Как работает 1с архив

«1С:Архив»

«1С:Архив» — универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

• «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу.
• Обеспечивает надежное долговременное хранение электронных и бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.
• Поддерживает весь жизненный цикл документа от попадания в архив до уничтожения.
• Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения.
• Организует централизованное хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем.
• Снижает нагрузку на учетные системы.
• Расширяет возможности систем электронного документооборота.
• Не имеет ограничений на объем хранимых данных.
• Сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».

Ведение долговременного архива юридически значимых электронных документов является одной из обязательных составляющих перехода на цифровое взаимодействие на предприятии.

Как работает электронный архив документов?

Данная функция позволяет использовать 1C:Document Management 8 как централизованное безопасное хранилище всех документов организации. Для каждого документа можно настроить собственную карточку, в которую можно вместить файл и отсканированную копию документа. Для каждого документа доступен свой функционал. При необходимости его можно дополнить или отключить ненужные возможности, при этом нет никакой необходимости делать изменения в коде программы.

В хранилище можно хранить различные файлы и шаблоны документов для того, чтобы они находились всегда под рукой. При этом работать с документами можно прямо в программе.

Совместная работа с документами

Программа позволяет работать с документами, находящимися в хранилище, нескольким пользователям одновременно. Сам документ можно добавить как автоматически, к примеру из входящего письма, так и ручным способом. При ручном способе программа сама укажет кто из пользователей и когда добавил данный файл в хранилище.

Все файлы распределены по специальным папкам, к которым можно ограничить права доступа пользователя

-в соответствии с организационной структурой компании, к примеру: администрация, бухгалтерия, коммерческий отдел и т. д.
-в соответствии с категорией документов: проектная документация, маркетинговые материалы, договора с контрагентами и т. д.
-в соответствии с уровнем доступа сотрудника: общие документы, конфиденциальные и т. д.

Для обеспечения безопасности документов имеется возможность предоставить право на изменение, добавление и удаление файлов лишь определённым сотрудникам, количество которых рекомендуется сильно ограничить и предоставить такие права лишь минимуму. Большинство пользователей должно иметь право только на чтение файлов.

Файлы, прикреплённые к карточкам, рекомендуется хранить на выделенном сервере. Можно ограничить размер папок, в которых хранятся документы, а также установить специальные правила для размщения файлов.

Доступ к хранилищу в целях безопасности должен быть ограничен одним пользователем, который имеет доступ к серверу и защищён сложным паролем.

Работа с файлами

С файлами, которые находятся в хранилище 1C:Document Management можно производить следующие операции:

-Просмотр
-Редактирование
-Завершение редактирования: сохранение внесённых изменений в файле и отключение функции редактирования.
-Отмена редактирования: закрытие файла без сохранения изменений
-Сохранить изменения без закрытия файла
-Сохранить на диске — сохранение файла на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Обновление файла на диске — обновление документа из файла, находящегося на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Поставить электронную подпись
-Вставить штрих — код: работает в ручном и автоматическом режимах

Штрихкодирование необходимо для быстрой идентификации и поиска документов. К примеру, для быстрого открытия файла, отсканируйте штрихкод специальным устройством.

1С:Архив — новое решение для хранения и поддержания юридической значимости электронных документов

Выпущена финальная версия конфигурации «Архив» и программного продукта «1С:Архив». Сегодня мы расскажем о новом продукте и ответим на вопросы, какие задачи он закрывает и как его использовать.

Для чего нужен новый продукт «1С:Архив»?

Электронный документооборот развивается, предприятия автоматизируют внутренний оборот и активно обмениваются с внешними контрагентами. Растет электронное взаимодействие государства с гражданами, бизнесом, на межведомственном уровне.

Документы обрабатываются в используемых компаниями информационных системах, некоторые из них не предназначены для долговременного хранения, а если таких систем несколько, то найти нужный документ становится затруднительно.

Ведение архива на предприятии позволяет создать единое структурированное место хранения документов. Также предприятиям необходимо соблюдать нормы хранения документов в соответствии с законодательством, контролировать сроки хранения и своевременно аннулировать документы, в том числе для разгрузки информационных систем.

«1С:Архив» — это новый универсальный продукт на рынке для надежного долговременного хранения документов, с сохранением достоверности, целостности, аутентичности и пригодности документов. В том числе при доказательстве в суде фактов, содержащихся в этих документах.

Продукт предназначен для малых, средних, крупных предприятий и учреждений, и будет полезен в деятельности руководителей, курирующих работу архивов на предприятиях, архивистам, сотрудникам служб делопроизводства, сотрудникам подразделений, ответственным за передачу документов в архив, ИТ-специалистам предприятий.

Требования каких нормативных актов учтены в 1С:Архиве?

«1С:Архив» соответствует законодательству, стандартам хранения документов и сопутствующим нормативным актам об электронных подписях и персональных данных.

• ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
• Приказ Федерального архивного агентства № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
• Приказ Федерального архивного агентства № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил от 2016 г.
• ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы».

Какие основные возможности «1С-Архива»?

Комплектование архива

• Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата.

zip-контейнер

Законодательно закреплено, что электронные документы должны быть переданы в систему хранения в виде «контейнера», содержащего контент и метаданные (реквизиты, даты действия, визы, резолюции, персданные и др.) электронного документа, файлы усиленных электронных подписей, а также визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

• Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и другие справочники).
• Выгрузка данных из «1С:Документооборота 3.0.»

• Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (ЭП). Поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП.
• Загрузка карточек бумажных документов и их файлов.
• Загрузка связей между документами.
• Загрузка виз согласования, резолюций.
• Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах.
• Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП.
• до формата архивного хранения CAdES-Av3.
• Два возможных варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах:
  • в виде готовых сдаточных описей со списком дел;
  • в виде произвольных пакетов, без указания дел:
    • автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам;
    • оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур.
    • Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML).
    • Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска.
    • Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
    • Отправка файла-ответа для системы-источника.

    Хранение документов в архиве

    

    

    • Регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей.
    • Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.
    • Ведение списка фондов.
    • Формирование сводных описей и их годовых разделов.
    • Ведение журнала передачи документов.

    Использование архива

    

    • Доступ из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот»:
      • возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса.

      Уничтожение дел

      

      • Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
      • Возможность оформления уничтожения вручную.
      • Передача информации об уничтожении для системы-источника:
        • удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве».

        Как поддерживать актуальность электронных подписей?

        

        Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год. По истечении этого времени подпись формата CAdES-BES, используемую платформой «1С:Предприятие», проверить невозможно.

        Для решения этой проблемы «1С:Архив» использует подписи усовершенствованных форматов.

        Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать «проверяемость» подписи на неограниченное время.

        При приемке документов, если формат подписи отличается от CAdES-A v3, автоматически выполняется усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.

        Какие планы развития решения?

        В первой версии «1С:Архив» интегрирован с «1С:Документооборотом 3.0», планируется интеграция с другими типовыми решениями 1С, и сторонними системами.

        Ожидается более широкое использование возможностей архивного фонда: гибкая настройка прав доступа; обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок; читальный зал; определение форматов и требований по передаче в госархив; расширенные задачи для архивиста; доработка под новые пользовательские сценарии.

        8 ноября 2022 г. фирма «1С» совместно с компанией «1С-Рарус», участником сети 1С:Центры компетенции по документообороту, провела вебинар, целью которого было знакомство с возможностями программы «1С:Архив».

        Ознакомиться с ответами на вопросы участников вебинара можно по ссылке.

        1С:Архив

        

        1С:Архив — универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.
        Отзывов: 8

        Альтернативы и релевантные продукты

        Пользователи, которые интересовались 1С:Архив, потом также просматривали:

        Обзор 1С:Архив

        1С:Архив — универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

        Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

        1С:Архив может хранить документы любых типов — офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

        В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

        Хранение документов

        С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

        Создание документов

        Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

        Учет документов

        На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

        Взаимодействие пользователей

        В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

        Работа с документами

        Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

        Регистрация корреспонденции

        В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

        Коллективный доступ

        1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

        Версионирование

        При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

        Доступ через Web

        Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

        1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется «Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик». Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

        Права доступа

        Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям — просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

        Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

        Интеграция с внешними приложениями.

        В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

        Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

        Читать:

        Как изменить закладки в яндексе