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флажок Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флажок и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.

В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флажок Показывать неутвержденные позиции), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флажок Показывать закрытые позиции).

Создание новой штатной единицы

Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.

Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.

Пример

С 01.03.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация вводятся две новые штатные единицы по должности Водитель автомобиля 4-го разряда.

В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на кнопку Создать. При этом откроется карточка Позиция штатного расписания, в которой:

1. Поле Организация заполняется по умолчанию (рис. 5).
2. В поле Подразделение выберите необходимое подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры — Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию.
3. В поле Должность выберите из справочника Должности (раздел Кадры — Должности) должность, для которой создается штатная позиция.
4. Флажок Позиция утверждена устанавливается автоматически. Укажите дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.
5. Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается, когда необходимо закрыть штатную позицию.
6. В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка — Графики работы сотрудников).
7. В поле Колич. ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно указать нецелое количество штатных единиц (например — 0,5), если в настройках кадрового учета установлен флажок Используется работа по неполной ставке. В нашем примере укажите количество штатных единиц — 2.
8. Поле Наименование автоматически формируется на основании сведений о позиции (по схеме «Должность, разряд (категория) / Подразделение/»). Дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При необходимости наименование можно изменить. Используется для удобства выбора позиции при работе с программой.
9. На закладке Оплата труда:
   • если в настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) выбрано использование в нем разрядов и категорий (установлен флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории), то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать Разряд (категорию). А если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) выбрано использование тарифных групп (установлен флажок Используются тарифные группы), то для позиции можно указать Тарифную группу, в рамках которой устанавливается размер тарифа для Разряда (категории), который соответствует этому разряду. Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности.
   • по кнопке Добавить укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания. Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Используется «вилка» окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления;
   • если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, а в карточке должности установлена выплата надбавки за вредность, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями.
10. На закладке Специальности для данной позиции указываются специальности, которыми должен владеть замещающий ее сотрудник.
11. Кнопка Записать и закрыть.

Изменения количества ставок и размера тарифной ставки

Пример

С 01.03.2020 в ООО «Швейная фабрика » в подразделении Администрация увеличивается количество ставок с трех до четырех по должности Ведущий специалист и увеличивается размер оклада с 50 000 руб. до 55 000 руб.

Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок (как в нашем примере), то войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры — Штатное расписание) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а на закладке Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений) (рис. 6). Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции штатного расписания. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.

Вывод штатной единицы

Пример

С 01.04.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4-го разряда.

Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры — Штатное расписание), установите флажок в поле Закрыта и больше не используется и укажите дату закрытия штатной позиции (рис. 7).

Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории

История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 8).

При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В справочнике Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, Утвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание.

Рассмотрим следующие возможные действия со штатным расписанием:

1. Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ Утверждение штатного расписания (раздел Кадры — Изменения штатного расписания — кнопка Создать — Утверждение штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры — Подразделения) и Должности (раздел Кадры — Должности).

При первом вводе документа Утверждение штатного расписания из справочника Штатное расписание по ссылке Утвердить штатное расписание (рис. 9), когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную:

1. Поле Организация заполняется по умолчанию.
2. В поле Дата может быть указана любая дата — дата создания реального решения об изменении штатного расписания, дата ввода документа в программу и т.п. Указанная дата не влияет на учет штатного расписания в программе, а используется только лишь при печати унифицированной формы Т-3 из документа.
3. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. В поле Подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры — Подразделения), если необходимо утвердить штатное расписание по конкретному подразделению. Тогда при первоначальном вводе позиций в табличную часть документа в позиции уже будет установлено выбранное подразделение, а при отражении существенных изменений штатного расписания — табличная часть заполнится всеми его позициями, включая позиции нижестоящих подразделений (если же на нижестоящие подразделения уже были введены отдельные документы, то их позиции в документ не заполнятся).
4. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания.
5. Табличная часть заполняется позициями, которые планируется создать и утвердить этим документом. Сотрудники в программе могут быть оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием. В таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще над табличной частью. Если позиции введены в документ в произвольном порядке, то для удобства визуального восприятия документа таблицу позиций можно упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей, с помощью кнопки Упорядочить.
6. В разделе Подписи укажите сведения об ответственных лицах организации для формирования печатных форм из документа.
7. Кнопка Провести. При проведении заполненного документа Утверждение штатного расписания в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.
8. После проведения документа непосредственно из него по кнопке Печать можно сформировать печатные формы приказа об утверждении штатного расписания и унифицированной формы Т-3.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для утверждения первоначального штатного расписания необходимо использовать ссылку Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание. При этом открывается документ Утверждение штатного расписания с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо указать месяц, начиная с которого будет действовать штатное расписание на основании приказа об утверждении штатного расписания.

Пример

С 01.04.2020 в ООО «Швейная фабрика» вводятся изменения в штатное расписание. В подразделении Испытательный цех вводится новая штатная единица по должности Наладчик. В подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4 разряда. Также в подразделении Администрация по должности Главный бухгалтер увеличивается оклад с 65 000 руб. до 75 000 руб.

1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на ссылку Утвердить новое штатное расписание. При этом откроется документ Утверждение штатного расписания, автоматически заполненный всеми действующими позициями штатного расписания.
2. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будет действовать новое штатное расписание.
3. В табличной части документа:
   • для ввода новой штатной единицы нажмите на кнопку Добавить позицию и введите новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, разряда (категории), количества ставок, состава начислений, графика работы и др. (рис. 11);

• для исключения из штатного расписания штатной единицы выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажмите правую кнопку мыши и выберите Закрыть позицию или нажмите на кнопку Еще — Закрыть выбранные позиции (рис. 12);

• для изменения начисления (размера показателей начислений) и (или) количества ставок в новом штатном расписании для действующей позиции выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией, затем двойным щелчком мыши откройте карточку позиции и внесите в нее изменения (рис. 13).

• заполняется основание (документ, из которого произведен ввод), а также определяется дата изменения в соответствии с месяцем, указанном в документе-основании;
• заполняются сотрудники, занимающие измененную позицию, а также значения показателей (согласно документу-основанию) измененных начислений.

Изменение штатного расписания

Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации, предназначен документ Изменение штатного расписания (раздел Кадры — Изменения штатного расписания — кнопка Создать — Изменение штатного расписания). Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В табличной части документа выводятся колонки для всех показателей, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки (при необходимости изменить видимость колонок можно через табличное меню Еще — Отображаемые показатели). В отличие от документа Утверждение штатного расписания этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение штатного расписания не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.

Пример

С 01.07.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация вводится новая штатная единица по должности Референт, и увеличивается количество ставок по должности Ведущий специалист — с трех до четырех.

1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на ссылку Изменить текущее штатное расписание. При этом откроется документ Изменение штатного расписания (рис. 14).
2. Вносимые документом изменения в штатное расписание будут действовать с даты, указанной в поле Дата изменений.
3. В табличной части:
   • по кнопке Добавить позицию введите новую позицию штатного расписания и заполните карточку Позиция штатного расписания (укажите подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и т.д.);
   • для изменения существующей позиции (количества ставок) ее можно подобрать из штатного расписания по кнопке Изменить позицию (в нашем примере — Ведущий специалист). Затем необходимо зайти в карточку позиции и изменить необходимые показатели.

По кнопке Приказ о внесении изменений из документа можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике Штатное расписание по ссылке Документы изменившие штатное расписание можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания можно посмотреть в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу (рис. 15).

Для того, чтобы купить, установить, настроить программу 1С:ЗУП 8, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru