Пользователь Битрикс24. Задачи и Отчёты
Мы публикуем ответы на тесты, необходимые для получения сертификатов по 1С — Битрикс. Данные сертификаты требуются для получения компетенции и партнерства.
Разделы
Ответы
- Контент — менеджер
- Администратор.Базовый
- Администратор.Модули
- Bitrix Framework
- Пользователь Сервиса Битрикс24
Обратная связь:
All © Copyright by b-cert.ru. All Rights Reserved.
Автоматизация заполнения полей по ИНН и доработка отчетов по продажам для НПО ГалилеоСкай
Научно-производственное объединение ГалилеоСкай производит и реализует приборы для спутникового мониторинга транспорта с использованием навигационных систем GPS и ГЛОНАСС.
Реализуют продукцию через развитую сеть дилерских центров на рынке России, а также в странах СНГ, Европы, Америки и Азии.
Использование Битрикс24 началось с облачной версии системы. В конце 2018 года компания решила перейти в коробку. Интересовала возможность создания специализированных отчётов по продажам, которых нет в штатном функционале системы. В том числе из-за данного фактора и состоялась покупка коробки.
Выбран тариф Корпоративный портал на 50 пользователей. После чего мы помогли ГалилеоСкай с переездом из облака в коробку, и реализовали ряд интересных задач, о которых и расскажем в этом кейсе.
Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН
Задание по доработке
ГалилеоСкай обратились к нашим разработчикам за реализацией задачи по автоматизации процесса работы с ИНН.
При попадании Сделки на определенную стадию запускается процесс анализа информации пользовательского поля. Если в карточке Компании указан ИНН организации из РФ, то необходимо автоматически наполнить данными раздел с реквизитами.
До этого уже был настроен робот по проверке заполненности поля с реквизитами, и, если данных не было, отправлялось оповещение менеджеру, ответственному за компанию. Если он не обогащал нужной информацией Сделку в течение установленных 15 минут, то она автоматически возвращалась на предыдущую стадию. Данный функционал требовалось сохранить и расширить.
Реализация
Для реализации поставленной задачи мы создали специальный блок в дизайнере бизнес-процессов (БП).
В ходе работы блока заполняется раздел с реквизитами Компании или Контакта данными, которые запрашиваются по ИНН из реестра организаций. По сути, это тот же функционал, который отрабатывает, когда мы заполняем реквизиты в карточке Компании/Контакта вручную, только теперь это возможно реализовать с помощью бизнес-процесса. Тем самым мы автоматизировали данную часть. ИНН из пользовательского поля переносится в реквизиты, и по ним подтягивается остальная информация по контрагенту.
В процессе тестирования выявили, что предыдущая реализация не учитывала ситуации, когда компания не прикреплена к Сделке и логика нарушалась. Через 15 минут сделка возвращалась на предыдущую стадию, независимо от того, заполнил ли менеджер отсутствующий ранее ИНН.
Ситуацию с некорректной работой БП и расширением функционала удалось решить путем его разделения на 2 последовательных процесса.
В результате выполненной настройки удалось сохранить правило работы с реквизитами компании. Автоматизация этой части освободила время менеджеру на непосредственную работу по сделке.
На реализацию с учетом тестирования затрачено 12 часов работы наших специалистов.
Доработка отчетов – виджеты ключевых показателей
Задание по доработке
- динамике продаж;
- количеству новых постоянных клиентов;
- динамике изменения категорий клиентов;
- забытым клиентам.
Новые виджеты с отчетами поместили на новую отдельную страницу.
Представление сделано аналогично виджетам в открытых линиях – выбор осуществляется по предпросмотру диаграммы, а не по списку названий.
На странице с графиками есть типовой фильтр по Ответственному, Региону и Категории (поля в карточке компании) для применения ко всем представленным отчетам на странице.
Фильтр по году стандартный и меняется в настройке каждого виджета при необходимости.
Отчет «Динамика продаж» показывает динамику роста выручки в % в сравнении с аналогичными месяцами прошлого года, также изображена линия тренда. Выручка считается по успешно закрытым сделкам, отображается в млн. рублей.
Есть выбор фильтра суммирования. Настройка отчета выглядит следующим образом.
Отчет «Количество новых постоянных клиентов» показывает рейтинг менеджеров по количеству новых постоянных клиентов с разбивкой по месяцам. Дополнительно на шкале представлен график динамики количества новых постоянных клиентов по всем менеджерам помесячно и линия тренда.
Отчет «Динамика изменений категорий клиентов» показывает, как от месяца к месяцу меняется коэффициент, вычисляемый по значениям категорий клиентов.
Для корректной работы данного отчета была выполнена дополнительная настройка. Первого числа каждого месяца запускается агент, который вычисляет и устанавливает категории клиентам. В связи с проблемами установки категорий вручную, не исключалась вероятность, что менеджер забудет изменить категорию, ошибиться при выборе или умышленно проставить более выгодную категорию своей компании. На основе этих данных собирается общая Динамика роста клиентов.
Также в раздел CRM добавлен отчет по забытым клиентам. Под «Забытым клиентом» понимается клиент, с которым последняя коммуникация (телефонный звонок или переписка по email) была более 14 дней назад.
- список забытых клиентов;
- регион и категория клиента;
- ответственный менеджер;
- канал и дата последней коммуникации.
Все отчеты реализованы согласно техническому заданию нашего заказчика за 18 часов с учетом коммуникационного процесса. Кастомизированная страница с виджетами сводных данных из CRM теперь есть у каждого пользователя Битрикс24. При этом у сотрудников заданы права только на изменение фильтров, а менять формы отчетов они не могут. Сделано это с целью защиты настроек представления данных.
Собранные отчеты оценивают текущую ситуацию по компании, и руководитель может прогнозировать дальнейшие действия для корректировки развития бизнеса.
Дашборд по номинациям – отчет по лучшим менеджерам
Задание по доработке
- количеству исходящих звонков (the best communicator);
- сумме успешных сделок (the sales leader);
- количеству проведенных встреч или презентаций (the best representative).
- настроить фильтр;
- выбрать потоки обращений;
- выбрать, что считаем, например исходящие звонки;
- сохранить настройки, только после этого получить нужный результат.
Руководству компании требовалось минимизировать количество действий для получения отчета, а также добавить быстрый переход в профиль сотрудника и отображать фотографии непосредственно в собираемых результатах.
- Добавить пункт в CRM меню со ссылкой на дашборд.
- Сверстать страницы с отображением готовой информации.
- Разработать тело компонента, отвечающего за выборку необходимых данных.
- Реализовать обновление информации без перезагрузки страницы при изменении фильтра (дополнить разработанный компонент).
Предусмотрена ситуация, если вдруг по одной номинации будет несколько человек с одинаковыми результатами за конкретный промежуток времени.
Сделан удобный переход на страницу пользователя прямо из отчета. Можно сразу поблагодарить менеджера за отличный результат.
По результатам собранного дашборда строится общая мотивационная система для менеджеров в компании ГалилеоСкай.
На разработку, тестирование и адаптацию под разные версии браузеров затрачено 11 часов работы специалиста нашего отдела разработки.
Работа с решением и результаты
Битрикс24 в компании ГалилеоСкай активно используется отделом продаж. Об этом свидетельствует высокий пульс компании по разделу CRM.
Доработанная автоматизация, индивидуальные отчеты – это часть улучшений, которые мы помогли реализовать ГалилеоСкай для результативных продаж. Нами также выполнены работы, которые напрямую не влияют на коммерческую часть компании, однако помогают пользователям с большим комфортом работать в корпоративной системе.
Руководство ГалилеоСкай высоко ценит наш профессионализм и открытость к любым новым экспериментам по порталу. Поддержка пользователей в течение пары минут с момента их обращения создает безопасную и понятную среду для работы на портале нашего клиента.
Битрикс24 – система, которая развивается вместе с вашей компанией. Мы помогаем выполнить настройки грамотно с учетом индивидуальных требований заказчика проекта.
Если у вас есть схожие задачи, обращайтесь по контактам компании – у нас большой опыт в реализации.
Как пользоваться фильтром задач
Чтобы не упускать из вида важные задачи и быстро находить их среди прочих, в Битрикс24 есть удобный инструмент — фильтр задач.
Сортируйте задачи по ролям, статусам, настраивайте собственные фильтры, пользуйтесь умным поиском и быстро находите свои избранные задачи.
Максимальное количество задач для работы поиска зависит от тарифного плана. Подробнее вы можете узнать на странице сравнения тарифов.
Мобильное приложение
По умолчанию вы можете настраивать фильтры по ролям и статусам.
- Делаю
- Помогаю
- Поручил
- Наблюдаю.
Фильтры по статусам:
- Ждёт выполнения
- Выполняется
- Ждёт контроля
- Завершена
- Отложена
- Завершена в активном спринте.
Подробнее про активный спринт читайте в статье Как работать в Скрам.
Чтобы настроить собственные фильтры, нажмите на Добавить поле и выберите из выпадающего списка те поля, по которым вы хотите фильтровать задачи. Например, добавьте поля Ответственный и Важность.
Для удаления ненужного поля нажмите на крестик справа от него.
Вернуть настройки вы можете с помощью специальной кнопки Вернуть поля по умолчанию.
Чтобы настроить фильтры из левого меню нажмите на значок шестерёнки.
Вы можете закрепить фильтр сверху, удалить или изменить его название.
Чтобы переместить фильтры нажмите на три полоски и перетащите фильтр.
Вернуть настройки вы можете с помощью специальной кнопки Вернуть по умолчанию.
Обратите внимание, администратор портала может настроить фильтры для всех сотрудников. Для этого нужно поставить галочку в чек-боксе.
Умный поиск в задачах
Если вы помните название задачи или его часть, то воспользуйтесь умным поиском. Он позволит быстро найти задачу без настройки фильтров.
Чтобы воспользоваться умным поиском, наберите в поле название задачи или его часть.
Битрикс24 будет искать задачи по названиям и содержанию, включая описание и комментарии.
Поиск избранных задач
Чтобы найти задачи, добавленные в избранное, откройте фильтр и добавьте поле Параметры задачи.
В поле выберите параметр В избранном.
После этого вы увидите все задачи, добавленные в избранное.
- С новыми комментариями
- Просроченные
- Делаю
- Помогаю
- Поручил
- Наблюдаю
Также вы можете отфильтровать задачи по срокам.
Умный поиск в мобильных задачах
Если вы помните название задачи или его часть, то воспользуйтесь умным поиском. Он позволит быстро найти задачу без настройки фильтров.
Чтобы воспользоваться умным поиском, нажмите на значок лупы и наберите в поле название задачи или его часть.
Битрикс24 будет искать задачи по названиям и содержанию, включая описание и комментарии.
Рекомендуем также почитать:
Как работать со стандартными отчетами по задачам
Отчет — инструмент, который позволит отследить нагрузку и проанализировать эффективность работы сотрудников. В Битрикс24 есть два типа отчетов: личные и стандартные. В этой статье расскажем о стандартных.
Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Еще > Отчеты. Откроется список с отчетами.
Настройки отчетов
Стандартные отчеты нельзя редактировать. Их можно копировать, экспортировать или удалять. Эти действия доступны, если нажать на кнопку напротив отчета.
Перейдите в отчет и нажмите на шестеренку (⚙️). Отсюда можно экспортировать или удалить отчет.
Настройте фильтры, чтобы вывести в отчет информацию по определенными параметрам.
Количество и содержание фильтров меняется в зависимости от типа отчета
Всего в Битрикс24 есть шесть видов стандартных отчетов. Вот, что они показывают:
- Занятость по проектам
- Задачи на месяц
- Отчет по эффективности
- Задачи за прошлый месяц
- Ресурсный учет по задачам
- Ресурсный учет по исполнителям
Занятость по проектам
Отчет показывает сколько задач в проектах и группах выполняют сотрудники.
В отчете показаны задачи из групп за этот месяц
Затраченное время учитывается по тем задачам, в которых включена опция Учет времени.
Задачи на месяц
В отчете показаны задачи, которые надо выполнить в этом месяце. Отчет включает задачи со статусами: Ждет выполнения, Выполняется, Завершена и Просрочена.
В отчете показаны задачи сотрудницы Марьяны Колосковой за этот месяц
Отчет по эффективности
Отчет помогает оценить эффективность сотрудника за указанный период. Данные формируются на основании количества новых, завершенных и выполняющихся задач.
Эффективность — процент положительно оцененных задач от общего числа задач в работе. Рассчитывается по таким параметрам:
- Просрочено — указывается процент невыполненных в срок задач от общего числа задач в работе.
- Оценено — процент задач, которым была поставлена оценка, к общему числу задач в работе.
Отчет содержит информацию по задачам сотрудницы Екатерины Буффе за весь период работы
Задачи за прошлый месяц
В отчете можно увидеть задачи с любым статусом за прошлый месяц. Используйте фильтры справа, чтобы настроить отчет. В поле Ответственный «равно» укажите сотрудника, а в поле Статус «равно» выберите Просрочена.
Ресурсный учет по задачам
Отчет показывает список задач в проекте, отделе или компании за отчетный период, и затраты времени по ним.
В отчете выведена информация по задачам подчиненных за весь период их работы
Ресурсный учет по исполнителям
Отчет показывает сколько времени затратил каждый исполнитель на выполнение задач с ресурсным учетом. Отчет можно построить в разрезе проектов.