Создание сообщения об отсутствии на рабочем месте с помощью правил
Не все учетные записи поддерживают автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте). Если вы не видите кнопки «Автоматические ответы», значит, эта функция недоступна для вашей учетной записи. Но если на время своего отсутствия вы оставите запущенным приложение Outlook, то сможете использовать правила для автоматического ответа на сообщения электронной почты. С помощью правил также можно автоматически пересылать сообщения в другую учетную запись, помечать их как прочитанные или перемещать в папку. Дополнительные сведения об использовании правил см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.
Использование правил для ответа на входящие сообщения, когда вас нет на месте
Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:
Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook. В противном случае выполните указанные ниже действия, чтобы создать шаблон для ответа на все полученные сообщения и настроить Outlook.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
- Создайте сообщение в Outlook.
- Введите тему и текст шаблона.
- Выберите Файл >Сохранить как.
- Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
- Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.
В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.
Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте
- Выберите Файл >Управление правилами и оповещениями.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
- В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
- Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.
- В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.
- На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
- В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
- Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
- При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
- Присвойте правилу имя, например «Нет на работе». По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
- Выберите Файл >Управление правилами и оповещениями.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
- Создайте сообщение в Outlook.
- Введите тему и текст шаблона.
- Выберите Файл >Сохранить как.
- Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
- Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.
В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.
Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте
- Выберите Сервис >Правила и оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
- В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
- Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.
- В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.
- На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
- В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
- Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
- При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
- Присвойте правилу имя, например «Нет на работе». По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
- Выберите Сервис >Правила и оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Настройка автоматических ответов (нет на месте)
Microsoft 365 подписчики могут настроить автоматические ответы, когда они находятся вне офиса или недоступны для ответа на электронную почту.
-
Выберите пункты Файл >Автоответы.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил.
- Чтобы настроить автоматические ответы для контактов за пределами своей организации, откройте вкладку За пределами организации, установите флажок Автоответ отправителям за пределами организации, введите сообщение и нажмите кнопку ОК.
- Кнопка ОК может отсутствовать из-за настроек разрешения и масштабирования экрана. Чтобы решить эту проблему, можно изменить настройки разрешения и масштабирования экрана или использовать монитор с большим экраном.
Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.
Назначение функции
При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Настройки автоответа
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).
Что такое электронная почта (email)? Инфографика
Версии 2010 и выше
Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:
- Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».
- Выбрать раздел «Автоответы».
Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.
- Отметить флажок «отправлять автоответы»:
- «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
- «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
- Нажать «Ок» и следить за результатами.
Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.
Outlook 2007
В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:
- Открыть вкладку «Сервис».
- Выбрать пункт «Заместитель».
- Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.
Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
- Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
- Поставить галочку «Не отправлять автоответы».
Правила подписи электронного письма
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
- Открываем окно программы.
- Выбираем «Новое сообщение».
- Делаем обычное сообщение без указания адресата.
- Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
- На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
- Нажать «Создать правило».
- Перейти в раздел «Дополнительно».
- Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
- Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».
- Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
- Задать необходимые исключения. Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов», чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
- Нажимаем «Готово».
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
- Открываем «Правила».
- Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
- Находим ненужное правило и снимаем галочку.
Добавление пункта «Автоответы»
В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:
- Открыть «Файл»
- Перейти в «Параметры».
- Выбрать «Настроить ленту».
- В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
- Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Способы отправки файла или документа по электронной почте
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».
ИТ поддержка по всей России 24/7
как настроить автоответ в outlook 2016 на время отпуска
Уезжаю в отпуск. Во время отдыха не хочу отвлекаться на рабочую корреспонденцию, но и оставлять клиентов без ответа также не планирую. Подскажите, пожалуйста, как можно настроить автоответ в outlook 2016?
Добрый день! Чтобы настроить функцию автоответчика в менеджере Microsoft Outlook 2016, нужно сделать несколько шагов:
- Запустите программу Microsoft Outlook 2016.
- В меню «Файл» найдите пункт «Автоответы» и щелкните на нем левой кнопкой мыши.
Существует и другой вариант настройки автоответов:
- Первым делом необходимо подготовить шаблон вашего ответа. Для этого зайдите на вкладку «Главная» и выберите пункт «Создать сообщение». Введите текст, который будет использоваться в качестве автоматического ответа вашим адресатам. Готовый вариант сохраните как шаблон Outlook.
- На вкладке «Главная» найдите кнопку «Правила», нажмите на нее и выберите «Управление правилами и оповещениями».
- В появившемся окошке выберите кнопку «Новое…». У вас запустится мастер создания нового правила. Из всего перечня функций найдите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
- Мастер правил предложит вам выбрать условия отбора. Если вы хотите, чтобы автоответ отправлялся на все всходящие письма, то тут ничего выбирать не нужно. Нажмите «Далее».
- Теперь появится окно с предложением выбрать действие. Вам нужно поставить галочку напротив фразы «Ответить, использую указанный шаблон». Ниже вам нужно будет указать путь к файлу, который вы создали в пункте 1. Нажмите «Далее».
- Появится завершающий этап, где вам будет показаны все пункты правила отправки автоответа. Если все верно, нажмите «Готово».
Минусом данного способа настройки автоответа в Outlook 2016 является отсутствие возможности выбора периода его отправки, как в первом случае.