что такое ордерный склад

Что такое ордерный склад

В 1С ERP есть возможность ведения ордерных складов. Она поможет вести складской учет в нескольких случаях:

• ведение учета товара по срокам годности и дате производства.
• адресное хранение товара (ячеистый склад).
• разделение операций на складские ( приходные/расходные ордера) и финансово/закупочные (приходные и расходные накладные). Т.е. позволяет складу более подробно и автономно вести свой документооборот, применяя статусы складских ордеров : к поступлению, в работе, принят, требуется обработка. В ситуации, когда на склад поступил товар , отличный по количеству от указанного в заказе поставщика или приходной накладной от поставщика, склад может принять этот товар по складскому ордеру, отразив фактическое количество и поставив статус приходного ордера «требуется обработка». Этот документ сразу будет проведен в базе, отдел закупок получит точную информацию о расхождении по количеству и пока идут разбирательства с поставщиками, товар «не зависнет в воздухе» а будет отражен в складском учете.

Система ордерных складов в 1С ERP в стандартной программе «включается» дополнительно , с помощью настройки через меню НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Склад и доставка.

Прежде чем решать, нужна ли именно Вам на предприятии такая система складского учета скажу сразу : без необходимости не нужно включать эту опцию, т.к. она в усложняет складской документооборот. В основном на практике её уместно применять на крупных предприятиях.

Т.к. помимо стандартных документов складского учета : приходные и расходные накладные , должны быть добавлены в документооборот приходные и расходные ордера.

Сейчас 1С ERP предлагает выбор формирования расходного ордера автоматически.

Но в некоторых случаях без системы Ордерные склады не обойтись. Например при учете товаров со сроками годности. В этой статье подробно рассмотрим как раз настройку в 1С ERP учета сроков годности товара с помощью системы ордерных складов. Более подробно про сроки годности написано в статье :

Итак, «превращаем» обычный склад в ордерный. Это можно сделать с любой даты, даже если по складу шел документооборот. Новый склад специально для введения ордерной системы заводить в программу не нужно.

Заходим в НСИ-Склады и магазины и выбираем склад, на котором будет введена ордерная система учета.

Заполняем даты , с какого момента мы будем работать с ордерными складами при поступлении и при отгрузке.

А теперь посмотрим, что изменилось в документообороте при включении системы «Ордерный склад».

Начнем с документа закупки : создадим документ приобретение товаров и услуг.

Документ провелся в обычном порядке, без запроса по ордерам. Мы видим его в журнале документов Закупки : Приобретение товаров и услуг №0000-00001 на сумму 1 920, молочный жир 10 кг.

Из новшеств, вверху журнала закупок появилась надпись : контроль ордеров. Вернемся к контролю ордеров позже, после проведения приходного ордера на складе.

Основное рабочее место, где идет работа с складскими ордерами это меню Склад и доставка . На склад приехал товар от поставщика, кладовщик пересчитал товар, сверил его с документами поставщика и начал работу в базе.

Переходим в меню Склад и доставка-Ордерный склад-приёмка :

Нажимаем «Создать ордер» и перед нами появляется документ «Приходный ордер на товары». Если фактически пришедшее количество товаров на склад соответствует документу Закупка, статус устанавливаем «Принят» на первом листе приходного ордера.

На 2-ом листе ордера указываем серию товара : дату производства и срок годности.

Это необходимо, чтобы в дальнейшем мы могли отследить сроки годности товара в складских остатках и не допустить просроченного товара на складе. Как задать учет по сериям, можно почитать, перейдя по ссылке : Срок годности товара

Заполнили второй лист ордера, проводим документ. Если для учета дата производства (выработки) закупаемого товара не важна, можно ограничиться только сроком годности.

Возвращаемся в журнал закупок, контроль ордеров.

Как мы видим, здесь отсутствуют расхождения между накладной и ордером, а так же нет приходных накладных без ордеров.

Прежде чем сформируем отчет по срокам годности товара, давайте проверим несколько настроек:

1. В номенклатурной позиции указан срок годности товара ( срок годности товара молочный жир 393 сутки взят для примера).

2. В настройках склада есть «привязка» к политике учета серий.

Формируем отчет Остатки товаров по срокам годности в 1С ERP.

Интересующий нас отчет находиться в меню Склад и Доставка-Отчеты-Остатки товаров по срокам годности. Он самый последний в списке отчетов, но один из самых важных для предприятий, работающих со скоропортящийся продукцией. Расскажем о его настройке. В отчете стандартно нужно выбрать склад ( только тот склад, который имеет ордерную систему учета и корректно настроен, как описано выше). Можно выбрать отдельно нужную номенклатуру.

В настройках отчета можно задать отдельно только формирование отчета по товару с «срок годности истёк», с «истекающим сроком годности», годен от 0 до 20 % и т.д.

Формируем отчет, и видим, что в нашем примере молочный жир отнесен к товарам » с истекающим сроком годности» , 7% остаток срока годности.

Этот отчет крайне важен для рационального управления складскими остатками и сокращения издержек.

Подведем итоги учета товаров по срокам годности в 1С ERP и ведения ордерной системы склада.

1. Ордерная система складского учета позволяет вести учет срока годности товара в складских ордерах. Если ордерная система складского учета не включена, то срок годности указывается в документах -распоряжениях : Поступление товаров и услуг, Перемещение и т.п.
2. Начинаем настройку учета товаров по срокам годности через систему НСИ и администрирование. Изменения вносим в 2 справочника : номенклатура и склады.
3. Задаем через классификаторы номенклатуры политику учета серий.
4. Через вид номенклатуры «связываем» номенклатуру и политику учета серий. Раскрываем в справочнике номенклатура возможность указания срока годности товара.
5. В настройках учета серий в справочнике склад делаем «привязку» между политикой учета серий и ордерным складом.
6. В приходных и расходных складских ордерах указываем серии товара ( годен до, дата).
7. Формируем складской отчет по срокам годности, контролируем наличие товаров по срокам годности, снижаем издержки .

Каким образом в программе 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ) реализована ордерная схема учета товаров?

Ордерная схема учета запасов дает возможность разделения учета на складской и финансовый. Такая схема предполагает следующее — движения товарно-материальных ценностей на складе (поступление либо отпуск со склада) оформляются приходными и расходными складскими ордерами. Документы «Приходная накладная» и «Расходная накладная» являются финансовыми и отражают взаиморасчеты с поставщиками и покупателями.

Ордерный схема позволяет отражать, например, следующие распространенные ситуации:

• При поставке товара — запас фактически поступает на склад раньше, чем документы на него от поставщика. Например, документы могут идти по почте. В этом случае поступление на склад оформляется «Приходным ордером». Документ «Приходная накладная» будет сформирована позже.
• При продаже – документ «Расходная накладная» выписывается в офисе, а затем покупатель с этими документами отправляется на склад, где с помощью документа «Расходный ордер» кладовщик оформлять фактически отпуск товара со склада.

Использование ордерной схемы складского учета в 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) становится возможным после установки флажка «Использовать ордерный склад» в разделе «Настройки» «Закупки».

После установки данного флажка необходимо определить, какие из подразделений компании является ордерными склада. Делается это в разделе «Предприятие» «Нормативно-справочная информация» «Склады».

Для оформления отгрузки с ордерного склада используется документ «Расходный ордер». Он может быть введен на основании документа «Расходная накладная», либо непосредственно в журнале документов.

Для оформления поступления товаров на склад используется документ «Приходный ордер», который вводится на основании документа «Приходная накладная» или непосредственно в журнале документов в разделе «Закупки» журнал «Складские ордера».

Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru

Ордерный склад в 1С: что это такое, схема работы системы

Ордерный склад (ОС) в 1С — это способ учета данных, который позволяет специалисту существенно сократить время выполнения инвентаризации и значительно повысить качество оказываемых предприятием услуг. В противовес обыкновенной системе, где приход и отпуск товарных и материальных ценностей регистрируется отдельно, в ОС все перемещения продукции реализуются в одном документе — в непосредственном ордере.
Еще одно значимое достоинство такого способа обращения с ТМЦ заключается в автоматизированной резервации. При поступлении в распоряжение определенных позиций и изделий, приложение самостоятельно забронирует их для реализации наличествующих заказов. Таким образом, вероятность появления ошибок будет сведена к нулю (если, конечно, эксперту удалось правильно настроить платформу).

Ордерный склад в 1С — что это такое

За соответствующим определением скрывается модуль складского учета, который предлагает работать не с отдельными карточками, а с выделенными ордерами на поставку тех или иных товарно-материальных ценностей. С его помощью спецы могут принимать в расчет остатки продуктов на основе договоров о поставке. Управление подобной экосистемой производится посредством документов прихода и списания, со значительной оптимизацией рутинных процессов и устранением затрат на хранение. Наладить взаимодействие с ОС можно при помощи разных программ для построения единой информационной системы в условиях предприятия. Например, аналогичные инструменты интегрированы и в ПО от компании «Клеверенс». Так, в пакете «Магазин-15» есть множество фишек, предназначенных для автоматизации и оптимизации рутинных, бухгалтерских и управленческих операций.

Характеристики программы

Разобравшись в том, что такое ордерная схема, рассмотрим ее ключевые характеристики в рамках площадки 1С. Софт поможет наладить механизированный подсчет цен на товары при закрытии по ордерам и задать параметры структурирования отчетов с аналитикой о запасах и движении товарных и материальных ценностей. Обе представленные возможности крайне полезны — их применяют многие опытные предприниматели. Согласно рекомендациям, опубликованным на сайте компании-поставщика программы, модули ОС лучше использовать компаниям, занимающимся оптовой торговлей и имеющим доступ к внушительным объемам продукции. Именно такие организации, как правило, приспосабливают предложенную экосистему под свои нужды, ускоряя учет, ускоряя доставку и сокращая издержки на временное размещение ТМЦ.

Контроль работы ордерного склада

В программе 1С рекомендуется разделить процесс оформления финансовых и складских документов, для этого в системе предусмотрено использование «ордерных складов». Ордерная схема — это разделение операций по движению товаров на финансовые и складские.

Рассмотрим пример работы ордерного склада на операции «Приемка товара». 1С:ERP или 1С:Управление торговлей позволяют отдельно включать возможность работы по ордерной схеме для каждого склада. После включения этой настройки

• документ «Приобретение товаров и услуг» отражает приход только по финансовому учету
• для оформления поступления по складскому учету нужно оформить документ «Приходный ордер»

Как только склад стал ордерным важно оперативно отслеживать расхождения между складскими и финансовыми документами. Основные ошибки:

• отсутствие финансовых документов в системе – забыли ввести
• расхождение между финансовым документом и ордером – указали различные номенклатуры, различные характеристики или серии.

Для своевременного контроля за расхождениями в 1С:ERP предусмотрен отчет «Контроль оформления документов товародвижения». Отчет сверяет данные между двумя контурами и дает рекомендации по исправлению расхождений. Если не вести постоянную работу с отчетом, то все расхождения между документами и фактическим наличием товара будут обнаружены только на инвентаризации, когда прошло уже слишком много времени с момента потери товара. Это приведет к огромным финансовым потерям компании.

Рассмотрим работу типового отчета «Контроль оформления документов товародвижения».

По документу «Заказ поставщика» рекомендация «Оформите приобретение товаров и услуг» – это означает, что складской документ «Приходный ордер» уже оформлен, а финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — не оформлен или оформлен на меньшее количество.

С помощью отчета можно контролировать все необходимые операции: приемка от поставщика, перемещение между складами, оформление излишков и недостач, отгрузка.

• По «Заказу клиента» не завершено оформление «Расходного ордера»
• По виду операции «Оформление излишков и недостач» не оформлены складские акты для отражения недостач.

В типовом отчете реализована простая логика – отображаются все операции, по которым не закончена цепочка документов (не хватает финансового, складского документа, либо документы различаются). В типовой отчет попадают сразу две группы товаров: «товары в пути» и настоящие расхождения. Для эффективного контроля за реальными расхождениями мы должны отделить их от товаров, которые реально находятся по дороге на склад. На своих проектах внедрения мы выполняем доработку отчета, которая позволит отделить товары в пути от расхождений.

В первую очередь определяем «Допустимое время обработки» — это срок на оформление документов. Например, на предприятии принято оформлять сначала «Приобретение товаров и услуг», а в течение 5-ти дней после этого «Приходный ордер». В зависимости от соблюдения этого срока товары будут попадать в один из двух разделов.

• Расхождения в учете – документы не оформлены в допустимые сроки или оформлены с ошибками
• Товары в пути – товар еще не прибыл на склад или не превышен срок обработки документ

Такая доработка отчета позволить видеть только реальные расхождения в системе и оперативно их исправлять. Для обеспечения постоянной работы сотрудников с отчетом предлагаем несколько инструментов.

• Еженедельная рассылка отчета с расхождениями.
• Блокировка проведения документов при наличии расхождений.

Например, при проведении документа «Расходный ордер» проверять – есть ли по аналогичной номенклатуре расхождения на складе. Тогда проведение расходного ордера станет доступным только после исправления обнаруженных расхождений.

Перед внедрением подсистемы «Склад» обязательно нужно подготовить систему 1С и максимально заблокировать ошибочные действия пользователей, сделать систему надежной. Это возможно благодаря внедрению контроля расхождений. Плюсы внедрения:

• Все расхождения на складах исправляются оперативно.
• Уменьшение недостач в компании.
• Финансовые документы соответствуют складским документам и фактическому наличию товара.