Как настроить правила в почте gmail

Как создать правила в Gmail для (почти) всего

Правила Gmail предназначены для того, чтобы помочь вам автоматизировать различные задачи. Они работают путем фильтрации вашей электронной почты в соответствии с вашими потребностями.

Существует два способа создания правил, которые автоматически фильтруют электронную почту: создайте правило с нуля и введите всю запрашиваемую информацию или выберите одно или несколько электронных писем, которые соответствуют критериям для правила, и создайте фильтр на основе заголовка или сведений о содержимом.

Вы можете применить фильтры к своей учетной записи Gmail, чтобы контролировать, как помечаются электронные письма, автоматически архивировать или удалять сообщения или помечать сообщения звездочкой. Вы даже можете создавать фильтры, которые пересылают электронные письма на другой адрес или перемещают сообщения с вложенными файлами в указанную папку.

Как создать правило Gmail с нуля

Чтобы создать правило Gmail с нуля:

Откройте Gmail в веб-браузере .
Выберите стрелку раскрывающегося списка Поиск почты .

На экране поиска почты выберите один или несколько критериев для нового правила:

• От : выберите адрес электронной почты одного или нескольких конкретных отправителей.
• Кому : укажите электронное письмо, отправленное одному или нескольким конкретным получателям.
• Тема : укажите частичный или полный текст в строке темы сообщения.
• Содержит слова : Фильтровать сообщения на основе определенных слов, найденных в теле письма.
• Не имеет : Фильтровать сообщения по определенным словам, которых нет в теле.
• Размер : фильтрация сообщений по размеру, который больше или меньше определенного базового измерения.
• Дата внутри : фильтрация сообщений по времени их отправки. Доступно несколько предопределенных интервалов.
• Поиск : ограничьте фильтр определенными папками или ярлыками или укажите поиск по всей почте.
• Имеет вложение : применять правило только к сообщениям, которые содержат вложенные файлы.
• Не включать чаты : применять правило только к электронным письмам; не общаться в чате.

Выберите Создать фильтр .
Чтобы отобразить список сообщений, соответствующих критериям правила, выберите Поиск .

Установите флажок рядом с параметрами, которые определяют поведение, которое вы хотите применить к этому правилу. Например, установите флажок Пропустить папку «Входящие» («Архивировать»), чтобы автоматически архивировать сообщения , соответствующие указанным критериям.

Выберите Создать фильтр, чтобы активировать новое правило.

Как создать правило Gmail из существующих писем

Когда вы получите электронное письмо, которое хотите автоматически переместить в другую папку, пометить как прочитанное или удалить, создайте правило из выбранного сообщения.

Чтобы создать правило из существующего электронного письма:

Откройте Gmail в веб-браузере.
Установите флажок рядом с сообщением, которое соответствует критериям для вашего нового правила.
Выберите Больше (три вертикально выровненные точки на панели инструментов Gmail).
Выберите Фильтровать сообщения, подобные этим .

Выберите или исправьте критерии, чтобы применить их к новому правилу. Некоторые параметры могут быть предварительно заполнены сведениями из выбранного сообщения.

Выберите Создать фильтр .
Чтобы показать, какие сообщения соответствуют указанным критериям, выберите Поиск .

Установите флажок рядом с параметрами, которые определяют поведение, которое вы хотите применить к правилу. Возможные варианты: Пропустить папку «Входящие» («Архивировать») , « Пометить как прочитанное» , « Пометьте» и « Удалить» .

Выберите Создать фильтр, чтобы активировать новое правило.

Как управлять правилами в Gmail

После создания набора правил измените или удалите правила по мере изменения ваших потребностей.

Откройте Gmail в веб-браузере.
Выберите Настройки (значок шестеренки).
Выберите Настройки .

На экране настроек выберите « Фильтры» и «Заблокированные адреса» .

Чтобы внести изменения в правило, выберите « Изменить» . Чтобы удалить правило, которое больше не фильтрует вашу электронную почту, выберите « Удалить» .

Другие правила Gmail, которые помогут вам оставаться организованным

Одной из функций Gmail является возможность создания нескольких псевдонимов, связанных с вашим основным адресом электронной почты . Это может быть сделано либо со знаком плюс, либо с точкой. В любом случае электронная почта, адресованная этим псевдонимам, отправляется на ваш основной аккаунт Gmail. Чтобы отфильтровать сообщения из указанного псевдонима, создайте правило с псевдонимом в качестве критерия, а затем назначьте правила для поведения.

• Чтобы использовать знак плюс (+) : поместите его после основной части своего адреса электронной почты, за которой следует дополнительный текст, который вы хотите. Например, псевдоним scottorgera@gmail.com, измененный на scottorgera+lifewire@gmail.com, может быть предоставлен любому, кто хочет получить информацию о статьях Lifewire. Вам не нужно регистрировать этот псевдоним в Gmail, потому что Google использует только символы, расположенные перед знаком плюс, чтобы направить сообщение в ваш почтовый ящик.
• Чтобы использовать точку (.) : Поместите ее в любом месте адреса Gmail перед символом @. Периоды игнорируются Google. Например, действительными псевдонимами scottorgera@gmail.com являются scott.orgera@gmail.com, sco.ttorgera@gmail.com, scottor.gera@gmail.com. Дополнительные символы не могут быть добавлены.

Как настроить папки в Gmail

Практически каждый пользователь Gmail сталкивался с тем, что нужные письма попадают в “Промоакции” или “Форумы”, а хотелось бы видеть их в “Несортированных”, чтобы никогда не пропускать. Эту проблему легко решить: достаточно просто настроить папки в Gmail.

Как письма распределяются по вкладкам

Для начала давайте разберемся, какие письма в какие папки попадают:

• “Несортированные” – это чаще всего приглашения, переписки с контактами, которые вам известны, или письма, не попавшие ни в одну папку.

• “Соцсети” – все уведомления из ваших социальных сетей.

• “Промоакции” – рекламные и проморассылки об уведомлениях и скидках, акциях и распродажах.

Стоит обратить внимание, что в “Промоакциях” также существует вкладка “Лучшее”. Как и по каким критериям письма попадают в нее, можно прочитать в этой статье.

• “Оповещения” – как правило, автоматические уведомления. Обычно сюда распределяются транзакционные письма, статусы заказа, напоминания и т. д.

• “Форумы” – сообщения из форумов.

Настройка папок вручную

Теперь, когда мы уже разобрались, как письма попадают в определенные вкладки, перейдем к ручной сортировке писем в папках в Gmail.

Вариант 1. Перемещение писем

Лично в моей папке “Промоакции” вечно творится хаос, но есть компании и бренды, проморассылки которых пропускать не хотелось бы. Поэтому именно их я перемещаю во вкладку “Несортированные”. Как это сделать:

1. Перейдите в нужную папку (не обязательно “Промоакции”), выберите нужного отправителя и переместите письмо в необходимую папку.

1. После этого на экране появится уведомление. Если вы хотите, чтобы все письма этого отправителя отображались в нужной папке, подтвердите действие, нажав “Да”.

Теперь все письма от welcome@makeup.com.ua в моей почте будут попадать в “Несортированные”, а это значит, что я буду получать уведомления об этих письмах и чаще читать их.

Вариант 2. Настройка фильтров

Этот способ подойдет для тех, кто хочет настроить автоматическое попадание писем в нужную папку, чтобы не перемещать их каждый раз либо переместить все уже существующие письма с определенными параметрами.

1. Кликните по настройкам (шестеренка) в верхнем правом углу экрана.
2. Выберите пункт “Все настройки”:

1. Далее перейдите во вкладку “Фильтры и заблокированные адреса” и нажмите “Создать новый фильтр”.

1. Если я хочу, чтобы все письма от отправителя info@artintrovert.ru попадали в папку “Несортированные”, нужно заполнить форму:

• От: от какого адресата полученные письма вы хотите переместить;
• Кому: адрес получателя. Если пропустить поле (как на скрине), автоматически переместится в вашей основной почте;
• Тема: конкретная тема или слова, которые может содержать тема письма;
• Содержит слова: какие слова есть в письме;
• Не содержит слова: если эти слова есть в письме, письмо не переместится;
• Размер: задайте необходимый размер письма.;

Есть чекбоксы “Есть прикрепленные файлы” и “Не искать в чатах” – выберите тот, который актуален для вас. После нажмите на кнопку “Создать фильтр”.

1. Кликните по списку в строке “Добавить категорию” и выберите нужную для вас.

Помимо этого, все письма, подходящие под заданный фильтр, можно удалить, переслать, отметить как прочитанные и т. д.

1. Поставьте галочки напротив “Добавить категорию”, обязательно “Применить фильтр к N существующим цепочкам писем” и нажмите “Создать фильтр”.

Теперь все эти письма есть в той папке, которую вы выбрали. В нашем случае – “Несортированные”.

Если нужно удалить этот фильтр, снова перейдите в “Фильтры и заблокированные адреса”, выберите нужный и нажмите “Удалить”.

В таком случае уже существующие письма останутся в папке, в которую были помещены. А следующие будут попадать автоматически в ту вкладку, откуда мы их перемещали.

Вариант 3. Удаление папок

Если вы хотите, чтобы, например, все письма из папки “Форумы” попадали в “Несортированные”, можно просто выключить исходную папку. Для этого необходимо перейти во “Все настройки”, вкладку “Папка “Входящие”.

Далее в перечне папок выберите ту, которую необходимо отключить. Отключить нельзя только папку “Несортированные”:

Для примера мы отключили папку “Форумы”. После этого в самом низу страницы нажмите “Сохранить изменения”.

Перейдя на главную страницу своей почты, вы увидите, что отключенной папки больше нет, а все письма из нее переместились в “Несортированные”.

Точно таким же способом все папки можно вернуть, просто подтвердив их в настройках. Все письма сразу вернутся в нужную папку, а не останутся в “Несортированных”.

Вариант 4. Создание ярлыков

Письма можно помечать разными ярлыками и сортировать по категориям.

При этом слева в меню появятся пункты с этими ярлыками, а в них, соответственно, помеченные письма.

Чтобы создать ярлыки, нужно перейти во “Все настройки”, вкладку “Ярлыки”.

Опуститесь в самый низ и нажмите “Создать ярлык”.

Присвойте имя ярлыку. Если хотите, чтобы ярлык находился в определенной группе ярлыков, выберите “Разместить ярлык под:”.

Найдите нужное письмо, кликните по нему правой кнопкой мыши и присвойте нужный ярлык.

После этого письмо помечается и попадает в выбранную папку. У нас – “Макияж”:

Вариант 5. Настройка дополнительных папок

Многие используют свою почту не для получения рассылок от компаний, а для деловых переписок, напоминаний или общения с близкими. Что делать, чтобы письма не затерялись, а почта не превратилась в огромный поток непрочитанных сообщений? Достаточно просто настроить дополнительные папки.

Для этого снова необходимо перейти во “Все настройки” → вкладка “Папка “Входящие”. В графе “Тип папки “Входящие” выберите “Дополнительные папки”.

Теперь необходимо заполнить данные поля:

“Поисковый запрос” отвечает за то, как будет помечено письмо, а “Название папки”, соответственно, ориентировать в папках. Помечать письма можно такими символами:

Чтобы задать их в “Поисковом запросе”, существуют такие команды:

• has:yellow-star (стандартная желтая звезда);
• has:orange-star (оранжевая звезда);
• has:red-star (красная звезда);
• has:purple-star (фиолетовая звезда);
• has:blue-star (синяя звезда);
• has:green-star (зеленая звезда);
• has:orange-guillemet (оранжевая стрелка вправо);
• has:red-bang (красный восклицательный знак);
• has:yellow-bang (желтый восклицательный знак);
• has:green-check (зеленая галочка);
• has:blue-info (синий знак “i”);
• has:purple-question (фиолетовый вопросительный знак).

Нужно задать символ соответствующей папке. Как это сделать:

1. В графе “Поисковый запрос” введите команду необходимого символа.
2. В графе “”Название папки” пропишите название.

Мы выбрали создание трех папок:

Прокрутите страницу вниз и выберете расположение созданных папок в интерфейсе. Мы выбрали “Справа”, но можно выбрать “Над входящими” и “Под входящими”.

А также отключите маркеры важности, чтобы вы сами могли определять, какие письма для вас важны и куда они будут попадать.

Далее сохраните изменения. Сейчас интерфейс моего Gmail выглядит так:

Уже можно заметить, что созданные нами папки находятся справа. Теперь нужно включить звездочки, которые мы задали для папок. Для этого перейдите во “Все настройки” → “Общие”, проскролльте вниз и остановитесь на графе “Звезды”. Так как мы выбрали красную звезду, восклицательный знак и зеленую галочку, их нам и нужно переместить. Сделать это несложно: просто перетащите символы из нижней строки “Не используется” в верхнюю “Используется”:

После того как нужные письма будут помечены, перезагрузите страничку. Можно увидеть, что все помеченные письма рассортировались по нужным папкам.

На мой взгляд, этот вариант удобен для тех, у кого емейл создан для общения. В таком случае все письма не останутся незамеченными и упущенными, так как вы заранее знаете, что в папке “Срочно” письма, которые нельзя оставить без внимания.

Получить 2500 email для рассылок клиентам

Вывод

Навести порядок в своей почте не сложно и не занимает большого количества времени. Но таким образом в вашем Gmail всегда будет оставаться порядок, а все важные письма не будут упущены.

Сложные фильтры в GMail

Пользуюсь GMail давно и упорно. Завёл себе Google Apps for domain и перевёл туда всю свою почту. Нравится. Есть, правда, небольшие неудобства… Одно из таких — работа с фильтрами (составление правил для присвоения писем ярлыков или других действий с письмами).

Возможно, я плохо искал, но «официально» для каждого простого правила нужно составлять свой фильтр. В результате, например, правил, присваивающих ярлык «Рассылки» или «Уведомления» у меня было экрана на полтора-два. Непрактично, не эстетично… да и управляться с таким количеством правил не очень удобно. Внести сразу 2 адреса в условие From напрямую не получается. В то же время работу с «составными» фильтрами (объединяя условия через OR) GMail поддерживает… В общем, не буду растекаться.

Возможно, кому-то пригодится такое решение. Я собрал все правила для одного ярлыка в одну строчку (не только from:, можно и subject:, и list:, и другие признаки использовать — главное, что бы первым стоял именно from, если использовать будем поле From:). Получается что-то вроде:

from:(e@mail1) OR from:(e@mail2) OR from:(e@mail3) OR subject:(уведомление:) OR list:»» OR subject:(Google alert) OR subject:(Вам открытка) OR subject:(Ответ на ваш комментарий к хабратопику) OR subject:(изменения за последнюю неделю)

(я основательно сократил свой список, но оставил некоторые примеры). GMail при оформлении фильтра (если использовать поле From: для условия) добавляет первый from: со скобкой и закрывающую скобку. Т.е. нам нужно просто удалить вначале from:( и в конце последнюю скобку… Получившееся правило для фильтра вставляем во From при создании фильтра. У меня всё заработало. Конечно, вопрос спорный, насколько это стало практичнее и эстетичнее… Но, по крайней мере, так фильтров гораздо меньше, и все условия по каждому ярлыку или действию собраны в одном месте, а не разбросаны по двум страницам.

P.S. сам пока ещё не пробовал… но если нужно составить фильтр для писем и входящих и исходящих, можно сделать такую конструкцию:
… OR (from:(e@mail2) OR to:(e@mail2))… хотя есть ли в этом смысл?

Приёмы работы с gmail, которые экономят время и энергию

Из плана обучения джедаев Представьте, что каждый день в вашу папку «Входящие» падает много всего: письма от клиентов, письма от коллег, открытые доступы к документам, , приглашения в календарь, отчёты из CRM, ответы на комментарии в гуглдоках и всякие рассылки. Важные или интересные письма теряются в куче хлама. Если вы используете почту как список задач, то всё ещё хуже: не выполнили задачу — не отметили письмо как прочитанное. В итоге оно мозолит глаза и мешает . Чтобы сэкономить время, автоматизируйте работу в почте. А чтобы разгрузить мозг, всегда держите папку «Входящие» пустой. Вот приёмы, которые помогут. Рекомендую открыть gmail и прямо сейчас настроить то, что вам может пригодиться. Это займёт минут 10. Если отложите настройку на потом, то, скорее всего, вы забудете это сделать. Я сам так делал не раз, а теперь жалею.

Основные и экспериментальные настройки по умолчанию

Большинство настроек отлично работает по умолчанию. Но некоторые надо подправить, чтобы избежать нелепых ошибок: ответить одному человеку вместо группы или отправить незаконченное письмо. Здесь нас интересуют вкладки «Основные» (General) и «Лаборатория» (Labs).

Мы используем gmail на английском, поэтому скриншоты в статье тоже на английском

Если что, настройки находятся в правом верхнем углу

• Включите настройку «Отмена отправки» (Undo send) на 10 секунд. Если вы случайно отправили сырое письмо, вы сможете отметить отправку в течение 10 секунд.
• Выберите Reply to all как «Действие по умолчанию» (Default reply behaviour). Если входящее письмо адресовано группе людей, то по умолчанию вы ответите всей группе, а не только отправителю.
• Спрячьте кнопку «Отправка и архивирование» (Send and Archive) из писем. Это можно делать горячими клавишами.
• Выключите уведомления на рабочем столе (Desktop notifications). Они отвлекают.
• Включите горячие клавиши по умолчанию (Keyboard shortcuts), чтобы работать без мышки.
• Выберите «Показывать начало писем в списке» (Snippets), чтобы видеть первую строчку писем.

«Лаборатория» — экспериментальные параметры, которые гугл может убрать в любой момент. Пока они работают, включите:

• Значок проверенного сообщения (Icon for verified senders). Мошенники часто пытаются подделать письма от банка или платёжных систем. Если рядом с письмом есть значок проверенного сообщения, значит, отправителю можно доверять.
• Аватары в чате (Pictures in chat). Так быстрее понимаешь, от кого письмо и насколько оно может быть важным.
• Пользовательские быстрые клавиши (Custom keyboard shortcuts). Так вы сможете перенастроить горячие клавиши под себя. О них подробно расскажем далее.

Это основные настройки, которые мы рекомендуем. Если они не подошли — не страшно. Главное, чтобы было удобно.

Горячие клавиши

Горячие клавиши помогают работать быстрее, особенно на ноутбуке без мышки. Чтобы они заработали, включите их в «Лаборатории». Тогда в меню настроек появится вкладка «Быстрые клавиши» (Keyboard shortcuts), где находится список горячих клавиш по умолчанию.

Горячие клавиши работают только в английской раскладке. Если вы пишете на русском, пропишите их кириллический аналог в правую колонку в настройках. Тогда вам не придётся постоянно переключаться между раскладками.

Одни из самых популярных горячих клавиш:

• Report as Spam — !;
• Delete — №;
• Archive — у.

Не горячая клавиша, но тоже полезная функция: чтобы выделить штук десять писем подряд, кликните в чекбокс у первого письма, зажмите Shift и кликните в чекбокс у последнего письма — gmail автоматически выделит все остальные письма.

Settings → Labs → Enable Custom keyboard shortcuts

Settings → Keyboard shortcuts

Метки

Метки — это дополнительные папки в левом меню, в которые можно складывать все однотипные письма. Например, письма из бухгалтерии о начислении зарплаты. Увидел письмо, переместил его вручную в нужную папку и забыл. Таким образом мы разгружаем папку «Входящие» и можем быстро найти нужное письмо.

Settings → Labels → Create new label

Метки должны быть информативными, чтобы легко в них ориентироваться. Например, метка «Остальное» ни о чём, а метка «Аквафор Я. Директ» сообщает, что в папке лежат все уведомления о рекламных кампаниях Аквафора в Яндекс. Директе.

Как это выглядит на практике: я выделяю чекбокс у письма и нажимаю Labels. Если нужная метка уже есть, я выделяю её чекбокс и нажимаю Apply. Письмо остаётся во «Входящих» и дублируется в папку писем с такой же меткой.

Если нужной метки нет, я могу тут же создать её, выбрав Create new

Если не хотите вручную сортировать письма по папкам, настройте автоматические фильтры.

Операторы в поиске

Операторы или регулярные выражения — это специальные символы или слова, которые помогают уточнять поисковые запросы. Например, они помогают найти письмо от определённого человека или с определённой темой. Чтобы поиск был точнее, их можно сочетать между собой.

Операторы пригодятся для настройки фильтров, но о них чуть позже.

Операторы пишутся только на английском языке. Даже если у вас интерфейс на русском

В темах писем мы прописываем домен проектов, к которым они относятся. Например, дизайнер и менеджер общаются по поводу проекта Аквафора. Тема каждого письма начинается с «aquaphor.ru. ». Чтобы найти все письма по этому проекту, достаточно вбить в поиск название домена. Это быстро и удобно.

Фильтры

Фильтры помогают автоматически избавляться от всякого хлама и сортировать письма по папкам. Например, уведомления о комментариях в гуглдоках можно сразу отмечать как прочитанные и отправлять в отдельную папку.

Settings → Filters или прямо в строке поиска

Чтобы создать новый фильтр, нажмите на серую стрелочку в строке поиска

Вы можете фильтровать письма по отправителю, получателю, ключевым словам, размеру и вложениям. Если нужно, фильтруйте сразу по нескольким параметрам.

Давайте создадим фильтр для писем от сервиса BA Express. Они регулярно сыпятся во «Входящие», но я их уже на автомате архивирую, поэтому пусть это делает робот. Они приходят @.ru, по нему мы их и отфильтруем.

Я могу фильтровать письма по одному или нескольким параметрам сразу: отправителю, получателю, теме письма, ключевым словам, приложенным файлам

Когда мы отфильтровали эти письма, выбираем, что делать с ними делать. Я хочу, чтобы письма BA Express миновали «Входящие», помечались как прочитанные и попадали в отдельную папку (т. е. получали свою метку). Для этого я отмечаю: Skip the Inbox (Archive it), Mark as read и Apply the label. Если у меня ещё не настроена метка для папки с письмами BA Express, я делаю это прямо в фильтре.

Я могу управлять письмами так, как мне удобно: помечать их звёздочкой или как важные, сразу пересылать, удалять, никогда не отправлять в спам или присвоить им категорию

Чтобы применить новый фильтр ко всем существующим письмам, я отмечаю чекбокс «Also apply filter to… matching conversation».

Фильтры — самая полезная штука . Их стоит настроить для всех однотипных задач, чтобы письма не захламляли «Входящие».